תוֹכֶן

• צעדים
• עֵצָה
• אַזהָרָה

צריכים לכתוב מכתב עבודה מקצועי ומנומס? רוב הודעות העבודה מגיעות מעוצבות מראש וקלות להעתקה, אתה רק צריך לשנות את תוכן ההודעה. דואר עסקי חייב לכלול תמיד את התאריך, מידע על השולח, הנמען וכמה פסקאות בגוף ההודעה. אתה רוצה לכתוב תמונה, עקוב אחר השלבים הבאים ותקן את הנקודות הדרושות כדי להתאים לסטנדרטים של החברה שלך.

צעדים

חלק 1 מתוך 4: הודעת פתיחה

1. 

   להבין את הפורמט. לא משנה על מה המכתב שלך, יש כמה סטנדרטים להופעת המכתב שאתה צריך לעקוב אחריו. יש להקליד אותיות עסקיות ולכתוב אותן בגופן פופולרי כמו Arial או Times New Roman. עליך להדגיש את הפסקאות בהודעות באופן ידני. כלומר, אתה מתחיל פיסקה חדשה על ידי הקלדת פעמיים את מקש "החזור". אל תשתמש בפקודת הכניסה כדי להדגיש פסקאות.
   • השאירו את השוליים כ -2 ס"מ בכל הקצוות.
   • דוא"ל צריך להיכתב גם בגופנים פופולריים. אל תשתמש בגופנים המדמים כתב יד או צבעוני, למעט שחור ולבן בדואר העבודה.

2. 

   
   
   בחר את סוג הנייר הנכון. יש להדפיס את מכתב העבודה על גודל נייר בגודל 22 ס"מ x 28 ס"מ ("גודל אות"). אם אינך בארה"ב, תוכל להשתמש בנייר בגודל A4. ניתן להדפיס כמה חוזים ארוכים על נייר בגודל 22 ס"מ x 36 ס"מ ("גודל חוקי").
   • אם אתה מדפיס לדואר, עליך להדפיס אותו על נייר מכתבים של החברה. זה נותן למכתב מראה מקצועי יותר וגם מספק לוגו ופרטי יצירת קשר של החברה שלך.

3. 

   
   
   ספק מידע על החברה שלך. ספק את שם החברה וכתובת, בה כל חלק מהכתובת כתוב בשורה אחרת. אם אתה בעלים או עובד כפרילנסר, החלף את שם החברה בשם שלך או כתוב את שמך מעליו.
   • אם לחברה שלך יש נייר מכתבים שתוכנן מראש, תוכל להשתמש בה במקום להקליד את שם החברה והכתובת.
   • אם אתה מקליד את הכתובת בעצמך, עליך ליישר ימינה או ליישר שמאל בראש הדף, תלוי בך ובהעדפות החברה שלך.
   • אם אתה שולח דואר בינלאומי, הקלד את שם המדינה באותיות גדולות.

4. 

   
   
   הוסף את התאריך. כתיבת תאריך מלא היא הבחירה המקצועית ביותר. לדוגמה, אתה יכול לכתוב "1 באפריל 2012" או "1 באפריל 2012". יש להשאיר את התאריך מוצדק, כמה שורות מתחת לכתובת השולח.
   • אם המכתב שלך נכתב תוך מספר ימים, תן לתאריך שבו תסיים את המכתב.

5. 

   ספק מידע על הנמען. כתוב את שמו המלא של הנמען, כותרתו (אם יש), שם החברה וכתובת הדואר, וחלק מידע זה לשורות נפרדות. במידת הצורך, הוסף מספר סימוכין. יש להשאיר את מידע הנמען מוצדק בכמה שורות מתחת לתאריך.
   • עדיף לשלוח מכתב לאדם מזוהה. בדרך זו האדם שאליו אתה שולח את ההודעה יכול להשיב להודעה שלך. אם אינך יודע את שמו של האדם שאליו אתה צריך לשלוח, עשה בדיקה קטנה. אתה יכול להתקשר לחברה שלהם כדי לבקש את השם והתואר המדויקים של האדם.

6. 

   בחר ברכה. ברכה היא נקודת כבוד למקבל המכתב ובאיזו ברכה משתמשים תלוי אם אתה מכיר את האדם שאליו אתה שולח את ההודעה, עד כמה אתה מכיר אותם וכמה המכתב חגיגי. . אתה יכול לשקול את האפשרויות הבאות:
   • "למי זה עשוי לדאוג" (למעורבים) רק כאשר אתה לא יודע למי, במיוחד למי אתה רוצה לשלוח את ההודעה.
   • אם אינך מכיר את מקבל הדואר שלך, החל מ- "Dear Sir / Madam" (Dear Sir / Madam ") היא אפשרות בטוחה.
   • אתה יכול גם להשתמש בכותרת ובשם של הנמען, למשל "ד"ר סמית היקר" (פרופסור סמית יקר).
   • אם אתה מכיר היטב את מקבל הדואר ויש לך קשר הדוק איתם, אתה יכול לקרוא להם בשמם, כגון "סוזן היקרה".
   • אם אינך בטוח לגבי המין של מקבל ההודעה, פשוט הקלד את השם המלא, למשל "קריס סמית 'היקר" (שלום קריס סמית').
   • אל תשכח להקליד פסיק אחרי הברכה או נקודתיים אחרי "למי זה עשוי לדאוג".
   פרסומת

חלק 2 מתוך 4: הלחנת תוכן הודעה

1. 

   ישר לבעיה. זמן הוא כסף, כלשונו, רוב היזמים שונאים לבזבז זמן. לכן, יש להציג את תוכן המכתב בקצרה ובמקצועיות. כתוב מכתב שבו הנמען יכול לקרוא אותו במהירות על ידי מעבר ישר לנקודה וסיכום דעתך בפסקה הראשונה. לדוגמה, תמיד היית יכול להתחיל ב"אני כותב לך לגבי ... "(אני כותב לו בערך ...) ולהתחיל משם.
   • אל תשתמש בשפה עם מרקם, בקפיצות גדולות או במשפטים עגולים וארוכים - עליך לתקשר את מה שאתה צריך לומר באופן תמציתי וברור ככל האפשר.
   • הביעו זאת בצורה משכנעת. נראה שעיקר מטרת כתיבת המכתב היא לשכנע את הקורא לעשות משהו: לשנות את דעתו, לתקן טעות, לשלוח כסף או לנקוט פעולה כלשהי. נסה לשכנע את מקבל ההודעה לעשות מה שאתה רוצה.

2. 

   השתמש בכינוי האדם. באופן אידיאלי, עליכם להשתמש בביטוי האדם "אני" (אני), "אנחנו" (אנו) ו"אתם "(אתם) במכתבכם. תאר את זה כ"אני "(אני) וקרא לקורא" אתה "(חבר / סבא / סבתא / אח / אחות).
   • שים לב אם אתה כותב בשם ארגון. אם אתה נותן סיכויי צמיחה של החברה שלך, עליך להשתמש ב"אנחנו "(אותנו) כדי להודיע ​​לקוראים שאתה מדבר בשם החברה. אם אתה כותב על דעתך האישית, השתמש ב"אני "(אני).

3. 

   
   
   כתוב בצורה ברורה, תמציתית ותמציתית. תן לקוראים שלך לדעת בדיוק מה אתה רוצה לומר. הקוראים יענו במהירות להודעה שלך רק אם תוכן ההודעה שלך ברור. בפרט, אם אתה רוצה שהקוראים יסיקו מסקנות או ינקטו פעולה בתגובה למכתב שלך, אז אמור להם. הסבירו את התזה בצורה התמציתית ביותר.

4. 

   
   
   השתמש במשפטים פעילים. כשאתה מתאר סיטואציה או מגיש בקשה, השתמש באקטיבי ולא בפסיבי. משפטים פסיביים יכולים להפוך את המכתב שלך לטשטש או לא לציין את המעורב. בנוסף, המשפט הפעיל יעיל וישר יותר. לדוגמה:
   • משפט פסיבי: משקפי שמש אינם מעוצבים או מיוצרים בהתייחס לעמידותם.
   • הצהרה יזומה: החברה שלך מתכננת ומייצרת משקפי שמש ללא התחשבות בעמידותם.

5. 

   
   
   היו פתוחים כראוי. מכתבים נכתבים על ידי בני אדם ומופנים לבני אדם, לכן הימנע מאותיות נוקשות במידת האפשר. אינך יכול לבנות מערכת יחסים חדשה עם מכתב לא אישי וחוסר פתיחות. עם זאת, הימנע משימוש בשפה דיבורית או בסלנג כמו הביטויים "אתה יודע" (אתה יודע), "אני מתכוון" (כלומר) או "רוצה" (רוצה לעשות - לקצר את 'רוצה'). גָדוֹל'). שמור על הטון שלך רציני אבל ידידותי ונלהב.
   • אם אתה מכיר את הנמען היטב, אתה צריך לקבל שורה של משאלות נחמדות להם באופן לא פורמלי.
   • השתמש בשיקול דעתך בעת החלטה באיזו מידה להביע את עצמך. לפעמים קצת הומור יכול לעזור לך לבצע עסקה מוצלחת, אך היזהר כשמתגרה זה יכול להיות טעות.

6. 

   מנומס ואדיב. גם אם אתה כותב מכתב להתלונן או להביע חששות, אתה עדיין יכול להיות מנומס. שים את עצמך בנעלי המקלט והעלה רעיונות כלשהם שתעלה, בצורה הגיונית שהקוראים יראו שאתה תמיד מתלהב ומוכן לעזור.
   • לדוגמה, אתה יכול להגיש תלונה קשה כזו: "אני חושב שמשקפי השמש שלך גרועים ולעולם לא אקנה אותם יותר." עם זאת, אתה יכול לכתוב בצורה אדיבה יותר: " אני מאוכזב ממוצר משקפי השמש של החברה שלך ואני מתכנן לקנות משקפיים במקומות אחרים בעתיד.

7. 

   השתמש בתבנית הכותרת "העמוד השני" לדפים נוספים. רוב המכתבים העסקיים צריכים להיות קצרים בעמוד אחד. אך אם הנושא שעליו אתה מדבר ארוך יותר, כמו חוזה או נושא משפטי, ייתכן שתצטרך עוד כמה עמודים. השתמש בתבנית נייר המכתבים "העמוד השני", שלרוב יש לה כתובת מקוצרת ואותו סוג נייר כמו נייר המכתבים של העמוד הראשון.
   • מספור העמודים בראש העמוד עם העמוד השני והדף שאחריו. ניתן גם להוסיף שמות ותאריכים של נמען.

8. 

   סיכום תוכן. בפסקה האחרונה, סכם את עיקרי הדברים וציין בבירור את הצעדים בתוכנית הפעולה שלך או למה לצפות ממקבל ההודעה. שים לב שהנמען עשוי ליצור איתך קשר לשאול או לדבר, להודות להם על התעניינותם במכתב ובנושא שלך. פרסומת

חלק 3 מתוך 4: מכתבי סיום

1. 

   בחר את משפט הסיום. משפט הסיום, כמו ברכה, מראה כבוד למקבל המכתב ולמידת החגיגיות של המכתב. "בברכה" או "בכבוד רב" היא בדרך כלל בחירה בטוחה; אתה יכול לשקול אפשרויות אחרות כגון "לבבי", "בכבוד" (בברכה), "בברכה" ו"בבקשה "(בכבוד רב). תוכלו גם לבחור בסוף מעט פחות רשמי אך מקצועי כמו "כל טוב", "איחולים". , "בברכה חמה" ו"תודה "ו"תודה". השתמש בפסיקים אחרי המשפט.

2. 

   סִימָן. השאר כארבע שורות ריקות ואז חתום עליו. חתום על חתימתך לאחר הדפסת המכתב או אם שלחת אותו בדוא"ל, סרוק את תמונת החתימה שלך והדבק אותה בחלק זה של ההודעה. עליכם לבחור דיו כחול או שחור לחתימה.
   • אם אתה חותם על מכתב בשם מישהו, כתוב "pp:" לפני החתימה שלך. "Pp" מייצג "לכל רכש" (כמו "לפי סוכנות" או "מטעם").

3. 

   הקלד את שמך ופרטי יצירת הקשר שלך. מתחת לחתימה שלך, הקלד את שמך המלא, הכותרת, מספר הטלפון, כתובת הדוא"ל שלך וכל שיטות ההתקשרות האפשריות שלך. כל מידע כתוב בשורה נפרדת.

4. 

   הוסף את קיצור הקלדנית. אם מישהו מלבדך הקלד את המכתב, עליך לכלול את ראשי התיבות של אדם זה תחת החתימה. לפעמים נכלל הקיצור של מי שכתב את המכתב. לכן, חשוב להבחין בין מי שכתב את המכתב לבין מי שהקליד את המכתב.
   • לדוגמה, אם אתה רק מוסיף את ראשי התיבות של הקלדנית, כתוב אותם באותיות קטנות: mj
   • אם אתה מוסיף את קיצורי הכותב, כתוב אותם באותיות גדולות וקיצור הקלדנית באותיות קטנות: RW: mj. ניתן גם להשתמש בקו נטוי בין שני הקיצורים: RW / mj.

5. 

   הערה מסמכים מצורפים. אם אתה מצרף מסמך כדי שהנמען יוכל לראות אותו, רשום אותו כמה שורות מתחת לפרטי ההתקשרות שלך, על ידי ציון המספר וסוג המסמך. לדוגמה, תוכל לכתוב: "מארזים (2): קורות חיים, חוברת" ("קובץ מצורף (2): קורות חיים, חוברת").
   • ניתן גם לקצר את "מארזים" כ"מארזים ". או "Enc.".

6. 

   הוסף נמענים. אם אתה שולח עותק של המכתב לאדם אחר, עליך להוסיף את שמו של אדם זה למכתב. ניתן להוסיף הערות על ידי הקלדת "cc:" מתחת לשורה "מארזים", "cc" מייצג "עותק באדיבות", עם שם האדם וכותרתו ("cc" עבור "העתק פחמן" (העתק פחמן) כאשר הקלדת האות על נייר פחמן).
   • לדוגמה, כתוב: "cc: Mary Smith, Vice President of Marketing" ("יקירה: Mary Smith, סגנית מנהלת שיווק").
   • אם ברצונך להוסיף נמען נוסף, הקלד שם של אדם שני ישירות מתחת לשם של האדם הראשון ואינך צריך "cc:".
   פרסומת

חלק 4 מתוך 4: בוצע

1. 

   ערוך את ההודעה שלך. המראה החיצוני הוא מרכיב המפתח לכותב מכתבים מקצועי. אין ספק שהקורא יראה בקלות שאתה כשיר ואחראי על ידי תיקון הפגמים הקטנים ביותר במכתב. אתה יכול להפעיל את איות הפקודה כדי לבדוק את האיות במילה, אך אתה יכול גם לבדוק על ידי קריאת המכתב בעיון לפני השליחה.
   • תוהה אם המכתב היה ברור ותמציתי. האם יש פסקה שאורכה יותר משלושה או ארבעה משפטים? אם כן, תוכל למחוק פסקאות מיותרות.
   • אם המכתב באמת חשוב, אתה יכול לבקש מחבר או קולגה לבדוק אותו במהירות. לפעמים רק כמה שניות לקריאה יכול לעזור לך לזהות טעויות או שימוש במילים מגושמות שאולי לא ראית.

2. 

   אל תדלוק דואר. אם ההודעה כוללת עמודים רבים, הימנע מהידוק ההודעה. אם ברצונך לוודא שהדפים מסודרים כראוי, השתמש במהדק שמאלה למעלה.

3. 

   דיוור. אם אתה שולח דואר, השתמש במעטפה עסקית. אם קיימת מעטפה עם לוגו החברה שלך, השתמש בה. הדפיסו את כתובת החזרה וכתובת הנמען בבירור. קפל את האות לשלושה חלקים, כך שכאשר הנמען פותח את ההודעה, החלק הראשון של ההודעה מתקפל בחלקו העליון ואז נפתח לקפל התחתון. ודא שיש לך מספיק חותמות ואז שלח אותו.
   • אם אתם מרגישים שהכתובת בכתב יד מטושטשת ואינה תואמת את הסגנון המקצועי שלכם, הקלידו את הכתובת במילה, הכניסו את המעטפה למדפסת והדפיסו את הכתובת על המעטפה.
   • אם המכתב חשוב ביותר ו / או דחוף, עליך לשלוח אותו באמצעות שליח.
   • אם ברצונך לשלוח את ההודעה בדוא"ל, המרה לפורמט HTML או שמור את ההודעה כ- PDF כדי לשמור על הפורמט. דיוור נייר עדיף.
   פרסומת

עֵצָה

• השתמש בעט טוב לחתימת אותיות.
• מָהִיר. אם אינך יכול לענות לבקשת השולח תוך שבוע, ספר לו על כך ויידע אותו מתי יוכלו לקבל תשובה ממך.
• התמקדו בחיובי. דבר על הדברים שאתה יכול לעשות, ולא על הדברים שאתה לא יכול. לדוגמא, אם אין לך פריט במלאי, אל תגיד ללקוח שאתה לא יכול למלא את הזמנתו, במקום זאת, אמור שהמוצר פופולרי כך שהצד שלך אזל מהמלאי. . ואז אמור להם מתי תוכל להציע להם את המוצר.
• אם אתה כותב מכתב עם הרבה תוכן, עליך לרשום אותם תחילה.
  • רשום את כל הדברים שאתה רוצה לכסות. אל תדאג לגבי ההזמנה.
  • עבור כל תוכן, רשום את מילות המפתח, הדוגמאות, הטיעונים והעובדות.
  • בדוק את התוכן במתאר שלך כך שיתאימו למטרתך ולקהל שלך.
  • גזור את כל הבעיות שאינן קשורות.
  • סדר את המידע לפי הסדר המתאים ביותר לקורא.

אַזהָרָה

• אל תכתוב אותיות עם משפטים מחמיאים. מחמאה אמיתית היא מקובלת, אך אם תעשה זאת בעודף, הקורא ירגיש שאתה עובד על ידי מחמיא ולא על פי יכולתך.
• אל תשתמש בטון קשה ומרשים מדי. זכרו, אתם מנסים לחזק או ליצור קשר מקצועי עם מכתב עסקי.