תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 3: הכנת דוח הביצוע
• חלק 2 מתוך 3: יצירת תוכן משמעותי
• חלק 3 מתוך 3: שימוש בשפה יעילה
• טיפים

האם אתה צריך לכתוב דוח ביצועים? תפקידים רבים דורשים זאת, ולעתים קרובות מדובר בהערכות עצמיות המבקשות ממך לדווח על מה שעשית במהלך השנה. יתכן שקיבלת הוראה לכתוב דוח על פגישה במקום זאת. ידע על אופן כתיבה נכון של דוח כזה יכול להשפיע במידה רבה אם אתה נתפס כמוצלח או לא.

לדרוך

חלק 1 מתוך 3: הכנת דוח הביצוע

1. התחל עם פסקת סיכום. סכם את הסקירה הכללית בראש ההערכה. הודיעו לקוראים על הביצועים הכוללים.
   • יתכן שאתה כותב דוח ביצועים עבור ארגון ללא כוונת רווח. אתה יכול לסכם הצלחות כמו לארגן אירועים מוצלחים עבור בעלי העניין, לרכוש הכרה בתעשייה ולהרחיב את בסיס הלקוחות.
   • אתה לא צריך להעמיס את הסיכום בפרטים. כאן אתה מסכם את הנקודות החשובות ביותר. אתה מספק סקירה כללית. נסו לא להפוך את הדוח ליותר מדי זמן. שני עמודים הם כלל אצבע טוב, אלא אם כן יש למעביד משאלה ספציפית. בקש מהמעסיק לבדוק אם יש פורמט מומלץ.
2. ספק פרטים כדי לתמוך בכל נקודת הסיכום. כעת עליך להצדיק את הנקודות העיקריות בסיכום בהתחלה, עם פרטים בהמשך הדוח.
   • השתמש במתאר טקסט. ארגן אזורים שונים בפסקאות משלהם והשתמש בכותרות משנה מתחת לכל כותרת. לדוגמא, אחת מהפסקאות שלך עשויה להיקרא "אירועים מאורגנים".
   • מתחת לכותרת כזו, תוכל לפרסם (עם נקודות ציון או אותיות) סיכום קצר של כל אירוע, מטרתו וכיצד הוא עזר למשימת הקבוצה. היו ספציפיים כאן.
3. השתמש במתכונת מקצועית. אל תאסוף את הדוח. אתה רוצה שהדוח ייראה מאורגן, בגופן מקצועי ועל נייר יפה.
   • צור כותרת ומרכז אותו בראש העמוד. השתמש בכותרות משנה מודגשות כדי לארגן מידע.
   • ספק את המידע הבסיסי בראש הדוח. הציגו את התאריכים המכוסים על ידי ההערכה ואת שם ותואר האדם שיצר אותה.
4. שמור יומן במשך כל התקופה המדוברת. זה נעשה הרבה יותר קל אם אתה עוקב אחר ההתקדמות בזמן שזה קורה.
   • נהל יומן או תיקיה שבהם אתה עוקב אחר הביצועים שלך במהלך תקופת ההערכה. זה יקל על חייך הרבה כשמגיע הזמן לכתוב את הדו"ח.
   • כישלון לעשות זאת עלול לגרום לשכחת הישגים חשובים שהתרחשו בתחילת התקופה.

חלק 2 מתוך 3: יצירת תוכן משמעותי

1. הזכר לאנשים את יעדי הביצועים והציפיות שלך. עליכם להזכיר לאנשים מה היו המטרות בתחילת תקופת ההערכה. מה היו היעדים? מהן הציפיות של המשימה? אם אינך יודע, תן למעסיק שלך לספק זאת.
   • ואז הסביר כיצד הם הושגו על ידי הצגת מספרים בפועל. העניין הוא להשוות מה היו הפעילויות או התוצאות שלך מול הפרויקטים המקוריים.
   • לדוגמא: אם גייסתם יותר כסף מהצפוי, הדבר יגיע בחיוב למשקיעים או לממונים עליונים. עם זאת, אם אינך מספק אמת מידה, קשה יותר להעריך אם ובאיזו מידה היא הצליחה.
2. ספק צילומים. כלול כמה גרפים או תרשימים אם אתה חושב שהם עוזרים לקורא להעריך את הנתונים שאתה מציג.
   • זכרו, חלק מהקוראים יחפפו רק בדוח מכיוון שהם צפויים להיות עסוקים. לכן עזרים חזותיים יכולים לעתים קרובות להעביר את הנקודה שלך בצורה יעילה יותר.
   • עם זאת, אל תפציץ את הקורא ביותר מדי גרפים. בחר גרף אחד או שניים המדגישים את הנקודות העיקריות.
3. התמקדו ברכב. טכניקה זו עוזרת לך לתעד את הביצועים שלך. זה מייצג אתגר, פעולה ותוצאות. זה יעזור לך לארגן את ההופעה שלך.
   • צפו באתגר המטלה. ואז מתאר את הפעולה שביצעת כדי לטפל בבעיה ואז תעד את התוצאות שלך. לדוגמא, נניח שאתה מנהל במסעדה. אתה יכול לכתוב: אתגר - התורים ארכו מדי סביב ארוחת הערב, והגדילו את תלונות הלקוחות ב -10 אחוזים. פעולה - מלצרית שהתפרסה שעה קודם כדי להגדיל את מספר העובדים בשעות העמוסות. תוצאה - תלונות של לקוחות על זמני המתנה ארוכים ירדו לשניים, ירידה של 80 אחוז.
   • הנקודה העיקרית היא להיות ספציפי כאן. להישגים הכוללים כמו "אני שחקן קבוצה" אין הרבה הגיון מכיוון שכל אחד יכול לומר דברים כאלה. המפתח הוא קישור תוצאות לסוגיות הליבה והפגנת הצלחה באמצעות נתונים ומפרטים.
4. ציין את המתודולוגיה שלך. אם התוכנית שלך כללה איסוף נתונים כלשהו, ​​מומלץ להסביר בקצרה את המתודולוגיה בה השתמשת.
   • תן לקוראים לדעת את הסיבה לשיטת המחקר שנבחרה. הסבר את היתרונות והתוצאות של הסקר. מדוע זו הייתה שיטה אמינה? לדוגמה, השתמש בתרחיש המסעדה כדי להסביר מדוע הגיוני להשתמש בתלונות כמתודולוגיה.
   • הסבר מה המשמעות של נתוני המחקר ומה ניסית להשיג עם המחקר.
5. התמקדו בכם ביצועים. כדי לכוונן את ההישגים שאתה רוצה להציג, חשוב על מה אתה הכי גאה בתקופה ההיא. אולי זו הייתה ההשפעה המרגיעה שלך על מבקרים מודאגים. אולי זה היה לאמן אחרים. אל תשליך יותר מדי פרטים בפני הקוראים.
   • שיטה נוספת בה תוכלו להשתמש בכדי לעשות זאת היא שיטת STAR. שיטה זו מורכבת מתיאור קצר של סיטואציה ומשימה, הפעולה שביצעת להשגתה והתוצאות שהשגת. כמו בשיטת CAR, המטרה כאן היא לקשר בעיות לתוצאות ולהסביר כיצד השגת אותן.
   • התמקדו בדברים כמו קושי, ייחודיות, פעם ראשונה, נראות גבוהה, עמידה בזמנים, חדשנות והיקף והשפעת העבודה שלכם.
   • דוגמה לכך היא להסביר שכאשר התחלת כמנהל סניף, מחזור העובדים השנתי היה 35 אחוז. יישמת סקר שביעות רצון עובדים, הקמת חונכות עובדים והתחלת פגישת צוות שבועית. כתוצאה מכך צנח מחזור העובדים ל -15 אחוזים. כפי שמראה דוגמא זו, הביצוע אינו צריך להיות מילולי יתר מדי כל עוד הוא מספק את הקישורים הנכונים.
6. הסבירו את ערךכם. אל תגיד רק מה התוצאות שלך, אלא גם הסביר מדוע הופעות אלה בעלות ערך לארגון.
   • לדוגמא, נניח שהתחלת לקיים ישיבות צוות. ואז? איזה ערך זה יצר לארגון? תחשוב על זה בזהירות. אם אין ערך קונקרטי, יתכן שתצטרך להדגיש משהו אחר.
   • אם ישיבות הצוות סייעו בהגברת המורל של העובדים, כפי שמעידה ירידה בימי המחלה (שחסכה כסף למעסיק), הרי שהוכחת את ערךך.
7. קרא הגהה של הדוח לפני הגשתו. אתה מנצח את המטרה של דוח השלמה אם אתה מגיש משהו שאינו מקצועי.
   • הגה הגהה של הדוח לגבי דקדוק, פיסוק ושגיאות כתיב. השאירו את הדיווח בן לילה וקראו אותו שוב למחרת בבוקר. אל תכתוב את הדוח ברגע האחרון.
   • הדפיסו עותק קשיח ובדקו אם יש שגיאות במהלך הגהה. לפעמים עיניו של אדם מתחברות כל כך למסך המחשב, עד שכבר לא מבחינים בשגיאות ברורות.

חלק 3 מתוך 3: שימוש בשפה יעילה

1. קבעו דברים שליליים בצורה חיובית. אם יש משהו שלא עמדת בציפיות, עדיף לא להימנע ממנו. אל תהפכו אותו למוקד המרכזי של הדוח, אלא התמקדו בו.
   • התייחסו לאזורים בהם לא הצלחתם כל כך טוב בשפה חיובית. לדוגמא, התמקדו בצעדים הקונקרטיים שאתם נוקטים בכדי לטפל בבעיה, במקום להתמקד באשמה או בהתנצלות.
   • אל תאשים אחרים בדוח ביצועים. הישאר ממוקד במה שעשית. תישאר חיובי. התמקד בדברים שאתה או הקבוצה שלך עשתה טוב. קבע את האזורים שאתה יכול להדגיש.
2. השתמש במספרים וסטטיסטיקה. אם אתה יכול להיות מאוד ספציפי, התשובות שלך ייראו אמינות יותר. במידת האפשר, ביסס את דבריך במשהו מדיד.
   • סופרלטיבים כלליים כמו "מעולה" או "אמינים" אינם הגיוניים במיוחד. לספר למישהו שהיה לך "שנה מצוינת" זה משהו שכל אחד יכול להגיד.
   • זכרו את המשפט הזה: אל תספרו, הראו אותו. במקום לספר לאנשים שהייתה לך שנה מצוינת, הראה להם את ההישגים שלך באמצעות פרטים ונתונים. במקום לומר שאתה טוב בקשרי לקוחות, ציטט את תוצאות סקרי שביעות רצון הלקוחות, מכתבים שקיבלת וירידה בתלונות הלקוחות.
   • נתוני שימוש. לומר שניהלת מספר גדול של עובדים לא אומר הרבה אם לא ברור כמה גדול המספר הזה. השתמש במספרים כדי לבטא את גודל התקציב ומתאר את גודל המשימות.
3. תמיד תגיד את האמת. אל תגזים. אל תשקר. אם אתה נתפס בשקר, אתה עלול להיות בבעיה גדולה.
   • הבעיה האחרת בשקר, אפילו באמצעות מחדל ברור, היא שבסופו של דבר תאבדו את הביטחון העצמי ולא תוכלו לשפר את עצמכם.
   • במקום להראות הערכה כנה של תקופת ההערכה, עם נקודות חולשה ונקודות חיוביות. התייחסו לחולשות. פשוט מצא דרך חיובית לעשות זאת.
4. תן לאחרים את ההכרה המגיעה להם. קורסים רבים לכתיבה עסקית וטכנית ממליצים לא להשתמש בכינוי "אני". במקרים מסוימים תוכלו לעשות זאת בדוח ביצועים.
   • לדוגמא, אתה יכול לומר "שכרתי 100 איש". עם זאת, אל תשכח את האנשים האחרים שתרמו להצלחות. התייעץ עם הצוות (אם רלוונטי).
   • אתה מקבל נקודות נוספות אם אתה לא נראה יהיר. לשנות את מבנה המשפט כך שכל משפט לא יתחיל במילה "אני".

טיפים

• לעולם אל תרשום הערה זועמת בדוח ביצועים. כמעט תמיד משתלם להישאר חיובי.
• השתמש בשפה מקצועית ורשמית.