תוֹכֶן

• צעדים
• טיפים
• אזהרות

לצורך ארגון נכון של העבודה במשרד, חשוב מאוד שתהיה מערכת יעילה של חשבונאות ואחסון מסמכים. ללא קשר למספר האנשים שיש להם גישה למסמכים, המערכת צריכה להיות מאורגנת בצורה כזו שכולם יכולים למצוא את המסמך הנדרש. אם מערכת ההקלטה והאחסון של מסמכים קשה לשימוש, אז תתחיל להשאיר את כל המסמכים בהישג יד מחשש לאבד אותם בארון התיוק, וכתוצאה מכך שולחן העבודה שלך יהיה זרוע בערימות ניירות.

צעדים

1. 1 בחר מערכת תיוק. מה שזה לא יהיה, קודם כל, זה חייב להיות הגיוני כדי שתדע את המיקום המדויק של כל מסמך. פתרונות אפשריים:
   • אָלֶף בֵּיתִי. מערכת זו פועלת בצורה הטובה ביותר אם רוב המסמכים שלך מכילים שמות של לקוחות, מטופלים או לקוחות.
   • נושא או קטגוריות: רוב המערכות מאורגנות לפי נושאים או קטגוריות, הן עובדות מצוין כשהן מאורגנות כראוי, אבל מאוד מבלבלות כשלא מאורגנות כראוי.
   • ממוספר / כרונולוגי. מערכת זו פועלת בצורה הטובה ביותר עבור מסמכים ממוספרים או מתוארכים כגון הזמנות רכישה או מרשמים.
2. 2 השתמש בתיקיות תלויות בארונות תיוק. תיקיות תלויות אינן ניתנות להסרה, הן פועלות כמחזיקות למעטפות שתוציא מהקופסאות.
3. 3 ארגן מסמכים לערימות לקטגוריות. אם הגובה הוא יותר מ -5 ס"מ, חלקו אותו לקטגוריות משנה. אם הערימה נמוכה מדי, שלבו אותה עם מחסנית נוספת ושנו את שמם. שמות הערימות אמורים לאפשר לך לקבוע בקלות איזה מהם אתה רוצה לשלוח מסמך מסוים.
4. 4 הניחו כל ערימה במעטפת נייר ותייגו בצורה ברורה. עדיף להשתמש בתיקיות עם כרטיסיות מרוכזות במקום בהפוך כדי להעניק למסמכים שלך מראה נקי יותר.
5. 5 הניחו מעטפות בתיקיות תלויות. עבור רוב המסמכים, תיקיות תלויות רגילות יעבדו, אך עבור מסמכים עבים או תת-קטגוריות, השתמש בתיקיות בעלות תחתית שטוחה. אתה יכול לסדר את התיקיות בכל סדר, אך בדרך כלל משמשת מערכת אלפביתית לשם כך.
6. 6 סמן את התיקיות התלויות באותם שמות כמו המעטפות. סדר את כל לשוניות הפלסטיק בצד שמאל של התיקייה אם אינך משתמש בארון תיוק אנכי. במקרה האחרון, כשהתיקיות משמאל לימין במגירה פתוחה ולא מהחלק האחורי, הניחו את הלשוניות מימין.
7. 7 יש לקפל תיקיות עוטפות ומעטפות ליד ארון התיקים, כך שתוכל תמיד להוסיף תיקיה במהירות כאשר יש בידך מסמך שאינו שייך לתיקיות הקיימות. אין להשתמש בתיקיות עבות או דקות מדי. זכור לשנות שמות תיקיות בעת סידור מחדש של מסמכים.
8. 8 בסוף השנה, הסר את כל התיקיות, סמן את תיקיות הנייר החדשות באותן שמות קטגוריות והנח אותן בארונות התיוק. עברו על התיקיות הישנות כדי להעביר חלק מהמסמכים הדרושים לכם לתיקיות הנוכחיות, ושלחו את השאר לארכיון.

טיפים

• ייתכן שתרצה לסדר תיקיות צבע על ידי הדפסת תגים צבעוניים במחשב שלך כדי לגרום לארון הקבצים שלך להיראות מרשים יותר. אך כאשר אתה צריך לבצע שינויים, למשל, הוסף תיקייה אחת, אתה יכול להיות מתוסכל כאשר אתה מגלה שנגמרות לך התיקיות בצבע הנכון וצריך לחתום על התיקיה באופן ידני. הפשטות היא הדבר הבטוח ביותר.

אזהרות

• לעולם אל תיצור ערימה בשם "שונות", אחרת לעולם לא תסווג מסמכים אלה.
• לאחר ארגון מערכת תיוק, שמור על הסדר בארון התיקים. קח זמן בכל יום למיין ולהסיר מסמכים משולחן העבודה שלך. עמדו בפיתוי להניח סל מסמכים עמוק על גבי ארון התיקים שלכם, אחרת תוכלו למלא אותו ולסיים מחסן מבולגן.