תוֹכֶן

• צעדים
• חלק 1 מתוך 4: חודשים מתכננים קדימה
• חלק 2 מתוך 4: התכונן שבועיים קודם לכן
• חלק 3 מתוך 4: עבודה 24 שעות לפני האירוע
• חלק 4 מתוך 4: ריצה ביום האירוע
• טיפים
• אזהרות

ארגון אירוע יכול להיראות כמשימה קשה להפליא. ובלי לתכנן ולחשוב קדימה, זה יכול להיות. ובכן, נעבוד כדי שזה לא יקרה - מחודשי הכנה לאמנות להישאר רגוע ביום.

צעדים

חלק 1 מתוך 4: חודשים מתכננים קדימה

1. 1 הגדירו את מטרת האירוע. מחשבה על הגדרת משפט אחד או שניים תעזור לך ללכת בכיוון הנכון. האם אתה מתכנן לבצע עבודות הסבר ביישוב שלך? לעודד נותני חסות פוטנציאליים להשקיע? לארגן חגיגה לאדם ספציפי או לקבוצת אנשים? צמצם את הגדרת המטרה שלך ככל האפשר. מה שתעשה (בין אם זה הארה, שכנוע, חגיגה וכו '), בשביל מה אתה עושה את זה?
   • תחשוב על זה כמשימה שלך. מושג ההצלחה שלך. כאשר אתה יודע בדיוק מה אתה רוצה לעשות, זה הרבה יותר קל לעשות!
2. 2 הציבו לעצמכם מטרות. מה בְּדִיוּק אתה רוצה להשיג? לא כמה אנשים אתה מצפה לראות, לא עצם העובדה שהאירוע אפילו מתקיים - מה אתה רוצה כתוצאה מכך? להביא 5 אנשים לחלק חדש בארגון שלך? להרוויח 1,000 דולר? לשנות את תפיסת העולם שלך? מתעניין באנשים?
   • חשוב על שלושת הדברים הראשונים שהיית רוצה לראות את התוצאה של האירוע הזה והתמקד בהם כדי להפוך אותו למציאות. אולי אחת המטרות היא כספית, אחת ציבורית ואחת אישית. זה תלוי בך!
3. 3 אסוף מתנדבים. יש צורך להרכיב צוות טוב עם כישורים שונים.הם יכולים לעזור בכל דבר, החל מהכנת לוחות זמנים ותקציבים, ליצירת הזמנות וכרזות, ברכת אורחים וביצוע עבודת הניקיון המלוכלכת בסוף האירוע. במילים אחרות, הם יעזרו לך להחיות הכל. ואם אתה יכול, קנה כמה מתנדבים מהימנים!
   • וודא שחברי הצוות והמפקחים שלך כל הזמן "מעודכנים" בתוכניות שלך. על ידי שיתוף פעולה, אתה הופך את העבודה שלך לקלה הרבה יותר. כאשר אתה מבקש מהם עזרה, אנא ספק מידע רב ככל האפשר מההתחלה בנוגע לציפיות ומידת השתתפותם.
   • אם אתה במצב שאינו מאפשר לך לחפש מתנדבים, שכור צוות! הכל תלוי בסוג האירוע שאתה מארגן. המקום יכול לספק לך צוות כזה, או שאתה יכול לפנות לשירותי המתווך של סוכנויות גיוס.
4. 4 הכינו תקציב. יש לקחת בחשבון את כל ההוצאות, ההכנסות, נותני החסות וההוצאות הבלתי צפויות. אם אתה לא מתקצב, בסופו של דבר יש לך ערימת קבלות, ארנק ריק, ואין לך מושג מה לעזאזל קרה. היו מציאותיים מהיום הראשון כדי להימנע מהפתעות ביום!
   • מצא דרכים להוזיל את העלויות. האם תוכלו לגייס מתנדבים לעבודה בחינם? קחו בחשבון מקומות זולים יותר (כמו בית של מישהו?) זכרו: אירוע קטן ופשוט שהלך טוב תמיד מרגש יותר ממסיבה שנזרקה לרסיסים שנכשלו.
5. 5 תחליטו על זמן ומקום. זה הראשי היבט בכל הנוגע לאירוע שלך. באיזה זמן ומקום יגרמו לאנשים לומר, "כן, אני אלך לשם!"? אתה צריך לבחור זמן שבו כולם פנויים ומקום עם מיקום נוח. ומשהו שאתה יכול להרשות לעצמך להזמין!
   • בדוק את לוח השנה הקהילתי שלך וחשוב על הקהל שלך. אם אתה מכוון לחבורה של אמהות שהות בבית, ההימור הטוב ביותר שלך יהיה בשעות היום איפשהו בקרבת מקום (אולי גם עם אפשרויות בייביסיטר?). אם אתם מכוונים לסטודנטים, עשו זאת באמצע השבוע בערב במרכז העיר. אם אתה יכול, עשה היכן שהם נמצאים כבר.
   • כמובן שיש להזמין מקומות מסוימים. צרו קשר עם המקום בו אתם מתכננים לארח את האירוע בהקדם האפשרי. זה יכול להיות הרבה יותר עסוק ממך!
6. 6 תחשוב על לוגיסטיקה. לוגיסטיקה לכל דבר. איך תהיה חניה? מה עם גישה לנכים? מה אתה יכול לעשות עם ממדי החלל שלך? איזה ציוד אתה צריך? אילו פריטים נוספים (מים מינרליים למרצים, לוחיות שם, חוברות) אתה צריך להוסיף עלויות נוספות? כמה אנשים צריכים להיות מעורבים כדי שהדברים באמת יתנהלו בצורה חלקה?
   • חשוב לשבת קצת לבד (ועם הצוות שלך) ולשקול את כל ההיבטים של האירוע. האם יש מכשולים שניתן לצפות ולמנוע? יש אורחים מיוחדים שאתה צריך להכיל? יש יוצאים מן הכלל?
7. 7 חשוב על שיווק ופרסום. בזמן שאתה בשעה טובה, הכין עיצוב כרזה. הוא צריך לכלול את התאריך, השעה, המיקום, האורח הראשי, שם האירוע ואת הנושא או הסיסמה של האירוע. מכיוון שזה מוקדם מדי, ייתכן שתרצה לקחת את הזמן שלך - אבל עדיף לשרטט את התצוגה המקדימה עכשיו כדי לראות איך הכל נראה ביחד!
   • תחשוב על כל הדרכים האחרות שבהן תוכל לספר לכולם גם על זה. ניוזלטרים בדוא"ל? דואר רגיל? פייסבוק, טוויטר, שני תריסר האתרים (עוד על כך ברגע)? מה אתה צריך לקחת חֲזִית אירוע לאנשים שיגיעו לשם, ומה צריך לעשות על אירוע שישמור עליהם?
8. 8 התארגנו. ייתכן שעכשיו אתה מרגיש כמו חמוס שראשו נכרת זה עתה. קח נשימה ופתח את הגיליון האלקטרוני ב- Excel. הכינו לוח אירועים מהוסס לכל האירוע. צור כמה גיליונות אלקטרוניים כדי לארגן את המחשבות שלך. זה אולי נראה כמו ניירת מיותרת כעת, אך לאחר חודשיים, תודו לעצמכם בנדיבות בעבר על ראיית הנולד שלכם.
   • הגדר מסגרת זמן (עם מועדים) לכל פעילות הכנה. רשמו את השמות של כל אחד מהם, והיכן ומתי תזדקקו להם. כך תוכל לארגן את עצמך ולזהות את כל השאלות העתידיות מאחרים.

חלק 2 מתוך 4: התכונן שבועיים קודם לכן

1. 1 וודא שהכל ממשיך כרגיל. חותמת את התאריך, המיקום, (אורח ראשי), צוות, שם האירוע והסיסמה. בין אם יש א משהומה יכול להשתבש האם יהיו מצבים שיצטרכו לשחק מחדש ברגע האחרון? בשלב זה כבר צריך להכריע סופית הכל.
2. 2 נפגש עם הצוות שלך. אשר את התקציב, לוח הזמנים וכל השאר עם חברי הצוות וגם עם מפקחים. כרגע זה הזמן הטוב ביותר לברר את כל השאלות. האם כולם יודעים מה האחריות שלהם? כיצד הם מתייחסים לנושאים ובעיות שונות?
   • נפגש שוב עם חברי הצוות והמתנדבים לסיעור מוחות לכל בעיות שעלולות לצוץ. זהו גם הזמן המושלם ליצור תוכנית פעולה.
   • וודא שאין בעיות פנימיות בצוות. צור קשר עם כל ראשי הצוות, כמו גם עם חברי הצוות והמתנדבים.
3. 3 הפיצו את העבודה לאנשים שונים ותנו לאדם מנוסה לתאם את כל הפעילויות. אם האירוע הוא אירוע מגה, בקשו מאנשים שונים לתאם אירועים שונים בניהולו של אדם אחד. חברי הצוות חייבים לסמוך על המנהיג.
   • זה רעיון טוב שיהיו כמה אנשים שמקדישים את זמנם למפגש, לאירוח אורחים ולהתגרות באירוע ככל שאנשים מגיעים ומתחיל האירוע. ביסודו של דבר, הם ועדה לארגון אירועים הבונה את המורל וגורמת לאנשים להרגיש שהם הגיעו לכאן מסיבה מסוימת.
4. 4 ודא שכל האתרים המשויכים לאירוע מעודכנים. אתה כנראה מכסה את זה בפייסבוק ובטוויטר, אבל יש גם המון אתרים אחרים שבהם תוכל להשתמש שיעזרו לך להפיץ את הבשורה על האירוע. Eventbrite, Evite ו- Meetup הם שלושה מהסמכותיים ביותר שעולים בראש. אם עדיין לא שמעתם עליהם, גלשו באינטרנט עכשיו!
   • וכמובן, האתר / הבלוג / דף הפייסבוק שלך, אם יש לך כזה. אתה יכול לשלוח תזכורות, להגדיר תמונות ולצפות בתגובות הזמנה. ככל שאתה פעיל יותר, כך נדע יותר על קיומך.
5. 5 אסוף חסויות ומקורות כספים אחרים מנציגים. בשבועות הקרובים יהיו הוצאות רבות ואתה לא צריך לכסות את כולן בכיס שלך! אסוף לפחות כמה כספים לכיסוי עלויות ההתחלה - אולי השכרת מקום, ציוד, ספקים? ייתכן שחלק מאנשים / חברות / מוצרים אלה יצטרכו לשלם עוד לפני שהאירוע מתחיל להתפתח.
   • וודא שיש ברשותך מערכת קבלות, אישורים, חשבוניות ותיעוד כללי. יהיה עליך לשמור הכל ולהתייחס לכך בעתיד, לכן ככל שתעשה סדר בארגון הניירות כבר מההתחלה, כך ייטב. במיוחד אם החברה איתה אתה עובד משלמת לך בפטפוט סרק.
6. 6 קדם את האירוע. הכינו חוברות, פרסם הודעות, דווח לתקשורת, שלח הודעות דואר אלקטרוני, ביצע שיחות טלפון, שלח הודעות לקבוצות ברשתות, ובקר חברים וחסות פוטנציאליים.איך עוד אנשים יידעו לבוא? וודא שהמידע שאתה מספק מלא לחלוטין, והשאיר רק כמה שאלות סגורות - אחרי הכל צריך להסתקרן קצת!
   • חשוב על קהל היעד שלך. אם אתה מנסה להגיע לאוכלוסייה מבוגרת יותר, אינך צריך לבזבז זמן על שליחת הודעות בזמן באמצעות אפליקציות לנייד. עבור אל אותם מקומות והשתמש בכלים שבהם משתמש הקהל שלך. הפוך אותו לנגיש ככל האפשר ושגרתי ככל האפשר.
7. 7 אסוף את כל מה שאתה צריך לאירוע. פריטים אלה עשויים לכלול מדליות, משחקים, מזכרות, פרסים או תעודות. יש כל מיני דברים קטנים וחפצים שיכולים להיעלם מעיניהם של העין הלא מאומנת, אבל אתה מכיר כל פינה, פינה וכל מה שממלא אותם. ואל תשכח שולחנות, כיסאות, ציוד קול, שלטים, מפות וכל הפריטים הגדולים האלה!
   • זה עוד דבר שכדאי לשבת ולחשוב עליו. אל תפסיק לחשוב על זה עד שתמצא 5 דברים ששכחת מהם - הכל, כולל עטים, ערכות עזרה ראשונה, סוללות, קרח וכבלי הארכה. אתה צריך לדעת שלא משנה מה יקרה, יש לך הכל.
8. 8 להסכים על לכל. לדאוג לצילומי ווידאו. לארגן הסעות לאורחים. ארגן ארוחות לצוות הניקיון. הרשימה יכולה להימשך עוד ועוד, אך אחרת לעולם לא תארגן את האירוע שלך!
   • ארגן אוכל ומשקאות. גם עכשיו זה זמן טוב להכין לינה מיוחדת, למשל לאנשים עם מוגבלויות וכן הלאה. בדוק אם מישהו מהמשתתפים צמחוני או בעל צרכים תזונתיים ספציפיים אחרים.
   • ארגן כסאות, שולחנות, קישוטי אמנות, מיקרופונים, רמקולים, מקרני מדיה, סטנדים - כל מה שצריך להתקין במקום.
9. 9 הכינו דף יצירת קשר. תזדקק לכל המספרים, הכתובות וכתובות הדוא"ל של חברי הצוות שאתה צריך. כמו כן, ערכו רשימה דומה של אנשי VIP וכל ספקי הסחורות והשירותים. אם מישהו לא מופיע או מאחר, זו תהיה הרשימה שאליה תפנה.
   • נניח שמוכרי המזון לא הגיעו בזמן. מה אתה הולך לעשות? אתה תופס את רשימת השיעורים הנוחה שלך ומתקשר אליהם. הו, הם חשבו שאתה נוסע לקחת 90 ק"ג חזיר טחון? בסדר זה לא משנה. אתה מוסר את הרשימה לסטו, הוא תופס את המשאית שלו וממהר לכתובת שעל הנייר. המשבר נמנע. ועכשיו אתה יודע שאסור לך להזמין מהם שוב או להביע את המשאלות שלך בצורה ברורה יותר!
10. 10 בקר במקום עם חברי צוות. הביטו סביב הנכס והעריכו את החניה, השירותים, חדרי ההלבשה, הסידור, הכניסות והיציאות השונות. חפש מיקומים סמוכים בהם תוכל לצלם, להתקשר ולהצטייד במכשירי חירום. באופן כללי, הכירו את כל השטח, וכדאי שתדעו אותו כמו כף ידכם.
    • דבר עם איש הקשר שלך. הם צריכים לדעת הכל על האובייקט טוב יותר מכל אחד אחר. האם יש בעיות שאתה צריך להיות מודע אליהן? יש מגבלות זמן? האם הדלתות נסגרות בזמן מסוים? חס וחלילה, האם ישנן בדיקות אזעקת אש?

חלק 3 מתוך 4: עבודה 24 שעות לפני האירוע

1. 1 שמור על קור רוח. השגת זאת. חשוב להפליא לשמור על הראש ולא לדאוג מהתוצאה. התכוננת כבר חודשים! הכל יהיה בסדר. ככל שאתה מאוזן יותר הצוות שלך יהיה רגוע יותר והאירוע יהיה רגוע יותר. חוץ מזה, כל זה ייגמר בקרוב!
   • ברצינות. הבנת. חיזית את כל הדברים החיוניים, חשבת על כל הבעיות האפשריות - אם משהו משתבש, אתה יודע איך להתמודד עם זה. ואל תשכח: אף אחד לא יאשים אותך.אורח שערורייתי, אוכל גרוע - אנשים מבינים שלא הכל בידיים שלך. אז להירגע. יהיה בסדר.
2. 2 בצע בדיקה אחרונה על כל פריט עם הצוות שלך. הקפד להעביר מידע לכולם כיצד להגיע למיקום ומתי. הדבר האחרון שאתה צריך הוא שכל הצוות שלך יתקשר אליך באותו זמן ביום האירוע ותהה איפה לעזאזל הדלת האחורית.
   • גם אם אף אחד לא בא ושואל שאלות, עשה כמיטב יכולתך להעריך את התנהגותו. האם כולם יודעים מה לעשות? האם אנשים מסתדרים זה עם זה? אם לא, דבר איתם ותראה מה אתה יכול לעשות כדי לסדר את הבעיות. אולי מישהו מתאים יותר לעבודה במחלקה אחרת או עם אנשים אחרים.
3. 3 בדוק את כל ההזמנות והתגובות. צור גיליון אלקטרוני עם רשימת מוזמנים וספור את מספרם. ברוב האירועים, מספר האנשים שאישרו לֹא מייצג את מספר האנשים שבאו בפועל. אתה עשוי לגלות ש -50 איש אישרו שהם יגיעו, אך בסופו של דבר יהיו 5 מהם. אוֹ 500. אז בזמן שאתה צריך לדעת את המספר הזה, היה מוכן להתמודד גם עם כל טווח!
   • הזכירו לאורחי VIP את האירוע כאשר אתם משתתפים באחרים. תתפלאו כמה אנשים יגידו, “אה כן! זה מחר, לא? " באמצעות שיחת טלפון פשוטה או SMS, תוכל להימנע מכך.
4. 4 לך למתקן ובדוק אם הכל מוכן. האם המסדרון נקי ונגיש? האם כל הציוד האלקטרוני מותקן והאם הוא נראה כאילו הוא פועל? האם אתה יכול לספק ציוד כלשהו מראש, במידת הצורך? האם הצוות הוכשר מספיק?
   • בדוק אם יש מספיק אנשים לשמש כאנשי תחזוקה. תמיד עדיף שיהיה לך יותר ממה שאתה צריך, כמובן. ייתכן שתזדקק למישהו שיברח במשימת חירום, או שיטפל באורח או בבעיה שלא ציפית. או שאתה יודע, תביא לך קפה.
5. 5 הכינו ערכות למשתתפים. ערכה זו עשויה לכלול בקבוק מים, בר, נייר, עט, חוברת וכל מידע שתזדקק לו. כמו כן, כדאי לכלול מזכרות קטנות. זה מגע נחמד שבאמת ישכנע אנשים שמדובר באירוע מחושב ומאורגן. וזה יגרום להם להרגיש מוערכים!
   • זה יכול להיעשות לאורחים, או לצוות שלך, או לשניהם! מי לא אוהב לקחת איתם בר תזונתי ועט?
6. 6 הכינו מחוון. זוהי רשימה של כל המידע הדרוש לך, ממוינת לפי זמן ו / או חדר. הכינו תוכנית דקה לאירועים חשובים. הפורמט שלה תלוי בך. נסה לצמצם את המידע למינימום כדי שיהיה קל יותר לקרוא אותו.
   • אם אתה באמת יוקרתי וחרוץ במיוחד, זה עשוי להיות מועיל עבורך לעשות מגוון סוגים מחוונים. המציגים יזדקקו לרשימה של שאר המגישים והיכן הם נמצאים, באיזו שעה. הצוות שלך יזדקק לרשימת ציוד, תוכנית זמן ופרוטוקול ניקיון. אם יש לך זמן, זה יכול להיות מועיל.
7. 7 ערוך רשימה של דברים לקחת איתך למקום. כמה נורא זה יהיה אם אתה כבר שם, הכל במקום, את כל שם, ואתה מבין שהדבר היחיד שחסר הוא 12,000 הכוסות ששכחת בבית? מצב מצער. פשוט פישלת את זה. אז עשה לעצמך רשימת צ'ק, בדוק שוב והביא כל מה שאתה צריך להביא!
   • אם הכל בתריסר מיקומים שונים, הקצה אנשים לכל אחריות ספציפית. כך, ביום גדול, לא תבזבז 8 שעות על התרוצצות ואיסוף הכל ודאגה. על ידי חלוקת עבודה אתה משחרר את הידיים ... או כמו שאומרים.

חלק 4 מתוך 4: ריצה ביום האירוע

1. 1 הגיעו מוקדם עם חברי צוות ומתנדבים. בדוק אם הכל במקום וכל הציוד האלקטרוני תקין. יש לכם שאלה בוערת? אם יש לך זמן, קח כוס, תן מילת פרידה מעודדת, והתפזר! עשית זאת. התכוננת כל כך טוב.
   • וודא למארגנים תגים בצבע בהיר או סימן ייחודי אחר, כך שהמשתתפים יוכלו לפנות אליהם לעזרה במידת הצורך. לפעמים רק מדי חאקי לא מספיקים.
2. 2 התקן הכל. בְּתוֹך ו בחוץ. צריכים בלונים בתיבת הדואר שלכם? האם יש כרזה בפינה? ועל הדלתות ולאורך המסדרון? אם האורחים צריכים לשוטט במבוך אמיתי, אז כמה שיותר סימנים, כך ייטב.
   • כרזת ברכה ומידע אחר מול הבניין יעזרו במיוחד. אתה רוצה שאנשים יוכלו לראות מהרחוב שכאן הם צריכים להיות. אין שאלות בנושא!
   • ערכו שולחן קבלה והרשמה. כאשר אורחים נכנסים דרך הדלת, הם צריכים לדעת בדיוק מה הם צריכים לעשות. אחרת, הם יסתובבו בוודאות וירגישו לא בנוח. וזוכר את אותה ועדת קבלה שדיברנו עליה? בקשו ממישהו לעמוד ליד הדלת כדי לברך את האורחים ולענות על שאלותיהם.
   • שימו את המוזיקה! הוא יכבה כל מגושמות שאחרת היו באוויר.
3. 3 וודא שהאנשים החשובים יודעים מה קורה. אם המנחה מאחר, עליך לעצור זמן. אם הארוחה אורכת זמן רב מהמחושב, יש להודיע ​​להם על שינויי לוח הזמנים. נדיר מאוד שאירועים יתנהלו כמתוכנן - כך שאם אתם חורגים מהקורס, וודאו שקווי התקשורת פתוחים.
4. 4 לצלם תמונות! תרצה לזכור משהו בעצמך. ואנשים יתרשמו לראות מישהו מסתובב עם מצלמה. שימו לב לבאנרים של נותנת החסות, באנרים שלכם, כניסה, שולחן קבלה וכו '. אולי תוכל להשתמש בהם בשנה הבאה!
   • תן לחבר או לצלם מקצועי לטפל בזה אם זה אפשרי. יש לך מספיק דאגות בלי זה. יהיה עליך להתרועע ולשתות עם האורחים שלך, אז תן למישהו אחר לדאוג לחומר הצילום.
5. 5 תן נדבות. סביר להניח ששתלת משהו בראש של האורחים שלך ורוצה שהם יעזבו, יחשבו על זה, תוהים על משהו או מחכים לפעולה כלשהי. אז הכינו חוברות או כל דבר אחר שהם יכולים לקחת איתם לשימוש אישי. לאחר אירועים.
   • חלק מזה יכול להיות פורום הערות. הציעו להם דרך לעקוב אחריהם ולספר להם מה הם חושבים, אילו צעדי שיפור ניתן לבצע ומה הם היו רוצים לראות בפעם הבאה. וכמובן, איך הם יכולים להשתתף!
6. 6 תנקה את החדר! בדוק את מד החשמל, הסר סימני מתיחה, שולחנות וכן הלאה. עליך לעזוב את המקום כפי שהוא היה במקור - במיוחד אם שילמת עליו ורוצה לחזור מתישהו. הם עשויים לגבות עמלות אותן ניתן להימנע במקרים אחרים. חלקו את העבודה כך שתעבור מהר ככל האפשר.
   • בדוק כדי לוודא ששום דבר בעל ערך לא נשאר מאחור, ואם כן, צור טבלה שאבדה ומצאה.
   • אם פגעת במשהו, אנא יידע את איש הקשר שלך. עדיף להיות כנה ופשוט.
   • שמור על האשפה כמיטב יכולתך. השירות הטכני ידאג לשאר.
7. 7 דאג לכל האחריות לאחר האירוע. בהתאם לאירוע שלך, הם יכולים לנוע בין כלום לרשימה ארוכה של תודה וקבלות. להלן כמה רעיונות לתחילת העבודה:
   • תודה לכל חברי הצוות, במיוחד נותני החסות והמתנדבים. לא היית עושה את זה בלעדיהם!
   • סוגרים ומשלמים את כל החשבונות. זה צריך להיעשות בהקדם האפשרי.ככל שהעסק פחות גמור, כך ייטב.
   • ערכו מסיבת תודה לכל מי שעזר. אתה רוצה שחברי הצוות שלך ירגישו מוערכים ונותני החסות ירגישו שהם תרמו למטרה טובה.
   • הפיצו מזכרות או פרסומים אחרים לאנשים המתאימים.
   • העבירו קבלות לספונסרים ואחרים.
   • שים תמונות באתר האירוע שלך.
8. 8 סדרו את סקירת ההרהורים הבאה כך שתוכלו להשתפר בפעם הבאה. אחרי כל מה שנאמר ונעשה, מה היית עושה אחרת? מה עבד ומה לא? האם היית מעז שוב לארגן אירוע דומה? מה למדת?
   • אם אתה מקבל משוב כלשהו, ​​עברו על זה. ואם אתה לא מקבל אותם מאורחים, שאל את הצוות שלך! מה הם חושבים? האם הם אפילו נהנו? זה היה בר ועט בחינם, לא?

טיפים

• עבודות ארגוניות שונות דומות לאחריות מקצועית שונה. חיוב ותקצוב הם כמו כספים, תקשורת לנציגים והזמנתם להשתתף היא כמו שיווק, ניהול צוות הוא כמו ניהול כוח אדם בארגון, תחבורה היא כמו לוגיסטי, אירוע הוא כמו פעילות הפקה, יחסי תקשורת טובים הם כמו יחסי ציבור ... .
• רשימת מסמכים (וכן הלאה) להכנה
  • תַקצִיב
  • לוח אירועים (לוח זמנים של כל תוכנית באירוע)
  • הַזמָנָה
  • רשימת המוזמנים
  • תוכנית פעולה
  • מסגרת זמן (לוח זמנים להשלמת העבודות)
  • חומרי מסיבת עיתונאים
  • נְאוּם
  • רשימת משתתפים
  • הערות השוואה (יחד עם נאומי הדוברים)
  • סֵדֶר הַיוֹם
  • לוח זמנים לדקה
  • רשימת אנשי קשר (מספרי נייד של המארגנים)
  • רשימת דברים שכדאי להביא
  • רשימת הפעולות שיש לבצע
  • דוח אירועים (לתקשורת ואחרים)
• קבע אילו משימות יש להוציא למיקור חוץ ואילו חברות צוות צריכות לבצע אותן. מיקור חוץ תלוי בתקציב, בזמן, באיכות, בחשיבות העבודה וכן הלאה.
• תחייך הרבה. היו מנומסים כלפי כולם, הן בתוך הקבוצה והן מחוצה לה.
• לפני האירוע, ציין אדם / ועדה שאחראית על הדברים הבאים
  • נותני חסות
  • תורמים מקומיים
  • אורח ראשי, דוברים,
  • יצירת עיצוב, הדפסה, איסוף מאמרים והערכת הכל
  • פרסים, מזכרות, מתנות, כרזות, תעודות
  • הובלה, ספק מזון, סידור השכרת מקום, קישוטים, קישוטים, חניה
  • מדיה, יחסי ציבור, שיווק
• גורמים שיש לקחת בחשבון בבחירת מקום ועל משא ומתן על עלות
  • קיבולת אולם (מספר נציגים - לא כולל נציגים צפים)
  • קייטרינג (אם קיים)
  • מסגרת זמן (כאשר האירוע מתחיל ואולי מסתיים)
  • אפשרויות תאורה (במקרה של אירועי לילה)
  • האם יש מזגנים
  • אספקת הציוד הנדרש (מיקרופונים, רמקולים וכו ')
  • רהיטי שמאי (שולחנות, כסאות, מפות שולחן)
  • האם מותר מוסיקה, בידור (לאירועים לא פורמליים)
  • ספק כוח גיבוי
  • נגישות - הוא המיקום במרכז העיר (האם המשתתפים יוכלו להגיע לשם ללא הפרעה)
  • חדרים מיוחדים למארגנים, להחלפת בגדים וכן הלאה.
  • עלות כוללת
• כאשר מישהו מציע עזרה (כולל כסף), הגיב מייד ותודה לך מקרב לב.
• תכנון הוא חיוני. תוכנית "מה לעשות" (דברים חשובים) מתבצעת בישיבות צוות. תישאר עם זה.
• ביום האירוע, מינו אדם אחראי
  • תיאום כולל
  • חדר הלבשה
  • מזון
  • מה קורה על הבמה
  • מוֹבִיל
  • מחשב, מקרן מדיה,
  • צַלָם
  • קבלת אורחים
  • ניהול המונים ויחסי ציבור
  • אזור חניה
  • בְּטִיחוּת
  • חלוקת דברים שונים (מתנות, תעודות לאנשים נבחרים, כמו גם למשתתפים)
• גורמים שיש לקחת בחשבון בעת ​​קביעת תאריך
  • האם האורח הראשי ושאר חברי VIP זמינים בתאריכים הספציפיים
  • מה עובד הכי טוב עבור הקהל שלך
• אבל תכנון בקבוצות קטנות יותר ל"איך לעשות את זה "," איך זה צריך להיות "וכן הלאה, חשוב לא פחות.
• אם אתה לווה משהו, תהיה אחראי והחזר אותו בזמן המובטח.
• קח את היוזמה, הסתובב וחפש פגמים שאתה יכול לתקן, השלם אותם.
• רשמו את כל הפרטים החשובים.
• לעולם אל תעביר את החובות והאחריות שהוטלו עליך לאדם אחר.
• ליישום נכון יש חשיבות רבה, תוכנית להשיג הצלחה, עד האחרון ...
• אל תשאיר את האזור / הדלפק הייעודי שלך במקום שאתה צריך להיות בו.
• הודע מרצון לאדם שנתן לך את המשימה אם הושלמה בהצלחה או לא. אבל בזמן הנקוב.
• היה במצב רוח טוב, במיוחד כשאתה בסביבה אנשים.
• היה אחראי על עבודתך.
• היו דייקן בכל מה שאתם עושים. אם איחרת, הודע בזמן לאדם אליו אתה מדווח.
• אל תבקר אף אחד אלא אם יש לך הצעה או פתרון.
• פעל לאט אבל בטוח. קח את הזמן שלך בתקשורת. אתה פשוט מבזבז את הזמן שלך.
• שמור תמיד על האופי המוסרי שלך ועל גישה חיובית כלפי כולם. אנא אל תתחנן לאף אחד.
• אם מתעוררת בעיה, אל תאשים אחרים - ואל תשים הכל על הראש שלך, יוצר מתח, אלא נסה לפתור אותה.
• אל תחזור על טעויות.

אזהרות

• היו מוכנים לכל מצב. לפעמים הדברים יוצאים מכלל שליטה. אם אתה חבר בצוות, אל תכעס אם מישהו צועק עליך (האדם עשוי להיות מתוח). אם אתה המנחה, לעולם אל תיכנס ללחץ או להיבהל. לפעול בדם קר. נסה להבין מה קרה ומה אתה יכול לעשות כשזה קרה.
• אל תיבהל / מתאמץ. ראש קר ייתן את התוצאות הטובות ביותר בזמן הנכון.