תוֹכֶן

• לדרוך
• שיטה 1 מתוך 3: השתתף בשיתוף פעולה
• שיטה 2 מתוך 3: התמודדות עם בעיות כקבוצה
• שיטה 3 מתוך 3: ליצור שותפות
• טיפים

שתף פעולה באופן צמוד, קיים מערכת מובנית לדיון, קבע יעדים משותפים ברורים ועבוד להשגתן. שיתוף פעולה שימושי לכל מיני דברים: החל ממשימות קבוצתיות בבית הספר וכלה בפרויקטים משותפים בין מספר ארגונים. בין אם ברצונך לשתף פעולה בין שני צדדים ובין אם לוודא שחבר בקבוצה יעמוד באחריותם, ישנן מספר דרכים לפתור סכסוכים ולקבל תוצאות.

לדרוך

שיטה 1 מתוך 3: השתתף בשיתוף פעולה

1. להבין את היעד והציר הזמן המדויקים. מטרת שיתוף הפעולה צריכה להיות ברורה לכל המשתתפים. וודא שאתה מבין את המטרה המדויקת של הפרויקט, גם אם שיתוף הפעולה הוא רק פרויקט בית ספרי פשוט או מטרה אחרת לטווח קצר. האם אתה מוכן לעבוד בסוף השבוע? האם כולם מבינים את המשימות הספציפיות הנדרשות מהם?
2. עזור להאציל את המשימות. במקום לנסות לעשות הכל בעצמך, עדיף לחלק ולשלוט. תנו לכולם לגלות את נקודות החוזק שלהם, ולעבוד בכדי לבנות אותם בכדי להגיע ליעד המשותף. אם אתה מרגיש מוצף, או אם אתה חושב שמישהו אחר יכול להשתמש בעזרתך, דבר.
   • אם תקצה תפקיד מסוים לכל אחד מחברי הקבוצה, כמו "חוקר" או "יו"ר", האצלת המשימות תהיה מהירה יותר ונראית פחות שרירותית.
3. האם כולם ישתתפו בדיון. עצור והקשב לאחרים, במיוחד אם אתה מרגיש שאתה תורם יותר מאחרים. באמת לחשוב על הרעיונות שלהם לפני שתגיב. שיתוף הפעולה משגשג כאשר כולם מכירים ומעריכים את ערך ההשתתפות של אנשים אחרים.
   • אם יש חברים שמדברים יותר מדי, התאם את המערכת. שוחחו קבוצה קטנה עם מישהו, וודאו שיש לכם רצף ברור. קבוצה גדולה יכולה להגביל אנשים למספר דקות לכל הצהרה.
   • כדי לעודד אנשים ביישנים לדבר, בקש מהם בקשותיהם. שאל אותם על נושא שהם מכירים הרבה או מתעניינים בו.
   טיפ מומחה

   נניח את הטוב. שיתוף פעולה עובד הכי טוב כשיש אווירה של אמון. אם אתה חושב שמישהו לא פועל לטובת הקבוצה, נסה לברר את הסיבות לכך. ודא שאתה לא עובד קשה מדי או מוטה. אם אתה נותן למישהו בטעות את הפיט השחור, האווירה יכולה להשתנות בקלות.

   • דון בנושאים בגלוי, לא מאחורי גבו של מישהו.
4. הצע שיטות תקשורת. אנשים שעובדים יחד חייבים לקבל את ההזדמנות להחליף רעיונות ומידע. השתמש בוויקי מקוונים, בדיוני דואר אלקטרוני או במסמכים משותפים כדי לעדכן את החברים.
   • וודאו שהקבוצה גם נפגשת זו עם זו מחוץ לעבודה. תוכלו לעבוד טוב יותר יחד אם תכירו טוב יותר את השני.
5. אחראי על חברי הקבוצה על מה שהם עושים והחליפו משוב. בקש שחברי הקבוצה ידברו זה עם זה בקבוצות על דרכים בהן יכול להשתפר שיתוף הפעולה. נפגש באופן קבוע כדי לדון באבני דרך ולדון כיצד להגיע הכי טוב כאשר מישהו עומד בתזמון. לשיתופי פעולה ארוכי טווח, עליכם לבדוק באופן קבוע שכולם מרוצים מהתקדמות שעשתה.
   • נסה להשתמש בסטטיסטיקה עובדתית כדי לתאר את ההתקדמות. אל תשאל את החברים אם הם ערכו מחקר, אלא בדוק כמה עבודה הם באמת ביצעו.
   • אם חבר בקבוצה אינו מבצע את עבודתו, נסה לגלות יחד את הסיבות הבסיסיות. עיין בסעיף הבא לקבלת דוגמאות ספציפיות.
6. אם אפשר, חפש קונצנזוס. אי הסכמה אינה זרה לשום קשר קבוצתי. כשמתעוררים סכסוכים, נסו להסכים עם כולם על המסלול שיעבור.
   • יש מקרים בהם לא ניתן להגיע להסכמה והקבוצה צריכה להמשיך הלאה. לכל הפחות, וודא שמי שאינו מסכים מקבל את כך שהקבוצה עשתה מאמץ סביר להגיע לפשרה. אם חבר בקבוצה יישאר ממורמר, הדבר יקשה על המשך שיתוף הפעולה.
7. אל תשרוף את הספינות שלך מאחוריך. גם אם יש מחלוקת עזה בין חברי הקבוצה, עליכם לשמור על רגשותיכם ולסלוח לאלה שלא מסכימים איתכם.
   • הומור מתוזמן היטב יכול להיות כלי נהדר לנטרל מצב. השתמש רק בבדיחות שלא פוגעות באף אחד, או לכל היותר רק בעצמך. כמו כן, אל תעליב אנשים על ידי בדיחות כשמישהו ממש נסער.

שיטה 2 מתוך 3: התמודדות עם בעיות כקבוצה

1. דון בסכסוך בגלוי. שותפות מבוססת על שיתוף פעולה בין אנשים עם עדיפויות שונות. אי אפשר למנוע עימותים. אז דנו בהם ביושר, ולא בדלתיים סגורות.
   • הבהיר שפתרון סכסוכים לא נועד לקבוע מי צודק ומי לא. התמקד בדיון כיצד ניתן לפתור את המצב או התהליך המדובר, וכיצד שיתוף הפעולה יכול לפקוח עין על העתיד.
   • אם אתה רואה שחבר בקבוצה נהיה עוין או אפאטי, שאל אותו באופן פרטי מה גרם לכך. דון בסיבה בפגישה הבאה, אם היא קשורה לשותפות.
2. אל תנסה לפתור כל הבדל. מטרת שיתוף הפעולה היא להשיג מטרה, ולא לחדור לכולם באותה נקודת מבט. אתה צריך לדון בהבדלים האלה, בסדר. אבל לפעמים תצטרך להודות שהסכסוך לא נפתר, וכי יש לבחור בפשרה או דרך פעולה אחרת.
3. דון בגורמים הבסיסיים להשתתפות נמוכה. אם חבר בקבוצה לעתים רחוקות משתתף בישיבות או שאינו ממלא אחר האחריות שלו, נסה לברר מדוע. ולפתור את זה:
   • שאל את חבר הקבוצה אם יש בעיות עם חברים אחרים בקבוצה, כך שתוכל לדון בהם בגלוי במידת הצורך.
   • אם החבר הוא מישהו מארגון אחר, דאג שהארגון לא ייתן לו יותר מדי עבודה. הזכר לבוס שלו / ה כי הוסכם על מידה מסוימת של התחייבות. בקש גם מהבוס גרסה כתובה לעומס העבודה של חבר הקבוצה.
   • אם חבר הקבוצה מסרב לשתף פעולה, או שאין לו את התכונות הדרושות, חפש אחר תחליף. הוא / היא עשויים להרגיש נעלבים מכך, אך חיוני לשיתוף הפעולה להתנהל בצורה חלקה.
4. לפתור ויכוחים לגבי מנהגים, שפה ובחירות סגנוניות. אם חברי הקבוצה רגילים לעשות דברים אחרת, או שיש להם הגדרות שונות של מונחים מסוימים, קח את הזמן לנקות אי הבנות אלה.
   • כתוב את ההגדרות של מונחים בעייתיים בכתב.
   • התאם את שפת תיאור התפקיד כך שכולם יוכלו להבין ולהסכים.
5. שפר פגישות משעממות או לא יעילות. בדקו כיצד תוכלו להיפגש ביעילות ולשתף את התוצאות שלכם עם היושב ראש, המפקח או המנחה. עשו כמיטב יכולתכם כדי לשמור על האמון והמחויבות של החברים.
   • אפילו מחוות קטנות כמו כיבוד יכולות לגרום למישהו להרגיש מעורב יותר בשיתוף הפעולה.
   • אם הפגישה קשה מכיוון שהיו"ר אינו מיומן יתר על המידה, בחר פגישה חדשה. מישהו שאמון על ידי כל הקבוצה ויש לו את הכישורים לנהל את הדיון מבלי לפגוע באף אחד.
6. התמודד עם חברי קבוצה מניפולטיבית וויכוחית. ישנן דרכים רבות להתגבר על בעיה זו. אתה יכול לנסות כמה דברים לפני שתחליט לסלק מישהו מהקבוצה. האחרון יכול לגרום לדם רע בתוך הקבוצה.
   • התנהגות מניפולטיבית ושולטת יכולה להיגרם מפחד, ואם חברים מייצגים ארגון אחר, הם עשויים לחשוש שעצמאותם תאבד אם לא. נסה לגלות סיבות בסיסיות ודון בהן עם הקבוצה. לחלופין, אם זו בעיה אישית, שאל אם הם רוצים לפתור את זה בזמן שלהם.
   • אם חבר בקבוצה לא מדבר כאשר הוא / היא לא מסכים, או אם יש ניגוד עניינים, השתמש בפגישה כדי לאפשר לכולם לדבר. נסו לשמוע מכולם מה יש להם לומר.
   • השתמש במבנה אחר עבור מערכת הדיונים. נסו לא לתת לאנשים הוויכוחים יותר להשתלט על הפגישה.
7. הגבל דיון במטרות או אסטרטגיות. קבע יעדים ושיטות ברורים בכתב כדי למזער בלבול. אם חברים עדיין דנים ביעדים הכתובים, קח את הזמן לערוך אותם שוב.
   • זה יכול להצביע על רצון להישגים קונקרטיים. לעתים קרובות זה אפילו לא מעיד על מחלוקת ממשית לגבי המטרות הסופיות. נסה להסכים על תוצאות ספציפיות ותוכניות פעולה סבירות לטווח הקצר.
8. התמודד עם הלחצים המופעלים על ידי ארגונים אחרים. אם מנהיגי חברי הקבוצה מארגונים אחרים מפעילים לחץ להשיג תוצאות במהירות, הזכירו להם ששיתוף הפעולה פועל בסמכותה. תכנון הוא שלב נחוץ בכל שותפות.
9. שכר מתווך לסכסוכים חמורים יותר. לפעמים ייתכן שיהיה צורך להביא מתווך חיצוני כקבוצה. המגשר יקל על פגישה אחת או שתיים לפתרון הסכסוך. ברגע שהוא / היא מעורבים באופן אישי, יש להחליף אותו. השתמש במגשר במקרים הבאים:
   • כאשר מנהיג קבוצה מעורב ישירות בסכסוך.
   • כשיש מחלוקת האם יש סכסוך או לא.
   • כשיש הבדלים תרבותיים, יש צורך במגשר שמבין את שתי נקודות המבט.
   • כאשר חוסר פניות הוא חיוני, כמו למשל בניגוד עניינים.
   • כאשר הקבוצה גרועה בפתרון סכסוכים. שקול להעסיק מתווך שיוכל להכשיר את הקבוצה לפתרון טוב יותר של סכסוכים. זה טוב יותר מאשר לחפש מתווך בכל פעם כדי לפתור סכסוכים.

שיטה 3 מתוך 3: ליצור שותפות

1. בחר את הקבוצות הנכונות. אתה יכול לעבוד עם אנשים מעמותות, חברות, המגזר הציבורי או אנשים פרטיים. מי שתבחר, חשוב לחקור אותם תחילה. דון בגלוי האם הקבוצה יכולה להתמקד בסוג שיתוף הפעולה שאתה צופה.
   • אם גם אתם מחפשים שותף פיננסי, אל תזמינו ארגונים הנאבקים כלכלית. אל תזמין סוכנויות ממשלתיות שמצמצמות.
   • אם קבוצה או אדם ידוע לשמצה ביחסי עבודה לקויים, בבעיות אמון או בדקירה לאחור, הימנע מהם.
2. הגדירו מטרה ברורה. וודאו שכל הקבוצות המעורבות מבינות מדוע יש צורך בקישור ומהן היעדים המדויקים. ודא שכל קבוצה מחויבת למידה מסוימת של מעורבות לפני שתתחיל.
   • הגדר ציר זמן לשיתוף הפעולה. במהירות תיתקל בבעיות אם קבוצה אחת ציפתה למספר פגישות בלבד, והשנייה ציפתה שייקח שנה.
   • הבהיר למה אתה מצפה משיתוף הפעולה. שוב, על הארגונים המעורבים להיות מודעים למספר כוח האדם הדרוש, וכמה זמן צפוי להם. הם גם צריכים לדעת עד כמה יש מנהיגות.
   • בחר מטרה שחברי הקבוצה רוצים להתחייב אליה. על שיתוף הפעולה להתמקד במטרות המשותפות של כל החברים; לא בהצהרת המשימה של ארגון אחד.
3. לערב את האנשים הנכונים. חפש אנשים עם ניסיון רלוונטי ואמינות ואמון מספקים בארגון שלהם. אל תביא אנשים בורים בגלל שהם מתנדבים או בגלל שאתה חברים איתם באופן אישי.
   • אל תתנו לקבוצה לעלות על גדותיהם של חברים. ככל שיהיו לך יותר חברים כך שיתוף הפעולה יתנהל בצורה איטית יותר. בחר מספיק אנשים כדי להשיג את המטרות שלך, אבל לא יותר. לפתור בעיות אפשריות בהקדם האפשרי.
   • אם המטרה כוללת שינויים ארגוניים גדולים עבור החברים, אז כל ארגון צריך למנות מנהיג משלו.
   • אם אתם מתכננים לגייס כספים כשותפות, שכרו יועץ משפטי.
   • שקול להביא אנשים מחוץ לארגוני הליבה במידת הצורך. ייתכן שיהיה צורך בחבר במועצת בית הספר, במועצה או בתעשייה כדי לספק לך תובנות שאחרת לא תהיה לך גישה אליהן.
4. הבהירו לכולם מה תפקידו / ה בסך הכל. האם לכולם יש משקל שווה לשאת בקבלת ההחלטות? האם יש מישהו שמתמחה במגזר מסוים, והאם גם הוא חבר מלא? שיידעו לכולם כמה זמן צפוי להם, הן מבחינת הפגישות בהן ישתתפו והן מבחינת העבודה.
   • דן גם כיצד לגייס חברים חדשים ולהסיר חברים קיימים.
5. קבע את יסודות השותפות. אל תצלול ישר פנימה. תחסוך זמן ותגביר את האפקטיביות אם תסביר תחילה את יסודות הקשר בכתב. עשו זאת במהלך הפגישה הראשונה. סיום כל האלמנטים הללו:
   • שליחות ותכלית. זה כבר אמור להיות במקום, אך יתכן שתצטרך להקדיש רגע לדון בפרטים ובניסוח. הוסף ציר זמן ויעדי ציון דרך.
   • תהליך מנהיגות וקבלת החלטות. אלה אלמנטים חשובים מאוד. כולם חייבים להסכים מי האחראי ומה בדיוק כוללת ההנהגה הזו. האם החלטות מתקבלות על בסיס קונצנזוס (דיון עד להסכמה מלאה) או מערכת אחרת?
   • ערכים והנחות. אם לארגון יש גבול מסוים שלא ניתן לחצות אותו, או אם הוא מניח שמסלול מסוים נלקח, זה הזמן למסד אותו. נסה למפות תרחישים מסוכנים עבור כל קבוצה, ודון מה לעשות אם מתרחש אחד מאותם תרחישים.
   • מדיניות אתית. אם יש ניגוד עניינים, כיצד השותפות צריכה לפתור את הבעיה? עם מי הקשר יכול להתקשר לקשרים כלכליים? האם המדיניות של כל ארגון חלה על פעולות כל פעולות הקואופרטיב? ואם לא, כיצד תנסה לפתור את הפער הזה?
6. שמרו על הסביבה השיתופית. מזל טוב, השותפות הראשונה שלך פועלת! עם זאת, עדיין על כל חבר ובמיוחד יו"ר הקבוצה לדאוג שהשותפות תישאר בריאה.
   • השתמש ביסודות לפתרון דיונים וסכסוכים. דון בכל שינוי ביסודות אם יש להתאים את היעדים או את ציר הזמן שלך.
   • וודאו שיש יחסי אמון בין החברים. אם מתעוררות בעיות אישיות, או אם לחברים מסוימים לא ניתן מספיק מקום, יש להתאים את תהליך הדיון. לכולם צריכה להיות הזדמנות שווה לתרום ולדון בסכסוך בגלוי.
   • הקמת מערכת בה ניתן לחייב את החברים באחריות ושבה ניתן להחליף משוב.
   • הישאר בקשר קבוע. קחו דקות מכל ההחלטות ומנו חברים נעדרים. בנוסף לפגישות, אפשר לחברים לדבר זה עם זה בצורה יותר רגועה ובלתי פורמלית.

טיפים

• אל תמהר. לעתים קרובות נראה ששיתופי פעולה איטיים יותר מפרויקטים בודדים. עם זאת, תכנון הוא קריטי לשמירת כולם על הסיפון.
• חלק את עומס העבודה כך שאף אחד לא ירגיש המום.
• אם אתה לא מסכים עם משהו, אל תכעס או אלים.