כתוב דוח עבודה

וִידֵאוֹ: חישוב שעות עבודה באקסל (כולל שעות נוספות)

תוֹכֶן

לדרוך
חלק 1 מתוך 3: תכנון דוח עבודה
חלק 2 מתוך 3: ניסוח דוח עבודה
חלק 3 מתוך 3: הפיכת הדוח לאפקטיבי
טיפים
אזהרות

כתיבת דוח עבודה יכולה להיות מרשימה, אם כי היא עשויה להיות קלה יותר ממה שחשבתם. בדרך כלל משתמשים בדוחות עבודה כדי להסביר את התקדמות פרויקט העבודה או כדי לספק מסקנות והמלצות בנוגע לנושאי מקום העבודה. כדי לכתוב בקלות דוח עבודה יעיל, התחל משיקול המטרה שלך, הקהל שלך, המחקר והמסר. לאחר מכן הכינו את הדוח באמצעות פורמט סטנדרטי של דוח עסקי. לבסוף, תוכלו לשנות את הדוח כדי שיהיה יעיל.

לדרוך

חלק 1 מתוך 3: תכנון דוח עבודה

קבע את מטרת הדו"ח. אולי מישהו ביקש ממך דוח. המטרה או הנושא עשויים להיכלל בבקשה. אם אינך בטוח מה המטרה או הנושא, שקול מה אתה מעביר לקהל שלך. אתה יכול גם לבקש הבהרה מהבוס או מהמפקח שלך.
- לדוגמא, המטרה יכולה להיות לנתח בעיה עסקית, להסביר את תוצאות הפרויקט שעבדת עליו או לתת למפקח שלך סקירה כללית על התקדמות העבודה שלך.
קבעו את הטון והשפה המתאימים לקהל היעד. שקול את מה שקהל היעד כבר יודע, כמו גם את הז'רגון שהם יבינו. בעת כתיבת דוח עבודה, לעתים קרובות אתה יכול להשתמש בשפה ובז'רגון מקצועיים יותר מאשר בעת כתיבה לציבור הרחב.
- מי יקרא את הדוח? כלול כל אחד מהקהל שלך שיכול להשתמש בדוח באופן סביר.
- אם אתה כותב עבור סוגים שונים של קוראים, כלול את כל המידע הדרוש כדי שגם הקורא הכי פחות מושכל יוכל להבין אותו בקלות. עם זאת, השתמש בכותרות עבור כל קטע כדי שהקוראים המודעים יוכלו לדלג על מידע מיותר עבורם. ניתן גם לכלול חלקים לכל קהל שיענה על צרכיו האישיים.
אסוף את המחקר והחומרים התומכים שלך, אם רלוונטי. כלול את החומרים בהם השתמשת כדי להסיק מסקנות או לפתח המלצות. אתה מתכוון להתייחס לכך תוך כדי הכנת הדוח, וייתכן שתצטרך לכלול אותו בנספחים לדוח. אלו דברים שיש לכלול בעת הכנת הדוח:
- פרטים כספיים
- שולחנות
- גרפים
- סטָטִיסטִיקָה
- סקרים
- שאלונים
- שיחות עם מומחים, עמיתים, לקוחות וכו '.
צפה בהתקדמות שלך כשאתה כותב דוח התקדמות. דוח התקדמות טוב נותן סקירה מהירה על העבודה שביצעת, מה תעשה והאם הפרויקט בדרך. עדיף לחשוב על זה כתשובה לשאלות שיש לאנשים לגבי הפרויקט שלך. הנה מה לכלול בדוח שלך:
- האם תקופת הפרויקט השתנתה?
- אילו משימות עשית מאז דו"ח ההתקדמות האחרון?
- אילו משימות תעשה בהמשך?
- האם אתה בדרך לסיים את הפרויקט בזמן? אם לא, מדוע?
- באילו צווארי בקבוק נתקלתם וכיצד תוכלו לפתור אותם?
- למדתם משהו החודש?
הכינו מתאר עם המידע שייכלל בדוח שלך. רשמו את הרעיונות שלכם במתווה והשתמשו בהם ככלי עזר לכתיבה. כשתעשה זאת, פתח את הכותרות לדוח שלך כדי לעזור לך לארגן מה לומר. הסקירה הכללית לא חייבת להיות מסודרת או מפותחת מכיוון שהיא נועדה לשימושך בלבד.
- ברוב המקרים, עליך להתחיל את הדוח בהסבר על התוצאות והמסקנות או ההמלצות. ואז הסבירו כיצד הגעתם לנקודה זו והנימוקים שלכם, אם רלוונטיים.
- אם אתם עומדים להגיע למסקנה או המלצה שנוי במחלוקת, הסבירו תחילה את התהליך ואת ההנמקה כדי שקהל היעד שלכם יוכל להבין מדוע הגעתם לרעיון זה.

חלק 2 מתוך 3: ניסוח דוח עבודה

השתמש בעמוד שער או בשער. על שער השער לכלול את שם הדוח, ואחריו את התאריך - בשורה נפרדת - בעת הגשתו. בשורה שלישית אתה מציין את שמות כל הכותבים. ואז כתוב את שם הארגון שלך בשורה הרביעית.
- במקרים מסוימים תוכלו לכלול גם מכתב מוטיבציה המסביר מדוע כתבתם את הדו"ח, במה מדובר, ומה עליכם לעשות הלאה. זה נפוץ יותר עם דוחות שלקח הרבה זמן להכין או לדרוש הסבר נוסף לפני שהקורא יראה את הדוח עצמו.
- בדוח התקדמות אתה מציין את שמך, שם הפרויקט, תאריך ותקופת הדיווח בעמוד השער. מקם כל פריט בשורה נפרדת. תוכל לתייג כל שורה עם "שם", "שם פרויקט", "תאריך" ו"תקופת דיווח ", או פשוט תוכל לרשום את המידע.
- שאל את הבוס שלך אם יש המלצות ספציפיות לעיצוב דוח העבודה שלך. הוא או היא המקור הטוב ביותר להכנת הדוח שלך.
ספק סיכום של המידע החשוב ביותר. כלול את המסקנות, ההצדקות וההמלצות שלך. זה מאפשר להבין את עיקרי הדו"ח שלך מבלי לקרוא את הדו"ח במלואו. אינך צריך לכתוב הסברים מפורטים, אך הקורא אמור להיות מסוגל להבין על מה מדובר בדוח. הסיכום צריך להיות אחד עד חמישה עמודים.
- אינך צריך לסכם את הדוח המלא. התמקדו רק ברעיונות המרכזיים בדוח, כמו ההמלצות העיקריות או המסקנות שאתם מציגים.
- אם אתה כותב דוח התקדמות, תוכל לדלג על חלק זה.
כלול תוכן עניינים עם מה שמופיע בדוח. ציין את כותרות החלקים בתוכן העניינים ואת מספרי העמודים שבהם מתחיל אותו קטע. זה מאפשר לקוראים לנווט בקלות בדוח כדי למצוא את המידע הדרוש.
- השתמש בכותרות ובכותרות לכל קטע, כך שהדוח יהיה קל לקריאה.
- בעת כתיבת דוח התקדמות, בדרך כלל אינך צריך לכלול תוכן עניינים אלא אם כן הבוס שלך מעדיף. עם זאת, הוסף כותרות וכותרות לכל קטע כדי להקל על הניווט בדוח.
כתוב הקדמה לתת סקירה כללית של הדוח. ספר לקורא מדוע כתבת את דוח העבודה הזה. סכם את ההקשר סביב הדוח והסבר את מטרתך. ציינו את השאלות עליהן תענו או את הבעיה שתפתרו. ציין את תקופת הדוח ותכנית פעולה עם תוכנו.
- ההקדמה לא צריכה להיות ארוכה. היו ישירים וספציפיים כך שהקורא יבין את ההקשר והמטרה ללא הסבר ארוך.
- כתוב שתיים עד ארבע פסקאות להקדמה.
- בדו"ח התקדמות, ההקדמה עשויה להכיל לא יותר מפסקה אחת או שתיים. זה צריך לסכם את הפרויקט ואת מה שאתה מקווה להשיג. תוכלו גם לציין מה כבר השלמתם ומה תעשו בהמשך.
הסבר את התוצאות או המסקנות שאתה מציג. ספק סקירה בסיסית של המחקר או ההערכות שסיימת ביחס לפרויקט זה. לאחר מכן דן ופירש את תצפיותיך וכיצד הן קשורות לנושא הדוח.
- ברוב המקרים, חלק זה מכיל פסקת היכרות ורשימת המסקנות שהגעת אליהם.
- כך נראית מסקנה אחת: "1. האוכלוסייה שלנו מזדקנת, מה שמוביל לסיכונים בריאותיים רבים יותר עבור לקוחותינו. "
- כשאתה כותב דוח התקדמות, אין לך תוצאות או מסקנות להציג. במקום זאת, רשום את ההישגים שלך או המשימות שהושלמו בקטע שלאחר ההשקה שלך. אתה יכול גם לכתוב פיסקה קצרה של 2-4 משפטים בסעיף זה. עם זאת, לרוב די ברשימה. אתה יכול לרשום: "200 אירו שגויסו לתשלום עבור אוהל הפסטיבל", "חוזה עם תוכנית המסיבה לניהול תכנון הפסטיבל" ו"סקרו 1,500 תושבים כדי לאסוף תשומות ציבוריות. "
תן לך המלצות לעתיד. ההמלצות שלך צריכות להסביר מה יקרה בעתיד. הסבירו מה ייצרו הפתרונות וכיצד הם קשורים למסקנותיכם. לאחר כתיבת ההסבר שלך, תן את המלצותיך בצורה של נקודות פעולה ברשימה ממוספרת. רשום את ההמלצות שלך מהחשובות ביותר והפחות חשובות.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב: "1. הכשיר את כל העובדים לבצע החייאה. "
- אם אתה כותב דוח התקדמות, במקום זאת, ציין את המשימות או היעדים שברצונך להשיג בתקופת העבודה הבאה. לדוגמה, תוכל לרשום "מצא ספקים לפסטיבל", "אשר עיצובי פסטיבל" ו"הזמין כרזות קידום מכירות ".
שוחח על התהליך וההנמקה שהובילו למסקנותיך. הסבר כיצד התייחסת לנושא, לבעיה או לנושא. עיין בתצפיות שלך והסבר כיצד הן מובילות להמלצותיך. הפרד את הדיון לחלקים שונים עם כותרות המספרות לקורא מה יש בסעיף זה.
- זה כולל דיון ארוך יותר על המחקר וההערכות.
- קטע זה צריך להיות הארוך ביותר ברשומה.
- אם אתה כותב דוח התקדמות, תוכל לדלג על חלק זה. במקום זאת, כלול קטע על המכשולים שנתקלת בהם בזמן שעבדת על הפרויקט וכיצד התמודדת איתם. אתה יכול לכתוב, "תושבים רבים לא השיבו את הסקר מכיוון שזה לא היה דמי משלוח. בעתיד נכלול דואר משולם מראש בסקרים שלנו או נאפשר לתושבים להשלים את הסקר שלהם באופן דיגיטלי. "
ציין את כל ההפניות בהן השתמשת בהכנת הדוח. הפניות יכולות לכלול מאמרי מגזין, מאמרי חדשות, ראיונות, סקרים, שאלונים, סטטיסטיקה ומידע קשור אחר. ציין הפניות האלה בסוף הדוח ותייג את הדף כ"הפניות ".
- אלא אם כן צוין אחרת, השתמש בפורמט APA לדיווחים עסקיים.
- תוכל לדלג על חלק זה אם אתה מכין דוח התקדמות.
ספק קבצים מצורפים של חומרים כגון סקרים, שאלונים או מיילים. לא כל דוח עבודה זקוק לקבצים מצורפים. עם זאת, תוכל לכלול אותם אם ברצונך לספק לקוראים חומר אליו הפנית או אם ברצונך לספק מידע נוסף שיעזור להם להבין טוב יותר את הנושא או את תצפיותיך. תייגו כל קובץ מצורף באות נפרדת.
- לדוגמא: "נספח א '", "נספח ב'" ו"נספח ג '".
- אם אתה כותב דוח התקדמות, אינך צריך לכלול את החלק הזה.
סגור מסקנה קצרה יחד עם סיכום התצפיות או ההתקדמות שלך. יתכן ולא תצטרך להסיק מסקנה, אך כתיבה יכולה להיות סיכום נחמד למאמציך. שמור את מסקנתך בשלושה-ארבעה משפטים המסכמים את המידע שהצגת בדוח שלך.
- אתה יכול לכתוב: "פרויקט התכנון של פסטיבל האמנויות נמצא במסלול ויושלם על פי לוח הזמנים. סיימנו 90% מפעילויות התכנון המקדים שלנו וכעת מעבירים את המיקוד לרכישת הציוד הדרוש. לפרויקט אין מכשולים בולטים, אך אנו נתייחס בהדרגה לכל מכשולים עתידיים. "

חלק 3 מתוך 3: הפיכת הדוח לאפקטיבי

השתמש בכותרות ברורות כדי לעזור לקהל שלך לנווט בדוח. צרו כותרות ישירות והגיעו ישר לעניין. על הקורא לדעת בדיוק מה מכיל הדו"ח.
- הכותרות יכולות לכלול הקדמה, משימות שהושלמו, יעדים לרבעון הבא, מכשולים ופתרונות, וסיכום.
- התאם את הכותרות למידע בדוח.
- בדוח התקדמות סביר להניח שהקוראים יהיו המפקח שלך, הצוות או הלקוחות.
השתמש בשפה פשוטה וישירה כדי לתקשר את הרעיונות שלך. דוח עבודה לא חייב להכיל מילים קשות ומשפטים יצירתיים. אתה רק צריך להעביר את הנקודה שלך לקורא. ביטא את רעיונותיך במילים הפשוטות ביותר האפשריות ולעניין.
- אתה יכול לכתוב, "ההכנסות גדלות ב -50% ברבעון הרביעי", במקום "ההכנסות גדלות ב -50% כדי לייצר הכנסות גדולות ברבעון הרביעי."
כתוב בקצרה כדי לשמור על הדו"ח קצר ככל האפשר. כתיבה מיותרת מבזבזת את זמנכם ואת זה של הקוראים. אל תהיה שטחי ותגיע ישר לעסקים.
- זכור שחלק מדוחות העבודה יכולים להיות ארוכים למדי, מכיוון שהם יכולים להכיל מידע רב. עם זאת, הכתיבה שלך צריכה להיות תמיד תמציתית.
- זה בסדר לכתוב, "המכירות גדלו ברבעון האחרון לאחר שכוח המכירות החל לקרוא", במקום, "ראינו עלייה אקספוננציאלית בהכנסות ברבעון האחרון, מכיוון שאנשי המכירות המוכשרים והמסורים שלנו היו לקוחות פוטנציאליים. מתקשר לבקש מהם לקנות מוצרים נוספים. '
ביטא את רעיונותיך בשפה אובייקטיבית ולא רגשית. היצמד לעובדות ותן לקורא להסיק מסקנות משלהם בהתבסס על השקפה אובייקטיבית של הנושא. למרות שאתה עשוי להמליץ על בעיה, אל תנסה לעורר את רגשות הקוראים כדי לשכנע אותם. תן לקורא לגבש רעיונות ושיקול דעת משלו בהתבסס על ראייה אובייקטיבית של העובדות.
- במקום לכתוב, "לעובדים מנותקים יש מורל נמוך, מה שהופך את המשרד למכונה חסרת נשמה", אתה יכול לכתוב, "עובדים שדירוג הפריון שלהם קיבל ציון נמוך יותר מאחרים דיווחו שהם לא מעורבים."
הימנע משימוש בסלנג, כמו גם במילה "אני" ברוב הדוחות. יתכן ונכון להשתמש ב"אני "בדו"ח התקדמות כשאתה כותב על פרויקט שאתה עובד עליו לבד. אם לא, אל תשתמש במילה "אני" או בסלנג אחר בדוח העבודה שלך. עם זאת, זה בסדר להשתמש ב"אתה "כאשר מכוונים משפט לקורא המיועד.
- שמור על מקצוע השפה שלך לאורך כל הדו"ח.
בדוק את הדוח שלך כדי לוודא שהוא נקי משגיאות. דקדוק ושגיאות כתיב מערערים את המקצועיות של דוח העבודה שלך. חיוני שתבדוק את הדו"ח כדי לוודא שלא השתמשת בהקלדות הקלדה, בניסוח שגוי או במילים שגויות. עדיף לבדוק את הדוח לפחות פעמיים.
- אם אפשר, מישהו אחר יבדוק עבורך את הדוח מכיוון שקשה לאתר את הטעויות שלך.
- בזמן שמתיר, עליך להשאיר את הדוח בצד למשך 24 שעות לפחות לפני שתבדוק אותו.

טיפים

לאחר שכתבת את דוח העבודה הראשון שלך, תוכל להשתמש בו כתבנית לדוחות עתידיים.
כנראה שכבר יש לך תבנית לדוחות עבודה במקום העבודה שלך. פנה לממונה שלך כדי לראות אם תוכל להשתמש בתבנית לדוח שלך.
במידת האפשר, ביסס את פורמט הדוח שלך על דוח עבודה קיים של החברה או הארגון שלך. בדוק את התיקים במשרדך או בקש מעמית או ממפקחך העתק של דוח קיים.