מְחַבֵּר:
William Ramirez
תאריך הבריאה:
20 סֶפּטֶמבֶּר 2021
תאריך עדכון:
1 יולי 2024
תוֹכֶן
לא משנה באיזה עסק אתה נמצא, חשוב מאוד לפתח מערכת יחסים איתנה עם הלקוח כך שאנשים יחזרו אליך שוב ושוב. כל מכתב תודה צריך להיות אינדיבידואלי, כך שלא תמצא דוגמאות עם דוגמאות במאמר זה. במקום זאת, תמצא הוראות שיעזרו לך לכתוב מכתבים כאלה ביעילות. אם אתה רוצה לדעת איך לכתוב מכתב תודה כדי להביע את הערכתך ללקוח, המשך לקרוא.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: חיבור המכתב
1 הזן את שם הלקוח הנכון בברכה. הרבה מחקרי שוק מראים שכמעט כל ההודעות המופנות ללקוח אינן יעילות לחלוטין אם שמם לא נכון. לכן, חשוב ביותר לבדוק שוב כי אין טעויות ביצירת קשר עם הלקוח. 
2 ציין את הסיבה למכתב התודה. תעשי את זה כמה שיותר ספציפי. כמובן שאתה יכול פשוט לכתוב "תודה על הרכישה", אך עדיף אם תציין איזה סוג רכישה ביצע הקונה ובאיזה סוג משלוח הוא בחר. כך שהלקוח יהיה ממוקד יותר בהתמודדות עם החברה שלך, שכן הוא ישמח מגישה אינדיבידואלית כזו. עיין> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref> - הכרת התודה שלך צריכה להישמע כמה שיותר כנה. במידת הצורך, תוכל לפנות לשיחה עם לקוח.
- התאמץ לא לגרום לדוא"ל שלך להישמע נדוש, או שזה ייראה כאילו אתה שולח את אותה הודעה למאות לקוחות.
3 הוסף כמה שורות של משוב. במכתב תודה, ראוי לשאול כמה שאלות בכדי לוודא כי כל צרכי הלקוח נענו ושהלקוח מרוצה מהאיכות. הבהרות כאלה מגדילות את הסיכוי שהקונה יחזור אליך, מה שאומר שגם הרווח יגדל. אתה לא צריך להיסחף מדי לבקש משוב, אבל תשומת לב לצרכי הלקוח היא חלק קריטי בעסק מצליח. - הביע את תקוותך שהקונה מרוצה מהרכישה שלו, והוסף כי אתה מוכן לענות על כל השאלות וההצעות שמעניינות אותו.
- שאל את הקונה אם יש עוד משהו שאתה צריך לעשות כדי לשפר את שביעות הרצון שלו.
4 כלול את שם החברה שלך במכתב. מכתב התודה צריך לכלול תמיד את שם החברה, הלוגו שלה, או מידע אחר המזהה את המותג שלך. שוב, הדבר מגביר את הנראות של העסק שלך. - אם אתה כותב את מכתב התודה שלך על גלויה, הקפד לכלול את שם העסק שלך.
- אם אתה כותב על נייר מכתבים, הלוגו ושם החברה שלך יהיו גלויים בכל מקרה, כך שאין צורך לכלול את השם במכתב עצמו.
- אם אתה שולח הודעת תודה בדוא"ל, שם החברה והלוגו חייבים להיות תחת חתימתך.
5 השתמש במסקנה מתאימה. זה אמור להביע את התקווה להמשך שיתוף פעולה עם הלקוח ולהביע את התעניינותך הכנה בו. לדוגמה, "בכבוד" יכול לפעמים להישמע רשמי מדי, ואז יש להחליפו ב"כנות שלך "או" איחולים ". חקור סיומי מכתבים עסקיים פופולריים ושקול את הספציפיות בענף. 
6 חותמים על המכתב ביד. חתם על המכתב ביד אם אפשר. תאגידים גדולים משתמשים בזה לעתים קרובות בכדי לגרום למכתב להיראות מותאם אישית יותר. אפילו חתימה שנוצרה באמצעות מחשב ולאחר מכן מוכנסת לאות יוצרת לעתים קרובות רושם טוב יותר מאשר רק שם מוקלד, מכיוון שהיא יוצרת את האפקט של אות שנכתבה באופן אישי.
חלק 2 מתוך 3: בחירת הטון הנכון
1 עמדו בפיתוי להציע ללקוח מוצר או שירות חדש. אתה כותב מכתב תודה על העסקה, כך שאתה לא צריך לפרסם את עצמך. מגע טוב מספיק בשלב זה. תן ללקוח להרגיש שהוא. - משפטים כמו "אנו מקווים לשיתוף פעולה חדש איתך" נשמעים כמו קלישאת פרסום, ועדיף להימנע מהם. אל תכתוב דבר שלא היית כותב לחבר שלך.
- אין לכלול במכתב תיאורים של מוצרים אחרים, אזכורים על מכירה קרובה, או כל ביטוי אחר שניתן לראותו כפרסום.
2 שלח את המכתב עם חותמת דואר אמיתית. גם אם אתה שולח הררי אותיות, עדיף לא להשתמש במכונת סימון. אז אתה מבטל את פרסונליזציה של המכתב, והופך אותו לאחד מני רבים, מה שאומר שהלקוח לא ירגיש מיוחד. סביר להניח שמכתבך יגיע מיד לפח האשפה. 
3 אם אפשר, כתוב את הכתובת ביד. ושוב: ככל שהמכתב יהיה מותאם אישית יותר, כך יהיה נעים יותר לקבל אותו. אם אין לך זמן לחתום על המעטפות, הפקיד אותה למישהו אחר. גם אם הכתובת לא נכתבה על ידך באופן אישי, הלקוח יתרשם לטובה לראות שהיא כתובה בכתב יד. 
4 ספק פרטי יצירת קשר והתכונן להמשך תקשורת. הקפד לכלול במכתב את מספר הטלפון והכתובת שלך וליידע את הלקוח כי אתה מוכן להקשיב לו לכל שאלה. אם לקוח יצור איתך קשר, היה מוכן להשיב במהירות לבקשתו או לשאלתו.
חלק 3 מתוך 3: תכנון נכון
1 כתוב את מכתבך ביד. הדפסת טופס סטנדרטי היא כמו שליחת תמצית ללקוח. במקום לגרום ללקוח להרגיש חשוב ויקר לך, אתה מסתכן ליצור רושם הפוך ולגרום לגירוי בלבד. נסה לכתוב מכתבי תודה לכל לקוח באופן אישי וביד. - אם יש יותר מדי הערות תודה לכתיבה בעצמך, בקש מעמית אחר שיעזור לך. הגישה האינדיבידואלית שווה את הזמן.
- אם אין לך את היכולת לכתוב בידך הערות תודה, עליך למצוא דרך אחרת להתאים אותן אישית. המעט שאתה יכול לעשות הוא לכלול את שם הלקוח ואת החתימה האמיתית שלך בכל מייל.
- במקרים מסוימים יתכן וראוי יותר לכתוב הודעות דוא"ל ולא הערות תודה ידניות, למשל, אם כבר יש לך מערכת יחסים טובה עם לקוח. הדבר החשוב ביותר הוא שהמכתב נשמע כנה ופונה ללקוח ספציפי. אם ישנה אפשרות שהמכתב שלך יטעה כפרסומת, עדיף לכתוב אותו ביד.
2 בחר היכן לכתוב את הערות התודה שלך. גם כרטיסי תודה וגם נייר מכתבים של החברה יעשו זאת.אם אתה רק צריך לכתוב כמה מכתבי תודה, קנה כרטיסי תודה אלגנטיים שנותנים ללקוח להרגיש חשוב. ניתן גם להשתמש במכתבי נייר על נייר כבד. - אל תשתמש בנייר מדפסת רגיל למכתב התודה שלך.
- בחר כרטיסי תודה המתאימים בהקשר עסקי. אם יש לכם עסק יצירתי או בידורי, תוכלו להשתמש בגלויות בצבע בהיר התואמות את תדמית החברה. הימנע מגלויות עם מילים או תמונות לא מתאימות או אישיות מדי.
3 שקול לשלוח מתנה. אם אתה רוצה ללכת רחוק יותר ולהראות את הערכתך, שלח מתנה קטנה עם המכתב שלך. זה אופציונלי, אולם עבור חלק מהלקוחות זה עשוי להיות בדיוק מה שאתה צריך. המתנה צריכה להיות קטנה ושימושית. הוא יכול לייצג את המוצרים או השירותים שלך, או להיות בלתי קשור לחלוטין לתחום העיסוק שלך, אך בעל אופי מקצועי. - מתנות קטנות כוללות סימניות, מגנטים, ממתקים, חולצות או תעודות שי.
- המתנה לא צריכה להיות יקרה יותר מ- 500-1500 רובל. אתיקה של חברות מסוימות אוסרת על קבלת מתנות יקרות.
