כיצד לכתוב דוח עסקי (עם תמונה) - טיפים

וִידֵאוֹ: למה לא כדאי לפתוח עסק! 👊🏼 כל האמת בפנים

תוֹכֶן

צעדים

דיווח עסקי הוא אחד האמצעים היעילים ביותר לתקשר עם הפעילות העסקית כיום. למרות המטרות הרחבות שלהם, הם משמשים בדרך כלל כאשר עסק או אדם צריך לקבל החלטות חשובות. כדי לכתוב דוחות עסקיים יעילים, ראשית עליך להבין מה הם וכיצד ניתן להשתמש בהם.

צעדים

חלק 1 מתוך 2: קבע את סוג הדוח לכתוב

הציגו רעיונות. זה הסוג דוחות / הצעות הסבר. ניתן להשתמש בדוחות אלו להמלצות להנהלת מפתח או מקבלי החלטות בחברה, המורכבים בדרך כלל משני חלקים: סיכום ותוכן. סיכום מדגיש את הצעתך. פרק התוכן (גוף) מנתח יתרונות, עלויות, סיכונים וכו '. בוא עם זה.
- נניח שאתה רוצה להציע מדפסת תלת מימד למחלקה שלך. על מנת לשכנע את המנהל שלך לאשר את רכישת המכשיר הזה, עליך לכתוב דוח הסבר / המלצה כדי לעתור רשמית להנהלה.
תאר את הסיכונים הכרוכים בהזדמנות מסוימת.דוח חקירה עוזר לקבוע את מידת הסיכון הכרוכה בדרך פעולה מסוימת. סוג דוחות זה מועיל ביותר בסיוע לחברה בחיזוי השלכות אפשריות. הוא כולל מבוא, תוכן חקירה ומסקנות. ההקדמה מבליטה את הנושא הנדון. תוכן הסקר משמש לדיון בעובדות ותוצאות החקירה. המסקנה משמשת לסיכום הבעיה.
- נניח שחברת התרופות X רוצה לעבוד עם חברת התרופות Y אך עדיין יש לה חששות. חברה X אינה רוצה לשתף פעולה עם חברה עם בעיות פיננסיות בהווה או בעבר. חברה זו תערוך חקירה ותשתמש בדוח החקירה כדי לדון לעומק במידע הכספי של חברת Y ומנהליה.
מציג מידע אודות תאימות לרגולטור מסוים. זה דוח תאימות, משמש כדי לעזור לחברה להפגין את אחריותה. זה מדגים עמידה בחוקים / תקנות והוצאות סבירות של חברות מול גופים ממשלתיים (עיר, מחוז, ממשלה וכו '). דוח זה כולל את ההקדמה, תוכן הדוח והמסקנה. המבוא מכיל בדרך כלל סקירה של התוכן העיקרי בדוח. מדור התוכן מייצג נתונים, אירועים וכו '. סוכנויות ביצוע צריכות לדעת. מסקנות משמשות לסיכום.
- לדוגמה, נסטלה צריכה להראות למועצת המנהלים שלה כי הם פועלים לאורך השנים בהתאם למדיניות ולהוראות החוק של מדינות המארח. כתוצאה מכך, הם השתמשו בדוחות התאימות השנתיים שלהם כדי להיות שקופים לגבי פעילויות השנה.
הצגת היתכנות הרעיון או הפרויקט המוצע. דוחות חקר המשמשים לקביעת רעיון מעשי או לא נקראים דוח אפשרי. דוח זה צריך להיות בנוי בשני חלקים: הסיכום ותוכן הדוח. התוכן מראה את היתרונות, הבעיות האפשריות, העלויות הכרוכות בכך וכן הלאה. של הרעיון המוצע. חברה יכולה להשתמש בדוח היתכנות כדי לבחון שאלות הדומות לשאלות הבאות:
- האם פרויקט זה יכול להסתיים במסגרת התקציב?
- האם הפרויקט הזה יהיה רווחי?
- האם פרויקט זה יכול להסתיים במסגרת הזמן המוקצב?
הצגת תוצאות מחקר חקירות.דוח מחקר חוקר הצגת מחקר על בעיה או בעיה. בדרך כלל מדובר במבט מעמיק על נושא מסוים, והוא צריך לכלול סעיפים: סיכום, מבוא, מתודולוגיית מחקר, תוצאות שהושגו, מסקנות והמלצות. מחקר רלוונטי צריך להיכלל גם בדו"ח זה.
- לדוגמא, חברה עשויה לערוך מחקר כולל על האם לאסור עישון בלובי העובדים או לא. המפעיל יכין דוח מחקרי חקירה.
עזור לחברה שלך לשפר את המדיניות, המוצר או התהליך העסקי שלה באמצעות ניטור מתמשך. מנוסח במרווחים קבועים, כמו שבועות, חודשים, רבעים וכו ', דוחות תקופתיים ביצועים, רווח והפסד או כל קריטריון אחר ניתן לבחון בפירוט על פני תקופת זמן נתונה.
- לדוגמא, מדי חודש, נציג מכירות תרופות ייצור כנראה טבלה המסכמת את מספר שיחות המכירה שלהם.
דווח על סיטואציה ספציפית. בניגוד לתקופות זמן קבועות, יש צורך במצבים ספציפיים לדווח על המצב. המצב כאן יכול להיות פשוט כמו מידע המתקבל מסמינר או מורכב כמו דיווח על תגובה לאסון טבע. דוח זה כולל סעיפים: מבוא, תוכן ומסקנות. השתמש בהקדמה כדי לזהות את האירוע ולעבור מה יכוסה בתוכן הדוח. המסקנה משמשת לקביעת המחויבות או הפעולה הנחוצים במצב זה.
- לדוגמא, לאחר סערה גדולה, הגוף השולט יצטרך לדו"ח מצב.
הציגו את הפיתרון לבעיה או למצב.דוח השוואה שקול כמה פתרונות אפשריים למצב נתון. על סמך התוצאות יציע הכותב דרך פעולה ספציפית. לרוב הוא מורכב משלושה חלקים: מבוא, תוכן ומסקנה. ההקדמה מתארת את מטרת הדוח. החלק האמצעי מתאר את המצב או הבעיה ופתרונות / אפשרויות אפשריים. המסקנה חושפת את הפיתרון או החלופה הטובים ביותר.
- שקול את יצרנית הרכב ABC רוצה לפתוח מפעל באסיה. בהתבסס על מה שהחברה זקוקה לו, הדוח יכול לצמצם את הבחירה לשלוש מדינות. לאחר מכן היא מסכמת שהוא אתר המפעל הטוב ביותר מבין שלוש המדינות הללו.
פרסומת

חלק 2 מתוך 2: כתיבת דו"ח עסקי

הגדירו את יעדי הדוח ואת הפורמט שלכם. שאל את עצמך מה אתה רוצה להשיג באמצעות הדוח. בהתבסס על היעד הרצוי לך, בחר את סוג הדוח המתאים מהרשימה המפורטת לעיל.
- לא משנה התשובה, עליכם להבטיח את קיצור מטרתכם. אם המטרה לא ברורה, הדוח רק יבלבל את הקוראים ואולי יפגע באמינותו.
- לדוגמא, אם ברצונך לקבל תקציב פרסום גדול יותר עבור המחלקה שלך. הדוח אמור להתמקד בתקציב הנוכחי שלך ובאופן שבו תוכל להשתמש ביעילות בתקציב הגדול שלך.
זהה את הקהל. הקוראים יכולים לכלול גורמים חיצוניים (אנשים שלא עובדים בחברה שלך) או אנשי פנים. שקול את הידע הקיים שלהם או היכרות עם נושא היעד שלהם, וחשוב כיצד הם ישתמשו במידע המוצג בדוח.
- זכרו שלא משנה מי הקהל שלכם, אין מסקנה משכנעת יותר מכמות הכסף שתוכלו להביא לחברה או ללקוחות שלכם.
- נניח שאתה רוצה להפעיל תוכנית חלוקת עבודה במחלקה שלך ולהגדיר שהקהל כאן הוא מנהל משאבי אנוש ראשי, מנכ"ל ומנכ"ל. שקול את רמת העניין הקיימת שלהם בתוכנית זו. התשובה תעצב את הטון של הדוח. אם החברה מעולם לא שקלה תוכנית כזו, דוח זה יהיה אסטרטגי ואינפורמטיבי כאחד. במקרה ההפוך, הדו"ח צריך להיות פחות אינפורמטיבי ומשכנע יותר.
קבע מה ללמוד. החלק הקשה ביותר אינו בחלק הכתיבה, אלא בהסקת המסקנה ובאיסוף הנתונים הדרושים לתמיכה בו. נדרשים מיומנויות רבות, כולל איסוף נתונים וניתוח שוק. מה עליכם ואז ההנהלה לדעת על מנת לקבל החלטה מושכלת בנושא הניתן?
קבל את הנתונים הנכונים לדוח. חשוב שהנתונים שלך ייחקרו היטב. אחרת, ייתכן שהדוח חסר אמינות. איסוף הנתונים עצמו תלוי בסוג הדוח שאתה כותב. וודא כי פרמטרי הנתונים שנבחרו תמציתיים ותואמים את נקודת הדוח.
- נתונים יכולים להיות מידע פנים - כלומר תוכלו לאסוף אותם במהירות. לדוגמה, תוכל לקבל נתוני מכירות ממחלקת המכירות בשיחה אחת בלבד. במילים אחרות, אתה יכול לקבל את הנתונים ולהכניס אותם לדוח במהירות.
- ניתן לאחסן נתונים חיצוניים גם באופן פנימי. אם מחלקות מסוימות אספו נתוני ניתוח לקוחות, אנא שאל אותם. אתה לא צריך לעשות את החקירה בעצמך. למרות שזה אינו עקבי בסוגים שונים של עסקים, לעתים קרובות כתב העסקים אינו זקוק לביצוע חקירה ישירה.
- נניח שאתה כותב דוח הסבר / הצעה. לאחר מכן עליכם ללמוד את כל היתרונות הנובעים מהצעותיכם ולשלב את המחקרים בדו"ח שלכם.
ארגן וכתוב דוחות. איך לבחור פריסה וכתיבת דוח תלוי ביעדים שלך. לדוגמא, הפריסה של דוח התאימות תבדל מהפריסה של דוח היתכנות. ברגע שיש לך מושג כיצד צריך לארגן את הדוח, תוכל להתחיל בתוכן שלך.
- פרק נתונים קשורים לחלקים נפרדים. לא ניתן לפשל בדוחות עסקיים עם המון נתונים ומידע. ארגון נתונים לחתיכות נפרדות הוא המפתח לדוח עסקי מוצלח. לדוגמא, ניתן להפריד בין נתוני מכירות לבין נתוני ניתוח לקוחות ולקבוע כותרות נפרדות עבורם.
- ארגן את הדוח עם כותרות רלוונטיות, שניתן לעלות במהירות כמחקר עצמאי אך בו זמנית לתמוך במטרה הבסיסית של הדו"ח.
- מכיוון שחלקים מסוימים עשויים להיות תלויים בניתוח או בקלט של אחרים, לעתים קרובות ניתן לעבוד על כל חלק בנפרד תוך כדי המתנה לתוצאות הניתוח.
הסיקו מסקנות עם הצעות ספציפיות. המסקנה שהתקבלה צריכה להיות ברורה ולהיות תוצאה סבירה מבדיקה מדוקדקת של הנתונים המוצגים בדוח. אם מתאים, הציעו בבירור את דרך הפעולה הטובה ביותר על סמך מסקנות אלה.
- כל מטרה צריכה להכיל פעולות ספציפיות ומדידות. רשמו את כל השינויים בתיאור התפקיד, לוח הזמנים או ההוצאות הדרושים להשלמת התוכנית החדשה. על כל תביעה להציג גישות חדשות ישירות - כאלה שיעזרו לעמוד ביעד / פתרון המתואר בדו"ח.
כתוב סיכום פרויקט. סיכום הפרויקט צריך להיות העמוד הראשון בדוח שלך, אך צריך להיות הדבר האחרון שאתה כותב. סיכום זה מציג את תוצאות המחקר ומסקנותיו וכן סקירה קצרה מאוד על מה שיוצג אם הקורא יבחר להמשיך לקרוא את הדו"ח המלא. זה כמו טריילר לסרט או הפשטה של מאמר מלומד.
- סיכום ההנהלה נקרא לעיל מכיוון שזה כמעט הדבר היחיד שחבר דירקטוריון עסוק יקרא. הציגו כאן את כל מה שחשוב לבוס שלכם, מקסימום 200-300 מילים. את השאר ניתן לבחון מקרוב אם הם רוצים לדעת יותר.
השתמש באינפוגרפיקה לצורך השימוש במידע במידת הצורך. במקרים מסוימים, זה יכול להיות מועיל להציג נתונים כמותיים באמצעות תרשים או גרף. השתמש בצבעים במצגת שלך, מכיוון שהם ימשכו יותר תשומת לב ויסייעו להבחין במידע. במידת האפשר, השתמש בנקודות תבליט, השתמש במספרים או בנתוני מסגרת כדי להקל עליהם לקריאה. בדרך זו תפרידו את הנתונים משאר הדו"ח ותראו מה משמעותם.
- בסך הכל, אפקטים חזותיים הם גורם נהדר, מה שהופך את הדיווח העסקי למעניין יותר מכיוון שהטקסט והנתונים עצמם יכולים להיות נוקשים יחסית. אך אל תרחיקי לכת, השתמש רק במידת הצורך והצורך.
- דף מלא טקסט ואינו מכיל טבלאות או דמויות יכול להיות מעייף. אנא מסגר את התוכן שם. תיבת המידע יכולה גם לסכם ביעילות את המצגת שלך.
ציין מקורות לפי הצורך. תלוי בסוג המחקר המתבצע, יתכן שתצטרך להסביר את מקור המידע שלך. מטרת דף המסמך או מקור ההתייחסות בדו"ח העסקי היא לספק מקור מידע כדי שאחרים יוכלו לגלות יותר מידע או למצוא נתונים אם תרצה בכך.
- השתמש בתבנית הנכונה לדיווח על ציטוטים, בהתאם לענף שלך.
קרא את זה שוב פעמיים. שגיאות כתיב או דקדוק יכולות לגרום לקוראים להרגיש כי אינך משקיע די מאמץ בדוח ולהטיל ספק באמינות תוצאות המחקר. בנוסף, הקפידו להציג מידע בצורה תמציתית וברורה.
- לדוגמא, אל תגזימו במילים יפות ואל תשתמשו במשפטים ארוכים מדי.
- הימנע משימוש בסלנג.
- אם גם הדו"ח וגם הקורא קשורים קשר הדוק לענף מסוים, אתה יכול להשתמש בז'רגון טכני או במינוח. אבל היזהר, אל תגזימי.
- באופן כללי, דוחות עסקיים נכתבים בצורה פסיבית והם אחד המקרים הבודדים בהם הפסיבי יותר טוב יותר.
- לעתים קרובות אתה יכול לפספס שגיאות בעת קריאה חוזרת של העבודה שלך על ידי הרגשה מוכרת מהרגע שאתה כותב. שקול לקרוא מישהו אחר בחדר, שרוצה גם לדווח על הצלחה. היה פתוח למשוב שהתקבל. עדיף כאשר השותפים מציינים את הטעות במקום הממונים עליהם. בדוק כל תגובה ושכתב את הדוח מחדש.
צור תוכן עניינים. עיצוב דוחות עסקיים רשמיים ככל האפשר, יצירת תוכן עניינים למעקב קל ולקריאה מהירה. כלול את כל החלקים החשובים, במיוחד סיכום הממשל והמסקנה.
הכינו את עטיפת הדוח העסקי שלכם. הדרך הטובה ביותר להשלים דוח חקירה טוב ויסודי היא לכסות אותו כראוי. אתה יכול להשתמש בקובץ, באזיקים או בנייר טוב. השורה התחתונה כאן היא שהדוח העסקי צריך להיות מושך את העין, קל לעיניים, מספיק כדי לעורר את העניין של הקוראים.
- זה חל גם על כל הטבלאות והגרפים הכלולים בדוח.
פרסומת