תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 3: בקשת חופשה מהמעסיק שלך
• חלק 2 מתוך 3: הגשת בקשה לחופשה באוניברסיטה או בבית הספר שלך
• חלק 3 מתוך 3: עיצוב מכתבך

חופשה היא תקופה בה יש לך אישור להיות חופשי מהעבודה או מבית הספר. חופשה עשויה להיות נחוצה מסיבות שונות, כגון כאשר אתה בעצמך חולה או כאשר בן משפחה חולה, או בגלל חופשה ממושכת. במקרים מסוימים עובדים זכאים על פי חוק לצורות חופשה מסוימות, כגון לידה או חופשה כאשר אתה מאמץ ילד, או כאשר עליך לטפל בבן משפחה קרוב. הגדרת החופשה תלויה לאורך זמן ההיעדרות. במקרים מסוימים, כמו היעדרות קצרה מהעבודה או מבית הספר של פחות מחודש, זה לא נחשב לחופשה, בעוד שבמקרים אחרים אפילו היעדרות של שבוע נחשבת לחופשה. לפני הגשת בקשה לחופשה, חשוב לקבוע מה מגדיר מעסיק או בית ספר כחופשה, מכיוון שהיעדרותך המוצעת לא עשויה להיות ארוכה מספיק כדי שתוכל לבקש זאת באופן רשמי.

לדרוך

חלק 1 מתוך 3: בקשת חופשה מהמעסיק שלך

1. תן אזהרה מוקדמת למפקח שלך. כאשר אתם מבקשים חופשה ממעסיקכם, חשוב לתת התראה מוקדמת. כמובן, אזהרה מוקדמת לא תמיד אפשרית בנסיבות מסוימות, כגון מוות בלתי צפוי של אדם אהוב. עם זאת, אם אפשרית התראה מוקדמת (למשל, אם חופשת החופשה הרצויה היא רק כמה שבועות או חודשים), כתוב את המכתב מוקדם ככל האפשר, כך שהמעסיק וחברי הצוות שלך בעבודה יוכלו לקחת אותו בחשבון. דרך טובה לתת אזהרה מוקדמת היא לדון בהצעת החופשה עם הבוס שלך לפני הגשת בקשה לחופשה. כך תוכלו להתייחס לשיחה הקודמת שלכם במשפט הראשון והמכתב לא יפתיע את הבוס שלכם.
2. ציין תאריך ספציפי. כלול את התאריכים הספציפיים שבהם אתה מתכוון להתרחק. אל תהיה מעורפל לגבי מתי אתה רוצה להיעדר. במקרים מסוימים יתכן שלא ניתן יהיה לספק נתונים ספציפיים, אך נתונים ספציפיים יסייעו למעסיק שלך ולעמיתיך לתכנן מראש כיצד הם יכולים לנהל את עבודתך בהיעדרך. לכן, במידת האפשר, היו ספציפיים ככל האפשר במכתבכם לגבי התאריכים בהם אתם מתכננים להתרחק מהעבודה.
3. היה שקוף כלפי המעסיק שלך. היה שקוף ככל האפשר מדוע אתה רוצה חופש. זה לא אומר שאתה צריך לעבור על כל פרט קטן מדוע אתה רוצה להתרחק. במקרים רבים, למעסיק שלך אין אפילו זכות לדעת פרטים מסוימים על חייך הפרטיים. עם זאת, להיות שקוף וכנה ככל האפשר למעסיק שלך לגבי הסיבה שאתה רוצה חופשה ממזער את האפשרות להתנגשות עם ההנהלה.
4. דן כיצד תועבר עבודתך בהיעדרך. במכתבך עליך לציין שאתה מודע לאחריותך ולהבין שלפני שאתה עוזב, ברצונך לדון כיצד תועבר עבודתך בהיעדרך. אתה יכול לספק פרטים במכתב שלך על האופן שבו אתה חושב שיש למסור את עבודתך (למשל, על ידי השארת הערות מפורטות לחברי הצוות שלך אודות הפרויקטים הנוכחיים שיש לבצע בהיעדרך, או לספק את פרטי הקשר שלך כדי שחברי הצוות יוכלו להגיע אליך. במצב חירום).
5. דעו לאילו סוגי חופשות אתם זכאים. דעו כי אתם זכאים לסוגי חופשה מסוימים על פי חוק. חשוב להבחין בין חופשה שאתה זכאי לה לבין חופשה שיכולה להיות מורשית רק על ידי המעסיק שלך.
   • בהולנד, למשל, אתה זכאי לפחות 16 שבועות של חופשת לידה ללא תשלום (אך עדיין תוכל לקבל הטבות) לאחר לידת ילד או לא יאוחר מ- 22 שבועות לאחר אימוץ הילד.
   • אם אתה כותב מכתב לבקשת חופשה שאתה זכאי לה על פי החוק, אתה יכול לבסס את בקשתך על כך. לדוגמא, אתה יכול לומר, "כפי שאתה ושנינו יודעים, אני זכאי לחופשה. אני מקווה לקבל חופש בין (הזן תאריכים). איך נוכל להבטיח פרודוקטיביות ממשיכה? "בנוסף, שאלת המעסיק שלך כיצד לשמור על פרודוקטיביות מראה כי אכפת לך מרווחת המעסיק שלך, וזה יכול לחזק את עמדתך בעבודה.
   • אם אתה מבקש חופשה שאינך זכאי לה אוטומטית במסגרת החוזה שלך, התאם את הטון שלך כך שתראה שאתה מצטער על אי הנוחות ומבטיח לפצות על זמן אבוד ככל האפשר.
   • יידע את הבוס שלך אם יש לך ימי חופשה או ימי מחלה שנצברו.
   • הכללת מידע זה במכתב מבהירה את הדברים גם עבור קצין משאבי אנוש, למקרה שהבוס שלך יחליט לדחות את בקשתך ואתה צריך לערער.
6. ספק רעיונות כיצד ברצונך להאציל את עבודתך בהיעדרך. בעוד שהבוס שלך כנראה יש את המילה הסופית בנושא זה, אתה יכול לספק הצעות מועילות לגבי מי מהעובדים שלך לדעתך עדיף להשתלט על היבטים שונים בתפקידך בהיעדרך. עם זאת, אל תתן הכל לאדם אחד, מכיוון שזה יהיה לא הוגן כלפי אותו עמית מסוים.
7. השתמש בטון מכובד. יהיו הנסיבות אשר יהיו, חשוב שתגישו בקשה לחופשה בצורה אדיבה. במילים אחרות, עליך לבקש ולא לדרוש בקשה, גם אם אתה זכאי לה על פי חוק. לשאול בנימוס יכול למנוע עימות עם ההנהלה.

חלק 2 מתוך 3: הגשת בקשה לחופשה באוניברסיטה או בבית הספר שלך

1. מצא טופס בקשת חופשה. סטודנטים שרוצים להגיש בקשה לחופשה באוניברסיטה או בבית הספר שלהם בדרך כלל צריכים למלא טופס. הורד טופס בקשת חופשה מאתר האוניברסיטה שלך. טפסים אלה חייבים להיות זמינים גם במחלקה של תוכנית הלימודים שלך.
2. מלא את הטופס. הטופס מבקש מידע כגון שמך, מספר התלמיד, כתובתך ותכנית הלימודים שלך.
   • הטופס כנראה יבקש גם את הלאום או הוויזה שלך. חופשה עשויה להשפיע על הויזה של סטודנטים בינלאומיים. הסיבה לכך היא שאם אתה סטודנט בינלאומי הונפקה לך אשרת לימודים. אם אתה נסוג מההשכלה שלך במשך זמן רב, ייתכן שתתבקש לחזור לארץ מולדתך ולהגיש בקשה לוויזה אם ברצונך לחזור. גלה מה עשויה להיות השפעת החופשה על הויזה שלך אם אתה סטודנט בינלאומי המחזיק באשרת סטודנט. מדיניות זו שונה במדינה והיא נקבעת על ידי הממשלה.
   • באוניברסיטאות בארצות הברית, הטופס ישאל אם אתה מקבל תמיכה כספית מהממשלה. אם אתה סטודנט בארה"ב ומקבל קצבה, בדרך כלל יש לך דרישת נוכחות לקבל קצבה זו. חופשה עשויה להשפיע על זכאותך לקצבה זו, לכן חשוב לפנות למשרד הקצבאות ולדבר עם יועץ פיננסי על הדרך הטובה ביותר להגיש בקשה לחופשה. בהולנד, כסטודנט בבית הספר, עליך לבקש חופשה גם בגלל נוכחות או לימודי חובה.
3. כתוב מכתב לבקשת החופשה שלך כתיעוד תומך. בדרך כלל יש לצרף את בקשת החופשה במסמכים תומכים שהאוניברסיטה שלך תצטרך כדי לאשר את בקשתך. אם אתה מגיש בקשה לחופשה צבאית, עליך להוסיף את הצו הצבאי שלך. אם אתה מבקש חופשה מסיבות רפואיות, עליך לכלול מכתב מהרופא או מטפל הרפואה שלך.עם זאת, אם אתם מבקשים חופשה מסיבות אישיות, עליכם לכתוב מכתב לבקשת חופשה המציין את הנסיבות והסיבות לבקשתכם.
4. היו שקופים לגבי הסיבות שלכם. אם בקשת החופשה שלך מסיבות אישיות, חשוב להיות שקופים ככל האפשר כלפי המחלקה שלך, כך שהמחלקה שלך תוכל לקבוע אם אתה זכאי לעזוב במצבך הספציפי.
5. במכתב שלך, ציין כל עבודה שאתה רוצה לעשות בזמן שאתה לא נמצא. לדוגמה, אתה יכול להיות סטודנט מחקר המבקש חופשה להשלמת פרויקט המחקר שלך במקום מרוחק. בדרך כלל סטודנטים לדוקטורט זכאים לחופשה מסוג זה. עם זאת, עליהם לדון בתוכניותיהם עם יועצי הלימוד של הפקולטה שלהם לפני הקצאת החופשה, כך שיועץ הלימודים יוכל לאשר למחלקה שאתה (הסטודנט) עומד ביעדי המחקר שלך. בבקשת החופשה שלך, ציין כל עבודה שאתה מתכנן לבצע במהלך היעדרותך.

חלק 3 מתוך 3: עיצוב מכתבך

1. כלול את כתובת השולח. זה אולי נראה מיותר לכלול כתובת משלך אם אתה עובד באותו בניין כמו המעסיק שלך, אך פעולה זו תבטיח שהמכתב יוחזר לכתובת הנכונה במקרה וסניף הדואר יטעה במשלוח. גם במחלקת משאבי אנוש קל לאחסן את מכתבך אם כתובתו כתוב עליו.
2. השתמש בתאריך שבו הושלמה המכתב. לעתים קרובות אנשים מתארכים את המכתב שלהם כשהם מתחילים אותו, אך אם לוקח לך כמה ימים לסיים את המכתב, אל תשכח לשנות את התאריך לתאריך בו הושלמה ונחתמה המכתב.
3. ציין את כתובת הנמען. ציין את שם הנמען ותוארו האישי (למשל ד"ר סמיט, פרופ 'לוטן).
4. השתמש בשם הנמען לברכה. גם אם אתה מכיר את הבוס שלך היטב, פנה אליה באופן רשמי לפי התואר המקצועי או האישי שלה, ואחריו שם המשפחה שלה.
5. החליטו באיזה סגנון עיצוב תרצו להשתמש לפסקאות. סגנון עיצוב פופולרי עוקב אחר מנהגים אלה:
   • פסקאות מרווחות באופן יחיד.
   • הכללים מנוגדים לשוליים השמאליים.
   • במקום להזין פסקה, כל השורות צריכות להיות מחוץ לשוליים השמאלים.
   • יש רווח בין הפסקאות.
6. סיים את מכתבך בסגירה מנומסת, כגון "בברכה" או "בברכה".
   • שים רווח בין הפסקה האחרונה לסגירת "בברכה".
   • השאירו ארבעה קווים לבנים בין "בברכה" לחתימתכם.
7. חתמו על המכתב. לאחר שהדפסת את המכתב, חתום בעט ברווח שבין ארבעת הקווים הלבנים.