תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 2: בטל את הפגישה בנימוס
• חלק 2 מתוך 2: קבע פגישה נוספת
• טיפים

בין אם זה בגלל עיכוב בלתי צפוי, בעיות תעבורה או אי הבנה בתכנון, הצורך לבטל פגישה הוא לפעמים בלתי נמנע. לספר את החדשות לאדם שאתה מתגעגע אליו זה יכול להיות מרתיע, אבל אם אתה כנה, מנומס ותודיע לו בהקדם האפשרי, האדם כנראה יבין. קבע פגישה חדשה במקביל לביטולך או בהקדם האפשרי, והציע להיפגש ליד האדם כדי להקל עליו.

לדרוך

חלק 1 מתוך 2: בטל את הפגישה בנימוס

1. צרו קשר עם האדם איתו סיכמתם בהקדם האפשרי. ככל שתמתין זמן רב יותר כך יהיה לו קשה יותר קשה לו. על ידי ביטול זמן רב מראש, אתה מציין שאתה מכבד את זמנו.
2. התקשר לביטול הפגישה באופן אישי אם תבטל ברגע האחרון. אם זה פחות מיום, עליך להתקשר ישירות לאדם שסיכמת איתו. דואר אלקטרוני, שליחת הודעות SMS או שיחת טלפון במקום עובד עבורך עלולה להיתקל ברשלנות כשאתה מפריע לו או לה בשינוי של הרגע האחרון.
3. תן התנצלות כנה. גם אם תבטל מבעוד מועד, הודע לו או לה שאתה מצטער שנאלצת לבטל את הפגישה. יתכן שהוא או היא ביטלו תכניות אחרות לפגוש אותך וכנראה שגרמת לו או לה אי נוחות על ידי ביטול.
   • די בהתנצלות קצרה ופשוטה, כגון, "סליחה שאני לא מצליח להגיע הפעם."
   • אל תשתמש בשפה מעורפלת ואל תגיד שאתה "אולי" לא יכול לקיים את ההסכם. תמיד עדיף להיות ישר וכנה.
4. הסביר בקצרה מדוע לא תצליח. אם יש לך סיבה טובה, כמו בעיות תנועה או מחלה, יידע אותו כי היא נאלצת לבטל. אם יש לך סיבה פחות מקובלת, כמו למשל ששכחת את הפגישה או שקבעת בטעות פגישה כפולה, ספק הסבר כללי, כגון, "עלה משהו שלא אוכל להתרחק ממנו."
   • אין צורך לפרט על הסיבה, גם אם אתה כן. המשך לרקום יכול לגרום לך להיראות כאילו אתה ממציא משהו.
   • לעולם אל תגיד "משהו חשוב יותר נכנס בין לבין" וכדומה.
   • אל תמצאו תירוצים. אתה מסתכן בכך שהאדם האחר יגלה שאתה לא הוגן, מה שעלול להחמיר את המצב.
5. תן לאדם לדעת שאתה מעריך את זמנו. דאג להדגיש שאתה מעריך אותו או את קביעת המועד מחדש ואתה מצטער שתצטרך לבטל. הבהיר שאתה מכיר בכך שזמנו אינו מוגבל.
   • זה חשוב במיוחד אם האדם האחר היה פוגש אותך כטובה, כמו איש מקצוע בתחומך עם ניסיון רב יותר.

חלק 2 מתוך 2: קבע פגישה נוספת

1. הצע להיפגש שוב אם תבטל. לא רק שזה יחסוך לך את הטרחה בתזמון מחדש מאוחר יותר, אלא גם יראה שאתה עדיין מעוניין במינוי. כשאתה מתקשר או שולח דוא"ל לביטול, עליך לסיים באמירה שאתה רוצה לתזמן מחדש מתי זה מתאים לו ביותר.
2. תן כמה פעמים כשאתה זמין להיפגש. עליכם לעשות כמיטב יכולתכם בכדי לעמוד בלוח הזמנים של האדם השני, אך כדאי לתת לו כמה אפשרויות לבחירה. גלה שלוש או ארבע פעמים שאתה זמין ושאל אם זמנים אלה נוחים לו.
   • לדוגמא, אתה יכול לומר, "אני חופשי ביום שישי אחרי השעה 14:00 ותמיד ביום שני או שלישי בין השעות 13: 00-17: 00. האם זמנים אלו נוחים לך, או שאתה מעדיף זמן אחר? "
3. הציעו להיפגש מקרוב אליהם. כדי לפצות על ביטול הפגישה הראשונה, כדאי לנסות להקל עליו או את הפגישה שנקבעה. הציעו לפגוש את האדם במשרדו או במקום כלשהו קרוב למקום בו הוא יהיה באותה עת.
   • אתה יכול גם להציע פגישה באמצעות Skype או Google Hangouts אם האדם שאתה מנסה לתזמן איתו הוא מאוד עסוק או רחוק.
4. בחר זמן שבו אתה יודע שאתה יכול לעשות את זה. לאחר ביטול פעם אחת, הצורך לבטל שוב יכול להיות מעצבן או לא נוח עוד יותר, ואתה יכול לפגוע במוניטין שלך עם האדם שאיתו אתה נפגש. בדוק היטב את לוח הזמנים שלך וודא כי הזמן המוסכם החדש נוח לך וכי אין סיכוי גדול למשהו בלתי צפוי במהלך תקופה זו.
   • לדוגמא, אם אין לך פגישות בדצמבר, אך אתה יודע מניסיון כי לוח השנה שלך יהיה מלא סביב החגים, עדיף שלא להעביר את הפגישה לימים ההם.
5. רשום את הזמן המוסכם. לאחר שבחרת זמן לתזמן מחדש את הפגישה, הכנס אותו ליומן שלך. אתה יכול גם ליצור פתק פיזי ולשים אותו איפשהו שתראה אותו כדי להזכיר לעצמך.
6. תודה לאדם על סבלנותו כשנפגשים. התחל את הפגישה שלך על ידי תודה לאדם או לאנשים שפגשת על העברת הפגישה. אינך צריך להתנצל שוב, אך להראות שאתה מעריך אותו או אותה על התאמת לוח הזמנים שלך מראה שאתה מעריך את זמנו.

טיפים

• כדאי להימנע מביטול פגישות ככל האפשר, מכיוון שהדבר עלול להיות רע עבורך ולפגוע במערכות היחסים שלך.
• אם נפגשת עם מישהו שאתה משלם עבור שירותיו, כמו יועץ, בדוק אם יש לו מדיניות ביטול.