תוֹכֶן

• צעדים
• שיטה 1 מתוך 3: כיצד להישאר ממוקד בעבודה
• שיטה 2 מתוך 3: פיתוח אסטרטגיות עבודה אפקטיביות
• שיטה 3 מתוך 3: שינויים באורח החיים
• טיפים

כל מי שעובד כל היום יודע שלעתים קרובות אין מספיק זמן עבודה לביצוע כל העבודה. עם זאת, אתה יכול לשפר משמעותית את הפרודוקטיביות שלך על ידי אימוץ הרגלים שנועדו להפוך אותך ליעיל יותר בעבודה. עובד יצרני משתמש בכל דקה מזמן עבודתו, נותן את רוב תשומת הלב שלו בראש ובראשונה למשימות החשובות ביותר. להיות יעיל במקום העבודה לא רק ישפר את הפרודוקטיביות שלך וינצח את הבוס שלך, אלא גם יגרום לך להרגיש שהשלמת את המשימה שלך להיום והיה לך יום פורה בעבודה.

צעדים

שיטה 1 מתוך 3: כיצד להישאר ממוקד בעבודה

1. 1 שמור על מקום עבודה נקי ומסודר. לפעמים, כדי לעבוד ביעילות רבה יותר, זה מספיק רק כדי להסיר דברים מיותרים ממקום העבודה. העומס מפריע לעבודה יצרנית. אם אתה כל הזמן מחטט בערימת אשפה כדי למצוא את הכלים או המסמכים הדרושים, אתה מבזבז חלק נכבד מזמן העבודה שלך. תן לך רק את הדברים שאתה צריך כל יום. אחסן את השאר במקום אחר, אך כך שבמידת הצורך תוכל להשיג אותם במהירות.
   • אם אתה עובד במשרד, סידר את המשרד והשולחן כך שתוכל למצוא את כל מה שאתה צריך כדי לעבוד במהירות ובקלות. גם אם אתה לא עובד במשרד, הקפד על עקרונות אלה בכל מקרה. לדוגמה, אם מקום העבודה שלך הוא חנות לתיקון אופניים, שמור על הכלים שלך נקיים ומסודרים, כך שתוכל לגשת אליהם במהירות בעת הצורך. כמעט כל מקום עבודה אוהב ניקיון וסדר.
   • עובדי משרדים ואנשים אחרים שעובדים עם מספר רב של מסמכים חייבים ליצור מערכת תיעוד והגשה הגיונית ומסודרת למסמכים. שמור על ניירות בשימוש תכוף בהישג יד. שים את שאר המסמכים בסדר אלפביתי (או הגיוני אחר).
2. 2 ודא כי מקום העבודה שלך מצויד בכל מה שאתה צריך. ודא שיש ברשותך את כל החומרים והכלים הדרושים לך לביצוע העבודה. במשרד, למשל, דברים כגון חבטות חור, מסירים סיכות, מחשבונים וכו 'צריכים להיות מוכנים. אם הפעילות שלך לא נמשכת במשרד ואתה משתמש בכלים אחרים, העיקרון הבסיסי נשאר אותו הדבר - לפני שמתחילים ביום העבודה עליך להכין את כל מה שאתה צריך. מדענים שמשתמשים בציוד מתוחכם ומכניקה שעובדים עם מפתחות ברגים יהיו טובים יותר אם הכלים והמתקנים שלהם יהיו מוכנים מראש.
   • זה גם אומר שאתה חייב לוודא שיש לך את החומרים הדרושים. למשל סיכות מהדקים, מסמרים (אם אתה נגר), גיר (אם אתה מורה) וכו '.
   • וודא שהכלים שלך במצב טוב. כלי מפתח שבור אחד יכול להפריע לכל העבודה האחרת. חסוך זמן עתידי על ידי ניקוי מעת לעת ובמידת הצורך תיקון אביזרי הגוף שלך.
3. 3 ערוך לוח זמנים כללי. אם יש לך הרבה משימות, תזמון עשוי להגדיל את הפרודוקטיביות שלך. כדי להפוך את לוח הזמנים שלך ליעיל באמת, הגבל את עצמך לתוכנית אב אחת (אתה יכול להוסיף לו לוח שנה לתכנון יעדים ארוכי טווח).אתה לא צריך לסבך את העבודה שלך עם כמה לוחות זמנים או הררי תזכורות שללא ספק תאבד. אתה צריך להיות מונחה על ידי תוכנית אחת.
   • ארגן כל יום על ידי יצירת רשימת מטלות. התחל קודם כל במשימות שצריך להשלים. הניחו נקודות פחות חשובות בסוף. בתחילת היום, התחל בראש הרשימה שלך. העבר את המשימות שלא הושלמו לרשימה של היום הבא.
   • קבעו מסגרות זמן ומועדים עבור הפרויקטים החשובים ביותר, וגם העריכו את המצב באופן ריאלי, וחישבו את הזמן למשימות אלה. אתה לא צריך לחזות את עצמך להיכשל. עדיף לבקש יותר זמן בתחילת הפרויקט מאשר בימים האחרונים לפני המועד האחרון.
4. 4 הגבל את עצמך מדברים שמסיחים את הדעת. לכל סביבת עבודה יש ​​דברים משלה שיכולים להסיח את הדעת. זו יכולה להיות, למשל, עמית מדברת וחודרנית מאוד או אווירה שקטה מדי בה רשרוש הקטן ביותר יכול להסיח את הדעת. עשו כל שביכולתכם להתמקד בעבודה ככל האפשר. אם הפעילות שלך מאפשרת לך להאזין למוסיקה, קח את נגן ה- MP3 איתך. אתה יכול אפילו לשים שלט או לפרסם הודעות כדי שהקולגות לא יפריעו לך. זה אולי יישמע לכם גס רוח, אך למעשה זוהי דרך הגיונית ויעילה להימנע מהפרעות בזמן העבודה. אל תשכח שאתה יכול לשוחח עם עמיתיך במלואם במהלך ההפסקה שלך.
   • אחת ההפרעות הנפוצות מאוד היא אתרים ללא עבודה. מחקר אחד מצא שכשני שלישים מהעובדים מבלים לפחות מעט זמן בכל יום בביקור במשאבים כאלה. למרבה המזל, רוב הדפדפנים מאפשרים לך להוריד תוכניות בחינם החוסמות אתרים בעייתיים. חפש תוכנית פרודוקטיביות או חסימת אתרים מהחברה שיצרה את הדפדפן שלך. סביר להניח שתמצא לפחות כמה מהתוכניות החינמיות והיעילות האלה.
   • דרך נוספת לא להסיח את הדעת בעבודה היא להגביל את עצמך משיחות (כדי להימנע משיחות מיותרות) ולבקש מהקולגות שלך לא לבוא לשוחח במשך דקה או שתיים.
5. 5 השתמש בהפסקות כדי לסדר את ענייניך האישיים. למרבה האירוניה, הפסקות יכולות להגדיל ולא להפחית את התפוקה במקום העבודה. ראשית, כך אתה מקבל את שאר הדרוש לך. בלי זה, אתה יכול להתעייף מאוד ולעבוד לאט יותר ופחות פרודוקטיבי. שנית, במהלך ההפסקה אתה יכול לעשות כל מה שבדרך כלל מסיח את דעתך מהעבודה. האם אי פעם תפס את עצמך חושב שאתה צריך להתקשר לאדם מסוים במהלך שעות העבודה? עשו זאת במהלך ההפסקה, כך שלא תסיחו את דעתכם בזמן העבודה.

שיטה 2 מתוך 3: פיתוח אסטרטגיות עבודה אפקטיביות

1. 1 חלקו משימות גדולות לחתיכות קטנות יותר. פרויקטים גדולים יכולים להפחיד אותך: אם הם גדולים מאוד, קל לדחות אותם ולבזבז זמן על עבודה פחות חשובה עד שתצטרך להתחיל לבצע אותם לפני סיום המועד האחרון. כדי לעבוד ביעילות, עליך קודם כל לבצע את העבודה החשובה ביותר, גם אם היא תהיה חלק קטן מפרויקט גדול. כמובן, זה לא ייתן לך את התחושה שהשלמת את כל המשימה (כמו בפרויקט קטן), אבל זוהי דרך חכמה יותר לנצל את הזמן שלך. בהמשך, תסיים את המשימות החשובות ביותר שלך מהר יותר אם תעבוד עליהן מעט מדי יום.
   • לדוגמה, אם אתה צריך להציג מצגת גדולה בחודש אחד, קבע בכל יום כמה מהפרויקט הזה תעשה היום. זה לא יגזול זמן או יסיח את הדעת משאר העבודות שלך, אבל זה יהיה צעד ראשון חשוב כדי להפוך את שאר התהליך למהיר וקל יותר.
2. 2 הקל את עבודתך על ידי הקצאת משימות. אם אינך נמצא במיקום הנמוך ביותר, ייתכן שתוכל להפיץ משימות דומות בין הכפופים לך על מנת לחסוך זמן. אל תתנו למישהו אחר לעשות עבודה שרק אתם יודעים לעשות נכון. במקום זאת, תנו לפקודים משימות שחוזרות על עצמן ולוקחות זמן רב. כך שתוכל להשתמש ביכולות שלך במשימות חשובות יותר. אם אתה מוציא מישהו למיקור חוץ, עקוב אחר ההתקדמות וקבע מועד אחרון. תודה תמיד לעובדים על עזרתם; אם הם מרגישים שאתה מעריך אותם, הם יעבדו עבורך קשה בעתיד.
   • אם אתה חניך, עובד חדש, או מישהו אחר בתפקיד נמוך בחברה, תוכל גם לנסות להפיץ במיוחד את אותו סוג עבודה בין עובדים באותה רמה כמוך (כמובן, בהסכמתם ועם הסכמת המנהל שלך). אם עמיתיך עוזרים לך, זכור להגיב בעין.
   • אם יש לך מערכת יחסים טובה עם הבוס שלך, יתכן והוא יוכל להוציא חלק מעבודותיך למישהו אחר.
3. 3 ארגן את הפגישות שלך ביעילות. יש סיבה שאף אחד לא אוהב אותם: על פי סקר שנערך בשנת 2012, כמעט מחצית מהנשאלים חושבים שפגישות הן בזבוז הזמן הגדול ביותר בעבודה; יותר מאשר אפילו לבקר באתרים מיותרים. ייתכן שיהיה צורך בפגישות כדי לדון ולהציב יעדים. עם זאת, אם המפגשים אינם מחושבים בצורה גרועה, לעתים הם יכולים להיות בזבוז מכביד של שעות (ולפעמים ימים) מבלי לקבל החלטה משמעותית. להלן מספר טיפים להפיכת המפגשים שלך ליעילים ככל האפשר:
   • קבעו סדר יום לפני כל פגישה כדי להפיק את המרב מהזמן שהוקצב. הקצה כמה זמן מוקדש לדיון בנושאים ספציפיים. נסה להיצמד ללוח הזמנים כמה שיותר קרוב: אם יש לך שאלות אחרות, יעץ לך לדון בהן מאוחר יותר באופן אישי.
   • הזמן כמה שפחות אנשים למפגשים. צמצום מספר המשתתפים בפגישה למינימום יקטין את האפשרות לסטיות מהנושא. אנשי צוות שאינם צריכים להשתתף בפגישה ימשיכו לעבוד במקומם במהלך תקופה זו.
   • שמור את מצגות השקופיות שלך קצרות ככל האפשר. האפקטיביות של מצגות שקופיות (PowerPoint וכו ') במהלך פגישה שנויה במחלוקת רבה. זה בטוח לומר שאם אתה משתמש בשקופיות במהלך המצגת שלך, שמור אותן קצרות ואינפורמטיביות ככל האפשר. הנח תמונות ומידע על השקופיות שלך שלא ניתן להעביר בעל פה, ולא את כל תוכן המצגת שלך.
   • לבסוף, העיקרון העיקרי: ציין איזו שאלה אתה רוצה לפתור. עשו זאת לפני הפגישה וקבלו החלטה בהקדם האפשרי.
4. 4 הימנע מקונפליקטים. למרבה הצער, מצבי לחץ רבים יכולים להתעורר במקום העבודה. אם אתה מרגיש שאתה עומד להישבר, מיד מדכא את העוינות. אולי אתה, האדם איתו אתה נלחם, או שניהם, צריך להתנצל בכנות. עדיף שתעשה את זה במוקדם ולא במאוחר. אם תאפשר לכמה קרבות להסלים לריבים, הביצועים העתידיים שלך ייפגעו, כיוון שתבזבז זמן בניסיון לא להיתקל באדם זה במקום העבודה. אך חשוב מכך, זה רק יגרום לך להרגיש יותר גרוע, אז אל תתנו לעימותים בעבודה לגרוע מהפרודוקטיביות ומצב הרוח שלכם!
   • אל תפחד לפנות למומחה לפתרון סכסוכים ומצבי סכסוך. יזמים יודעים שקונפליקטים ומצבים לא נעימים יכולים להפריע לעבודה רגילה, ולכן רבים שוכרים מומחים שאחראים על פתרון סכסוכים בעבודה. בדוק עם צוות משאבי האנוש שלך אם אתה כועס, עצבני או מפחד מעמית לעבודה.
   • כשהסכסוך שלך נפתר, אינך חייב להיות חבר עם העובד שאיתו הסתכסכת - אתה רק צריך להמשיך לעבוד איתו בנחת. היה מנומס ומתחשב במקום העבודה שלך, אפילו עם אנשים שאתה לא אוהב.

שיטה 3 מתוך 3: שינויים באורח החיים

1. 1 הקדש מספיק זמן לנוח. העייפות מעולם לא שיפרה את איכות העבודה של מישהו; זה יכול להאט את קצב העבודה שלך, להפחית את כושר העבודה שלך, ואם אתה לא ישן מספיק, זה יכול להשפיע עליך במהלך פגישות חשובות. בנוסף, חוסר שינה קבוע מוביל לבעיות בריאות רבות. הימנע מהירדמות ליד שולחן העבודה שלך ולאחר מכן דלג על העבודה כי אתה מרגיש לא טוב. 7-8 שעות שינה בריאה תהיה התרופה הטובה ביותר עבורך.
   • במקרה הטוב, עייפות במקום העבודה היא סוגיה מינורית. במקרה הגרוע ביותר, זה יכול להיות מסוכן מאוד. אם בטיחותם של אנשים מוטלת בסכנה בעבודתך (למשל, אתה עובד כמפקח תנועה אווירית או כנהג משאית), שינה בריאה ומתאימה חשובה לך ביותר.
2. 2 נכנס לכושר. מדענים הוכיחו כי פעילות גופנית משפרת את מצב הרוח ואת התפוקה במקום העבודה. הדבר נכון במיוחד לגבי עובדי משרד. אם אתה מבלה את רוב היום שלך בישיבה ליד המחשב שלך, נסה להקדיש מעט תשומת לב לפעילות גופנית מדי יום. זה לא רק יקל עליכם לשבת בעבודה, אלא גם תרגישו טוב יותר, אנרגטיים יותר, ותהיה לכם יותר מוטיבציה לעבודה.
   • אם זו הפעם הראשונה שאתה מתחיל להתאמן, נסה לשלב אירוב בינוני עם אימוני כוח.
3. 3 להיות במצב רוח טוב. אם אתה מנסה לשפר את היעילות שלך בעבודה, ייתכן שתרצה להתייחס ברצינות לחיי העבודה שלך. במקרים רבים, זוהי מחשבה רעה: יתכן שתוכל לשפר את היעילות תוך זמן קצר, אך אם תמיד תגביל את עצמך מהנאה בעבודה, תתעייף בקלות ותוביל לעייפות, מתח וחוסר מוטיבציה. נסה להיות במצב רוח טוב: אם אתה מרגיש טוב בעבודה, סביר יותר שיש לך מוטיבציה ושאיפה. עשו את הדברים הקטנים שיגבירו את מצב הרוח שלכם ותישארו פרודוקטיביים: האזינו למוזיקה באוזניות, עשו חימום או קחו את המחשב הנייד שלכם לחדר המנוחה לשקט ושלווה.
   • נצלו את הזמן שלכם מההפסקה: תיהנו מההזדמנות לאכול טוב, לשוחח ולצחוק עם חבריכם לעבודה.
   • אל תגזימו עם הקפה. זה יכול להיות תרופה פנטסטית בימים שבהם אתה מרגיש מותש במיוחד, אבל אם אתה שותה אותו כל יום, אתה תתמכר לזה, וזה לא יועיל לך.
4. 4 צור לעצמך תמריצים. קל יותר לעבוד ביעילות כשיש לך סיבה טובה. אם יום אחד אתה מתקשה לאלץ את עצמך לעבוד, חשוב על הסיבות העיקריות שהביאו אותך לתפקיד זה: מטרות חייך, חלומותיך או מימוש עצמי. נסה לחשוב על העבודה שלך כאמצעי למטרה הסופית שלך - אורח החיים האידיאלי שלך. אם אתה אוהב את העבודה שלך, תחשוב על איזו תחושה התפקיד מביא לך: האם יש לך תחושת סיפוק מהתוצאה שלך, מהישגך, כאשר סיימת את המשימה?
   • תחשוב על הדברים הטובים שיש לך מהעבודה שלך. אולי יש לך בית, דירה או מכונית שקנית בכסף שהרווחת, או שהעבודה מאפשרת לך לשלם על לימוד הילדים, או שיש לך פריבילגיות אחרות.
   • תחשוב על ההשלכות אם אתה לא עובד. על אילו דברים תצטרך לוותר אם תאבד את מקור ההכנסה שלך? כיצד זה ישפיע על משפחתך או יקיריכם האחרים?
5. 5 תגמל את עצמך. אם שיפרת את הפרודוקטיביות שלך בהצלחה, חגג: מגיע לך. לא קל לשבור הרגלים רעים ולפתח הרגלים טובים, אז גמל את עצמך על העבודה הקשה.קח משקה אחרי העבודה ביום שישי, לך למועדון עם חברים, או פשוט שכב במיטה עם ספר. תעשי מה שעושה אותך מאושר אחרי שבוע העבודה שלך. על ידי תגמול לעצמך, אתה מגביר את תחושת ההישג שלך, שהיא חלק חשוב בשמירה על המוטיבציה שלך.
   • הפרס לא חייב להיות גדול או מפואר. זה גם לא צריך להיות יקר. פרסים צנועים עד בינוניים הם הטובים ביותר. שמור את רולקס שלך לאירוע מיוחד.

טיפים

• בצעו פרויקטים מורכבים יותר מיד, במקום להשאיר אותם להמשך. בדרך זו, לא תנסה להימנע מהם ולחכות במתח לתורם. על ידי ביצוע פרויקט כזה תחילה, סביר להניח שתשמח ותוכל לסיים את היום שלך בנימה חיובית על ידי ביצוע פרויקטים מהנים יותר או פחות מלחיצים.