תוֹכֶן

• צעדים

דיוק חשבונאות המלאי משפיע על היבטים שונים בפעילות הארגון. מחלקת הרכש מסתמכת על נתוני מלאי ליזום רכישות קבועות של חומרים. מחלקות הייצור והתכנון זקוקות לנתוני מלאי מדויקים כדי לתכנן את תהליך הייצור. נתוני מלאי לא מדויקים עלולים להוביל למחסור בחומרים מסוימים, מה שיגרום לעיכובים באספקת המוצרים ללקוחות ועלול לגרום להפרעה עסקית. חברות יכולות לשפר את הדיוק של מאגרי המלאי שלהן על ידי פיתוח נהלי חשבונאות ספציפיים ומעקב אחר תאימות העובדים.

צעדים

1. 1 פיתוח נהלים לטיפול בחומרים בארגון. עליהם לכלול תיאור מפורט של השלבים שעליהם לבצע העובדים כאשר חומרים מגיעים לארגון והם משוחררים לייצור.
   • הנהלים צריכים לתאר גם את פעולות העובדים במקרה שימצאו מניות פגומות, ליקויים ומחסור.
2. 2 הכשרת הצוות לעבודה בהתאם לנהלים. צוות החברה חייב להכיר היטב את כל הנהלים.
   • כל עובד חייב להבין את החשיבות של בקרת מלאי מדויקת והשפעתה על החברה כולה.
   • עבור קבוצות אישיות של אנשים, ניתן לארגן מפגשי הדרכה נפרדים, המתמקדים במיוחד בתחום עבודתם. לדוגמה, לאנשי הייצור יהיו נהלים משלהם לטיפול בחומרים השונים מאלו במחלקת הרכש.
3. 3 עקוב אחר ביצועי הצוות וערוך ביקורות. הליכי מלאי הם בעלי ערך רק אם הם פועלים על ידי עובדים. ודא כי העובדים פועלים לפי נהלים שנקבעו.
   • ביקורת של רשומות וחשבוניות עיקריות יכולה לוודא שהעובדים פועלים לפי נהלי ניהול מלאי.
4. 4 קבע מעגל של בדיקות מלאי ביניים. תדירותם תהיה תלויה בקצב המחזור או בערך של קבוצות המניות המתאימות.
   • כדי לפתח לוח זמנים למלאי, ניתן לחלק את המניות לקבוצות בתדירות שונה של חישוב מחדש. לדוגמה, חברה עשויה להחליט להמציא את זמינותם של חלקים בעלי מחזור גבוה מדי חודש, אך למלא חלקים בעלי מחזור נמוך פעמיים בשנה.
   • על החברה להכשיר עובדים לשמור על מלאי רציף של מניות. במקרה זה, רואי המלאי יכירו היטב את רשימת המלאי, הפעולות המתבצעות עמם ופעולות במקרה של מחסור.
   • חשבונאות רציפה של מלאי מרמזת גם על זיהוי הסיבות למחסור כאשר הם מתגלים. זה יכול לשפוך קרן אור על בעיות קיימות בהליכי הנהלת חשבונות מלאי.
5. 5 לפתח הליך להתמודדות עם מחסור. בחלק מהארגונים, עובדת מחיקת המחסור חייבת להיות מאושרת על ידי ההנהלה. אם מזוהה מחסור, על רואה החשבון המלאי להתאים את נתוני החשבונאות בהתאם לזמינות המלאי בפועל.
6. 6 תזמן את המלאי השנתי הכולל. ניתן לבצע מלאי שנתי 1-2 פעמים בשנה כדי לספור מחדש את כל המניות ולהביא את נתוני החשבונאות בהתאם למצב העניינים בפועל.
   • פערים בין כמות המלאי בפועל ונתוני חשבונאות שנמצאו במהלך המלאי מאפשרים גם להעריך את יעילות ארגון חשבונאות המלאי ואת הליכי החשבונאות עצמם.