תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 2: כתיבת ההצעה שלך
• חלק 2 מתוך 2: הגשת הצעתך

הכנת הצעה לניהול שימושית אם אתה רואה הזדמנויות לשפר תהליכים, להגדיל את המחזור או לממש חיסכון. אתה יכול גם לכתוב הצעה אם אתה רואה משהו שצריך או שניתן לשנות בעיניך. אם ברצונך להכין הצעה להנהלת החברה שלך, הקדיש זמן לאיסוף המידע הדרוש. שוחח עם הקולגות על ההצעה כדי לראות אם הם מסכימים. גש לניהול כראוי.

לדרוך

חלק 1 מתוך 2: כתיבת ההצעה שלך

1. זהה את הבעיה. בין אם ברצונך להציע הצעה לגבי ייעול תהליכים ובין אם לגבי הפחתת עלויות, עליך לקבל תמונה ברורה מה הבעיה. לעיתים קרובות יש לך מושג על זה בעצמך, אך אם אתה רוצה להצביע ולפתור משהו, דאג שתוכל לתאר את הבעיה בתמציתיות.
2. תעשה את המחקר שלך. לפני שתתחיל לכתוב את ההצעה שלך, חשוב שתבדוק את כל העובדות. שוחח עם בעלי העניין. זה יכול להיות עמיתים, מפקחים או לקוחות. קרא על חברות דומות ומה הן עשויות לעשות אחרת.
   • לדוגמא, אם אתה חושב שחברתך צריכה להחליף קייטרינג, שוחח עם העובדים במטבח שעובדים אצל הקייטרינג הנוכחי. מה הם חושבים? אולי הם עבדו עם קייטרינג אחר במקום אחר? אילו הבדלים הם רואים? מה הקולגות שלך חושבים על הקייטרינג? אם אתה לא מרוצה מהאוכל, זה יכול להיות רק הטעם האישי שלך במקום שהאיכות תהיה פחותה מזו.
3. כתוב תיאור בעיה. כדי להציג את הצעתך, תאר מה המצב הנוכחי. אנא ציין את כל העובדות הרלוונטיות. למשל מי מעורב, תאריכים ומיקומים. אל תעשה פסק דין ערכי בסעיף זה עדיין; הגבל את עצמך לשרטוט אובייקטיבי של המצב הנוכחי.
   • בדוגמה של הקייטרינג תוכלו לכתוב למשל: "חברת X עובדת עם קייטרינג Y מזה 7 שנים. בתקופה זו מספר הארוחות שניתן לבחור מהן נפל מחמש לשתיים. מספר המנות הצמחוניות ירד, ובימים מסוימים כלל לא מוצעות מנות צמחוניות. "
4. הסביר מהו הפתרון שלך. לאחר זיהוי הבעיה, תאר את הפתרון שאתה מציע. אם ההצעה שלך מורכבת ממספר אלמנטים, התחל עם האלמנט החשוב ביותר בהצעה שלך. הראה כי הממצאים שלך מבוססים על מחקר.
   • לדוגמא, אתה יכול לכתוב: "אני ממליץ לחברה X לעבור לקייטרינג אחר. לחברה X יש כאן כמה אפשרויות. קייטרינג W וקייטרינג Z מציעים אפשרויות בחירה רבות יותר בארוחות ויש להם רמת עלות דומה כמו הספק הנוכחי. בנוסף, Cateraar Z יכול לענות טוב יותר על צרכי העובדים שלנו, מכיוון שיש להם מגוון נרחב של מנות צמחוניות, טבעוניות וללא גלוטן. למרות ש- Cateraar W מציעים מנות פחות טבעוניות, גם הם יהיו אפשרות טובה. מחקר מוקדם יותר השנה מראה כי 40% מהעובדים שלנו הם צמחוניים, 10% טבעונים ו -2% מהעובדים מקפידים על תזונה נטולת גלוטן. "
5. ליצור תוכנית. תאר כל צעד שיינקט ליישום ההצעה. ציין עבור כל שלב מה העלויות הקשורות לצעד זה ומה זמן ההובלה. היו שקופים באילו עלויות מסוימות, ותלויים בגורמים מסוימים. אם תרצה, תוכל למנות את השלבים. לאחר מכן ספק מידע מפורט יותר. אל תעריך יתר על המידה את החזרת ההצעה שלך. ציין בצורה אובייקטיבית ככל האפשר מה התשואות הצפויות.
   • "להחלפת קייטרינג, יש צורך: 1. לבטל את החוזה הנוכחי עם הקייטרינג Y; 2. הזמינו את הקייטרינג W ואת הקייטרינג Z לפגישת ניסיון; 3. בחרו באחד משני הקייטרינגים; 4. התקשרו בחוזה עם הקייטרינג שנבחר. עלויות החוזה החדש צפויות להיות דומות לעלויות החוזה הנוכחי עם הקייטרינג Y. אם אנו עומדים בתקופת ההודעה המוסכמת בחוזה הנוכחי עם הקייטרינג Y, אין עלויות הקשורות לביטול. המעבר לקייטרינג אחר יכול אפוא להיות ניטרלי בעלויות, עם השפעות חיוביות אפשריות לשביעות רצון העובדים מכיוון שההיצע במזנון גדל. "
6. ציין אילו התנגדויות יכולות להיות. הראה שאתה מבין שיש התנגדויות אפשריות להצעה. לדוגמא, האם ניתן לצפות מהתנגדות מהעובדים? אולי כמה עמיתים הם מעריצים ענקיים של הקייטרינג הנוכחי. ציין מה ניתן לעשות כדי להסיר התנגדויות ולמזער את הסיכונים.
7. ציין מה נדרש ליישום ההצעה. אם משמעות ההצעה שלך היא שיש לרכוש פריטים או לפרוס עובדים נוספים לצורך היישום, אנא ציין זאת. ציין גם איזו התחייבות לזמן נדרשת. אתה יכול לעשות זאת בצורה של רשימת ביקורת. לדוגמה:
   • "חובה: קבוצת עבודה שמעריכה את הקייטרינג השונה (4 עובדים ממקומות שונים בארגון), שעתיים לפגישת הניסיון, 3 שעות להכנת דוח ההערכה."
8. סיימו עם היתרונות העיקריים. לא משנה איזה שינוי אתה מציע, חזור עליו בסוף. סכם את שלוש הנקודות החשובות ביותר שלך וסיים במשפט סיכום אחד. תחשוב על זה כעל סיכום ההנהלה. לדוגמה:
   • כפי שעולה מההצעה הזו, הקייטרינג Y צמצם את מגוון המנות בשבע השנים האחרונות. קייטרינג W וקייטרינג Z מציעים מגוון גדול יותר באותה עלות. אני ממליץ לארגן פגישת ניסיון עם שני הקייטרינגים האלה במטרה לבחור קייטרינג חדש עבור החברה שלנו. צפוי שהדבר יגביר את שביעות רצון העובדים ושימורם. "
   • זיהוי יתרונות פיננסיים וכמותיים. לדוגמא, האם החדשנות שלך מביאה לחיסכון בעלויות? ואז ציין זאת.
   • זהה יתרונות איכותיים. לעיתים לא ניתן לציין את יתרונותיה של הצעה באמצעות נתונים קשים. לדוגמא, אם הצעתך מגבירה את שביעות רצון העובדים, אנא ציין זאת. יתרונות איכותיים יכולים להיות בעלי ערך באותה מידה כמו יתרונות כמותיים.

חלק 2 מתוך 2: הגשת הצעתך

1. קרא את ההצעה לעמית. בקש מעמית לתת לך משוב על הצעתך. אולי עמיתך מסכים לחלוטין להצעתך. אם עמיתך אינו מסכים לחלוטין להצעתך, חשוב על התנגדויותיהם. אם אתה חושב שההתנגדויות מוצדקות, התאם את הצעתך. אם אתה סבור שההתנגדויות מוצדקות בפני עצמן, אך אינן מובילות למסקנה אחרת, אנא ציין את ההתנגדויות בסעיף בו אתה מסביר את ההתנגדויות האפשריות להצעה.
2. תנקה את עצמך. ברגע שההצעה שלך מוכנה, והגדרת אותה על ידי מישהו אחר, עיין בה ביסודיות. האם כל המשפטים פועלים כשורה, האם אין שגיאות כתיב, האם זה מספיק תמציתי. אתה לא רוצה שההצעה שלך תהיה ארוכה מדי, כי אז ייתכן שההנהלה לא תקרא אותה. מקסימום שני עמודים זה אורך יפה.
3. הגש את ההצעה להנהלה. לאחר השלמת ההצעה שלך, קבע למי להגיש אותה. בארגונים מסוימים ברור למי לומר על נושא מסוים. זה פחות ברור בארגונים אחרים. שאל עם מי ליצור קשר. לעתים קרובות מזכירים מודעים לכך היטב.
   • לאחר שתמצא את האדם הנכון, נסה לתאם איתו פגישה פיזית כדי לדון בהצעה. כך אתה מקבל תשומת לב רבה יותר להצעה מאשר כשאתה שולח אותה על הנייר או בדואר אלקטרוני.