תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 2: עריכת מכתב עסקי
• חלק 2 מתוך 2: כתיבת המכתב העסקי
• טיפים

כשאתה מנהל עסק, אתה כנראה צריך לכתוב מכתבים ללקוחות שלך. יתכן שתצטרך לספר להם על אירועים חדשים או מבצעים מיוחדים, או שתצטרך להשיב ללקוח שיש לו תלונה מטעם העסק שלך. לא משנה מה הסיבה למכתב שלך, השתמש תמיד בנימה מקצועית.

לדרוך

חלק 1 מתוך 2: עריכת מכתב עסקי

1. השתמש בנייר מכתבים מקצועי. מכתב עסקי מייצג את החברה שלך. אז זה חייב להיראות ייחודי ולהיות איכותי. על לוגו החברה או מותג להיות עליו.
   • אתה יכול ליצור נייר מכתבים עם הפריסות ב- Microsoft Word. דאג להשתמש בלוגו או המותג הקיימים שלך בנייר המכתבים.
2. פתח תוכנית לעיבוד תמלילים. כדאי ליצור מכתב עסקי תמיד במחשב.
   • צור מסמך חדש והגדר את שולי המסמך לאינץ '.
   • השתמש בגופן serif כגון Times New Roman, Georgia או Ariel. הקפד להשתמש בגודל גופן שאינו גדול מ- 12, אך לא בקטן מ- 10. לא צריכה להיות קשה לקריאה של האות בגלל גופן או גודל שגויים.
   • הקפד להשתמש בריווח יחיד.
3. השתמש בצורת הבלוק. טופס החסימה הוא הפורמט הנפוץ ביותר עבור מכתבים עסקיים. זה גם הכי קל לעבוד איתו. כל כותרת חייבת להיות בשוליים השמאלים ויהיה רווח אחרי כל כותרת. החל מלמעלה למטה, המכתב העסקי שלך אמור לכלול את הכותרות הבאות:
   • התאריך הנוכחי, או התאריך שבו אתה שולח את המכתב. התאריך חשוב מכיוון שהוא יכול לשמש לרשומות שלך ושל הנמען. לאחר מכן ניתן להשתמש בו גם כחוק. אז וודאו שהתאריך נכון.
   • כתובת השולח. זו הכתובת שלך, מעוצבת בתבנית כתובת סטנדרטית. אם הכתובת שלך כבר נמצאת על נייר המכתבים, תוכל לדלג על שלב זה.
   • כתובת הנמען. זה מורכב משמו וכתובתו של האדם אליו כותבים את המכתב. השימוש ב- Mr. / Mrs. הוא אופציונלי. אז אם אתה כותב לנינה דה פריס, למשל, אתה יכול להשמיט את החלק Mevrouw.
   • הקדמה. זה יכול להיות "גברת דה פריז היקרה" או "נינה דה פריז היקרה". אם אינך בטוח מי יקרא את המכתב, השתמש ב"אדוני היקר או גברת ". אתה יכול גם להשתמש ב- "L.S.", אך רק כמוצא אחרון אם אין לך מושג מי יקרא את המכתב שלך.
   • גוף המכתב. אנו נתמקד בכך בהמשך מאמר זה.
   • סגירת המכתב עם חתימה. זה יכול להיות "בכבוד רב" או "בכבוד רב".

חלק 2 מתוך 2: כתיבת המכתב העסקי

1. קבע מיהו קהל היעד שלך. הטון של המכתב צריך להיות תמיד מקצועי, ללא קשר לקהל היעד שלך. אך יתכן שתצטרך לשנות את שפתך או את בחירת המילים שלך בהתאם למקבל. אם אתה כותב למחלקת משאבי אנוש של חברה אחרת, עליך להיות רשמי יותר בשפה שלך. אבל אם אתה כותב ללקוח ספציפי, אתה יכול להשתמש בשפה קצת יותר נינוחה או מזדמנת.
   • קביעת קבוצת היעד שלך פירושה גם שאתה יכול להיות ברור כלפי קבוצת היעד שלך. הימנע משימוש במינוחים שהקורא שלך לא מבין. לדוגמה, לקוח כנראה לא מכיר את הקיצורים המשמשים לתוכנית החלל של החברה שלך, אז אל תשתמש באלה שבמכתב.
   • כלל הזהב של כתיבת מכתב עסקי טוב הוא להיות ברור, תמציתי ומנומס.
2. ציין את מטרת המכתב במשפט הראשון. שקול את מטרת המכתב. האם זה כדי ליידע את הלקוחות שלך לגבי המיקום החדש שלך? האם זה כדי להזכיר ללקוח על שטר שטרם שולם או יתרת חוב? או להגיב לתלונת לקוח? עם מטרה זו בראש, צור טיוטה למשפט הראשון שתיידע מיד את הקורא שלך על מה המכתב. אל תהיה מעורפל לגבי מטרת מכתבך. היו פשוטים.
   • התחל ב"אני "אם אתה רוצה להשמיע את דעתך כבעל עסק. השתמש ב"אנחנו "בעת כתיבה בשם חברה או ארגון.
   • התמקד בהצהרה ישירה כגון: "עם מכתב זה אנו רוצים להודיע ​​לך" או "עם מכתב זה אנו רוצים לבקשך". אתה יכול גם להשתמש בהצהרת "אני" אם אתה כותב את המכתב כבעל עסק. כגון: "אני פונה אליך בגלל" או "שמעתי את זה לאחרונה ... והייתי רוצה לדעת יותר על ..."
   • לדוגמא, אם אתה (כבעל עסק) כותב מכתב לנינה דה פריס אודות חשבון שלא שולם מהחודש שעבר, תוכל להתחיל עם: "אני יוצר איתך קשר באמצעות מכתב זה בגלל יתרה בחשבונך ממרץ 2015. . "
   • לחלופין, כעובד בחברה, אם אתה מגיב לתלונה של לקוח על תוכנית החלל של החברה, אתה יכול להתחיל את המכתב ב: "קיבלנו את תלונתך על תוכנית החלל שלנו למאדים."
   • אולי אתה כותב את המכתב כדי ליידע את הלקוח שהוא זכה בתחרות או מקום בקורס הכשרה. התחל במשפט כגון: "אני שמח להודיע ​​לך ..." או "ברצוננו להודיע ​​לך ש ..."
   • אם עליכם למסור חדשות רעות, התחילו במשפט כגון: "אנו מצטערים להודיע ​​לכם ש ..." או "לאחר שיקול דעת מדוקדק, החלטתי שלא ..."
3. השתמש בקול הפעיל במקום בקול הפסיבי. בשפה כללית אנו משתמשים לרוב בצורה הפסיבית. אבל הצורה הפסיבית הופכת את מה שאתה כותב למשעמם ומבלבל. הצורה הפעילה יעילה הרבה יותר במכתב עסקי מכיוון שהיא קובעת טון אסרטיבי יותר.
   • דוגמה לצורה פסיבית היא, למשל: "אילו תלונות ספציפיות אוכל לפתור עבורך?" נושא המשפט, הלקוח ('אתה') נמצא בסוף המשפט, במקום בתחילת המשפט. של המשפט.
   • דוגמה לצורה הפעילה היא, למשל, "מה אוכל לעשות בכדי לפתור את תלונותיך?" גרסת המשפט הזו, בצורה הפעילה, הרבה יותר ברורה וקלה להבנה של הקורא.
   • שימוש בטופס הפסיבי יכול להיות דרך נהדרת להעביר את המסר שלך מבלי לשים לב לטעות או לנקודה מפוקפקת. אבל השתמש בזה רק אז. באופן כללי, הצורה הפעילה יעילה הרבה יותר באותיות עסקיות.
4. הצביע על אירוע קודם או שיחה עם הקורא, אם רלוונטי. יתכן ויצרת קשר עם נינה דה פריס בתחילת החודש עם אזהרה בנוגע לחשבונה שלא שולם. או אולי לקוח הביע תסכול מתוכנית החלל בכנס בחודש שעבר. אם כבר אינטראקציה עם הקורא, הודה בכך. זה מזכיר לקורא את הקשר הקודם שלך וגורם למכתב העסקי להיראות דחוף וחשוב יותר.
   • השתמש בביטוי כגון: "ממשיך ממכתביי על חשבונך שלא שולם" או "תודה על התשלום שלך במרץ". או "זה היה מאוד מועיל לשמוע על עמדתך בתוכנית החלל בכנס מאי."
5. הגש בקשה או הציע עזרה. תנו טון חיובי עם הקורא על ידי הגשת בקשה מנומסת או היעזרו בהם בצורה של מערכת יחסים משותפת.
   • נניח שאתה בעל עסק שמבקש מלקוח לשלם חשבון. השתמש בביטוי כגון: "אני מעריך אם אתה מסדיר את החשבון שלא שולם בהקדם האפשרי."
   • נניח שאתה כותב בשם החברה שלך. השתמש במשפט כגון: "נשמח לתאם פגישה פנים אל פנים בינך לבין קצין משאבי אנוש שלנו."
   • אתה יכול גם להציע מענה לכל שאלה או דאגה שיש לקוראים שלך. השתמש בביטוי כגון: "אני אשמח לענות על כל שאלה או דאגה שיש לך בנוגע לחשבונך." או, "האם תרצה שנספק לך פרטים נוספים על התוכנית?"
6. סגור את המכתב. הוסף קריאה לפעולה, לעצמך ולמען הקורא. זו יכולה להיות בקשה לתשלום לפני תאריך ספציפי או הערה לגבי קביעת פגישה רשמית עם הקורא.
   • הוסף משפט שבו אתה פונה אל הנמען בעתיד. "אני מצפה לראות אותך בפגישת התקציב בשבוע הבא." או "אני מצפה לדון איתך בהמשך הביקור במטה."
   • שימו לב לכל המסמכים שתרצו להוסיף למכתב שלכם. הוסף משפט כגון "בקבצים המצורפים תמצא את החשבונית המצטיינת" או "מצורף תמצא עותק של תוכנית החלל שלנו."
   • סיימו את המכתב במשפט סיום. השתמש "בכבוד רב" עבור לקוחות או לקוחות.
   • השתמש "בכבוד רב" במכתבים רשמיים לאנשים שאינך מכיר.
   • השתמש רק ב"ברכה הטובה ביותר "או" בברכה "כאשר אתה כותב למישהו שאתה מכיר או עובד איתו.
7. קרא שוב את המכתב. כל העיצוב והמילים המדויקים שלך יהיו לשווא אם האות מלאה בשגיאות כתיב!
   • שימו לב לכל שימוש בצורה פסיבית, ונסו לשנות את המשפט לצורה הפעילה.
   • שימו לב לכל משפטים ארוכים, לא ברורים ומסובכים. במכתב עסקי, פחות הוא בדרך כלל יותר, אז קצר את אורך המשפטים שלך אם אפשר.

טיפים

• כשאתה מדפיס את המכתב, השתמש ב- A4 ריק. כשאתם שולחים את המכתב, קפלו אותו בשליש ושלחו במעטפה רגילה.