תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 2: החליטו איזה סוג דוח לכתוב
• חלק 2 מתוך 2: כתיבת דוח עסקי

דוחות עסקיים הם אחד מאמצעי התקשורת היעילים ביותר בעולם העסקים של ימינו. ישנן כמה מטרות לדוח עסקי, וחברות או אנשים פרטיים יכולים להשתמש בו כדי לקבל החלטות חשובות. בכדי לכתוב דוח עסקי יעיל עליכם להבין תחילה מהו וכיצד ניתן להשתמש בו.

לדרוך

חלק 1 מתוך 2: החליטו איזה סוג דוח לכתוב

1. הציגו רעיון. דוח המציג רעיון נקרא דוח המלצה / דוח ייעוץ. אתה יכול להשתמש בדוחות אלה כדי לספק ייעוץ להנהלה או למקבלי החלטות חשובים אחרים. בדו"ח זה יש בדרך כלל סיכום וגוף. הסיכום מדגיש את עצתך.
   • אולי תרצה מדפסת תלת מימד למחלקה שלך. כדי לשכנע את המנהל שלך לקנות כזה, אתה יכול לכתוב דוח ייעוץ באופן רשמי לבקש מצוות הניהול מדפסת.
2. הציגו את הסיכונים של הזדמנות ספציפית. דוח חקירה יכול לעזור לקבוע את הסיכונים של פעולה ספציפית. דוח זה עוזר לחברה לראות לאילו השלכות אפשריות היא יכולה לצפות. דוח זה כולל מבוא, קטע אמצעי ומסקנה. ההקדמה מדגישה את הבעיה הנחקרת. החלק האמצעי משמש לדיון בעובדות ותוצאות החקירה. והמסקנה מסכמת הכל.
   • נניח שחברת התרופות X רוצה לשתף פעולה עם חברת התרופות Y, אך עדיין מסתייגת. חברת X אינה רוצה לשתף פעולה עם חברה שיש לה (היו) בעיות כלכליות כעת או בעבר. חברה X עורכת חקירה ומשתמשת בדו"ח מחקר כדי לדון בפירוט במידע הכספי אודות חברה Y ומנהליה.
3. הציגו מידע ציות לגוף המנהל. דוח זה, הנקרא דוח תאימות, מסייע לחברות להפגין את אחריותן. חברה משתמשת בדו"ח תאימות כדי להוכיח לגוף המנהל (מועצת עירייה, ממשלה וכו ') שהיא עומדת בכל החוקים / התקנות הרלוונטיים וכי היא מוציאה כסף בחוכמה. דוח זה מכיל מבוא, גוף ומסקנה. ההקדמה מכילה בדרך כלל סקירה של הפרקים החשובים ביותר בדוח. החלק האמצעי מכיל את הנתונים הספציפיים, העובדות וכו 'שהגוף השולט צריך לדעת. המסקנה מסכמת הכל.
   • CALPERS (תוכנית הפנסיה לפועלים בקליפורניה) נאלצה להוכיח בפני הדירקטוריון שבשנת 2010 הוא פעל לפי כל החוקים והתקנות החלים. CALPERS הכינו דוח תאימות שנתי כדי להדגים את הפעילות השנתית שלהם.
4. הציגו את היתכנות הרעיון או הפרויקט המוצע. דוח מחקר הקובע אם רעיון עובד או לא נקרא מחקר היתכנות. דוח זה צריך לכלול סיכום וגוף. הסיכום מציג את הרעיון. הגוף מכיל את היתרונות, הבעיות הפוטנציאליות והעלויות הנלוות לרעיון. חברה יכולה להשתמש במחקר היתכנות כדי לענות על שאלות כמו אלה:
   • האם פרויקט זה יכול להסתיים במסגרת התקציב?
   • האם הפרויקט הזה רווחי?
   • האם פרויקט זה יכול להסתיים במסגרת הזמן?
5. הציגו תוצאות מחקרים ממחקרים אחרים. סוג זה של דוח מחקר מציג חקירה לבעיה מסוימת. זה מספק נקודת מבט מפורטת על בעיה מאוד ספציפית. על הדוח להכיל תקציר (סיכום), מבוא, שיטות, תוצאות, מסקנה והמלצה. עליו לציין גם את מקורות המחקרים שצוטטו.
   • לדוגמא, חברה יכולה לערוך חקירת חברה כדי לקבוע אם יש לבטל עישון בטרקלין העובדים. על מי שכותב את המחקר להכין דוח מחקר.
6. עזור לחברה לשפר מדיניות, מוצרים או תהליכים באמצעות ניטור. דוח זה, המכונה דוח תקופתי, נכתב כל כמה זמן, למשל שבועי, חודשי, רבעוני וכו '. הוא בוחן יעילות, רווח והפסד, או נתונים מדידים אחרים במרווח שנבחר.
   • לדוגמא, מקורב למכירות בחברת תרופות יכול לספק סיכום חודשי של שיחות המכירה שלו.
7. דווח על סיטואציה ספציפית. מצב ספציפי - להבדיל מרווח ספציפי - מצריך ניתוח מצב. מצב יכול להיות פשוט כמו המידע שהוצג בכנס או מורכב כמו דיווח על התגובה לאסון טבע. דוחות אלה מכילים מבוא, גוף ומסקנה. השתמש בהקדמה כדי לתאר את האירוע וספק תצוגה מקדימה קצרה של הדברים עליהם תדבר בחלק האמצעי. המסקנה דנה בפעולות שננקטו או נחוצות במצב.
   • לדוגמא: גוף ממשלתי רוצה ניתוח / דוח מצב לאחר הוריקן.
8. הציגו פתרונות שונים לבעיה או סיטואציה. השתמש בדוח הערכה כדי לספק פתרונות שונים למצב נתון. על סמך התוצאות, הכותב יכול להציע פעולה או פעולה מסוימים. על הדוח להכיל מבוא, גוף ומסקנה. ההקדמה קובעת את מטרת הדוח. החלק האמצעי מציג את המצב או הבעיה, ואחריו פתרונות / חלופות פוטנציאליים. המסקנה חושפת את הפיתרון או החלופה הטובים ביותר.
   • לדוגמא: VDL Nedcar רוצה להקים מפעל באסיה. הדו"ח יכול לספק שלוש אפשרויות מדינה בהתבסס על צרכי העסק. לאחר מכן הדו"ח יכול להסיק איזו משלוש המדינות היא המיקום הטוב ביותר עבור מפעל חדש.

חלק 2 מתוך 2: כתיבת דוח עסקי

1. קבע את המטרה והפורמט שלך. שאל את עצמך מה אתה רוצה להשיג עם הדו"ח. בחר באחד הדוחות כאמור לעיל בהתבסס על המטרה הרצויה.
   • השג יעד מדויק ללא קשר לתשובה. אם הוא מבולבל, הדוח שלך רק יבלבל את הקורא שלך, וישפיע על מהימנות הדוח.
   • לדוגמה, אתה רוצה תקציב פרסום גדול יותר עבור המחלקה שלך. התמקד בדוח שלך בתקציב הפרסום הנוכחי וכיצד תוכל להשתמש בתקציב גדול יותר בצורה יעילה.
2. קבע מי הקורא שלך. הקורא שלך יכול להיות צד חיצוני (מישהו שלא עובד בתוך החברה שלך) או מישהו בתוך החברה שלך. חשוב על הידע של הקורא שלך בנושא וכמה שהוא בטוח בכך. חשוב גם כיצד הקורא ישתמש במידע שבדוח.
   • זכור, בלי קשר לקורא שלך, שום דבר לא מדבר בצורה ברורה יותר לחברה או ללקוח מאשר כסף.
   • לדוגמא, נניח שברצונך ליישם תוכנית עבור המחלקה שלך בה משימות פונקציונליות משותפות. אתה מחליט שקהל היעד שלך מורכב ממנהל משאבי אנוש של החברה, המנכ"ל וה- COO. חשוב כמה הם עשויים כבר לדעת על סוגים אלה של תוכניות. התשובה לכך קובעת את הטון לדו"ח. אם החברה מעולם לא חשבה על תוכנית כזו, הדו"ח צריך להיות אינפורמטיבי ואסטרטגי כאחד. אם החברה חשבה על כך בעבר, הדו"ח צריך להיות פחות אינפורמטיבי ומשכנע יותר.
3. להחליט מה ללמוד. החלק הקשה ביותר בכתיבת דוח עסקי אינו הכתיבה עצמה. זהו עריכת המסקנה ואיסוף הנתונים הדרושים לתמיכה במסקנה זו. זה דורש מיומנויות מגוונות, כולל איסוף נתונים וניתוח שוק. מה אתה - ובסופו של דבר ההנהלה - צריך לדעת כדי להיות מסוגל לקבל החלטה מושכלת בנושא?
4. אסוף את הנתונים הנכונים לדוח שלך. חשוב שהנתונים שלך יבואו ממחקר יסודי; אחרת אתה מסתכן בהשפעה על אמינות. איסוף הנתונים תלוי בסוג הדוח שאתה כותב. דאג להשתמש במדדים מדויקים הרלוונטיים למטרת הדוח.
   • אתה יכול למצוא נתונים באופן פנימי, מה שאומר שאתה יכול לאסוף אותם די מהר.לדוגמה, אתה יכול להתקשר למחלקת המכירות לקבלת נתוני מכירות, כך שתוכל לעבד במהירות את הנתונים שלך בדוח שלך.
   • נתונים חיצוניים עשויים להיות זמינים גם באופן פנימי. אם מחלקה כבר ביצעה ניתוח לקוחות, תוכלו לשאול אותה. אתה לא צריך לעשות את המחקר בעצמך. זה משתנה בהתאם לחברה, אך כותב הדו"ח העסקי בדרך כלל לא צריך לבצע את המחקר הראשוני.
   • לדוגמא, אם אתה כותב דוח המלצה / ייעוץ, עליך לחקור את כל היתרונות של הרעיון המוצע שלך ולשלב תוצאות אלו בדוח שלך.
5. ערוך את הדוח שלך. אופן עריכת הדוח תלוי במטרתך. לדוגמא, אתה מרכיב דוח תאימות באופן שונה ממחקר היתכנות. ברגע שיש לך מושג איך אתה רוצה להרכיב את הדוח שלך, אתה יכול לכתוב את התוכן.
   • חלק את הנתונים הרלוונטיים לפרקים שונים. דוח עסקי לא אמור להיות מבול של מספרים ומידע. חלוקת הנתונים לפרקים נפרדים חשובה לדוח עסקי שנכתב בהצלחה. לדוגמא, שמרו על נתוני המכירות בנפרד מניתוח הלקוחות, והעניקו להם כותרת נפרדת.
   • השתמש בכותרות כדי לבנות את הדוח כך שניתן לקרוא אותו במהירות כמחקר עצמאי תוך תמיכה במטרה הבסיסית של הדוח.
   • מכיוון שחלקים מסוימים תלויים בניתוח או בקלט של אחרים, לעתים קרובות תוכלו לעבוד על החלקים בנפרד בזמן ההמתנה לניתוח.
6. הסיקו מסקנות עם המלצות ספציפיות. הסיקו מסקנות ברורות הנובעות באופן הגיוני מנתוני הדוח. תן המלצה ברורה על המדיניות הטובה ביותר, בהתבסס על המסקנה.
   • כל יעדים צריכים לכלול פעולות ספציפיות ומדידות. רשמו את כל השינויים בתיאורי המשרות, לוחות הזמנים או העלויות הנדרשים ליישום התוכנית החדשה. כל הצהרה חייבת להדגים באופן מיידי כיצד השיטה החדשה מסייעת להשגת המטרה / הפיתרון הנתון בדו"ח.
7. כתוב את סיכום ההנהלה. סיכום ההנהלה צריך להיות בדף הראשון של הדו"ח, אך זה צריך להיות הדבר האחרון שאתה כותב. סיכום ההנהלה צריך להציג את התוצאות והמסקנות שלך, ולספק סקירה קצרה על מה מישהו הולך לקרוא אם הוא בוחר לקרוא את הדו"ח כולו. כמו טריילר בסרט או תקציר בחיבור אקדמי.
   • סיכום המנהלים נקרא כך, שכן הוא כנראה הדבר היחיד שקרא מנהל עסוק. אמור לבוס שלך את הנקודות העיקריות בלא יותר מ-200-300 מילים. אם הבוס שלך סקרן, הוא / היא יכולים לקרוא את שאר הדו"ח.
8. במידת הצורך, השתמש באינפוגרפיקה לצורך הנתונים. במקרים מסוימים יכול להיות שימושי להשתמש בגרפים או בתרשימים להצגת נתונים כמותיים. השתמש בצבע כשהוא מושך את תשומת הלב וגורם למידע להתבלט. במידת האפשר, השתמש בנקודות תביעה, מספרים או תיבות טקסט כדי להקל על קריאת הדוח. זה מבדיל את הנתונים שלך משאר הדו"ח ומחזק את משמעותם.
   • באופן כללי, מספרים חזותיים הם רעיון טוב לדוחות עסקיים מכיוון שהטקסט והנתונים עצמם יכולים להיות מעט יבשים. אל תגזימי עם זאת. כל האינפוגרפיות חייבות להיות רלוונטיות והכרחיות.
   • השתמש במסגרות טקסט בעמודים עם הרבה טקסט ללא טבלאות או תמונות. עמוד מלא של טקסט יכול לעייף את הקורא. תיבת טקסט יכולה להיות יעילה גם לסיכום הנקודות העיקריות.
9. ציין את המקורות שלך במידת הצורך. תלוי בסוג המחקר שביצעת, יהיה עליך להסביר מאיפה השגת את המידע שלך. מטרתם של ביבליוגרפיה או דף משאבים בדוח עסקי היא לספק לאחרים את מקור המידע למקרה שירצו לראות את הנתונים בעצמם.
   • השתמש בדרך מתאימה לצטט את המקורות בדוח שלך על סמך הענף שלך.
10. קרא את הדוח שלך שוב. טעויות כתיב או טעויות דקדוק פשוטות יכולות להעניק לקוראים את הרושם שלא התאמצתם מספיק. טעויות אלה יכולות אפילו להעלות בסימן שאלה את מהימנות התוצאות שלך. כמו כן, וודא שאתה מציג את המידע שלך בצורה ברורה ומדויקת.
    • לדוגמא, אל תגזימו במילים יקרות או במשפטים מסובכים.
    • הימנע מניב או סלנג.
    • אם הדו"ח והקהל שלך קשורים לענף ספציפי, אתה יכול להשתמש בז'רגון או במונחים טכניים. אבל אתה צריך להיזהר לא להשתמש בו לעתים קרובות מדי.
    • באופן כללי, כתיבה עסקית טובה יותר בצורה הפסיבית, וזה אחד המקרים הבודדים שהצורה הפסיבית טובה יותר מהצורה הפעילה.
    • לעתים קרובות אתה יכול לפספס טעויות כשאתה קורא מחדש את העבודה שלך מכיוון שאתה מכיר אותה מדי. חשבו מי במחלקה שלכם נהנה גם מהדוח ויכול לקרוא אותו עבורכם. היו פתוחים למשוב. עדיף לשמוע את הטעויות מעובד מאשר מבוס. קרא כל תגובה ושכתב את הדוח תוך התחשבות בתגובות.
11. כתוב תוכן עניינים. הפוך את הדוח העסקי לפורמלי ככל האפשר וצר תוכן עניינים כך שהוא יהיה שקוף ואנשים יוכלו לגלול במהירות לפרק. כלול את כל הפרקים הרלוונטיים, במיוחד סיכום ההנהלה והסיכום.
12. קשר את הדוח העסקי שלך יחד. דוח יסודי, שנחקר היטב, מתאים ביותר עם מצגת יפה. זה יכול לכלול תיקייה נחמדה, כריכת ספרים או נייר. העניין הוא שהדוח העסקי שלך נראה כה חד עד שהקורא שלך להוט לקרוא אותו.
    • זה חל גם על כל הגרפים והתרשימים בדוח.