תוֹכֶן

• צעדים
• שיטה 1 מתוך 1: כתוב מייל לשירות לקוחות

ישנם מצבים רבים ושונים בהם לקוח צריך ליצור קשר עם חברות או יצרנים לנושאים עסקיים שונים. אבל כשהגיע הזמן לשלוח דוא"ל לשירות לקוחות, אנשים מסוימים עשויים להרגיש המומים. פעמים רבות עולות שאלות כיצד לכתוב אותיות כאלה בצורה אלקטרונית, מכיוון שבדרך כלל הן כתובות בצורת נייר, ומה הסטנדרטים המקובלים בדרך כלל מיושמים על אותיות מסוג זה. אף על פי שתקנים אלה משתנים בהתאם לענף, לאזור ולתרבות, ישנן כמה קווים מנחים כלליים להבטיח שהדואר האלקטרוני שנשלח אל מרכז העזרה יהיה יעיל. להלן ההמלצות המובילות ממי שנתקלו בדוא"ל מסוג זה בעבר.

צעדים

שיטה 1 מתוך 1: כתוב מייל לשירות לקוחות

1. 1 בדוק את האתר. וודא שהחברה עדיין לא פתרה את הבעיה שלך לפני שליחת הדוא"ל שלך. זה יחסוך לכולם זמן ומאמץ, כולל אותך, ויהיה מוערך מאוד.
   • בזמן שאתה בודק את האתר, חפש את ערוצי התקשורת הטובים ביותר. דוא"ל הוא לא תמיד הערוץ הטוב ביותר, ועליך לכבד את מדיניות החברה ולפנות אליהם בדרך אחרת. חברות רבות מציעות תמיכה טלפונית ושירותי תמיכה נוספים כגון תיבת דואר.
2. 2 חפש משאבים מקוונים ייעודיים באינטרנט. חברות רבות מציעות כתובות דוא"ל מותאמות אישית לבעיות מיוחדות כגון מעקב אחר משלוח, החזרת מוצרים או תמיכה טכנית. ייתכן שהשימוש בערוצי התקשורת המסופקים יהיה הרבה יותר יעיל ממכתב רגיל לדואר האלקטרוני הכללי של החברה. בנוסף, אם תתעלם מהתקשורת שניתנה, תהליך ההתקשרות עם החברה עשוי להימשך זמן רב יותר.
3. 3 כלול מידע מזהה אישי במכתב התמיכה שלך. החברה צריכה לדעת אילו מוצרים או שירותים רכשת, כמו גם את מועד הרכישה ואת מועדי האספקה ​​הצפויים של המוצר או השירות. ייתכן שגם החברה תצטרך לדעת את כתובת הבית שלך ואת מספר הפריטים שנרכשו. וודא שכל זה מופיע בדוא"ל שלך.
4. 4 השתמש בטון מתאים. כמה מומחים מציינים כי ניתן להתעלם ממכתבים לשירות לקוחות שנכתב ללא התייחסות לכללי התנהגות או שהאפקטיביות שלהם תהיה נמוכה בהרבה.נסה לדבוק בסגנון כתיבה מסוים שיציג את רמת ההשכלה והידע שלך, מבלי להשתמש באמירות פרובוקטיביות מדי.
5. 5 בקש מה שאתה רוצה ישירות. כותבי מייל רבים מנוסים בשירות לקוחות מוצאים שהכי טוב להיות כנים לגבי הציפיות שלך. החברה עשויה להסכים עם הדרישות שלך ואולי לא, אך על ידי מתן מידע ברור תוכל לסייע לנציג החברה לא רק להבין את נקודת המבט שלך, אלא גם להראות את דעתך בכל הנושאים, המוצרים או בעיות אחרות בשירות הלקוחות.
   • למידע נוסף על מדיניות החברה. בעת כתיבת הבקשה שלך, תוכל קודם כל לבצע את המחקר שלך כדי להבין אילו דרישות סביר להניח שיתקיימו. תלוי בך כיצד לפתור את הבעיה שעלתה אך הבנת עמדת החברה תעזור לך להפוך את המסרים שלך ליעילים יותר.