תוֹכֶן

• צעדים
• עֵצָה
• מה אתה צריך

ארגון תיקי משרד אינו משימה פשוטה, במיוחד כשמדובר בארגון כמויות גדולות של קבצים ומסמכים. עם זאת, תוכלו להתגבר על אתגר זה על ידי תכנון מראש והחלטה על מערכת תיוק. זה עוזר לך לארגן את פרופיל העסק שלך ומבטיח שתמצא מסמכים חשובים מהר יותר. אתה יכול לבדוק את המאמר שלהלן כיצד לארגן את רשומות המשרד שלך כדי להתחיל במשימה שלך.

צעדים

חלק 1 מתוך 3: סדר את הזמן נכון

1. 

   הקדיש זמן מוגדר לארגון היישום שלך כדי למנוע הסחות דעת באמצע. הכן קרטון ומדבקות ליצירת פרופיל חדש לפני שתתחיל. פרסומת

חלק 2 מתוך 3: ארגן מסמכים ורשומות

1. 

   
   
   פצל ערימות של מסמכים וקבצים לגושים קטנים יותר וניתנים לניהול.
   • לטפל בערימות אחת אחת ולנקות או להרוס ניירות מיותרים כדי להפחית את הכמות ולהגביל את היתירות.
   • חלק את שאר המסמכים והקבצים לשני חלקים נפרדים, האחד לקבצים שצריכים להיות מעובדים בחודשים הקרובים והשני לקבצי ארכיון שאינם דורשים עיבוד דחוף.

2. 

   
   
   ארגן תיקיות אלפביתיות אם יש לך פרופיל לקוח. לדוגמא, אם כל קלסר היה שם של אדם או חברה, תוכל למיין את הרשומות לפי שם אותו אדם. במקרה זה, עליך לתייג כל כרטיס פרופיל המכיל את שמו המלא של הלקוח.ארגן את הכריכות שלך באלף בית, ואז תייג את מגירת התיוק שלך כדי לראות לאיזו מגירה יש שם שמתחיל באות מסוימת.

3. 

   
   
   מיין לפי קטגוריה אם הרשומות הן של חלקים רבים בעסק. רשומות מסוימות מתייחסות לחשבוניות, אחריות או חוזים ועליך לחלק אותם לקטגוריות שונות. תייגו כל רשומה כמתאים והניחו את כל המסמכים הרלוונטיים ברשומה. ייתכן שיהיה עליך ליצור פרופיל משני, לכן השתמש בכריכה תלויה כדי לסמן כל קטגוריה והכריכה תהיה משנית.
   • צור תיק מסמכים דחוף כדי שתוכל למצוא ניירות חשובים במהירות.
   • שים את הקבצים הזמניים בחזית ואת קבצי הארכיון בחלק האחורי של המגירה, כך שתוכל לגשת בקלות לקבצים הזקוקים לעיבוד.
   פרסומת

חלק 3 מתוך 3: מיון רשומות לפי חודש

1. 

   בנוסף לשימוש בשיטות לעיל, תוכל לארגן את הקלסרים שלך לפי חודש (ושנה). אם אין לך זמן לסדר את זה מייד, אתה יכול לשים את הניירות שלך ברשומה החודשית שלך לעיבוד תאריכים. שלב זה גם עוזר לך לקבוע היכן לאחסן את המסמכים שלך מהר יותר.
   • הרשומה החודשית מתאימה גם לאחסון מסמכים מסוגים אחרים.

2. 

   בסוף השנה, בדוק את הניירות שנותרו ברשומה החודשית ותוכל לגלות את התבנית החדשה, כמו גם קבוצת הרשומות החדשה (שם הקטגוריה) חסרה במערכת. צור פרופילים לעיתונים אלה בשנה החדשה.

3. 

   קליפ את הניירות הנותרים לפי חודש. שמור על הקובץ תחת הקבוצה "מעורב" (שנה-). פרסומת

עֵצָה

• לאחר ארגון הרשומות שלך, עליך לשמור על סדר במשרד. תקן את מערכת שמירת התיעוד והחזיר את הניירות למקומם.
• לזרוק, למחזר או להשמיד מסמכים מיותרים כדי למנוע התעסקות במערכת שמירת הרשומות החדשה.

מה אתה צריך

• ארונות תיוק
• כיסוי תלוי
• כריכה קשה
• מדבקות
• סמנים