תוֹכֶן

• צעדים
• טיפים
• אזהרות

בעסקים ישנם שני תחומים עיקריים שעל רואה החשבון לקיים - חייבים וחובות. אלה שני כיוונים ששמותיהם מדברים בעד עצמם. אם הראשון אחראי על קבלת כספים ממכירת סחורות ושירותים, הרי שהשני אחראי לתשלום עבור סחורות ושירותים הדרושים לעסק. מאמר זה ילמד אותך כיצד לעקוב אחר חשבונות חייבים, בהנחה שהלקוח כבר קיבל את הסחורה או השירותים והחשבונית נשלחה גם לתשלום.

צעדים

1. 1 צור חשבון נפרד לכל לקוח במערכת החשבונאות שלך. אתה יכול להשתמש ב- Excel (Microsoft Excel) לשמירת רשומות קטנות. עם זאת, אם יש לך עסקאות גדולות, עדיף להשתמש בתוכניות חשבונאות מיוחדות כגון 1C, QuickBooks.
   • עליך לקבל מידע על החברה: שם, איש קשר, כתובת, מספר טלפון ופקס.
   • הזן את המידע למערכת האלקטרונית על ידי הקצאת מספר חשבון או קוד זיהוי.
   • כאשר אתה מוכר מוצרים או שירותים ללקוח זה, הזן את המידע בחשבונית שלו.
   • שמור רשומות באופן אלקטרוני ושמור עותקי נייר אם נדרש על פי מדיניות חשבונאות.
2. 2 צור דוח של אנשים עם חובות באיחור של יותר מ -30 יום בתוכנית החשבונאות לחשבונאות חודשית. וודא שהחשבוניות שלך ערוכות בצורה מקצועית וכוללות את לוגו ושם החברה שלך, כמו גם כתובת ומספרי טלפון ופקס.
   • השתמש בחשבונות חייבים רק עבור אותם לקוחות שחייבים לך. שלח ללקוחות אלה רשימת עסקאות. במסמך זה יש לציין גם את תאריך הרכישה, הסכום החייב, העלויות הכרוכות במשלוח ושירותים נוספים.
   • כל חשבונית לתשלום חייבת לציין את העונש שיחול במקרה של איחור בתשלום. תנאים כאלה יש לנהל משא ומתן עם הלקוח.
   • חשבוניות ששולמו לאחר מועד הפירעון המוסכם צריכות לכלול גם בדוח. ערוך רשימה הכוללת את תאריך הרכישה ואת תאריך התשלום המאוחר (למשל 30, 60, 90 ו -120 ימים או יותר).
3. 3 הזן את פרטי התשלום כאשר הכספים מתקבלים מהלקוח, וסגור את חובו לחברתך.
4. 4 צור קשר עם סוכנות גבייה אם יש לך חוב שעבר איחור לטווח ארוך. לפיכך, תוכל להפחית חובות רעים ולהגדיל את נכסיך במחזור.

טיפים

• בתוכניות חשבונאות רבות יש טפסים ליצירת הדוחות הנדרשים. עם זאת, אתה יכול למצוא גם טפסים באינטרנט. ל- SampleWords.com מגוון טפסים באנגלית שניתן להוריד בחינם.

אזהרות

• האינטרס שלך הוא לאחסן סריקות של הזמנות, מסמכי משלוח, כמו גם מסמכים אחרים בתיקיות אלקטרוניות נפרדות, אם אינך רואה בכך צורך לאחסן אותן בנייר. עדיף שיהיה לך הרבה מסמכים מאשר לא מספיק אם אתה צריך להוכיח את החוב של הלקוח.