התחל מכתב היטב

וִידֵאוֹ: Writing in English - How to Start Any Letter

תוֹכֶן

לדרוך
טיפים

כתיבת מכתבים היא אמנות בפני עצמה שיכולה לקבוע אם יתייחסו אל דבריכם ברצינות או יתעלמו ממנה. בין אם אתה כותב מכתב מקדים, מכתב לחבר או פשוט מייל לעמית, זה תמיד צריך להתחיל בהקדמה כתובה היטב שתופסת את תשומת ליבו של הקורא ומכריחה המשך קריאה.למידה כיצד לגשת למקבל, כיצד לכתוב שורת פתיחה מושכת תשומת לב וכיצד לכתוב הקדמה מעניינת יעזרו לכם לכתוב מכתב שכדאי לקרוא.

לדרוך

בררו בדיוק למי צריך לשלוח את המכתב. הצדעה אישית תמשוך את תשומת לבו של האדם הרבה יותר מהר מאשר הצדעה כללית. בנוסף, זה מראה כי אתה מסוגל למצוא מידע בסיסי מכריע, כגון שם האדם שאליו אתה כותב.
- אם אתה כותב מכתב מקדים או כל סוג אחר של מכתב עסקי, הקדש מספר דקות לברר את שם הנמען. בדרך כלל, עם קצת מחקר, תוכלו למצוא את שמו של מנהל משאבי האנוש, רכז משאבי אנוש או המנהל איתו תקיים את הראיון. אם אינך מוצא את המידע באינטרנט, שיחת טלפון מנומסת יכולה לעתים קרובות להבהיר למי לפנות למכתב שלך.
- באופן כללי, עדיף להימנע מהצדעה כמו "אדוני היקר / גברתי". הצדעה כזו כלל אינה אישית, ולכן הקורא לא יתרשם, מה שאומר שאולי לא ייזכר במכתב שלך אם הוא נקרא בכלל.
  - לדוגמא, דמיין שאתה זה שמעסיק אנשים ותקבל שני מכתבים - האחד עם ההצדעה "אדוני היקר / גברתי" והשני עם שמך הספציפי. לאיזה מועמד אתה מצפה שיעשה את עבודתו טוב יותר ולכן כדאי להעסיק אותו?
אם אתה לא מוצא את השם המדויק של האדם שאתה כותב אליו, אל תתרגז! לפעמים מידע זה מוסתר בכוונה. במקרים אלה, "אדוני היקר / גברתי" מקובל.
- לדוגמא, אם אתה שולח מכתב המלצה או מכתב רשמי למישהו בתוך חברה שאת שמו לא ידוע לך, זה בסדר להשתמש בברכה כללית כמו "למי זה עשוי לדאוג".
התחל את מכתבך בהצדעה נכונה. אם אתה יודע למי אתה כותב, זה פשוט "יקיר / שם האדם *". למעט כמה יוצאים מן הכלל, תמיד פונים לאדם ספציפי.
- אם אתה כותב למישהו חשוב כמו פקיד ממשלתי, פרופסור או איש דת, השתמש בצורת הכתובת הספציפית לתפקיד זה.
  - לדוגמא, אם אתה כותב רב מורשה, ההצדעה שלך צריכה להיות "רב יקר * שם משפחה *" או "רב יקר"; אם אתה כותב את נשיא ארצות הברית, ההצדעה שלך היא "אדוני הנשיא היקר."
  - רוב הכותרים העסקיים אינם דורשים צורת כתובת מיוחדת; "המנכ"ל היקר ביל גייטס" הוא דוגמה לצורת כתובת נאותה ומסודרת למדי. עורכי דין וקצינים משפטיים הם יוצאים מן הכלל החשובים.
בדוק שוב את איות שם הנמען שלך. שם שגוי הוא מאוד פוגע ובעיקר מרושל מאוד.
- לא רק הקפידו על שמות ותארים בעלי נשמע זר, אלא היו מכירים את השמות שבהם תוכלו בקלות לאיית שגויים אם אתם רשלנים. גם אם אינך יודע מה ההבדל בין, למשל, ג'ון סמית וג'ון סמית ', שתי המשפחות כנראה יתייחסו לטעות כזו ברצינות רבה.
- הקפידו על שימוש בכותרות תפקיד כסוג כתובת. שימוש בתואר שגוי יכול להיחשב פוגעני מאוד. לדוגמה, כותרת משרה דומה כמו "עוזר מנהל אזורי" ו"עוזר מנהל אזורי "עלולה לבלבל.
התחל עם קו פתיחה מושך תשומת לב. שורת הפתיחה של מכתב מפנה את תשומת הלב וקובעת את הטון להמשך המכתב. השווה בין כתיבת מכתב לדיג וחשוב על פיתיון הדייג במשפט הפתיחה. אתה רוצה לפתות את הקורא ואז לתפוס אותו באמצעות שורת הפתיחה.
- כשאתה כותב מכתב מקדים, אתה רוצה שמכתבך יבלוט מכל אינספור מכתבי הכיסוי האחרים איתם אתה מתחרה. לדוגמא, על ידי הדגשת ההישגים הייחודיים והמעניינים ביותר שלך בתחילת מכתבך, תבטיח שיבטיחו שיבחינו לך ושתקווה שתשכנע את הקורא כך שהוא או היא רוצים ללמוד עוד עליך.
- הימנע משימוש בביטויים פרוצים או מביכים באותיות עסקיות. חלק מאמנות כתיבת המכתבים היא שימוש במילים הנכונות. זכרו שהנמען כנראה כבר קרא הרבה מכתבים כמו שלכם. נסו להתבלט!
- הימנע מביטויים כמו "שלום. שמי הוא ... "," אני כותב את המכתב הזה כי ... ", או" חשבתי לכתוב ... ". אלה נפוצים, אך מיותרים - שמך כבר מוזכר על המכתב, הסיבה שאתה כותב צריכה להיות ברורה ואף אחד לא קורא את דעתך - הם קוראים את מה שאתה כותב.
הוכיח את עצמך בפסקה הראשונה. הפסקה הראשונה היא המשך לשורת הפתיחה המדהימה שלך. לפעמים משפט אחד הוא כל מה שאתה צריך כדי להשלים את הפסקה הראשונה.
- נסו לייצר עניין דרך הפסקה הראשונה. הפסקה הראשונה שלך היא סוג של גרסת ניסיון לשאר מכתבך - אם הקורא לא אוהב את הפסקה הראשונה שלך, יתכן שהוא או היא לא קוראים את שארית מכתבך. התחל בעוצמה! לדוגמא, אם אתה כותב מכתב מקדים וברצונך לרשום את ההישגים שלך בעבודה, אל תתחיל בהישגים הפחות חשובים שלך - יתכן והקורא הפסיק לקרוא לפני שקרא את ההישגים החשובים ביותר שלך!
- במכתבים עסקיים ובאותיות כיסוי, היה ברור מאוד בפסקה הראשונה שלך לגבי מה אתה יכול לעשות עבור הנמען שלך ולמה אתה כותב.
  - כשאתה כותב משפט מוביל, כמו "אני פקיד חנויות מחשבים מאוד מנוסה ואני יודע הרבה על מחשבים", הוא יראה לקורא כחסר משמעות שאינו מעניין את הקורא. קטע כמו "עם שנות הניסיון שלי אני יכול לתרום להצלחה של חנות המחשבים שלך. אני יכול להשתמש במומחיות שלי כדי לתת ייעוץ בהתאמה אישית לכל סוג של לקוח "כבר הרבה יותר ספציפי ונשמע כמו משהו שהקורא זקוק לו וגורם לו להיות מוקסם ולקרוא הלאה.
קבע את הקשר שלך בפסקה הראשונה. זה חשוב במיוחד עבור מכתבים עסקיים, שבהם לקורא יש זמן מוגבל, כך שאולי המכתב שלך אפילו לא יקרא. על הפסקה הראשונה שלך לציין מי אתה ומטרת מכתבך. אם הדבר אפשרי, אתה יכול להזכיר שיחה קודמת או ליצור קשר בכדי לרענן את זיכרון הקורא כדי שיהיה ברור מי אתה שוב. אתה יכול לציין מי הפנה אותך. ברור שעליך להבהיר עד כמה אתה גדול, אך היזהר שלא יתפרש כמתפאר.
- לדוגמא, הצהרה כמו "אני כותב בתגובה לשיחתנו ב -20 ביוני בנוגע לעסקה מעבר לגשר" קובעת באופן ספציפי מאוד את נושא המכתב. הצהרות כמו אלה מועילות מאוד לקוראים - הן כוללות פרטים על קשר קודם וזוכרות בחביבות על מה היה הקשר, מה שהופך את מכתבך להמשך שיחה קודמת, ולא להפרעה פתאומית ואולי לא רלוונטית.
- תגיע לעניין. אף אחד לא רוצה לקרוא טקסטים ארוכים מדי - ולמה להקשות על הקריאה כשכותבים מכתב למישהו ממנו אתה זקוק למשהו?
- נסה להפוך את הפסקה הראשונה שלך לתמציתית וקלה לקריאה, כמו גם מעניינת. אם זה נשמע קשה, ובכן ... עכשיו אתה יודע מדוע כתיבת מכתבים היא אמנות בפני עצמה!

טיפים

השמיט הצדעה ("יקרים וכך וכך") להתכתבויות שגרתיות ובלתי פורמליות. דוגמאות כוללות מכתבים שנשלחו בתוך חברה או מיילים אישיים, מזכרים ודיווחים רשמיים.
- מכתב שונה מזכר, הודעה או מכתב גלוי מכיוון שהוא מופנה לאדם אחד. לדוגמה, אם אתה כותב בקשה המופנית להרבה אנשים שונים שאתה רוצה שיעשו, או הודעה שמשהו קרה או עומד לקרות, שקול לשנות את פורמט ההודעה.
אם אתה שולח מכתב חשוב, צור עותק. מכל סיבה שהיא תרצו לקבל עותק לעצמכם, ברגע שנשלח המכתב שלכם, הוא ייעלם, כך שיהיה חכם להכין עותק.
לא פורמליות יש שני צדדים - זה יכול לשפר או להרוס את המכתב שלך. נימה לא רשמית יכולה לגרום למכתב שלך להתבלט ולעזור להעביר את הנקודה שלך, אך היא יכולה להיתקל גם כלא מקצועית וקלת דעת. זה רק תלוי בנמען שלך. אם אינך מכיר את הנמען שלך, דע כי פורמליות יכולה להיות מסוכנת.
זה מאוד שימושי אם אתה יכול לבטא דברים חשובים בכמה מילים, במיוחד בהקשר עסקי. עבור מועמדים, היכולת לתקשר בצורה טובה ותמציתית במכתב הכיסוי שלך היא המבחן הראשון שלך. עבור מכתבים אלה, הקדש זמן נוסף כדי לוודא שאתה שולט במלואו את היסודות, כגון שימוש בברכה נכונה.