תוֹכֶן

• צעדים
• שיטה 1 מתוך 2: מיין באלפבית
• שיטה 2 מתוך 2: אינדקס מסמכים
• טיפים
• אזהרות

ארגון המסמכים המודפסים שלך - הן לעבודה והן למטרות אישיות - יכול להיעשות ללא טרחה רבה על ידי מיון אותם לפי האלף -בית. ארגון מסמכים זה יאפשר לך ולכל אדם אחר למצוא במהירות את המידע הדרוש לך, כמו גם להבטיח את ההגנה על מסמכים. עם זאת, לא הכל פשוט כל כך, ויש כמה דקויות במיון מסמכים לפי סדר האלף -בית, עליהם נספר לכם כעת.

צעדים

שיטה 1 מתוך 2: מיין באלפבית

1. 1 ארגן מסמכים לפי האלף בית לפי הכותרת שלהם. השתמש במדד המכונה אלפביתי לשם כך.
2. 2 שים את המסמכים בתיקיית אותיות כזו או אחרת, על סמך איזו אות הם מתחילים. מיון מסמכים המתחילים באותה אות צריך להתבסס על האות השנייה של השם. אם האות השנייה זהה, אז השלישית. או הרביעי. או חמישית. אין כאן סטיות מאלגוריתם זה ולא יכול להיות, אך הוא יגמול לך פי מאה - המיון הזה ימחק את כל הנקודות הלבנות בתיעוד.
3. 3 תאר כיצד מינית את המסמכים. אתה רוצה שכל מי שיש לו גישה למסמכים שהזמנת ידע כיצד הם מסודרים.
4. 4 הנח מסמכים במגירה או היכן שיש לשמור אותם לפי הסדר. בעת הוספת משהו חדש למסמכים, אל תשכח את האלף בית!

שיטה 2 מתוך 2: אינדקס מסמכים

1. 1 השתמש בתוויות עם אותיות האלף בית. אינדקס (במילים אחרות, חתימה) על מסמכים הוא הבסיס ליסודות בארגון המסמכים. בשלב זה המסמכים יועברו למקטעים ולקטעים המתאימים בקטלוג שלך. למעשה, שמות הקטעים משמשים לתיאור תוכנם, ואז שם המדור הופך גם לשם המסמך. סדרו את הקטעים באלפבית לפי העצות למטה.
2. 2 ניתן לאנדקס שמות מתאימים לפי הסדר הבא: שם משפחה, ואז שם פרטי, אחר כך שם פטרונימי או שם אמצעי. אפשר להתעלם מפיסוק.
   • אם משתמשים בקידומות, חברו את הקידומת עם החלק של השם שהוא מקדים והציבו אותה תחילה. אין צורך בניקוד.
   • ניתן להתעלם ממקפים, ויש לשים חלקים מהשם לפני ואחרי המקף.
   • קיצורים ומילים באות אחת יצורפו לאינדקס כפי שהם. ראשי התיבות מתחלקים לחלקים נפרדים.
   • העמדות והסיומות הנומינליות מופיעות אחרונות, כאשר המיקום מצוין תחילה, ולאחר מכן הסיומת.
3. 3 ניתן למיין מסמכים הקשורים לארגונים על שם ארגונים אלה. במקרה זה, כל מילה בשם הארגון נחשבת למרכיב נפרד. החשבונאות היא באותו סדר שבו המילים מוצגות בכותרת.
   • קיצורים ומילים באות אחת יצורפו לאינדקס כפי שהם. במקרה זה, יש להפריד בין האותיות ברווחים ולהיחשב כאלמנטים נפרדים זה מזה.
   • סימני פיסוק במקרה זה מושמטים, מילים לפני ואחרי סימני פיסוק מצוינים ברכיב הראשון.
   • מספרים ומספרים נכתבים בפורמט אותיות ומוסיפים לאינדקס כפי שהם היו במקור מילים. סימני פיסוק שוב מושמטים. מסמכים, ששמם מתחיל באותיות רומיות, ממוקמים מוקדם יותר מאשר דומים, ששמם מתחיל בספרות ערביות, בעוד שהמספרים מסומנים מהקטן עד הגדול. רק אז תוכל למקם מסמכים המתחילים במילים.
   • כל התווים כתובים במילים, יש לציין את כל המספרים המשויכים ישירות לתו ברכיב הראשון.
4. 4 שמות הארגונים הממשלתיים מצורפים בראש ובראשונה עם המדינה ואזור השיפוט של ארגון מסוים. שמו של הארגון מצוין במרכיב הבא, והמשפטים "הנהלה", "לשכה", "נציגה" ודומיהם מסומנים ממש בסוף.
5. 5 במקרה שהשמות זהים, השתמש בכתובת לקטלוג מסמכים. השתמש בסדר הבא: שם> אזור> עיר> שם רחוב> מספר בית.

טיפים

• החזר תמיד את המסמכים שלך למקום ממנו לקחת אותם.
• בעת האינדקס, חשוב קודם כל לעקוב אחר הכללים הסטנדרטיים, ורק לאחר מכן - לחברות התאגידיות.
• פיתוח מערכת לציון מתי ועל ידי מי התקבל המסמך.

אזהרות

• ככל שיש לאנשים יותר גישה לקטלוג המסמכים, כך יהיה יותר עומס.