תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 3: הגדרת ה- SOP שלך
• חלק 2 מתוך 3: כתיבת ה- SOP שלך
• חלק 3 מתוך 3: הבטחת הצלחה ודיוק
• טיפים

נוהל תפעולי סטנדרטי (SOP) מכיל מידע כיצד לבצע משימה שלב אחר שלב. יש לשנות ולעדכן SOP קיים בלבד, אך אתה עלול גם למצוא את עצמך במצב שבו עליך להגדיר כזה לחלוטין.

לדרוך

חלק 1 מתוך 3: הגדרת ה- SOP שלך

1. בחר את הפורמט. אין דרך נכונה וטועה לכתוב SOP. אך ככל הנראה לחברה שלך יש כבר מספר SOPs שתוכל להסתכל עליהם כדי לקבל מושג על ההתקנה הרצויה. השתמש ב- SOP קיימים - אם בכלל - כדוגמה. אם אין כאלה, יש לך כמה אפשרויות:
   • ההתקנה עם השלבים הפשוטים. זה טוב לנהלים שגרתיים, שהם קצרים, מניבים מעט תוצאות אפשריות והם קונקרטיים למדי. לאמיתו של דבר, מעבר לתיעוד הנדרש ואמצעי הזהירות, אין זה אלא רשימה של נקודות, האומרות לקורא במשפטים פשוטים מה לעשות.
   • ההתקנה עם השלבים ההיררכיים. זה עובד היטב בהליכים ארוכים יותר - עם יותר מעשרה צעדים, המחייבים קבלת החלטות, הבהרה והסבר על המינוח. זו בדרך כלל רשימה של השלבים העיקריים ושלבי המשנה שלהם לפי סדר מסוים.
   • ההתקנה עם תרשימי הזרימה. אם הליך דומה יותר למפה, עם הרבה תוצאות אפשריות שונות, תרשים זרימה הוא הפיתרון הטוב ביותר. עליך לבחור בהתקנה זו כאשר לא ניתן לחזות כראוי את התוצאות.
2. חשוב על הקהל שלך. ישנם שלושה דברים חשובים שיש לקחת בחשבון לפני כתיבת SOP:
   • מה הקהל שלך כבר יודע? האם הציבור שלך מכיר את הארגון ונהליו? האם הם מכירים את המינוח? השפה בה אתה משתמש צריכה להתאים לידע ולקרוא את הקורא.
   • יכולות השפה של הקהל שלך. האם יתכן שיש אנשים שלא מדברים בשפה שלך אם הם קוראים את ה- SOP שלך ""? אם כן, מומלץ לכלול תמונות עם כיתובים ודיאגרמות.
   • גודל הקהל שלך. אם ה- SOP שלך נקרא על ידי אנשים רבים (בתפקידים שונים) בו זמנית, עליך להגדיר את המסמך כדיאלוג במחזה: משתמש 1 עושה משהו, ואז משתמש 2 וכו '. באופן זה, כל משתמש יכול לראות כיצד הוא או היא גלגל שיניים במכונה הפועלת בצורה חלקה.
3. חשוב על הידע "שלך". השורה התחתונה היא זו: האם אתה האדם הנכון לרשום זאת? אתה מבין במה מדובר? איך זה יכול להשתבש? איך זה צריך להיות בטוח? אם לא, עדיף שתעביר את העבודה למישהו אחר. SOP שלא כתוב בצורה גרועה - או גרוע מכך - כתוב לא נכון - לא רק מוביל לירידה בפרודוקטיביות ולכישלון ארגוני, אלא גם יכול להיות לא בטוח ולהשפיע על הכל מהצוות שלך לסביבה. בקיצור, זה לא סיכון שאתה רוצה לקחת.
   • אם מדובר בפרויקט שאתה מרגיש מחויב להשלים, אל תפחד לבקש עזרה מהמתמודדים עם ההליך מדי יום. קיום ראיונות הוא חלק נפוץ בתהליך יצירת SOP.
4. בחר בין SOP קצר או ארוך. אם אתה כותב או מעדכן SOP עבור קבוצה של אנשים שמכירים את הפרוטוקול, המינוח וכו 'ורק רוצים SOP קצר ותמציתי, כמו למשל רשימת ביקורת, תוכל לשמור אותו קצר.
   • מלבד המטרה הכללית ומידע רלוונטי אחר (תאריך, מחבר, מספר תעודת זהות וכו '), הוא מכיל רק רשימה של צעדים. אם אין צורך בפרטים נוספים או הבהרות, זה מספיק.
5. זכור את מטרת ה- SOP. ברור שאתה מתמודד עם הליך שחוזר על עצמו שוב ושוב בארגון שלך. אך האם יש סיבה ספציפית לכך ש- SOP זה כה חשוב? האם צריך לשים דגש על בטיחות? אמצעי ציות? האם הוא משמש לאימון או על בסיס יומי? הנה כמה סיבות מדוע ה- SOP שלך נחוץ להצלחת הצוות שלך:
   • כדי להבטיח עמידה בתקני הציות
   • כדי למקסם את דרישות הייצור
   • כדי להבטיח שהנוהל לא ישפיע לרעה על הסביבה
   • כדי להבטיח בטיחות
   • כדי לוודא שהכל מתנהל לפי לוח הזמנים
   • כדי למנוע פגמים בייצור
   • לשמש כמסמך הדרכה
     • הידיעה על מה להדגיש ב- SOP תקל על מבנה המסמך סביב נקודות אלו. קל יותר לראות כמה חשוב ה- SOP שלך.

חלק 2 מתוך 3: כתיבת ה- SOP שלך

1. תאר את החומר הדרוש. SOPs טכניים בדרך כלל, "בנוסף ל"נוהל עצמו, מורכבים מארבעה אלמנטים:
   • שַׁעַר. זה כולל 1) כותרת ההליך, 2) מספר זיהוי של SOP, 3) תאריך ההנפקה או השינוי, 4) שם החברה, החטיבה או המחלקה אליהם מתייחס SOP, ו- 5) החתימות של אלה שהכינו ואישרו את ה- SOP. אתה יכול להגדיר דף זה ככל שתרצה, כל עוד המידע ברור.
   • אינדקס. זה הכרחי רק אם ה- SOP שלך ארוך, כדי שתוכל לחפש אותו בקלות. התקנה סטנדרטית פשוטה היא מה שאתה צריך כאן.
   • בקרת איכות ואיכות. הליך אינו טוב אם לא ניתן לבדוק אותו. וודא שיש לך את החומר והפרטים הדרושים כדי שהקורא יוכל לוודא שהתוצאה הרצויה הושגה. זה יכול להיות בצורה של מסמכים אחרים, כמו למשל דוגמאות הערכה.
   • התייחסות. ודא שיש לך רשימה של כל ספרי העיון המצוטטים או המצוטטים. כאשר מתייחסים ל- SOP אחרים, וודא שהמידע הדרוש נכלל בנספח.
     • יכול להיות שהארגון שלך משתמש בפרוטוקולים אחרים מאלה. אם אתה יכול להתייחס ל- SOPs קיימים, שחרר את המבנה הזה והיצמד למה שכבר קיים.
2. בהליך עצמו, הקפד להקפיד על הדברים הבאים:
   • היקף ותחולתו. במילים אחרות, תאר את מטרת התהליך, את גבולותיו, אך גם את אופן השימוש בו. הוסף סטנדרטים, תקנות, תפקידים ותחומי אחריות ותשומות ופלט.
   • מתודולוגיה ונהלים. זה הבשר שעל העצמות - רשום את כל השלבים, כולל הפרטים הדרושים וכולל את כל הציוד הדרוש. כלול נהלים וגורמי החלטה הבאים.זהה את נקודות ה"מה ... אם "וכל הפרות פוטנציאליות או חששות ביטחוניים.
   • בירור המינוח. זהה קיצורים וביטויים שאינם בשפה המקובלת.
   • אזהרות בריאות ובטיחות. רשום אותם בפרק נפרד, וכן רשום אותם לצד השלבים אליהם הם מתייחסים. אל תזלזל בדברים האלה.
   • ציוד וציוד. ציינו מה דרוש ואילו ציוד או תקני ציוד תוכלו למצוא מתי ואיפה.
   • אזהרות ובעיות. אז מחלקת הבעיות. דבר על כל דבר שיכול להשתבש, על מה להיזהר ומה עלול להוות בעיה עבור המוצר הסופי והמושלם.
     • תן לכל נושא את הפרק שלו (בדרך כלל ממוספר) בכדי למנוע מה- SOP שלך להיות בלשני ומבלבל מדי וכדי שהדברים יהיו נגישים.
     • זו לא רשימה ממצה; זה רק קצה הקרחון הפרוצדורלי. הארגון שלך יכול לציין אילו היבטים אחרים דורשים התייחסות.
3. שמור על כתביך תמציתיים וקלים לקריאה. רוב הסיכויים שהקהל שלך לא קורא אותם בשביל הכיף. שמור על זה קצר ומתוק - אחרת תאבד תשומת לב או שהם יתקשו למסמך קשה לעבור וקשה להבנה. שמור על משפטים קצרים ככל האפשר.
   • הנה אחד רַע דוגמא: הקפד להסיר את כל האבק מכניסי האוויר לפני השימוש בהם.
   • הנה אחד טוֹב דוגמא ": לפני השימוש יש לשאוב את כל האבק מכניסי האוויר.
   • באופן כללי, אל תדבר על "אתה". זה מדבר בעד עצמו. דבר באופן פעיל והתחל את המשפטים שלך בציווי.
4. במידת הצורך, ראיין את העובדים המעורבים בתהליך לגבי אופן ביצוע העבודה. הדבר האחרון שאתה רוצה הוא לכתוב SOP שפשוט לא הגיוני. אתה מסכן את הבטיחות, האפקטיביות והזמן של הצוות שלך ואינך לוקח בחשבון נהלים שכבר נמצאים בשימוש - דבר שעמיתייך לא יודו לך. שאל שאלות במידת הצורך! זה חייב להיעשות נכון!
   • אם הדברים אינם ברורים, בקש מאנשים שונים להביא את כל התפקידים והאחריות. ייתכן שחבר צוות אחד לא יציית ל- SOP ואחר יכול להיות מעורב רק בחלק מהפעולות.
5. שברו גושי טקסט גדולים לחתיכות בעזרת דיאגרמות ותרשימי זרימה. אם אתה מתמודד עם צעד אחד או שניים מסובכים במיוחד, אתה יכול להקל על הקוראים שלך באמצעות תרשים או תרשים. זה הופך להיות קל יותר לקריאה וזה נותן לנפש הפסקה מכל המאמצים להבין הכל. ומבחינתך זה נראה יותר שלם וכתוב היטב.
   • לא רק להשתמש בהם כדי לתבל או לגרום ל- SOP שלך להיראות מרשים יותר; עשה זאת רק אם זה הגיוני או אם אתה מנסה להתגבר על מחסום השפה.
6. ודא שבכל דף יש קידוד נכון. SOP שלך הוא ללא ספק אחד מ- SOP רבים. מסיבה זו, הארגון שלך צריך לשמור על מעין מסד נתונים בו הכל נשמר על בסיס מערכת אינדקס מסוימת. ה- SOP שלך הוא חלק מאותו אינדקס ולכן צריך לאחזר צורה כלשהי של קידוד. לכן יש לומר בבירור.
   • על כל עמוד לכלול כותרת קצרה או מספר תעודת זהות, תאריך ומספר עמוד. יתכן שתזדקק להערות שוליים; זה תלוי במדיניות של הארגון שלך בנקודה זו.

חלק 3 מתוך 3: הבטחת הצלחה ודיוק

1. בדוק את ההליך. אם אתה לא רוצה לבדוק את ההליך שלך, כנראה שלא כתבת אותו מספיק טוב. בקש ממישהו עם "הבנה מוגבלת" של התהליך (או ממישהו שמייצג את הקורא המשותף) להשתמש ב- SOP שלך ולהנחות אותו. באילו בעיות הם נקלעים? אם יש כאלה, עליך לטפל בהן ולבצע את ההתאמות הנדרשות.
   • עדיף לבדוק את ה- SOP שלך על ידי כמה אנשים. אנשים שונים יתקלו בדברים שונים, מה שייתן לך תשובות רבות (יש לקוות).
   • וודא שההליך נבדק על ידי מישהו שמעולם לא עשה זאת. מישהו בעל ידע מראש הולך לסמוך על כך כדי להתקדם ולא מלכתחילה על עבודתך, כך שהיא תפספס את המטרה.
2. יש להעריך את ה- SOP על ידי מי שמבצע את ההליך בפועל. בסופו של דבר זה לא משנה באמת מה הבוסים שלך חושבים על ה- SOP. זה על אלה שם בחוץ בעצם צריך לשתף פעולה. אז לפני שתשלחו אותו לבוסים למעלה, הראו את פרי העט לאלו שיעשו או כבר יעשו את העבודה. למצוא מה היא מזה?
   • על ידי מעורבותם והפיכתם לחלק מהתהליך, הם נוטים יותר לקבל את ה- SOP הזה. וללא ספק יש להם כמה רעיונות נהדרים!
3. בדקו את SOP אצל היועצים שלכם ומחלקת בקרת האיכות. לאחר שהצוות תקין, תוכלו להעביר אותו ליועצים שלכם. אולי יש להם פחות מה לומר על העבודה עצמה, אך הם יידעו אותך אם ההתקנה בסדר, אם שכחת משהו, והם יידעו אותך כיצד להפוך את הכל לרשמי וחלק מהמערכת.
   • השתמש במערכות הניתוב הרשמיות כדי לקבל אישור מסמך, כך שתוכל להיות בטוח שהתהליך למתן אישור חתום כראוי. זה שונה מארגון לארגון. אתה רק רוצה לוודא שכולם אמרו את דעתם ושכל הכללים פעלו.
   • חייבות להיות חתימות מתחת. לרוב החברות כבר אין בעיות עם חתימות אלקטרוניות.
4. התחל להשתמש ב- SOP שלך ברגע שהוא אושר. יתכן שתצטרך לארגן תחילה הכשרה לעובדים המעורבים, אך פירוש הדבר גם שהנייר שלך תלוי בשירותים. כך או כך, וודאו כי נעשה שימוש בעבודה שלכם! עשית את זה. זמן לקצת הכרה!
   • ודא שה- SOP שלך מעודכן. אם זה כבר לא המקרה, דאגו לעדכון מיידי, וודאו כי העדכונים מאושרים ומתועדים ושלחו את ה- SOP שוב. הבטיחות, התפוקה וההצלחה של הצוות שלך תלויים בכך.

טיפים

• פשוט השתמש בהולנדית כדי להסביר את השלבים.
• זכור לערב את בעלי העניין במידת האפשר, כך שהתהליך הכתוב יתאים לתהליך בפועל.
• בדוק אם קיימת גרסה ישנה יותר של ה- SOP. אולי אתה יכול להגביל את עצמך לכמה שינויים מהירים. הקפד לתעד אותם גם כראוי!
• יש היסטוריית מסמכים עם כל גרסה חדשה.
• השתמש בתרשימי זרימה ותמונות כדי שהקורא יוכל לעקוב אחר התהליך כראוי.
• שימו לב לבהירות. וודא כי פרשנויות מרובות אינן אפשריות. הראה את הנוהל למישהו שלא מכיר אותו ושאל אותו מה הוא חושב: אתה עדיין יכול להתמודד עם הפתעות.
• בדקו את המסמך לפני אישורו.