תוֹכֶן

• צעדים
• אזהרות

דוא"ל, באופן כללי, כולל רק טקסט רגיל (ASCII), בעוד שמסמכי Word יכולים להכיל הרבה טקסט מעוצב. אין דרך לשמר לחלוטין את העיצוב של מסמך Word כאשר אתה מעתיק אותו לגוף הודעת הדוא"ל. עם זאת, ישנן מספר אפשרויות, בהתאם למטרות שלך.

צעדים

1. 1 צרף את מסמך ה- Word לדוא"ל שלך כקובץ מצורף, לא בגוף ההודעה. עם זאת, חלק מהאנשים שמקבלים את הודעת הדוא"ל אינם מחזיקים בעורך Word ולכן ייתכן שהם לא יוכלו לקרוא את המסמך בקלות. בנוסף, בשל הבדלים בין מחשבי המשתמשים, חלק מהמסמכים עשויים להיות שונים במקצת.
2. 2 שמור את המסמך בפורמט טקסט עשיר (RTF) ב- Word ולאחר מכן צרף את המסמך לדוא"ל שלך. WordPad, תוכנה שמגיעה בחינם עם Windows, וכמעט כל עורכי הטקסט יכולים לקרוא קבצי RTF. קבצי RTF שומרים את רוב (אך לא את כל) העיצוב במסמכי Word.
3. 3 אם אתה הבעלים של הגרסה המלאה של Adobe Acrobat, או שאתה יודע דרך אחרת ליצור קובץ PDF, תוכל לייצא את מסמך Word כקובץ PDF ולאחר מכן לצרף אותו במקום זאת. תוכנת Adobe Acrobat Reader היא חינמית ולרוב המשתמשים היא כבר מותקנת במחשבים שלהם. קובץ ה- PDF ייראה כמו קובץ Word, אך לא ניתן לערוך אותו בקלות.תוכל גם להשתמש במוצר חינמי בשם PDF Creator (בכתובת http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) ליצירת מסמכי PDF.
4. 4 לקוחות דוא"ל רבים מאפשרים לך להוסיף עיצוב לדוא"ל שלך. תכונה זו, המכונה באופן שונה "טקסט עשיר" או "דואר html", זמינה בדרכים שונות בהתאם ללקוח הדוא"ל שלך. הוא למעשה שולח דוא"ל בפורמט HTML (כמו דף אינטרנט), שהוא מעט יותר מגביל מתבנית RTF שתוארה לעיל. לרוב נוח יותר שיהיה טקסט בגוף הודעת דוא"ל ולא כקובץ מצורף. אך לא כל האנשים המקבלים דוא"ל יכולים לקבל דואר HTML.
5. 5 הדבק את מסמך Word ישירות בדואר שלך כטקסט, אך נקט קודם כל באמצעי זהירות. השתמש בעיצוב כמה שפחות. שנה "ציטוטים חכמים".

אזהרות

• אין לצרף מסמכים כמסמכי וורד אלא אם יש צורך בכך. בדרך כלל צריך לצרף רק מסמכים ארוכים מאוד. את כל השאר אפשר לציין בטקסט רגיל בגוף ההודעה. אם אתה באמת רוצה שהנמען יראה את המסמך בדיוק כפי שהוא מופיע על המסך, למד כיצד ליצור קובץ PDF. אם הוא צריך לבצע שינויים נרחבים, צרף מסמך Word או קובץ RTF.