מְחַבֵּר:
Christy White
תאריך הבריאה:
6 מאי 2021
תאריך עדכון:
1 יולי 2024
תוֹכֶן
כל חברה שמקבלת מבקרים זקוקה לפקיד קבלה. פקיד קבלה הוא מי שמקבל מבקרים בסופר של החברה או המוסד. זה בדרך כלל האדם הראשון שעל המבקר לפגוש, וכידוע הרושם הראשוני תמיד חשוב מאוד. על פקיד הקבלה לקבל את המבקר באדיבות ולענות נכון, גם בטלפון או בדואר אלקטרוני. זהו, כביכול, כרטיס הביקור של החברה.
לדרוך
שיטה 1 מתוך 2: חלק 1: יש את הכישורים הנכונים
בעלי כישורים ארגוניים מצוינים. בתור פקיד קבלה אתה כרטיס הביקור של החברה - - אתה האדם שהלקוח מדבר איתו קודם, ואליו העובדים מגיעים למידע ותכנון. בנוסף לשיחת טלפון ולהפניית מבקרים, לעתים קרובות אתה צריך להתמודד עם לקוחות, לארגן כל מיני אירועים, לתאם פגישות וכו 'מכיוון שהדבר טומן בחובו תחומי אחריות רבים, חשוב שאתה כפקיד קבלה יהיה מאורגן היטב, כך שתוכל לעשות כמה דברים בו זמנית. יכול לעשות. אם אינך מסוגל לקחת על עצמך מספר משימות בו זמנית ולהשלים אותן לפי הסדר הנכון, לא תחזיק מעמד זמן רב כפקיד קבלה. - דרך טובה להתארגן היא להשקיע במערכת ארכיון שתוכלו לעבוד איתה. חשוב שתדעו איזה ניירות ומידע עשויים להזדקק לבוס, לעמיתים ולקוחות שלכם. שמור את כל המידע הזה בתיקיות שונות - על שולחן העבודה של המחשב או על הנייר. ארגן את המערכת שלך בצורה הטובה ביותר עבורך - אם אתה זקוק לפתקים דביקים ניאון לשם כך, זה גם בסדר.
- להיות מאורגן פירושו גם שאתה יכול להניע את עצמך - אתה לא צריך שאף אחד יגיד לך איך לעשות משהו, או לשמור על המסלול הנכון. אם אתה מסודר היטב, אתה יודע בדיוק אילו משימות עליך לבצע ביום, ואילו דברים הם בעלי עדיפות.
- ודא שיש לך (הרבה) מספרי טלפון בהישג יד, למשל של עמיתים, קבלנים, אנשי מכירות, שירותי חירום וכו '. תזדקק לכולם בזמן מסוים. אחסן את מספרי הטלפון בתוכנת מחשב מיוחדת או ברולודקס.
וודאו שיש לכם מעט ידע טכני. פיסת הטכנולוגיה החשובה ביותר שאיתה פקיד קבלה צריך להתמודד היא הטלפון - וכל אותם כפתורים וקווים הקשורים אליו. כישורי מחשב הם גם חיוניים - רוב פקידי הקבלה צריכים לדעת לשלוח מיילים ולהיות טובים בשימוש במעבד תמלילים. זה מועיל גם אם אתה יודע ליצור גיליונות אלקטרוניים ולהשתמש בתוכניות ספציפיות לחברה שאתה עובד בה. - זכור כי קרוב לוודאי שתצטרך להיות מסוגל לטפל במעתיק, בסורק ובמדפסת (ולפתור בעיות שעמיתייך לעבודה חווים בעבודה עם מכשירים אלה). אם אתה יודע באיזה סוג של ציוד אתה משתמש, התעמק במדריכים כדי שתוכל לפתור את הבעיות הנפוצות ביותר.
להיות אמין. פקיד הקבלה צפוי להיות ליד שולחנו / שלה בכל עת - החברה זוכה לשם רע אם איש אינו עונה לטלפון, או אם זמני ההמתנה ארוכים מאוד. הפוך את האמינות שלך בראש סדר העדיפויות שלך - אם הבוס שלך יודע שהוא יכול לסמוך עליך ושאתה תמיד שם כדי לעזור, אתה הופך את עצמך לחיוני. 
היה מאזין טוב. חלק חשוב מלהיות פקיד קבלה הוא להקשיב לאנשים אחרים - בטלפון, כאשר לקוח שואל שאלה בשולחן העבודה, או כשמידע מועבר אליך. אם אתה מאזין טוב, אתה יכול לעבוד ביעילות רבה יותר - תוכל לפתור בעיות ביתר קלות אם תבין מיד מה מישהו מבקש ממך, ותוכל להפנות את הלקוחות טוב יותר למחלקה בה הם יכולים להיעזר בהם. 
רשמו הכל. כאשר הבוס שלך מבקש ממך לעשות משהו, רשום את הפרטים. כאשר לקוח מתקשר, דאג לרשום את המידע שלו (שם, פרטי קשר, מה הוא רוצה וכו '). הערות עוזרות לכם להישאר מסודרים ולהזכיר לכם את כל הדברים הקטנים שמתרחשים ביום. כתוב את ההערות שלך במחברת או במחברת ושמור אותה איתך כל הזמן. תתפלאי כמה זה שימושי, במיוחד אם אתה רוצה לדעת מה אותו אדם שהתקשר לפני חמש שעות רצה. - הקפד לכתוב את ההודעות בפירוט ולקרוא את מה שכתבת. חזור על ההודעה ו / או על פרטי ההתקשרות בזמן שאתה רושם אותה כדי לוודא שיש לך את המידע הנכון.
ענה לטלפון בנימוס בברכה סטנדרטית, כגון "בוקר טוב, אתה מדבר עם ____ (שמך), מתוך ____ (שם החברה), איך אני יכול לעזור לך?דאג לענות לטלפון לאחר צלצול אחד או שניים. זה לא בסדר להעמיד אנשים יותר מדקה (זה יותר ארוך ממה שאתה חושב). - הקשיבו היטב לשמו של האדם שהמתקשר מבקש. חזור על הפעולה אם אתה רוצה לוודא. שאל אם המתקשר יכול לאיית את השם אם קשה להבין אותו.
- העבר את השיחה בצורה מסודרת עם משפט סטנדרטי, כגון "חכה רגע, אני אעביר אותך למר סמית". או אם האדם נמצא בשיחה: "מר סמיט נמצא כרגע בשיחה. האם תרצה לחכות או שאעביר את ההודעה?". תודה בנימוס למתקשר והעביר את השיחה.
ברוך את משלוחי המנות במקצועיות ובאדיבות כמו כל מבקר אחר. יתכן שתצטרך לחתום על משלוח. וודא שהחתימה שלך קריאה. איש המסירה עשוי להזדקק להוראות היכן לשים את החבילה. דאג לפנות לעובדים המתאימים לעניינים כאלה. 
קבל לקוחות המגיעים לעסק ביעילות ובנימוס. לאחר שהמבקר אומר לך מי הם ומי הוא מחפש, אתה מתחבר לאותו אדם ואומר להם מי שם. משפט סטנדרטי שתוכלו להשתמש בו הוא: "מר סמיט, גברת יאנסן מ- XYZ b.v. כאן לפגישה של השעה 2". נסה תמיד לתת שם פרטי ושם משפחה, ואת החברה שהם מייצגים. כדאי לשאול אם יש לו / ה פגישה. מר סמיט ייתן הוראות נוספות היכן לגרום ללקוח להמתין וכמה זמן זה ייקח. לאחר מכן תוכל לומר למבקר: "מר סמיט יהיה שם בעוד דקה". או: "מר סמיט אומר שהוא מסיים פגישה ושהוא יהיה שם בעוד חמש דקות. אנא שב".
שיטה 2 מתוך 2: חלק 2: היה ייצוגי
יש גישה חיובית. כאמור לעיל, פקיד הקבלה הוא כרטיס הביקור של החברה - הלקוחות רואים אותך קודם, ועונים על שאלות של אנשים שלא יכולים להגיע למשרד. אף אחד לא רוצה שיקבל את פניו עם פרצוף חמוץ או זועף. תמיד יש חיוך על הפנים ואישיות עליזה. היה סבלני עם לקוחות קשים, גם אם הם עולים לך על העצבים. - גם אם יש לך לקוח קשה מאוד, המשך להזכיר לעצמך שיש לך אישיות חזקה ומאושרת. אמור לעצמך שהם מוציאים עליך את תסכוליהם, אך דע כי כל עוד אתה עושה כמיטב יכולתך כדי להתאים אותם, אתה לא זה שעושה משהו לא בסדר. עדיף לשמור על קור רוח מאשר להתפוצץ.
שתהיה ברכה מוכנה. תמיד חשוב לברך את הלקוחות בצורה ידידותית. גם אם תצטרכו לסיים משהו לפני שתוכלו לעזור ללקוח, חשוב לברך אותו, כדי שיידעו שהוא נראה וכי יעזרו לו. - לדוגמא, אתה יכול לברך עם: "בוקר טוב! אם תשב, אני אהיה בסדר איתך!".
להיות מנומס. היה מכבד. התייחס לכולם כאילו הם האדם החשוב ביותר שייכנס היום למשרד. זו העבודה שלך - לאף אחד לא אכפת שבילית שעות בפקק הבוקר, או שפשוט מזגת קפה על נעלי העור החדשות שלך. השאירו דאגות אישיות בבית. לגרום ללקוח להרגיש בנוח וליהנות לדבר איתך. 
נציג השמלה. אתה מייצג חברה, אז אתה צריך להיראות מסודר. השקיעו בבגדים התואמים את התרבות הארגונית. אם אתה פקיד קבלה בסוג מסוים של עסק (למשל, מותג בגדים) יכול להיות שטוב ללבוש בגדים מאותו המותג. נטו לצד השמרני, אלא אם כן אתם עובדים במקום שחשוב לאופנה או לגורמים אחרים. - בדוק אם לחברה שלך יש תקנות ספציפיות ביחס לבגדים. החברה שלך עשויה להיות בסדר עם בגדי עבודה רשמיים, אך לעולם אל תזכור אותך ל להתלבש באופן רשמי (מכנסי טרנינג אולי לא מוערכים).
- תראה תמיד מסודר.
טיפים
- שמור על דברים אישיים נפרדים מהעבודה. זה גם אומר שאתה לא מטפל בשיחות אימיילים ובמיילים בעבודה. מחלקת ה- IT יכולה לפקח על פעילויות המחשב שלך.
- היו נחמדים למנהלים, בדקו אם תוכלו לעזור להם כשאין לכם מה לעשות.
- זכרו מי משלם את המשכורת ותכבדו אותם תמיד.
- מצא מישהו שיוכל לפקוח עין על השולחן או הטלפון כשאתה צריך ללכת לשירותים, כשאתה יוצא לארוחת צהריים, בחופשה וכו '. ככה לא יחכו לך אנשים כועסים כשתחזור.
- שאלו עמיתים אם תוכלו לעזור במשהו. אתה יכול לעשות חברים טובים יותר על ידי עזרה מאשר אויבים על ידי תלונה.
- טיפול בדואר הוא לרוב גם חלק מתפקידך. ביום הראשון שלך, ברר מיד לאן הוא צריך להגיע, מי יספק אותו ומתי.
- היו תמיד מוכנים ללמוד משימה חדשה. צדדיות יכולה להביא לך הרבה.
- כתוב הודעות בשכפול ותן עותק לאדם שעבורו ההודעה מיועדת. או השתמש ביומן, זה מקל על מציאת הדברים, במיוחד אם אתה מחפש שם או מספר טלפון.
אזהרות
- לעולם אל תגיד "אני לא אעשה." אז תאבד במהירות את העבודה שלך.
- אל תעמיד פנים שאתה נחמד. אנשים רואים ממש דרכו. היו מעוניינים באמת, מנומסים ומכבדים. אם אינך יכול לעשות זאת, אתה לא צריך להיות פקיד קבלה. אתה מוריד את המוניטין של החברה. אז חפש עבודה משרדית שבה אתה לא צריך לצאת בפומבי.
- אל תתווכח עם לקוח או מתקשר. הפנה אותו לממונה עליו.
