תוֹכֶן

• צעדים
• עֵצָה
• אַזהָרָה

לפעמים אנחנו צריכים לבקש הארכה מסיבות רבות בחיים. אולי אתה בקולג 'וזקוק ליותר זמן לסיום החיבור שלך, אולי אתה מתקשה לסיים פרויקט בעבודה.מכתב חידוש יעיל ונכון הוא תמיד חשוב. כדאי שתקדיש זמן לחשוב בדיוק על הצרכים שלך: כמה זמן אתה צריך להגיש בקשה להארכה ולמה? לאחר מכן, כתוב במכתב רשמי, שלח אותו החוצה ועקוב אחר השקט הנפשי.

צעדים

שיטה 1 מתוך 3: עקוב אחר המוסכמה של כתיבת מכתב רשמי

1. 

   קטע המוצג בדף. תאריך ההגשה ממוקם בפינה הימנית העליונה של הדף. השאירו שורה מתחת ריקה וכתבו את הכתובת שלכם, גם מיושרת ימינה. לאחר מכן, רוקן שורה וכתוב את הכתובת המלאה של הנמען בצד שמאל של הדף.
   • אם אתה שולח הודעת דוא"ל, אתה יכול להשמיט את התאריך והכתובת, החל מברכה. עם זאת, עליך לוודא שהכותרת שלך ברורה ויעילה. לדוגמה, אם אתה שולח מכתב לפרופסור שלך, אתה יכול לכתוב את שורת הנושא, "מכתב הרחבה - נגוין הואנג מין - כיתת B2 K34".

2. 

   
   
   כתוב ברכות מלאות ורשמיות. התחל במילה "יקר", ואחריו כותרת הנמען ושמו המלא. לדוגמא, "מר נגוין האי טריו היקר" או "גברת בוי פונג מאי היקרה". תארים מסוימים עשויים להיות מורכבים יותר, כגון "פרופסור נגוין דוק קוונג היקר" או "היו"ר היקר נגוין ואן אן".
   • זו המלצה רשמית, לכן שמרו על סגנון ותוכן פורמלי, גם אם תכירו אנשים אלה מקרוב. אל תכתוב "שלום האן".
   • נסו למצוא אדם ספציפי שישלח אליו את המכתב. אחרת, המכתב שלך ייראה כמו מכתב לדוגמה. לדוגמא, "היו"ר היקר נגוין ואן אן" יהיה טוב יותר מאשר "הרשויות היקרות".

3. 

   
   
   השתמש בפריסה קצרה. בגוף המכתב צריכים להיות 1-3 פסקאות. במקרים רבים ניתן להתחיל עם 2-3 שורות. אם אתה צריך להרחיב עם שלוש הפסקאות המלאות, אתה רק צריך להפריד אותן לפתח, לגוף ולסוף.
   • כדי להתחיל במכתב שלך, אתה יכול לכתוב, "אני נגוין הואנג מין, סטודנט בכיתה B2 K34". זה יזכיר לפרופסור לזכור ולא לבזבז זמן להבין מי אתה.

4. 

   
   
   שימו לב לסוף. אל תזלזלו בחשיבותו של סיום איתן. השתמש במשפט האחרון כדי לחזור על המקרה שלך (בשורה אחת) ותודה למקבל שהקדיש את הזמן לקרוא את ההודעה. אתה יכול לכתוב "אני מעריך את התחשבותך בהצעה שלי".
   • עדיף לסגור את המכתב בברכה לפני שתחתום עליו. כמה אפשרויות טובות הן: "בכבוד רב", "יקר", "שלום".
   • אם אתה זקוק לתגובה, עליך לציין זאת בסופו של דבר. בדרך כלל תוכלו לשלב עם תודה. לדוגמא, "תודה על התחשבותך, אני מצפה לשמוע ממך בשבוע הבא." עם זאת, היזהר לא להיות דוחף מדי.

5. 

   הזן את שמך המלא וחתימתך. מתחת לברכת "בברכה", אנא הרחיקו 3-4 שורות. ואז כתוב את שמך המלא ויישר שמאל. השתמש בחלל למעלה כדי לחתום בדיו. אם אתם מתכננים לשלוח אימייל, תוכלו לפנות את המרחב ולהקליד בו את שמכם. פרסומת

שיטה 2 מתוך 3: דנו בגוף ההודעה

1. 

   כתוב בהקדם האפשרי. התכונן לכתוב מכתב ברגע שאתה יודע שיש צורך להגיש בקשה להארכה. עליכם לתת לנמען זמן רב להכריע בעניינכם. אתה צריך גם להראות שאתה מוכן, למרות שאתה מבקש להתאים את לוח הזמנים שלך.

2. 

   קבע כמה זמן אתה צריך להוסיף. קח בחשבון את כל הגורמים והמלצות מציאותיות. אם תקופת החסד קצרה מדי, ייתכן שתצטרך להגיש בקשה שוב. עליכם לעשות כמיטב יכולתכם כדי להימנע ממילוי מועדים, לכן כדאי לאמוד את כמות הזמן הנוסף.
   • בהתאם למצב, יתכן שתצטרך לכתוב את המכתב כחלק מתהליך המשא ומתן. במקרה זה, עליך להגיש בקשה למועד אחרון הארוך מהזמן המשוער, כדי שתוכל להתפשר ולהסכים באמצע.
   • זמן משוער בהתבסס על ההתקדמות הנוכחית שלך וחלקי הפרויקט הלא גמורים. לדוגמא, אם אתה עובד על פרויקט ייעוץ במשך שלושה חודשים, סביר להניח שתקבל הערכה כמה עבודה נותרה.
   • עליכם להיות מודעים גם למגבלת הזמן שאליה גם עומד מקבל ההודעה. אולי הם גם בלחץ בגלל מועדים. לדוגמה, פרופסורים באוניברסיטאות צריכים לעתים קרובות להגיש ציוני אמצע טווח, והם צריכים להתבסס על מועד זה לסטודנטים.

3. 

   תשומת לב לחוקים החלים. עליך לאמת את המועדים הנוכחיים לפני שתגיש בקשה להארכה. אל תשאיר את הרושם שאתה חסר ארגון כאשר אתה מבקש הארכה מבלי להבין את המצב הקיים. לדוגמה, חלק מסוכנויות ממשלתיות דורשות שתגישו עתירה תוך 24 שעות מהפנייה הראשונה. אם זה לא עובד בשבילך, אתה יכול להתלונן שהזמן מוגבל מדי.

4. 

   תן הסבר סביר. אתה לוקח את הזמן לנסח את מכתב החידוש, והמקבל ייקח גם את הזמן לקרוא; אז אתה צריך לכתוב את המכתב כמו שצריך. שקול היטב את הסיבה האמיתית לה אתה זקוק ליותר זמן ולהגיש בפני מקבלך בכנות. אל תשקר ואל תגזים, מכיוון שהדבר רק יפגע בך.
   • סיבה אחת טובה לכך היא שאתה רוצה שהעבודה תעשה בזהירות ובזהירות. לדוגמא, אם אתה עובד על פרויקט בו עלול להיות מושפע ביטחונם של אחרים, אתה עשוי להיות אוהד להעלות זאת.
   • אם יש לך יותר מסיבה אחת להגיש בקשה להארכה, בחר בסיבה הרלוונטית ביותר והתמקד בכך. לדוגמה, אם אתה מתעכב לקבל את העבודה המוצעת, אמור להם שאתה רוצה לברר מידע נוסף על עלויות משלוח (אם זה נכון) במקום ליידע אותם שאתה מחכה למילה להזמין אחר.

5. 

   ציין כמה פרטים שנבחרו בקפידה. הפרטים שנמסרו יסייעו במכתבך להיראות לגיטימי ומיומן. זה חשוב במיוחד אם אתה מגיש מכתב לסוכנות ממשלתית או לארגון אחר שמעולם לא פגשת.
   • לדוגמא, אם סבא שלך נפטר יומיים לפני הגשת חיבורו, עדיף להציג את העובדה כ"חירום משפחתי "ולא כדרך כלל" דחוף ". אתה יכול גם להזכיר את מותו וקצת מידע על התוכניות שלך.
   • ארגן את הניירת שלך לפני הגשת מכתב החידוש. יתכן שתזדקק לתיאור המשרות והיישומים שביצעת, במיוחד כאשר אתה מתמודד עם סוכנויות ממשלתיות או ארגונים רשמיים אחרים. זה לטובתך להוכיח כי עקבת אחר כל שלב בתהליך בשלב זה.

6. 

   שמור על סגנון ותוכן חיובי. אף אחד לא רוצה לקרוא מכתב מלא תלונות. במקום זאת, פשוט הציגו מהירות וקצרה של עובדות שליליות ואז ציינו פתרונות חיוביים. לדוגמא, אם אתה חושב שמשכורת ההתחלה נמוכה מדי, אתה יכול לכתוב, "אני צריך יותר זמן לשקול את ההצעה שלך. עם זאת, אני חושב שמשכורת גבוהה יותר יכולה לעזור לי לעבוד בצורה יעילה יותר.

7. 

   קרא את ההודעה שוב לפני שליחתה. הקדש לפחות כמה דקות לקרוא מחדש את ההודעה לפני שתשלח אותה. בדוק אם קיימות שגיאות עריכה והקלדה. הפעל תוכנת בדיקת דקדוק ואיות במחשב שלך. שלח אותו לחבר מהימן שיקרא שוב. אל תמהר ואל תדלג על שלב זה; אחרת, מקבל ההודעה יתרשם שאתה מרושל וזה ישפיע על התוצאה הסופית. פרסומת

שיטה 3 מתוך 3: שלח הודעה למקבל

1. 

   צור עותק או שמור את המכתב. כשתסיים לקרוא את מכתב הטיוטה ולפני שליחתו, צלם תמונה (המיר אותה ל- pdf), שמור את כתב היד באופן מקוון או העתק אותו בצורה המסורתית. תוכל גם להקליט את תאריך הדיוור אם הוא אינו תואם את התאריך המופיע בראש ההודעה. שמור עותק זה במקום בטוח לצורך הרשומה האישית שלך.

2. 

   הכניסו לתיבת דואר רגילה. קח אותו לסניף הדואר, תן אותו לדוור או הכנס אותו לתיבת הדואר. אם ברצונך לוודא שהדואר מגיע לנמען, תוכל לבקש שירות מעקב בתשלום נוסף.
   • אם אתה רוצה לשלוח דואר נייר, עליך להדפיס אותו עם מדפסת ודיו באיכות טובה. חידושים בכתב יד אינם מקובלים בדרך כלל.

3. 

   שלח אימייל לחידוש. זו כנראה הדרך הטובה ביותר לשלוח חידושים בפחות זמן ובוודאות. עליך לאמת את כתובת הדוא"ל של הנמען לפני שליחתה, ולהקפיד לכלול את המזהה שלך בשורת הנושא, אם זה רלוונטי.
   • הנמען יידע בדיוק מתי שלחת את הדוא"ל. שים לב לכך אם ברצונך לשלוח דואר מאוחר בלילה.
   • הדוא"ל שלך צריך להיות רשמי, כולל כתובת הדוא"ל שבה אתה משתמש כדי לשלוח אותו. עליך לשלוח דוא"ל זה עם חשבון מקצועי. לדוגמא, המכתב שנשלח מחשבון הדוא"ל [email protected] מתאים.
   • אם אתה שולח את הדואר בפקס, הקפד לשמור את דף האישור כדי להוכיח ששלחת את הדואר בהצלחה ושההודעה התקבלה.

4. 

   בצע שיחות טלפון במקום לכתוב מכתבים. אם אתה צריך להגיש בקשה להארכת הרגע האחרון, אולי עדיף לדבר עם האדם בטלפון. במקרה זה עליכם להיות רשמיים ולהציג את המקרה שלכם בצורה ברורה. פרסומת

עֵצָה

• נסו לכתוב אותיות באורך של עמוד אחד. בדרך זו, מכתבך מרגיש שלם וקל להציץ בו.
• שים לב אם מקבל ההודעה שולח תגובה, כגון הודעת אישור.

אַזהָרָה

• היו מציאותיים לגבי הבטחות. אל תגיש בקשה להארכה רק כדי להשקיע זמן נוסף בהשלמת משימות נוספות נוספות.
• נצל את הזמן הממושך היטב. כנראה שלא תרצו לנסות להגיש בקשה להארכה שוב.
• בדוק שכללת את ההודעות בטפסים הדרושים. בנוסף, ארגונים מסוימים יבקשו ממך להשתמש בטופס המכתב שלהם.