צמצם את הדוא"ל

וִידֵאוֹ: כניסה לחופה - אשת חייל - נהוראי אריאלי (דודאים)

תוֹכֶן

לדרוך
חלק 1 מתוך 4: שינוי הגישה שלך
חלק 2 מתוך 4: קיצוץ בדוא"ל בכמות גדולה
חלק 3 מתוך 4: הגדר מסננים משלך
חלק 4 מתוך 4: שינוי הרגלים
טיפים
אזהרות

אם אתה מסתמך על דוא"ל כצורת התקשורת העיקרית, ייתכן שתמונות בתיבת הדואר הנכנס שלך יהיו מאות הודעות שלא נקראו. לשכשך בביצה הזו ולנסות להבין אילו מיילים כדאי לקרוא יכול להיות מאוד מתסכל. כדי להימנע מהצורך להתמודד עם הר של הודעות דואר אלקטרוני מדי יום, נסה לצמצם את מספר הדואר האלקטרוני שאתה מקבל. לכן חשוב להגביל את מספר המיילים שתקבלו לאלה שמעניינים אתכם.

לדרוך

חלק 1 מתוך 4: שינוי הגישה שלך

למדו את תוכנית הדוא"ל שלכם לזהות דואר זבל. סמן הודעות שאתה מחשיב כספאם כך שייפסקו אוטומטית בתיבת הדואר הנכנס שלך בעתיד. כשתקבל דואר זבל בחר את ההודעה וסמן אותה כספאם. זה יסמן את השולח כדואר זבל וכל ההודעות הבאות יסתיימו בתיקיית הספאם.
- לרוב לקוחות הדואר האלקטרוני (כגון Gmail ו- Hotmail) כבר מובנה מסנן דואר זבל שמעביר באופן אוטומטי דואר זבל מתיבת הדואר הנכנס לתיקיית הספאם. מסנני דואר זבל מסוגלים לזהות דואר זבל לפי הטקסט שלהם ומספר רב של נמענים.
- הודעות דואר זבל הן מיילים אקראיים המועברים באופן המוני, לרוב למטרות שיווק או הונאה.
- מכיוון שהודעות דואר זבל יכולות להכיל וירוסים, מומלץ לא לפתוח את ההודעה כדי לסמן אותה כספאם. עדיף פשוט למחוק את הדואר במקום לקבל וירוס מכיוון שברצונך לסמן הודעה כספאם כספאם.
נסה שירות דוא"ל אחר. לפעמים לקוחות דוא"ל אחרים עשויים להיות בעלי מסנני דואר זבל חזקים יותר ותכונות אחרות. אם אינך מתרשם משירות הדוא"ל שלך, נסה שירות אחר.
- Gmail נחשב בדרך כלל לאחד היעילים יותר בכל מה שקשור לסינון דואר זבל, ויש לו כלים רבים שיעזרו לך לנהל את הדוא"ל שלך.
- אם כתובת הדוא"ל שלך מחייבת אותך להשתמש בלקוח ספציפי, אך אתה עדיין רוצה לנסות כתובת אחרת, העבר את הדוא"ל שלך כדי שתוכל לקבל הודעות דוא"ל בכתובת השנייה באמצעות לקוח אחר.
הימנע מאתרים ושירותים המבקשים כתובת דוא"ל. העבר את הדוא"ל שלך רק לאתרים שאתה סומך עליהם וידוע לך. לעולם אל תמסור את כתובת הדוא"ל שלך אלא אם כן היא באמת חשובה. כתובת דוא"ל היא אחת מצורות הקשר האישיות שלך, כגון מספר הטלפון הנייד או הטלפון הקווי שלך. האחריות בעת ההרשמה לאתרים לרוב תסייע בהפחתת הדוא"ל.
- למרות שאתר שבו אתה משאיר כתובת דוא"ל לא יכול לשלוח לך דוא"ל בעצמו, ייתכן שקורה שהם מוכרים לחברה אחרת שתשלח אליך דואר זבל.
- חברות בהן אתה משאיר את כתובת הדואר האלקטרוני שלך מחוץ לאינטרנט יכולות לעשות זאת גם. היזהר במיוחד מארגונים ידועים לשמצה כגון סוכני נסיעות והגרלות. מכיוון שהם יודעים בדיוק מה אתם מחפשים, הם ימכרו במהירות את הנתונים שלכם לחברות או שירותים קשורים.
אל תפרסם את כתובת הדוא"ל שלך באתרים. לפעמים אתה יכול להתפתות לפרסם את כתובת הדוא"ל שלך באתר. זה יכול להיות אתר משלך או בתגובה לאתר אחר (כגון אתרי חדשות או בלוגים). טעות נפוצה נוספת היא פרסום כתובת הדוא"ל שלך בפורומים. ישנם טרולים המחפשים באינטרנט כתובות דוא"ל ואז מוכרים את הכתובות לחברות ששולחות דואר זבל. על ידי נקיטת כמה אמצעים תוכלו לוודא שזה לא יקרה.
- פתרון נפוץ הוא ביטול הרישום לדואר האלקטרוני לחלוטין במקום ככתובת דואר אלקטרוני. כך לדוגמא, "[email protected]" הופך ל" jackjohn at email dot com ".
- אם אתה רוצה לפרסם את כתובת הדוא"ל שלך באתר שלך, צור קישור שייצור עבורך דוא"ל באופן אוטומטי במקום לרשום את כתובת הדוא"ל. זה נקרא קישור "mailto:".

חלק 2 מתוך 4: קיצוץ בדוא"ל בכמות גדולה

בטל את הרישום לניוזלטרים. מלבד דואר זבל, ידיעונים הם אחד הגורמים העיקריים התורמים לזרם גדול של דוא"ל. כשאתה יוצר חשבונות באתרים שונים (כגון עיתונים וחנויות מקוונות שבהם אי פעם קנית משהו) שבהם אתה נדרש לספק כתובת דוא"ל, אתרים אלה רשומים אוטומטית לניוזלטרים שלהם.
- כדי להפסיק לקבל עלונים, כל שעליך לעשות הוא לפתוח ולגלול למטה בהודעה. חובה להציב קישור בתחתית עלון המאפשר לנמען לבטל את הרישום לניוזלטר. לחץ על קישור ביטול הרישום או ביטול הרישום וכתובת הדוא"ל שלך תוסר מרשימת התפוצה, כך שלא תקבל עוד עלונים מאותו אתר.
- מסנן הספאם שלך לא יסנן הודעות אלה מכיוון שהן מגיעות מאתרים חוקיים.
שנה את הגדרות המדיה החברתית שלך. חשבונות מדיה חברתית כגון פייסבוק וטוויטר מוגדרים לרוב כדי לשלוח לך מיילים בכל פעם שאתה מקבל הודעה, אזכור, כמו, fav או תגובה. אם נמאס לכם לבזבז את הזמן בבדיקת הנייד שלכם בכל פעם שזה מצביע על כך שהגיע לייק, שנה את הגדרות החשבון כך שתקבלו התראה רק כאשר קורה משהו חשוב, או כדי שלא תקבלו התראות על אירועים בכלל.
- במקום לקבל התראות קבועות אלה, עדיף לבדוק ידנית אם קיימים פעילויות בסופו של יום. זה טוב יותר מאשר להשתכשך בים של מיילים.
הגדר כתובת דוא"ל נפרדת לספאם. אפשרות אחרת, אם אתה משתמש בהרבה אתרים שבהם אתה צריך לספק כתובת דוא"ל או שאתה רוצה לקבל את ההודעות הרגילות בכמות גדולה, היא לבקש כתובת דוא"ל נפרדת כדי לקבל את ההודעות הספציפיות האלה. העבירו זאת לאתרים ולחברות והשתמשו במייל הפרטי או העסקי שלכם כפי שהוא נועד.
- אתה יכול גם להפוך את זה ולבקש כתובת דוא"ל חדשה לשימוש פרטי ועסקי.

חלק 3 מתוך 4: הגדר מסננים משלך

צור מסנן משלך. לרוב לקוחות הדואר האלקטרוני יש אפשרות סינון לסינון הודעות. מסנני הודעות פועלים באותו אופן כמו מסנני דואר זבל, אלא שהראשונים מוגדרים ידנית על ידי המשתמש. באפשרותך ליצור מסנן לכתובות דוא"ל ספציפיות באופן שבכל פעם שתקבל הודעה מאותו חשבון, זה יסתיים באופן אוטומטי לפח.
- ליצירת פילטרים, עבור אל הגדרות חשבונך ובחר באפשרות "מסנן". כעת תוכלו לציין את כתובת הדוא"ל אליה יש לסנן ולאן יש להפנות אותה (כמו למשל לאשפה או לתיקיה ספציפית בחשבונכם).
סנן לפי שולח. אם אתה מקבל כל הזמן הודעות דוא"ל זבל מכתובות דוא"ל מסוימות (כמו אותן בדיחות יומיות מעצבנות שאתה מקבל מעמית עליז או מחבר לכיתה), שקול לסנן אותן מתיבת הדואר הנכנס שלך. במקרה זה, סביר להניח שתרצה לסנן לפי כתובת הדוא"ל של השולח ולא לפי אתר. לאחר מכן תוכל להבטיח שההודעות מכתובות דוא"ל אלה יסתיימו בתיקיה נפרדת או שהועברו לדואר זבל.
סנן לפי נושא. אם דואר זבל מצליח לעבור דרך רשת הפילטרים הסטנדרטיים, אתה יכול לבחור להגדיר פילטרים משלך ולבדוק ביטויי ספאם נפוצים. כאן אתה מסנן על תוכן שורת הנושא של הודעת הדואר האלקטרוני.
- דוגמאות לכך יכולות לכלול את המילים הבאות "סיאליס", "ויאגרה" או "פין".
- דאג שלא תשתמש במילים שלפעמים נכונות ולעיתים שגויות. יתכן שנמאס לכם ממיילים בדבר הצעות, אך השימוש במלה "הצעה" כסיבה להעברת הודעה לפח אינו רעיון טוב. יכול להיות שקורה שאתה מעוניין בהצעה מסוימת.
סנן לפי תוכן. אפשרות נוספת היא להגדיר פילטרים שבודקים את תוכן הדוא"ל עבור מילות מפתח או ביטויים, ולאחר מכן להפנות דוא"ל זה במידת הצורך. זה שימושי אם נמאס לך לקבל הודעות דוא"ל על נושא מסוים שנמצא בחדשות הרבה, או אם אתה יודע שיהיו הרבה הודעות על משהו שקורה.
- לדוגמא, נניח שאתה מנהל חברת אופנה ורק השקת חולצה חדשה לסדרת הלהיטים "יחידת הלחימה של קשת החד קרן". אתה יכול להגדיר מסנן כך שההודעות על אותה חולצה יועברו לתיקיה מיוחדת, כך שתוכל לטפל באותן הודעות דוא"ל מבלי לאבד מעקב אחר שאר האימיילים החשובים שאתה נכנס אליהם.

חלק 4 מתוך 4: שינוי הרגלים

בדוק את הדוא"ל שלך במועדים ספציפיים. קל מדי להשקיע זמן רב בבדיקת כל הודעות הדוא"ל שלך לאורך כל היום. זו בעיה שכיחה, במיוחד בסביבת משרדים. לכן מומלץ לנסות לשנות את ההרגלים ולהקדיש פחות זמן לעיבוד הדוא"ל. הגדר גבולות ותן לעצמך רק 2 או 3 רגעים קצרים במהלך היום, ומאפשר לעצמך לבדוק את הדוא"ל שלך.
- לדוגמה, בדוק את הדוא"ל שלך בשעה 9 בבוקר, בשעה 13:30 ובשעה 17:00, ואל תבזבז יותר מ -10 דקות בכל פעם.
- אם אתה הבעלים של עסק או מנהל, אתה יכול גם להטיל כללים אלה על הצוות כדי להגדיל את התפוקה.
הימנע מדוא"ל כדי להיות מנומס. זה נוהג רע לענות לדואר אלקטרוני באדיבות. הם מתייחסים לזה כמו לשיחה אבל זה פשוט גורם לכולם לקבל עוד יותר דוא"ל. אל תרגיש נאלץ להשיב לדוא"ל עם משהו כמו "שיהיה לך יום נעים" או "תודה."
- הגב רק כדי לציין שקיבלת את ההודעה, אם זה חשוב. לדוגמא, אם מישהו שלח לך ניירת, עליך להשיב רק על ידי החזרת העבודה שהושלמה או המסומנת, או בדוא"ל אליהם כאשר הם יכולים לצפות לכך.
נסה לתקשר בערוצים אחרים ככל האפשר. הודעות דוא"ל שימושיות להודעות מהירות וקצרות. מהסוג בו נדרשים לא יותר משניים או שלושה חילופי הודעות כדי להשלים שיחה. אם יש צורך לשלוח הרבה יותר הודעות, יותר נוח לטפל בזה בטלפון או לקבוע פגישה עם האדם המדובר, כך שתחסוך אחת לשנייה את כל המיילים והרבה זמן.
הגבל את מספר ההודעות שאתה יכול לשלוח ביום. אם אתה רוצה לעזור להפחית את הזמן שאתה מבלה בדוא"ל ואת כמות הדוא"ל שאחרים צריכים לקרוא, נסה לשים מגבלה על מספר הדוא"ל שאתה יכול לשלוח ליום. זה גורם לך לחשוב טוב יותר אילו הודעות הן או לא מספיק חשובות כדי לשלוח.
- לדוגמה, אם בקרוב תצטרך לשלוח הודעה לבוס שלך, יתכן שהסיכוי שלך פחות יהיה ליידע את כולם כי בתך הקימה עסק חדש.
- אם אתה רוצה לשלוח את אותה ההודעה לכולם, יש שיטות טובות יותר. נסה לתפוס פוסט זה על קופסת האוכל של כולם במקרר, למשל.

טיפים

ישנם מקרים שבהם אתה עדיין מקבל עלוני מידע גם לאחר ביטול הרישום. כשזה קורה, היכנס ישירות לאתר ממנו הגיע הניוזלטר ועבור להגדרות החשבון שלך כדי להפסיק לקבל דוא"ל.
מכיוון שרוב לקוחות הדוא"ל באינטרנט הם בחינם, יש שטח אחסון מוגבל בלבד עבור הדוא"ל שלך בשרתים שלהם. לכן הגיוני לשמור על תיבת דואר נקייה.