תוֹכֶן

• צעדים
• שיטה 1 מתוך 2: כיצד לכתוב תוכנית לניהול שינויים ארגוניים
• שיטה 2 מתוך 2: כיצד לעקוב אחר שינויים בכל פרויקט
• המלצות

ישנם שני סוגים של תוכניות לניהול שינויים. אחד מהם לוקח בחשבון את השפעת השינוי על הארגון ומטרתו לתמוך בתקופת המעבר. סוג אחר של תוכנית מאפשר לך לעקוב אחר ההתקדמות של פרויקט יחיד, ללכוד סטיות או שינויים במהלך ובהיקף הפרויקט. מטרת שתי התוכנית היא לבטא בצורה ברורה וברורה מה בדיוק צריך לעשות.

צעדים

שיטה 1 מתוך 2: כיצד לכתוב תוכנית לניהול שינויים ארגוניים

1. 1 ציין את הסיבות לשינוי. ציין את הגורמים שהשפיעו על ההחלטה ליישם את השינוי, כגון פרודוקטיביות נמוכה, טכנולוגיה חדשה או שינוי במשימת הארגון.
   • גישה אחת היא לתאר את המצב הנוכחי בארגון ולאיזה מצב הוא יוביל בעתיד את התוכנית המתוארת.
2. 2 ציין את סוג וסולם השינויים. תאר בקצרה את אופי השינויים הצפויים בתוך הפרויקט. ציין בדיוק מה ישפיע השינוי: אחריות התפקיד, תהליכים, מדיניות ו / או מבנה ארגוני. ציין את המחלקות, הצוותים, המערכות ורכיבי הארגון האחרים שיושפעו מהשינויים הקרובים.
3. 3 ציין איזה בעל עניין תומך בפרויקט זה. ציין את כל בעלי העניין שיושפעו מיישום תוכנית זו, כגון הנהלה בכירה, מנהל פרויקטים, נותן חסות לפרויקט, משתמשי קצה ו / או עובדי חברה. עבור כל קטגוריה, ציין אם בעלי עניין אלה תומכים בפרויקט השינוי.
   • נסה לשקף מידע זה בטבלה לבהירות ובהירות יותר. לדוגמה, ניתן לקחת מדדים כגון מודעות, תמיכה והשפעה כתבנית שימושית ולדרג אותם כגבוהים / בינוניים / נמוכים עבור כל קבוצת בעלי עניין.
   • במידת האפשר, ערוך ראיונות פנים אל פנים לבניית תמיכה מצד בעלי העניין.
4. 4 צור צוות ניהול שינויים. צוות זה אחראי להעביר מידע לכל בעלי העניין, להקשיב לדאגותיהם ולוודא שהשינויים ייושמו בצורה חלקה ככל האפשר. בחר אנשים שאמון על הארגון ומכובדים אותם ובעלי כישורי תקשורת טובים.
   • זה חל גם על רמת ההנהלה הבכירה. הדגישו את תשומת לב המנהיגים כי יידרשו לא רק להסכים על התוכנית, אלא גם לקדם באופן פעיל שינוי.
5. 5 פיתוח גישה מושגית לניהול הארגון. התמיכה המלאה של המשפיעים בארגון היא קריטית לביצוע מוצלח של שינוי. תנו לכל מנהיג להגיד את דברו על השינוי ולעודד את כולם לשחק תפקיד פעיל בהבאת השינוי המוצלח.
6. 6 הכינו תוכנית לכל קבוצת בעלי עניין. העריכו את הסיכונים והחששות של כל קבוצת בעלי עניין, כולל אלה התומכים בשינוי. חלקו את המשימות בין חברי צוות ניהול השינויים כדי להתמודד עם נושאים אלה.
7. 7 ערכו תוכנית תקשורת. תקשורת היא המרכיב החשוב ביותר בניהול השינויים. לתקשר לעתים קרובות ככל האפשר עם כל המעורבים בתהליך השינוי. להדגיש ללא הרף את הסיבות לשינוי ואת היתרונות שהוא יביא.
   • בעלי עניין צריכים להיות מסוגלים לתקשר באופן אישי על מנת להבטיח תקשורת דו כיוונית. פגישות פנים אל פנים חיוניות.
   • מקור המידע צריך להיות נותן החסות הבכיר, מנהל הקו של כל עובד וכל נציג חברה נוסף שאמון על ידי בעלי העניין. כל המידע צריך להתבצע באופן אחיד.
8. 8 התנגדות מסלול. שינויים מתקבלים תמיד בעוינות. זה קורה ברמה האינדיבידואלית, לכן דברו עם בעלי העניין באופן אישי כדי לזהות את הסיבה השורשית להתנגדות. עקוב אחר תלונות ותלונות כך שצוות ניהול השינויים יוכל לפתור בעיות בזמן. הבעיות הנפוצות ביותר מסוג זה כוללות:
   • חוסר מוטיבציה לשינוי או חוסר תחושת דחיפות.
   • חוסר הבנה של התמונה הגדולה או הסיבות מדוע יש צורך בשינויים.
   • חוסר קלט לתהליך.
   • אי ודאות לגבי העתיד, אחריות עתידית או דרישות לאחריות עתידית.
   • כישלון ההנהלה לעמוד בציפיות בנוגע ליישום שינויים או תקשורת.
9. 9 להסיר מגבלות. התשובה לרוב התלונות צריכה להיות מידע נוסף או שינויים באסטרטגיית התקשורת בנוגע לנושאים ספציפיים. במקרים אחרים, ייתכן שיהיה צורך בצעדים נוספים אותם יש לכלול בתוכנית שלך או להשאיר אותם לצוות ניהול השינויים ליישם בהתאם לצורך. שקול אילו מהאפשרויות הבאות עשויות להיות רלוונטיות לארגון שלך:
   • במקרה של שינויים באחריות התפקיד או בתהליכי העבודה, יש להתמקד בהכשרת צוות.
   • אם אתה מצפה לירידה במורל הצוותי או למעבר מלחיץ מדי לסביבה חדשה, הפוך את האווירה לאירוע עם אירוע חברה או פרס עובדים.
   • אם לבעלי העניין אין מוטיבציה לשנות, פתח מערכת תמריצים.
   • אם בעלי העניין מרגישים מוגזמים, קיימו פגישה כדי לקבל את המשוב שלהם והתאימו את התוכנית שלכם בהתאם.

שיטה 2 מתוך 2: כיצד לעקוב אחר שינויים בכל פרויקט

1. 1 הגדר תפקידים בניהול שינויים. ציין את כל התפקידים הנדרשים לפרויקט זה. תאר את האחריות והכישורים הנדרשים לכל תפקיד. לכלול לכל הפחות מנהל פרויקטים, שחייב ליישם שינויים על בסיס יומי, ונותן חסות לפרויקט, שעליו לעקוב אחר ההתקדמות הכוללת ולקבל החלטות לגבי ניהול שינויים ברמת הניהול.
   • לפרויקטים גדולים יותר בארגון גדול, יהיה עליך לפצל את תפקיד ניהול הפרויקטים בין מספר אנשים עם רקע שונה.
2. 2 השתמש בלוח הבקרה של שינוי. לפרויקטים בתוכנה יש בדרך כלל לוח מחוונים של בקרת שינויים שאליו יכולים לגשת חברי כל קבוצת בעלי עניין. תוכנה כזו מאפשרת התאמה אוטומטית של בקשות שינוי, ביטול אחריות זו של מנהל הפרויקט, כמו גם ליידע את בעלי העניין בנוגע להחלטות. גישה זו פועלת היטב בפרויקטים עם מספר רב של בעלי עניין, כמו גם בפרויקטים הדורשים תיקון קבוע של היקף הפרויקט ויעדיו.
3. 3 פיתוח תהליך ליישום בקשות שינוי. שקול כיצד הרעיון מתורגם למציאות כאשר מישהו מהצוות מזהה את הצעד הבא הדרוש. תאר את התהליך הזה ותאם אותו עם כל הצוות מראש. להלן דוגמא:
   • חבר צוות ממלא טופס בקשת שינוי ומעביר בקשה זו למנהל הפרויקט.
   • מנהל הפרויקט רושם בקשה זו ברשימת הבקשות הכללית ומציין את סטטוס הבקשה כאשר מתקבלת החלטה ליישם רעיון או לנטוש אותו.
   • המנהל מטיל את המשימה של חבר צוות להכין תוכנית ספציפית יותר, תוך התחשבות במשאבים הנדרשים.
   • מנהל הפרויקט שולח את התוכנית לאישור נותן החסות לפרויקט.
   • השינוי מיושם. הצדדים המתעניינים מקבלים מידע שוטף על המצב הקיים.
4. 4 צור טופס בקשת שינוי. כל בקשת שינוי חייבת להיות רשומה ברשימת הבקשות הכללית ולכלול את הדברים הבאים:
   • מועד בקשת השינוי;
   • שנה את מספר הבקשה שהוקצה על ידי מנהל הפרויקט
   • שם ותיאור;
   • שם המבקש, כתובת הדוא"ל ומספר הטלפון שלו;
   • עדיפות (גבוהה, בינונית, נמוכה). תוכניות ניהול שינויים מיידיות דורשות ציר זמן ברור;
   • מספר מוצר וגירסה (לפרויקטים של פיתוח תוכנה).
5. 5 רשום מידע נוסף ביומן הבקשות. יומן הבקשות צריך לשקף גם את ההחלטות והצעדים היישומים הנוכחיים. בנוסף למידע שצוין בטופס הבקשה, יש לכלול כאן גם את הנתונים הבאים:
   • סימן על תוצאות האישור (אושר או בוטל);
   • חתימת האדם שאישר את הבקשה;
   • תקופת יישום השינוי;
   • מועד סיום פרויקט השינוי.
6. 6 עקוב אחר שינויים גדולים. בנוסף למעקב אחר סטטוס הפרויקט על בסיס יומי, יהיה מועיל לעקוב אחר כל ההחלטות העיקריות בפרויקט נתון. רשומות כאלה מקלות על מעקב אחר פרויקטים ארוכי טווח או פרויקטים שבמהלכם מתרחשים שינויים במנהיגות. מידע זה משמש גם ליידע לקוחות והנהלה בכירה. לכל שינוי בתזמון, היקף או דרישות של פרויקט, סדרי עדיפויות או אסטרטגיה, שים לב למידע הבא:
   • מי קיבל את ההחלטה.
   • כשהתקבלה ההחלטה.
   • תיאור קצר של הסיבות להחלטה ותהליך היישום. צרף את כל המסמכים הקשורים לתהליך זה.

המלצות

• בנה אמון ומחויבות בקרב העובדים והלקוחות שלך. שינויים נוטים לגרום לאנשים להרגיש לא בנוח. הפגנה בפני אנשים שאתה מחויב לפעול לטובתם יכולה לעזור לך להשיג את תמיכתם.