תוֹכֶן

• צעדים
• אַזהָרָה

לעתים קרובות אנו שומעים אנשים רבים שמתלוננים על כך שאין להם מספיק זמן לבצע עבודה. כמה מיומנויות ניהול זמן בסיסיות יכולות לעזור לך להפיק את המרב מזמנך. למדו לתזמן זמן חכם כדי לבצע יותר דברים.

צעדים

שיטה 1 מתוך 3: זיהוי השימוש שלך בזמן

1. 

   עקוב אחר הפעילויות היומיומיות. שימו לב מה אתם עושים כל יום ושימו לב כמה זמן מושקע בזה. אתה תופתע כמה זמן אתה מבזבז בהשוואה לכמות העבודה שבוצעה בפועל.
   • זכרו לשים לב למשימות היומיומיות כמו הכנת ארוחת בוקר, ניקיון הבית, רחצה וכו '.

2. 

   
   
   עדכן את כל הפעילויות למחברת אחת. ברגע שאתה יודע מה אתה עושה כל יום וכמה זמן אתה מבלה איתם, רשום אותו במחברת. לשים את כל המידע במקום אחד ולראות אותו בבירור על הדף עוזר לך לראות איך ולפעמים איפה אתה מבזבז זמן.
   • כתוב באופן מלא וברור. אל תערבבו אירועים נפרדים לשורה, אל תדלגו על משימות קטנות וזכרו לנהל רישום זמן מפורט מחולק לכל משימה ביום.
   • אולי כדאי לך לקבץ פעילויות. לדוגמא, כתבו מטלות בבית בעט כחול, עבדו להרוויח כסף בעט אדום ופעילויות בידור בעט שחור. כתיבה זו עוזרת לך להבין כיצד להשתמש בזמנך.

3. 

   
   
   הערך את חלוקת הזמן שלך. לדוגמא, שעה של חלום בהקיץ? שעתיים להחליט מה לאכול? 8 שעות גלישה באינטרנט? קבעו כיצד אתם מקצים את זמנכם וחשבו מה צריך לעשות ומה לא.
   • האם אתה מבזבז זמן כי אינך יכול לשלוט בעצמך? האם אתה נכה או מהסס? האם אתה לוקח על עצמך יותר מדי אחריות? כל השאלות שעליך לשקול בעת הערכת השימוש שלך בזמן.
   • ישנם מקרים בהם אתה מחלק את פעילויות היום בצורה לא רציונאלית. לדוגמא, לעבוד חצי שעה ואז 10 דקות להתמודד עם שליחויות, ואז לחזור לעבודה עוד חצי שעה זו לא חלוקה נבונה. אם אתה עובד שעה אחת בלבד, יכולת הריכוז והיעילות תהיה גבוהה יותר, בעיה של מה בכך להתמודד בהמשך.
   • באופן אידיאלי כדאי לבצע את המשימה בכל "קטע". בשיטה זו אתה מקדיש זמן קבוע מראש למשימה אחת מבלי להסיח את דעתך.

4. 

   
   
   שקול לבצע התאמות. אחרי שאתה יודע לאן הזמן שלך הולך, אתה מתחיל לבצע התאמות בלוח הזמנים שלך. עליכם לדעת בבירור באילו אזורים אינכם יכולים או לא צריכים לצמצם רק מחשש לבזבוז זמן. אם עבודה לוקחת הרבה זמן, זה לא אומר שאתה מבזבז את זמנך.

5. 

   אם אתה משקיע 3 שעות ביום בשליחת אימיילים הקשורים לעבודה, ברור שלא סביר שתשקיע פחות זמן בפעילות זו. עם זאת, אם אתה שולח ארבעה או חמישה מיילים אישיים בין מיילים לעבודה, אתה בהחלט יכול להפחית את משך הזמן שאתה מקדיש לשליחת מיילים.

6. 

   שנה הרגלי עבודה. לא משנה מה הבעיה שלך בניהול זמן, תמיד יש פיתרון. לאחר שהבנתם סיבה לבזבז את זמנכם או כיצד לנצל את זמנכם בצורה הגיונית יותר, השתדלו לשנות את הרגלי ניהול הזמן שלכם.
   • אם אתה משקיע יותר מדי זמן בניקיון הבית או בבישול, שקול להעסיק משרתת או שף. זמן יקר לחלק יותר מכסף.
   • אם הבעיה שלך מבזבזת יותר מדי זמן במהלך היום של גלישה לא מכוונת, עליך להגביל את עצמך למספר אתרים או לא להיכנס לחשבונות המדיה החברתית שלך כאשר מטרתך אחרת.
   פרסומת

שיטה 2 מתוך 3: הימנע מהסחות דעת

1. 

   זהה הסחות דעת בחיים שלך. הסחת דעת היא האתגר הגדול ביותר בניהול זמן. עליכם לברר איזה סוג פעילויות או אנשים גוזלים זמן רב. בין אם בגלל שחבר מדבר הרבה או תחביב שמונע מכם להתרכז, תוכלו למצוא דרכים להימנע מגורמים אלה.
   • אם אתה מקדיש זמן רב למשהו שאינו מניב את התוצאות הצפויות, זה יכול להוות גורם להסחת דעת.
   • באשר לסביבת העבודה במשרד, חלק מהעמיתים לעבודה הם גם הסחות דעת. אתה לא צריך לנהל שיחות חסרות תועלת או צ'אטים במהלך שעות העבודה. עם זאת, הגישה של עבודה במשרד חשובה לא פחות מכישורי ניהול זמן, כך שאסור להיות גס רוח אם אתה רוצה להתקדם בקריירה שלך.

2. 

   הימנע משיחות ארוכות בטלפון. עליך להתאים את הרגלי הטלפון שלך אם אתה מוצא את עצמך מבלה יותר מדי זמן בשיחות. לדבר באופן אישי זה תמיד יעיל יותר מאשר לדבר בטלפון, אז אתה צריך לסיים שיחות ארוכות באמצעים אלה.
   • שיחות טלפון רבות כוללות לרוב יתירות מיותרת, במיוחד בתחילת השיחה ובסיומה. אנשים נוטים להיות מוסחים ומשוטטים בטלפונים שלהם, וזה משהו שאתה צריך להיות מודע אליו. קיום פגישה פנים אל פנים יוצר אווירה רשמית יותר המניעה את הצדדים להתמקד בעבודתם, וזאת משום שאף אחד מהצדדים בפגישה אינו מושפע מהסיחות דעת.

3. 

   לא לגלוש יותר מדי באינטרנט. אנשים רבים צריכים להשתמש באינטרנט ככלי העיקרי שלהם כדי לבצע עבודה. עם זאת, ישנם גם הרבה אנשים שנותנים לזמנם להיסחף בכתבות חדשותיות, חדשות ספורט, ידוענים וחיות מחמד. אתה תמיד צריך לשים לב כשאתה צריך להיות באינטרנט. ישנן מספר תוכנות שיכולות לחסום יישומים מיותרים, אתרים או שמות דומיינים כדי להפחית את הסחות הדעת בזמן השימוש באינטרנט.
   • הימנע מביקור בפייסבוק, בטוויטר ובאתרי רשתות חברתיות אחרים כאשר אתה מתעסק בעבודה באופן מקוון.
   • חיפוש אחר כל מיני בעיות בגוגל הוא גם בזבוז זמן.בתחילה התכוונת למצוא במהירות בעיה, אך לפני שאתה יודע זאת, גולשת באינספור אתרים תוך 3 שעות.

4. 

   השתמש בשלטים "אל תפריע". אתם בטח מכירים את השלט הזה על דלת הכניסה לחדר במלון. זה יעיל מאוד גם בשימוש במשרד. אתה יכול להקליד ולהדפיס שלט כזה לתלייה מול דלת המשרד בעת הצורך. האנשים העוברים במקום ידברו פחות כדי לא להפריע לך.
   • אם אתה עובד מהבית, חובה שיהיה לך מרחב עבודה משלך. אל תעבוד במקום משפחתי משותף מכיוון שטלוויזיות, טלפונים וקונסולות משחקי וידאו מסיחות את דעתך בקלות.

5. 

   פנה זמן להסחות דעת בלתי נמנעות. ישנם גורמים מסוימים שלא ניתן להימנע מהם, כמו מתי הבוס שלך רוצה שתקדיש זמן בחוץ לדבר, או שהקשישים יישארו בבית כל הזמן מבקשים את זה וזהו. אם אתה יודע לתכנן מראש, מה שלא יהיה, לא ייקח הרבה זמן לעבוד. פרסומת

שיטה 3 מתוך 3: השתמש בזמן בצורה יעילה

1. 

   כתוב הכל. אל תסמוך לחלוטין על הזיכרון כדי לבצע משימות יומיומיות. כתוב את כל מה שאתה צריך כדי להעלות על הנייר ובדוק ברשימה באופן קבוע כדי להגשים את המטרות שלך.
   • אפילו משימה קטנה וטריוויאלית ביותר הייתה צריכה להיכתב. עם זאת, עליך לכתוב רק בקצרה ברשימה זו, למשל "התקשר לטואן", "חפש שוליים", "בוס דוא"ל".
   • הקפד לשאת איתך תמיד את המחברת שלך, כך שתהיה מוכן לרשום משימות כפי שהן מופיעות. אתה חושב שתזכור לכתוב את זה אחר כך, אבל בכל זאת תשכח את זה.

2. 

   השתמש בלוח השנה. רק הוספת לוח שנה לכלי ניהול הזמן שלך תעזור לך להיות פרודוקטיביים יותר. רשום מועדים, משימות ופגישות על לוח הזמנים שלך. בכל בוקר אתה לוקח זמן להסתכל בתאריכים האלה בלוח השנה שלך כדי לראות מה מגיע.

3. 

   הימנע מתזמון כפילויות. סידור לוח הזמנים בצורה כזו שהוא לא חופף ולא מבצע על עצמו יותר מדי משימות בבת אחת. בדוק את לוח השנה שלך לפני שאתה מסכים לעשות משהו כדי לוודא שהזמן פנוי. כך הזמן שלך מאורגן יותר ועוזר לפקח על הזמן מקרוב.

4. 

   בטל את הגורם להיסח הדעת. השתמש בזמן שלך ביעילות על ידי ביטול הסחות דעת או גורם לך לסטות מכיוון ההתקדמות. הציבו טלוויזיה וכל מיני בילויים מחוץ לעבודה או ללימודים, כדי להתמקד בביצוע העבודה לפני הבידור.

5. 

   סדר את סדר העדיפויות. ניהול זמן חכם עוסק בתכנון משימות חשובות או דחופות מראש. שים לב לנקודות אלה בלוח הזמנים שלך באמצעות מדגיש או עפרון. קבעו תחילה את הדברים הללו כדי לוודא שיש לכם מספיק זמן, ואז עשו את הדברים הפחות דחופים.
   • היו מוכנים לשנות העדפות בעת הצורך. יש הרבה דברים שלא מופיעים עד הסוף ומחייבים אותך לעשות את זה עכשיו. אז אתה צריך להפסיק את מה שאתה עושה ולמקד את הזמן והאנרגיה שלך בעבודה ברגע האחרון, אבל אתה לא צריך לתת למצבים כאלה לקרות לעתים קרובות מדי.
   • אם לעתים קרובות אתה צריך להזמין מחדש, זה מציין שמשהו לא בסדר. התאמות קטנות מקובלות, אך אם אתה צריך להמשיך לעשות זאת, זה מוכיח שאתה מלכתחילה לא בסדר הנכון.

6. 

   תחשוב בצורה מציאותית. הקצב זמן סביר לביצוע העבודה. אם אתה חושב שמשהו לוקח חצי שעה עד שעה לסיים, תן לעצמך שעה. חשיבה מציאותית מתי ניתן לעשות זאת תעזור לך להימנע מעומס יתר או האטה.
   • הדברים יהיו בטוחים יותר אם תישאר זהירים ותמיד תיתן לעצמך יותר זמן מהנדרש. אם תסיים את המשימה מוקדם אתה יכול לעבור לעבודה הבאה, ובסופו של דבר להבטיח פרודוקטיביות.

7. 

   קבעו משימות בסיסיות. דאגו לפנות זמן לפעילות יומיומית בסיסית, כמו אכילה ורחצה. אלה אולי נראים כמו עבודות קלות, אך אתה עדיין צריך להשקיע זמן בהן לצד העבודה העיקרית שלך, כדי לוודא שאתה לא מדלג עליה ועלול לגרום לעיכובים בתכנון.

8. 

   השתמש במערכת התזכורות. מלבד לוח הזמנים היומי, עליכם להשתמש בכלים נוספים שיעזרו לכם לא לשכוח משימות או מועדים חשובים. הגדר הודעות טקסט או שמע באמצעות פתקים דביקים לטלפון שלך כדי להזכיר לך לבצע משימות מתוזמנות מסוימות.
   • הימנע מלבקש מאנשים סביבך להזכיר לך את לוח הזמנים שלך, מכיוון שהם עלולים לשכוח אותו בדיוק כמוך.
   • אם משהו חשוב במיוחד, יהיה עליך לארגן הרבה כלי תזכורת, מכיוון שאולי אינך מסתכל בהערות או בהודעות בטלפון שלך.

9. 

   תעזור לי. בקש עזרה ממישהו או העביר להם כמה משימות קטנות במידת האפשר. באופן כללי, זה מתאים ללוח הזמנים שלך אם אתה יכול לחסוך קצת כבוד לבקש מהם להתערב, להתמודד עם כמה מטלות בית או לבשל ארוחת ערב אם אתה עסוק מדי באותו יום.
   • הקפד למצוא את האדם המוסמך המתאים למשימה. אם זה לא מספיק רק למצוא מישהו שיעשה את העבודה, אתה צריך לשאול מישהו שיכול לעשות את העבודה היטב.
   • אל תאשים את האחריות שלך על אחרים. זו לא מיומנות ניהול זמן טובה, אלא רק גורמת לך להיראות עצלן וחוסר מוטיבציה בעיני אחרים.

10. 

    מדידת פרודוקטיביות. מדי פעם עליכם לעצור ולנתח את הישגיכם, ביצועיכם ולקבוע את משך הזמן המושקע בעבודה האחרונה. שמירה על נתונים סטטיסטיים אלה בעבודה ובחייכם תעזור לכם למצוא את השינויים הדרושים לכם לשיפור הביצועים שלכם בעבודה ובחיי היומיום.

11. 

    הוענק בעצמו. עבודה קשה מדי עלולה להוביל לתשישות ואובדן ריכוז, אפילו לחוסר יכולת לבצע אפילו את המשימות הטריוויאליות ביותר. אז לפעמים אתה צריך לחגוג את ההישג שלך בעבר ולהתגמל במשהו ממש מעניין.
    • השקיעו את כל הזמן המתגמל הזה במנוחה. כבה את הטלפון שלך ואל תענה למיילים של העבודה. אם אתה משלב עבודה בזמן משחק, זה כבר לא תגמול לטעינה.
    • אם אתה עובד בימי שני עד שישי, עליך לקחת חופש בסוף השבוע. לאחר סיום פרויקט של שלושה חודשים, גמל את עצמך בחופשה קצרה.
    פרסומת

אַזהָרָה

• אל תתנו למוחכם לנדוד או לחלום בהקיץ בזמן ביצוע משימות יומיומיות.