תוֹכֶן

• צעדים
• עֵצָה

האם אתה מתקשה בבנק, חברת ביטוח, סוכנות מדינה, מעסיק או בית ספר? האם אתה צריך לשלוח להם מכתב המשכנע אותם לעשות משהו או לשכנע אותם כדי לעזור לך לפתור בעיה, אך אינך בטוח היכן להתחיל לעשות זאת? המאמר הבא ידריך כיצד לכתוב מכתב שכנוע יעיל.

צעדים

חלק 1 מתוך 4: הכן

1. 

   רעיונות למעלה. לפני שתתחיל לכתוב מכתב, חשוב מה ברצונך להעביר באמצעות המכתב, מדוע אתה כותב מכתב זה וכן את ההתנגדויות שהנמען עשוי להציע לך. קרא מכתב. ראשית בראש רעיון יעזור לך להגדיר בבירור את תוכן המכתב וכן להבין את הנושא שאליו מכוונת המכתב.
   • פתיחת המכתב בתבנית משפט: אני רוצה לשכנע את "הקורא" ב"מטרה ". החלף את "הקורא" באדם שאליו אתה שולח את המכתב וב"מטרה "במה שאתה מנסה לשכנע.
   • לאחר שתשלים את השלב הנ"ל, שאל את עצמך: מדוע? הדגישו סיבות מדוע אתם רוצים שהקורא יסכים לרצונותיכם.
   • לאחר שרשמת את הסיבות לכך, ארגן אותן לפי חשיבות. שים את כל הסיבות החשובות בעמודה אחת והסיבות החשובות פחות מאשר בעמודה אחרת. שלב זה עוזר לסיכום מידע כדי להדגיש מידע חשוב ורלוונטי.

2. 

   
   
   דע את מטרתך. וודא שאתה יודע בדיוק מה היעדים שלך. מהם הדברים שאתה צריך להשיג ומה אתה רוצה שהקוראים שלך יעשו.
   • יחד עם זאת, חשוב בעצמך על פתרונות לפתרון הבעיות שאתה חושב עליהן.

3. 

   
   
   להבין את אות היעד. ניתוח והבנת הנושא שלך יעזור לך לעצב את הרכב המכתב שלך. אם אפשר, קבע אם סביר להניח שקוראיך יסכימו או לא יסכימו איתך, או שהם יהיו בצד הנייטרלי. שלב זה יעזור לך להבין היכן לשים יותר דעתך.
   • נסו לזהות את הזהות האמיתית של האדם אליו אתם שולחים את המכתב. מי הם ומה גורם לך להאמין שהם באמת צריכים לעזור לך? האם פשוט יתעלמו ממכתבך או יטופל? האם הנמען נמצא במצב גבוה או זה שיש לו את הפונקציה לפתור בעיה זו? תלוי בעמדת הנמען, יהיה נוסח שונה.
   • נסה לברר מה דעותיו של הקורא ודרכי החשיבה שלו בנושא. האם יכולות להיווצר השקפות סותרות בינך לבין קוראיך? כיצד תוכלו להציג דעות כאלה בצורה רשמית?
   • גלה מה מעניין את הקורא שלך בנושא שלך. האם יש להם יכולת להתמודד? האם הם מושפעים ישירות מהנושא הזה? כמה זמן הם צריכים להקדיש לבדיקה?
   • חשוב על סוגי הראיות שאתה צריך להציג במסה שלך כדי לשכנע את הקורא.

4. 

   
   
   חקר את הנושא. שפה משכנעת מאוד צריכה לכלול ראיות עובדתיות ומידע קשור. ודא שאתה רואה מנקודת מבט אחרת. לא רק לחקור את הבעיה מנקודת מבטך, אלא להזכיר את הדעות המנוגדות ואת עובדותיהן.
   • השתמש בעובדות עובדתיות, בטיעונים לוגיים, בסטטיסטיקה ובראיות רלוונטיות כדי לתמוך בטענתך.
   • במקום רק להתעקש שעמדת הצד שכנגד אינה נכונה, הסביר מדוע עמדתך נכונה וראוי להיחשב.
   פרסומת

חלק 2 מתוך 4: עיצוב מכתב

1. 

   השתמש בתבנית בלוק. לאותיות עסקיות יש פורמט ייחודי. כשקוראים מכתב שנכתב בפורמט הנכון, הקורא לא יסיח את דעתו בצורה כזו או אחרת. לעומת זאת, אם לא תסדר נכון, המכתב ישאיר רושם רע ממך בעיני הקורא והם עלולים לזרוק את מכתבך הצידה.
   • התחל באמצעות מעברי שורות ופסקאות נפרדות.
   • יישר כל פסקה. במילים אחרות, אל תכניס את הפסקה כמו שאתה כותב פרוזה או חיבור.
   • שורה אחת בין פסקאות.
   • השתמש בגופן סטנדרטי, בדרך כלל Times New Roman או Arial עם גודל גופן של 12.

2. 

   הכתובת ממוקמת בנפרד בתחילת המכתב. התחל על ידי הקלדת הכתובת שלך בפינה השמאלית העליונה של האות. אל תכלול את שמך, אלא כלול רק את כתובת הרחוב, העיר, המחוז (השתמש ב"מדינה "עבור מדינות עם מדינות כגון ארה"ב ...) וקידומת. אתה יכול גם להזין את מספר הטלפון שלך ואת הדוא"ל שלך בשורות הנפרדות למטה. אם אתה גר בבריטניה, הכתובת צריכה להיות בצד ימין. ואז שורה אחת משם.
   • הזן את התאריך. החודשים נכתבים בצורה אותית ואחריהם תאריך ושנה בהתאמה. הערה: שיטה זו משמשת בארצות דוברות אנגלית. בווייטנאם, בהזמנה "יום ... חודש ... שנה ..."). שורה אחת.
   • 4 ביוני 2013
   • הקלד את שם הנמען. נסה לציין את זהות הנמען. שורה אחת.

3. 

   פתח את המכתב בברכה. "יקר" עם שמו של הנמען הוא טופס הקדמה מוכר מקובל. וודא ששמו של הנמען הוקלד כהלכה כך שהשם בברכה יתאים לשם הנמען בכותרת ההודעה.
   • השתמש בכותרות כמו מר (מר), גב '(גב'), פרופסור (ד"ר) בשילוב עם שמו הפרטי של המקבל כאשר אתה מתייחס לשם המשפחה. אם אינך בטוח איזה שם לקרוא לאישה, השתמש ב"גב '(גב') "
   • השתמש תמיד בנקודתיים לאחר כותרת.
   • השאירו קו בין הברכה לפסקה הראשונה
   • פרופסור בראון היקר:

4. 

   
   
   סגור את המכתב עם מסקנה. לפני שאתה כותב את משפט הסיום שלך, חשוב על הטון של המכתב. "תודה", הוא אחד מהסוגים הבסיסיים של משפטי הסגירה, ואילו משפטים כמו "בברכה", הם ידידותיים יותר. תחשוב אם המכתב שלך תואם סוף מכובד או ידידותי. לא משנה באיזו סוג מסקנה תבחרו, עליכם לפעול על פי הכלל לפיו יש להשתמש באותיות רישיות במילה הראשונה והמילה הבאה היא אותיות קטנות. בעקבות משפט הסיום פסיק.
   • בחר "בברכה, (בכבוד שלך)" לפורמט הדואר הרשמי. "בברכה", "בברכה", "תודה, (תודה,)" או "שלך באמת," הם טפסים סגורים. תקן לדוא"ל עסקי. הביטוי הטוב ביותר, (הטוב ביותר,) "," ההתייחסות הטובה ביותר "או" שיהיה לך יום נעים "הם ביטויים אינטימיים. ותחושה פחות רחוקה.
   • פנה מקום לארבע שורות לחתימה שלך לפני שתקליד את שמך.
   • תודה,
   פרסומת

חלק 3 מתוך 4: כתיבת מכתבים

1. 

   
   
   קצר ותמציתי. אותיות שכנוע צריכות להיות קצרות ומנומסות. יזמים לעיתים רחוקות קוראים מכתב שאורכו יותר מדף או מכתב בעל גוון מעצבן. לא לשוטט, למרוח. נסה להשתמש במשפטים ברורים וקוהרנטיים. הימנע מחוץ לנושא ותן מידע מיותר, שולי או מוגזם.
   • הימנע משימוש במשפטים מילוליים מדי. צריך להשתמש במשפטי הסבר משכנעים ביותר. המשפטים צריכים להיות קצרים, קלים להבנה וקלים לקריאה.
   • אל תכתוב פסקאות ארוכות מדי. אל תכלול יותר מדי מידע בכל פסקה מכיוון שהוא יגרום לקורא להרגיש מדוכא בעת קריאת המכתב, אל תפטור את הנושא או תנסה להפוך את העניין לבלבול יותר. היצמד למידע שקשור בקשר הדוק בכל פסקה ועבר למשנהו כאשר אתה מתחיל לפתח רעיון חדש.

2. 

   
   
   ציין את הרעיון המרכזי בשני המשפטים הראשונים. התחל עם משפט פתיחה קליל וישר. ציינו את משאלותיכם (כלומר הרעיון המרכזי) בשני המשפטים הראשונים.
   • הפסקה הראשונה צריכה להיות מורכבת משניים עד ארבעה משפטים בלבד.

3. 

   על הפסקה השנייה להדגיש את מטרת המכתב. בפסקה זו, התארו את מחשבותיכם, דרישותיכם או מטרותיכם. במקום לספק סיבות ספציפיות, מידע או תוכן, הסבירו באופן מלא את עמדתכם, את הנקודות, תחומי העניין או הדרישות שלכם והסבירו את חשיבות הנושא. כמה זה משפיע עליכם שמאלץ אתכם לפעול.
   • זכור לסדר את התוכן שלך בצורה סבירה ומנומסת עם משפטים מציאותיים. הימנע משימוש בשפה רגשית מדי, אל תשתמש במילים מאולצות, אל תשתמש במשפטים לא מנומסים עם הקוראים (הקוראים כאן יכולים להיות אנשים או ארגונים) וכן אינו מגלה גסות רוח כלפי הצד שכנגד.

4. 

   ציין נקודות תמיכה בפסקאות הבאות. הפסקאות הבאות יצדיקו את נקודתך על ידי מתן מידע נלווה ופרטים נוספים. הקפידו לספק פרטים הגיוניים, עובדתיים, סבירים, מעשיים ומשפטיים. לא רק להציע דעות רגשיות, אמונות, או פשוט רצונות אישיים. אל תביא את הקורא לקרוא סיפור ארוך; יש לבצע נקודות במהירות ובדייקנות. להלן מספר טקטיקות קטנות שיעזרו לך להשיג זאת:
   • מצטט נתונים סטטיסטיים ואירועים בפועל כדי לשתף את הקוראים ודא שהסטטיסטיקה והעובדות המוצגות הם ממקורות אמינים ולגיטימיים ושהסטטיסטיקה והעובדות מיושמים על ידיך ביושר, בהקשרם המקורי. .
   • ציטט את מומחי המחקר כדי להראות שיש להם דעה דומה אליך בנושא זה ומתנגדים לדעות הצד שכנגד. מומחים אלה צריכים להיות בעלי תפקיד אמין בתחום אותו הם חוקרים ולהיות מסוגלים לשים נקודה בנושא הנדון.
   • ציין את הסיבות שבגללן יש לאשר את בקשתך. שיטת השכנוע על ידי הסבר למישהו מדוע אתה מאמין שיש לעשות משהו כדי שיוכלו לשנות את דעתם בצורה יעילה יותר מאשר פשוט לבקש ממנו לעשות משהו. . הסבירו את המצב הנוכחי ומדוע יש לשנותו.
   • ספק את פרטיך, מפרטיך והבנתך בנושא המדבר על הדרישה. הזכר מאמצים בעבר לפתור בעיות או היעדר כל פעולה.
   • ראיות הקשורות לנושא הנדון צריכות להיות מלוות בדוגמה. הציגו עדויות שיגרמו לקורא לראות את משמעות הבעיה.
   • זכור להגביל את מה שאתה צריך להזכיר בפסקה שלך. אנא ציין את עניינך ומצבך בצורה פשוטה. לא עמוק מדי בפרטים, אלא גם צריך לתת מספיק תוכן מפתח. בחר רק את הנתונים הסטטיסטיים, המומחים והעדויות הרלוונטיים ביותר.

5. 

   להפריך את דעת הצד שכנגד. המפתח ליכולת לשכנע ביעילות מישהו הוא לערער על הדעות ההפוכות. אם ברצונך לחזות טיעונים או שאלות מעוררי התנגדות מצד הקוראים, תוכל להזכיר את אלה במכתב. מצא בסיס משותף עם הצד שכנגד או העלה דעות משכנעות כדי לגבות את דעתך.
   • ודא שאתה מכיר בגלוי בהבדל בין נקודת המבט שלך לצד השני. ניסיון להסתיר אותם רק יחליש את הטיעון שלך. במקום זאת, הדגיש את הערכים, החוויות והנושאים המשותפים לך לצד שכנגד.
   • הימנע משימוש בשפה שיפוטית. הכנסת יותר מדי רגש למילים מפחיתה את הוגנות הטיעונים שלך. מכתב עם יותר מדי שליליות ושיפוט יכול לפגוע בהסכמת הקוראים לדעותיך.

6. 

   סגור את המכתב על ידי חזרה על בקשתך. חזור על בקשתך או חוות דעתך בסוף ההודעה. בפסקה זו תוכלו להציע פתרון או לנקוט בפעולה לפיתרון הבעיה. ציין במכתב שתעקוב אחר מכתב זה בטלפון, בדוא"ל או בבדיקה עצמית.
   • סיום במשפט מבוסס היטב יעזור לשכנע את הקורא להישען לעברך או לפחות לעזור לו לראות את הבעיה בצורה ברורה יותר מבחינתך.
   • הביאו פתרונות או שיטות משלכם. מסכים להתפשר או ששני הצדדים קחו צעד אחורה. הראה לקורא מה עשית ומה אתה מתכונן לטפל במצב.
   פרסומת

חלק 4 מתוך 4: שלבים אחרונים

1. 

   בדוק אם יש שגיאות. טעויות כתיב ומבנים דקדוקיים ירודים הם הדבר הראשון שמעניק לקוראים רושם רע ממך. רק כאשר במאמר אין טעויות, הקורא יכול להתמקד בתוכן וברעיון שהמאמר רוצה להעביר. קרא את המכתב מספר פעמים לפני שתלחץ על כפתור השליחה. קרא את המכתב בקול רם כדי לשמוע אם זה הולך בסדר.
   • במקרה הצורך, מישהו צריך לבדוק שגיאות כתיב במכתב שלך (או שתוכל להשתמש בתוכנת בדיקת איות).

2. 

   חתמו בחתימה האמיתית שלכם. חתמו ישירות על המכתב אם אתם שולחים אותו במקום דוא"ל. זה עוזר להתאים אישית את המכתב ולוודא שהמכתב נכתב על ידך.

3. 

   העתק אנשים חשובים אחרים. אם אנשים אחרים בחברה או בארגון אחר צריכים לקרוא את מכתבך, שלח להם עותק. המשמעות היא הדפסת המספר המקביל של אנשים שישלחו, חתימה אמיתית על העותקים ושליחה.

4. 

   השולחים צריכים לשמור עותק. שמור תמיד רישום של הרשומה שלך עם מידע על המועד שבו נשלח ומידע הנמען. רשום לעצמך מה עליך לעשות כדי לפתור את הבעיה עד לפתרון הבעיה. פרסומת

עֵצָה

• צריך לכתוב בצורה רשמית. מקבל המכתב לא יסמוך עליך אם אתה משתמש בשפת שיחה מזדמנת או בלתי פורמלית.שימוש בשפה פורמלית גם עוזר להפוך מכתב למנומס יותר מאשר לשימוש בסלנג חסר משמעות!
• השתמש בשפה עדינה. אנשים נוטים לעזור למי שאדיב אליהם.
• לא מחוץ לנושא. הקפידו לא להוסיף מידע נוסף שאינו רלוונטי לנושא עליו אתם מדברים. במקום זאת, היצמד לתוכן הרלוונטי ואל תסבך את העניינים. השתמש בעובדות אמיתיות כדי להבליט אותם.
• השתמש רק בכדורים בפסקה האמצעית אם יש להציג בבירור חלק מהצעדים, הפעולות או ההצעות.
• השתמש באנגלית רגילה כדי לכתוב מכתבים (למדינות דוברות אנגלית). זה לא טקסט או מדיה חברתית; זהו מכתב רשמי. קיצורים, סלנג ואמוציונרים יכולים להעביר את המסר שלך.
• התאם נקודות מיקוד בהתאם לתפיסות חברות או סוכנים. עמותה ותאגיד גדול עשויים לחשוב אחרת.
• אל תתייחס לקוראים שלך כאילו הם חייבים לך משהו ומבקשים ממך משהו. במקום זאת, שכנע אותם בשפה ידידותית ומקצועית.