תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 3: זיהוי עצמך
• חלק 2 מתוך 3: אמור את דעתך
• חלק 3 מתוך 3: להתעטף
• טיפים
• אזהרות

אם לעתים קרובות אתה צריך להתקשר ללקוחות לצורך עבודתך, יש סיכוי טוב שלעתים קרובות תצטרך להשאיר הודעה קולית. אבל מה בדיוק צריך לומר אחרי הצפצוף? זה יכול להיות מורט עצבים לזכור את כל המידע הרלוונטי לתקשורת, שעשוי למנוע את אמירת הפרטים החשובים. על ידי שימוש במערכת דואר קולי, לעולם לא תצטרך להקליט שוב ​​הודעות קוליות מבולבלות ומאולתרות. על ידי ריצה מהירה של רשימת הביקורת בראשך, אתה יכול להבטיח שסיפקת את כל המידע הדרוש ושיש לך סיכוי טוב יותר להתקשר אליך בחזרה.

לדרוך

חלק 1 מתוך 3: זיהוי עצמך

1. השתמש באינטונציה הנכונה. לאחר תחילת הקלטת המסר שלך, עליך לדבר בצורה ברורה ומובנת. אל תנסו למלמל או לדבר מהר מדי. עשו כמיטב יכולתכם להישמע מעוניינים ועליזים כדי שתשימו את תשומת הלב של המאזין. למרות שהמקלט לא יכול לראות אותך, האינטונציה הכללית שלך תאסוף על ידי הטלפון, אז ודא שאתה משדר את הנכון.
   • תנסח את כל מה שאתה אומר. קליטה לקויה עלולה לעוות את קולך ולגרום לך לנשור. אפילו קול מדבר רגיל יכול להישמע כמו רחש דרך הטלפון.
   • הקול שלך צריך להיות תואם לסוג השיחה שאתה מבצע. לדוגמא, זה בסדר להישמע עליז כשאתה משאיר תא קולי כדי לברך את אחייניך על שסיים את לימודיו בתיכון. עם זאת, אם ברצונך להביע תנחומים לחבר האבל, עליך לוודא שקולך חגיגי ומכבד.
2. אנא כלול את שמך. הדבר הראשון שיש לעשות הוא לציין את שמך. בדרך זו, האדם שאליו אתה מתקשר יידע מיד עם מי הוא מתמודד. מספיק "זהו (שמך)" לרוב המצבים. אם עדיין לא פגשת מישהו, אתה יכול לבחור "שמי (שמך המלא)". חברים וקרובים יזהו אתכם מבלי שיצטרכו להזדהות. אם מדובר בשיחה עסקית, לאדם השני יש מיד שם לקשר לקול ולהודעה, אולי יתאפשר צורת תקשורת אישית יותר.
   • צעד זה נראה ברור מאליו, אך לעתים קרובות הוא נשכח על ידי המתקשרים.
   • אם יש לך כותרת ספציפית או תיאור של עצמך שעשוי להועיל למקבל במעקב, כלול אותו אחרי שמך. לדוגמא, "שמי ד"ר. ורסלויס, רדיולוג בבית החולים האוניברסיטאי באמסטרדם "או" זו אריאן יאנסנס, אמה של קלואי שנמצאת בכיתה עם בתך ".
3. השאר את מספר הטלפון שלך. אנא כלול את מספר הטלפון שלך מיד לאחר שרשום את שמך. מרבית המתקשרים מחכים לסוף הדואר הקולי כדי למסור את פרטי הקשר שלהם, אך אם הנמען אינו יכול לרשום אותם כראוי בפעם הראשונה, הם מחויבים להקשיב להודעה המלאה שוב. זכור לדבר לאט ולנסח הכל כשאתה מתקשר עם מספר הטלפון שלך כך שיהיה מובן.
   • דרך פשוטה לכלול את מספר הטלפון שלך בתחילת ההודעה היא לומר משהו כמו 'זהו (שמך), המספר שלי הוא (מספר הטלפון שלך)' או 'שמי הוא (שם) ואני אתקשר (מספר ) '.
   • למרות העובדה שפונקציות זיהוי המתקשר נמצאות בכל מקום, תמיד מומלץ להשאיר את מספר הטלפון שלך במקרה שהאדם שיחייג אליך לא שמר את המספר שלך או במקרה שתבקש להתקשר למספר אחר.
4. ספק נקודת חיבור. כאשר מאזינים לתא קולי עסקי או להודעות של שולחים לא ידועים, אנשים יהפכו במהירות לחשדנים או יאבדו עניין אם הם לא יודעים מי אתה ומדוע אתה מתקשר. הרגיע אותם על ידי אזכור חבר משותף או אסמכתה שנתנה לך את מספרם. זה שוב מבטיח כי שיחת הטלפון תופיע בצורה מקצועית יותר. הדואר הקולי יישמע פחות פולשני וסביר יותר שתקבל שיחה חזרה.
   • נסה לכלול הקדמה קצרה שעוררת את עניין המאזין, כמו "קיבלתי את המספר שלך מפטריק, שאמר לי שאתה שוקל למכור את הסירה שלך."
   • גם אם אינך מבצע שיחה עסקית, חשוב למצוא נקודת קשר כדי להרגיע את הנמען. "זה בוב, השכן שלך ממש מולך" הוא אישי יותר מ"זה בוב ורמירש ".

חלק 2 מתוך 3: אמור את דעתך

1. תחשוב על מה שתגיד מראש. לפני שעזבת את הדואר הקולי, ודא שיש לך מושג ברור מה תגיד. זו לא אמורה להיות בעיה אם אתה מתקשר מסיבה מיוחדת, אך לשמוע את הצפצוף בצד השני ולהבין שאתה נענה יכול לגרום לך לאבד את הדרך לדעת מה לומר. חלק את המידע לנקודות נפרדות וכסה את כולם לפני שתנתק.
   • לקבלת הודעות קוליות דחופות או חשובות מאוד, שקול לכתוב גרסה מחוספסת של התסריט מראש.
   • אם אתה מוצא את עצמך מאבד את החוט לעתים קרובות, פשוט התמקד בהכללת שמך, מספר להתקשרות חזרה והסיבה שאתה מתקשר בכמה מילים.
   • דמיין שתשלח דואר קולי למעקב אחר הערב הרומנטי של אתמול. ניסוח נפשי של ההודעה שלך לפני ההקלטה שלה יכול לחולל הבדל גדול במראה מגניב, רגוע ונאסף או מגמגם ועצבני.
2. שמור על המסר שלך תמציתי. הגבל את הודעות הדואר הקולי שלך ל 20-30 שניות. אין הרבה מצבים שבהם תא קולי צריך להיות ארוך יותר. אתה לא אמור לשעמם את המקבל בהקדמה או סיפור ארוך מאוד. שמור על זה תמציתי. אגב, הודעה קצרה יכולה לעורר יותר סקרנות ולשכנע מישהו לחזור, כשאולי לא אחרת.
   • מצד שני, הודעת דואר קולי קצרה מדי עשויה לגרום לנמען להרגיש חסר חשיבות, ולאפשר לו למחוק אותה מבלי אפילו להקשיב לה. זה נכון במיוחד כשאתה מתקשר עם מספר פרטי.
   • המטרה של השארת תא קולי היא לגרום למישהו להתקשר אליך בחזרה. אין הכוונה למסור את כל המידע, שכן זו הייתה מטרת השיחה הטלפונית.
3. התחל עם המידע החשוב ביותר. קדימה ישר וציין בבירור את הסיבה שלך להתקשרות. אם תבדוק רק, למשל, אם יש לך הצעה לקנות משהו או אם אתה עוקב אחר עסקה או מעוניין לאשר פגישה, עליך להבהיר זאת למקבל. המאזין שלך יאבד במהירות עניין אם לא תגיד להם בהתחלה מדוע אתה יוצר איתם קשר.
   • אין לך הרבה זמן להעביר את הנקודה שלך. אם אתה לא ישר קדימה, המאזין שלך ימחק את ההודעה לפני שהוא או היא שמעו את המידע המכריע.
   • עדיף לקבל חדשות רעות כמו "אבא בבית חולים" ישר. השתמש בשאר המסר כדי לנחם ולספק הסברים. בכל מקרה, זה טוב יותר מאשר לעקוף את הנושא ולתת למאזין שלך לדאוג.
4. היה אישי ואמיתי. לעמוד בפיתוי לקחת "קול טלפון" בעל מבנה משותף. רק להיות אדיב, להיות עצמך, ולדבר באופן טבעי. אנשים יודעים מתי הם מנסים למכור משהו בצורה מסוימת והם נוטים יותר לתת לך הזדמנות אם הם מרגישים שאתה פונה אליהם כשווה ערך.
   • כשאתה נשמע כאילו אתה קורא תסריט, המאזין שלך ירגיש שאתה פשוט עושה שיחת טלפון נוספת כי אתה צריך.

חלק 3 מתוך 3: להתעטף

1. שאל שאלה ספציפית או בקש משהו. כשאתה משלים את ההודעה, עליך לציין במפורש מדוע אתה רוצה שהנמען יתקשר אליך בחזרה. שאל שאלה מדויקת או בקש משהו שיגרום להם לענות לטלפון. אם לאחר האזנה לתא הקולי הם מרגישים מבולבלים או לא בטוחים בדיוק מה אתה רוצה, אז הדואר הקולי החמיץ את חותמו.
   • נסה ביטויים כמו "ספר לי אם אהבת את המתכון ששלחתי לך" או "אשמח לשמוע מה דעתך על הצעה זו."
   • אנשים מונעים יותר ליצור קשר כשיש לך בקשה ספציפית במקום פשוט לומר "התקשר חזרה".
2. בדרך כלל כלול את שמך ופרטי יצירת הקשר שלך. השלם את הודעתך על ידי אזכור שמך ופרטי יצירת הקשר שלך שוב. חזור על השיר שלך פעמיים כדי שהמאזין יוכל לרשום אותו נכון ולא להבין את המספר. הקפד לכלול את כל הפרטים שעשויים להועיל למאזין שלך להתקשר חזרה, כגון מתי אתה זמין ולא זמין, ואת הזמן הטוב ביותר ביום להתקשר אליו.
   • אזכור מספר הטלפון שלך יותר מפעמיים בתום השיחה הוא הגזמה ואף עשוי להתפרש כגס רוח.
   • אם זהו מסר יומיומי לחבר או לבן משפחה, אל תדאג מהצעד הזה.
3. הימנע מסוף ארוך. כשמגיע הזמן לנתק, אל תמתח את המסר שלא לצורך. אלא אם כן מדובר בשיחת טלפון אישית עם אדם אהוב, אין צורך לאחל למישהו עוד יום נעים. תשומת הלב של הנמען תיעלם ככל שההודעה נמשכת, לכן נסו לא לאבד את הפוקוס בסוף. תודה להם על זמנם והשאירו להם את שלב התקשורת הבא.
   • אנא סגרו משהו כמו "אני מצפה לשמוע מכם" הוא חם יותר ולכן יעיל יותר ממשפטים גנריים ומסחריים כמו "אני מאחל לך יום טוב".
   • אינך רשאי לסכם מחדש או לסכם את ההודעה שלך בסוף. אם הנמען צריך לשמוע שוב פרט מסוים, הוא יכול להשמיע את ההודעה מחדש מאוחר יותר.

טיפים

• חשבו לרגע על הדואר הקולי שקיבלתם שגרמו לכם לחשוב "מה האדם הזה רוצה ממני?". השאירו תא קולי שתרצו לקבל בעצמכם.
• אם זה רלוונטי עבור הנמען, אתה יכול לציין את כתובת הדואר האלקטרוני שלך או שיטת יצירת קשר אחרת בנוסף למספר הטלפון שלך.
• אל תשכח לכלול את התאריך אם אתה משתף מידע רגיש לזמן.
• חיוך! ניתן להרגיש זאת אפילו דרך הטלפון.
• אם אתה מתקשר בנושא רגיש, עליך להגביל את המידע שאתה מספק בתא הקולי למקרה שהוא נשמע על ידי אנשים אחרים.
• במקרה חירום או אסון טבע, אתה יכול להשתמש בהודעת דואר קולי יוצאת כדי להודיע ​​לאנשים שאתה בסדר.

אזהרות

• אם אתה מנסה לגרום למישהו להתקשר אליך בחזרה, אל תדבר על שיחות קודמות שלא צלחו. זה אולי נראה מוטרד, מה שהופך את המאזין פחות נוח לדבר איתך.
• בנסיבות עסקיות, אתה תמיד צריך להשאיר הודעה קולית אם האדם שאתה מתקשר אליו לא עונה. לראות מספר שיחות שלא נענו ללא הודעות קוליות תערער את חשיבות העסק שלך.