תוֹכֶן

• לדרוך
• שיטה 1 מתוך 2: היסודות
• שיטה 2 מתוך 2: התוכן
• טיפים

הסיכום הוא החלק החשוב ביותר במסמך עסקי. זה החלק הראשון (ולעתים קרובות היחיד) שאחרים יקראו ואת החלק האחרון שעליכם לכתוב. זוהי סקירה קצרה של המסמך כולו, שנועדה להראות לאנשים עסוקים שיקראו את המסמך שלך במבט חטוף כמה קריאה ואיזו פעולה צפויה להיעשות.

לדרוך

שיטה 1 מתוך 2: היסודות

1. הבן כי סיכום הוא סקירה קצרה של יצירה עסקית. "קצר" ו"סקירה כללית "הן המילים כאן. הסיכום אינו מקיף בשום פנים ואינו תחליף ליצירה המקורית. סיכום לא יעלה על 10% מהמסמך המקורי. נסו להשיג בין 5% ל -10%.
   • סיכום שונה מקטע. קטע מספק לקורא סקירה והתמצאות, ואילו סיכום מבטא יותר את המהות ומספק כיוון. תמציות משמשות לעתים קרובות יותר בעבודות אקדמיות, תקצירים יותר לצרכים עסקיים.
2. הקפידו לעמוד בהנחיות לסגנון ולמבנה. מקורות הסיכום המשפיעים ביותר מסכימים כי יש ליישם הנחיות מסוימות לסגנון ולמבנה. אלו כוללים:
   • הפסקאות צריכות להיות קצרות ולעניין.
   • סיכומים חייבים להיות מובנים מבלי לקרוא את הדוח המקורי.
   • סיכומים צריכים להיות כתובים בצורה שמתאימה לקהל שעבורו נכתב הטקסט.
3. תגדיר את הבעיה. סיכום אמור להגדיר בעיה ברורה, בין אם מדובר בניהול שרשרת האספקה ​​או בקמפיינים שיווקיים בחו"ל. הגדרת בעיה ברורה חשובה במיוחד בסיכומים, מכיוון שלעיתים קרובות המסמכים הבסיסיים נכתבים על ידי טכנאים אשר מעט מבינים בעניינים רעיוניים. וודא שהבעיה כתובה במילים ברורות ומובנות.
4. ספק פיתרון. בעיה תמיד זקוקה לפיתרון. כדי לספק מטרה ברורה (וסיבה למימון הסיבה), עליך להציג את הפיתרון באופן שיפתור את הבעיה ביעילות. אם הבעיה שלך לא מוגדרת בבירור, כנראה שגם הפתרון שלך לא הגיוני.
5. השתמש בתמונות, תבליטים, כותרות, אם זה מקל על הניווט במסמך. סיכום אינו חיבור; הם לא צריכים להיות גושי טקסט ארוכים. אם הם מגבירים את ההבנה, אתה בדרך הנכונה:
   • פסל. תמונה מוצגת היטב המדגישה במדויק את אופי הבעיה של הלקוח יכולה להבהיר את ליבת הסיכום. גירוי החזותי לעיתים קרובות יעיל בדיוק כמו הניתוח.
   • ספירות. ניתן לפרק פיסות ארוכות של מידע לרשימות הניתנות לניהול יותר.
   • ראשים. במידת הצורך, ארגן את הנושאים בסיכום תחת כותרות. זה יעזור לקורא להישאר על המסלול כשהם מתחילים את הסיכום.
6. שמור על סיכום רענן ונקי מז'רגון. הז'רגון הוא אויב ההבנה. זה פשוט די פופולרי בעולם העסקים. מילים כמו "ממשק", "מינוף", "יכולות ליבה" וכדומה הן מילים שכדאי להימנע מהן. הם מטשטשים את המשמעות האמיתית והופכים את הסיכום למעורפל ולא מוגדר.

שיטה 2 מתוך 2: התוכן

1. התחל עם המסמך המקורי. מכיוון שהסיכום מסכם מסמך אחר, עליכם להכיר את היצירה המקורית בכדי שתוכלו לדחוס אותה לגירסה הניתנת לניהול ואינפורמטיבי. בין אם אותו מסמך מקורי הוא דוח, תוכנית עסקית, הצעה, מדריך או משהו אחר, עברו בו ומצאו את הנקודות העיקריות.
2. כתוב סקירה קצרה מה מטרת החברה התומכת במסמך, או במסמך המקורי עצמו? מה ההיקף?
   • דוגמא: נשים ברחבי העולם הוא ארגון ללא כוונת רווח שמטרתו לחבר את כל הנשים בעולם באמצעות פתרונות יעילים לאלימות במשפחה ועל ידי מתן רשת תמיכה לנפגעי אלימות במשפחה. הפועלות ממטה המטה באלברטה, קנדה, התקבלו הפניות מנשים מ -170 מדינות ברחבי העולם. "
3. ספק משתתף נשמע. זה כנראה החלק החשוב ביותר בסיכום. במשפט אחד או שניים אתה צריך להבהיר לקורא מה כל כך מיוחד בעסק שלך. מדוע שווה את תשומת הלב, המסחר או שיתוף הפעולה של האנשים שקוראים את הסיכום?
   • אולי מייקל ג'ורדן הוא לקוח שלך והציג את המוצר שלך בטוויטר בחינם. אולי בדיוק נכנסת לשותפות עם גוגל. אולי זה עתה הוענק לך פטנט, או שאולי קיבלת הזמנה גדולה.
   • לפעמים מספיק הצעת מחיר קצרה או חוויה של מישהו. זה למשוך את תשומת לב הקהל שלך, להפוך את המקרה לכבד ככל האפשר ולמשוך את הקורא לשאר המסמך.
4. הגדירו את הבעיה הגדולה יותר. החלק האמיתי הראשון של סיכום הוא הדיון בבעיה, אז אנא תאר את הבעיה שמטרת המוצר או השירות שלך. ודא שהבעיה מתוארת בצורה ברורה ככל האפשר. בעיה מוגדרת בצורה לא טובה נראית משכנעת ולא תספק את הפתרון שלך עם ההשפעה הגבוהה ביותר.
   • דוגמא: "לוס אנג'לס סתומה מתנועה. אחרי מרכז העיר וושינגטון הבירה, התנועה בלוס אנג'לס היא הגרועה ביותר במדינה. זה לא רק מעצבן. הערפיח והזיהום מהתנועה מפחיתים את תפוקת האנשים, מעלים את רמות האסטמה ויוצרים לאט אך בטוח בעיה בריאותית חמורה. בלוס אנג'לס יש יותר מכוניות מאשר אנשים מספיק מבוגרים לנהוג. "
5. להמציא את הפיתרון הייחודי שלך. הבעיה הגדולה היא החלק הקל. כעת עליכם לשכנע את הקורא שיש לכם פיתרון לבעיה הגדולה. כשאתה מציג את שני המרכיבים האלה, אתה בדרך של רעיון סופר.
   • דוגמה: "Innotech תכננה מערכת בקרת תנועה פורצת דרך המפחיתה את זמן הנסיעה לדקות על ידי התקנת 'לולאות חכמות' בפטנטים לפני המיון לרמזור, שרושמים את כמות המכוניות בזמן נתון ומסובבים את אורות דולקים. משרתים את הבסיס. נהגים כבר לא צריכים לעמוד מול רמזור במשך דקות, ואילו האור הירוק בצד השני נדלק לשורה של אפס מכוניות. "
6. מדברים על הזדמנויות בשוק. הרחב את הבעיה הגדולה על ידי הכללת נתונים סטטיסטיים לענף שלך. וודא שאתה לא מתיימר להיות גדול ממך! העובדה שתעשיית המכשור הרפואי שווה 100 מיליארד דולר בשנה אינה משמעותית מכיוון שהמכשיר הרפואי החדש שלך משרת רק חלק קטן מהתעשייה. קוצצים אותו לנתחים מציאותיים של נתח שוק.
7. תן שם להצעת המכירה הייחודית שלך. כאן אתה מפרט על הפתרון הייחודי שלך. מדוע המוצר או השירות שלך טובים יותר מהמתחרים? אולי בגלל שארגון הטיפול הביתי שלך שולח רופאים לאנשים בבית במקום מומחים לסיעוד, או אולי בגלל שאתה מבטיח שאנשים מוגשים באותו יום כדי שלא תצטרך לתכנן מראש. הסבירו מדוע אתם מיוחדים.
   • דוגמה: "ל- Intellilight יש ערך מוסף לזהות מיד כאשר אף אחד לא נמצא בבית. אם אור נשאר דולק בחדר ריק, הוא יכבה ונדלק אוטומטית ברגע שמתגלה תנועה בחדר. זה חוסך ללקוח כסף בחשבון החשמל ומבזבז פחות אנרגיה. "
8. שוחח על המודל העסקי שלך במידת הצורך. בחלק מהסיכומים אין צורך במודל עסקי (למשל, לעמותות בדרך כלל אין מודל עסקי). אך אם לעסק שלך יש כזה, המודל העסקי צריך להיות ברור וקל לביצוע. למעשה, אתה עונה לשאלה "איך אתה גורם לאנשים לתת לך כסף מהארנק שלהם?" שמור על המודל פשוט, במיוחד בסיכום. סיכום מהיר הוא כל מה שצריך.
9. שוחח על צוות הניהול שלך במידת הצורך. בהתאם למגזר בו אתה עובד, זה יכול להיות אחד החלקים החשובים ביותר בסיכום שלך. המשקיעים או הבנקאים שלך סומכים על הצוות ולא על הרעיון. קל להעלות רעיונות, אך יישום רעיונות אלה יכול להיעשות רק על ידי צוות חזק. הראה מיד מדוע לצוות שלך יש את הניסיון והידע לבצע את התוכנית העסקית שלך.
10. ספק תמיכה כלכלית וחיזוי כדי לתמוך בטענותיך על סמך השוק, המודל העסקי וביצועי העבר שלך. עליכם לפתח תמונה פיננסית מלמטה למעלה. המטרה של תחזיות אלה היא להצביע על יכולתך ועל יכולתך לצייר תמונה פיננסית על בסיס הנחות יסוד.
    • כשאתה עושה תוכנית לקבוצת משקיעים, אל תשקיע יותר מדי זמן בזה, כי הם יודעים שאין לך מושג כמה כסף אתה יכול להרוויח. משקיעים בדרך כלל לא מקבלים החלטות על סמך התמונה הפיננסית שלך. בסופו של דבר הם מקבלים החלטות פיננסיות משלהם.
11. ענה לאט אבל בטוח לבקשתך. זה הזמן לבקש השקעה או הלוואה, תלוי במטרת הסיכום שלך. תוכל להסביר שוב מדוע החברה שלך מוסיפה ערך. הזכר לקורא את הבעיה הגדולה שאתה הולך לפתור ואת נתח השוק האפשרי שלך. לסיום, הדגישו שוב את הצוות שלכם ואת היכולת לבצע את העבודה. בקש את סכום הכסף שיידרש כדי להגיע לאבן הדרך החשובה הבאה עבור העסק שלך. אל תראה כמה מניות אתה מוכן לוותר או איזה ריבית אתה מוכן לשלם. זה צריך להיעשות מאוחר יותר במשא ומתן אישי.
12. קרא שוב את הסיכום שלך. לאחר שכתבת את היסודות, קרא את זה בעיון. עליכם לבדוק את הסיכום בקפידה יתרה. כשאתה קורא בחזרה, חשוב על הקהל בהצגה שלך. וודא שמוסברים על הפניות חדשות והשפה ברורה למישהו שאינו מכיר את הנושא. כתוב מחדש במידת הצורך.
    • בקש ממישהו אחר לקרוא את הסיכום שלך בפרספקטיבה חדשה, תוך שימת לב מיוחדת ל:
      • בְּהִירוּת. האם המילים ברורות, הרעיונות ברורים יותר והאם הסיכום נטול ז'רגון?
      • תקלות. דקדוק, פיסוק ושגיאות כתיב עשויים עדיין להיות קיימים. זה יכול להיות רעיון טוב שמישהו יבדוק שוב את המספרים והסטטיסטיקה.
      • כּוֹחַ. האם הרעיונות מתורגמים להצעה מרגשת? היכן ההצעה נכשלת, אם בכלל?
      • לְכִידוּת. אילו חלקים לא הולכים טוב ביחד? איזה מהם?

טיפים

• ככל שהסיכום עמוס יותר כך הוא יקרא פחות.
• בדוק אם אתה יכול להתחיל עם תבניות המסמכים הזמינות ברוב תוכנות עיבוד התמלילים.
• ניתן להשתמש בארבעת המרכיבים הללו גם לסיכומים במגוון סביבות עסקיות.