תוֹכֶן

• צעדים
• שיטה 1 מתוך 9: פיתוח סדר יום
• שיטה 2 מתוך 9: שלח הזמנות
• שיטה 3 מתוך 9: הכינו את מיקום הפגישה
• שיטה 4 מתוך 9: ספק את הכלים הדרושים לפגישה
• שיטה 5 מתוך 9: הכינו שאלון או שאלון
• שיטה 6 מתוך 9: שלח תזכורת לפגישה
• שיטה 7 מתוך 9: התחל לפגוש בדיוק לפי לוח הזמנים
• שיטה 8 מתוך 9: היצמדו לנושא המפגש
• שיטה 9 מתוך 9: ענה על כמה שיותר שאלות

כל מי שמתווך או מארגן מפגש ייהנה מהטיפים הללו. אחריות המארגן כוללת הזמנת משתתפים ומתן כל מה שהם צריכים כדי לעבוד ביעילות רבה ככל האפשר.המארח אחראי גם על מהלך הפגישה עצמה. עליו לדאוג לריכוז מרבי בנושא הפגישה, למנוע מהמשתתפים להיות אישיים ולדון בכללי הפגישה. חומר זה יקל על ארגון וניהול הפגישה כך שתהיה הצלחה.

צעדים

שיטה 1 מתוך 9: פיתוח סדר יום

1. 1 ציין את זמני ההתחלה והסיום של הפגישה, ואת מגבלות הזמן לדיון בכל נושא. משתתפי הפגישה יקבלו זאת באדיבות מצדכם.
2. 2 שאל את האנשים בארגון שלך או את מי שמכנס את הפגישה אילו נושאים צריכים להיכלל בסדר היום, ובקש גם תיאור קצר של כל נושא.

שיטה 2 מתוך 9: שלח הזמנות

1. 1 הדרך הטובה ביותר לשלוח הזמנות היא באמצעות דוא"ל, במיוחד אם לעובדים שלכם יש תוכנית המשלבת פונקציות דוא"ל עם לוח שנה ותזכורות.
2. 2 ציין מועד אחרון לשמירת מקומות. זה יאפשר לך להכין את כמות המשאבים הנדרשת, כך שלא תפריע לפגישה להכנת חומרים חסרים.

שיטה 3 מתוך 9: הכינו את מיקום הפגישה

1. 1 לפגישה חלקה, עליך להכין את החדר כראוי. כאשר אתם שוכרים חלל המשמש לעיתים קרובות לפגישות (למשל בחדר מלון או שירות ייעודי), תוכלו לסמוך על הצוות המקומי שיודע ומכיר את הניואנסים של הכנת החלל.
   • מיקום הרצאה - הכיסאות מיושרים כך שהמרצה נמצא במרכז תשומת הלב. מיקום כזה יעיל במיוחד אם המטרה העיקרית היא העברת מידע כלשהו.
   • סידור תיאטרלי - בחזית החדר מותקן נשיאות (שולחן שעליו יושבים רמקולים ומומחים). סידור הכיסאות של שאר המשתתפים דומה לאולם הרצאות.
   • פריסת בית הספר - שולחנות מוצבים מול שורות הכיסאות כדי לאפשר למשתתפי הפגישה לרשום הערות תוך כדי דיבור. המיקוד הוא ברמקול.
   • שולחן עגול. בחר סידור זה אם המשתתפים יפעלו כצוותים נפרדים וכדי לעורר חילופי רעיונות בין קבוצות או משתתפים בודדים.
   • ערוך שולחן בצורת U. זהו סגנון חדר ישיבות המאפשר למשתתפים לראות זה את זה ולקיים אינטראקציה לפי הצורך.
   • אם אתם מתכננים פגישה פתוחה הכוללת תקשורת עם הקהל, הניחו את הכיסאות במעגל כשהדובר במרכז.

שיטה 4 מתוך 9: ספק את הכלים הדרושים לפגישה

1. 1 הכנה מלאה לפגישה כוללת סט עטים, מחברות, עזרי עבודה, חתיכות וכל דבר אחר שתזדקק לו במהלך הפגישה.
2. 2 הקדש מקום לשאלות. זו יכולה להיות כרזה או לוח שעליהם המשתתפים יכולים לרשום את שאלותיהם או לצרף אותם באמצעות מדבקות נייר דביקות. משתתפי הפגישה יידעו שבזמן מסוים הם יקבלו מענה לשאלותיהם, והפגישה תתנהל בצורה חלקה יותר.
3. 3 הכינו משקאות וחטיפים למשתתפי הפגישה הארוכה. לפגישות קצרות מספיק לשים על כל שולחן בקבוקי מים וקערת ממתקים.

שיטה 5 מתוך 9: הכינו שאלון או שאלון

1. 1 משתתפי הפגישה יכולים להעריך את איכותו מיד לאחר הפגישה, או למלא שאלון ולשלוח אותו בדואר אלקטרוני תוך 1-2 ימים.
2. 2 דפי הערכה ושאלונים מאפשרים לך לקבוע כיצד המפגש נתפס על ידי משתתפיו.

שיטה 6 מתוך 9: שלח תזכורת לפגישה

1. 1 תזכורות נשלחות ביום האחרון לרישום המשתתפים או 1-2 ימים לפני כן.
2. 2 בקשו לדווח אם מישהו שינה תוכניות והוא נאלץ לסגת מההשתתפות.

שיטה 7 מתוך 9: התחל לפגוש בדיוק לפי לוח הזמנים

1. 1 המגיעים לפגישה מסוגלים "להתעדכן", אך לגרום לאחרים לחכות נחשב לגס רוח.
2. 2 בתחילת הפגישה, פרסם הודעות ארגוניות הכוללות זמני הפסקה וארוחת צהריים, מיקומי שירותים, ואיפה וכיצד משתתפי הפגישה יכולים לשאול שאלות.

שיטה 8 מתוך 9: היצמדו לנושא המפגש

1. 1 מארגן הפגישה צריך להדריך את המשתתפים לנושא הפגישה. מתן אפשרות לצאת לנושאים קשורים מסתכן בשיבוש לוח הזמנים של העבודה.
2. 2 הקפידו על זמני ההפסקה והצהריים המיועדים.

שיטה 9 מתוך 9: ענה על כמה שיותר שאלות

1. 1 אסוף שאלות ממשתתפי המפגש. הקדש מספיק זמן לתגובות כדי לספק את האינטרס של כמה שיותר אנשים.
2. 2 לאחר הפגישה, הישארו בהישג יד כדי שתוכלו לפנות אליכם על ידי משתתפי פגישה המתביישים לדבר בפני אנשים אחרים, או כאלה שיש להם נושאים ספציפיים הדורשים דיון פנים אל פנים.
3. 3 הזכירו למשתתפי הפגישה למלא את השאלון או את הרשימה, והודו להם על השתתפותם בפגישה.