תוֹכֶן

• צעדים
• שיטה 1 מתוך 1: התכוננו למפגש
• טיפים
• אזהרות

על מנת שהפגישה תהיה מוצלחת, חשוב מאוד להיערך אליה ביסודיות.לפגישות יש תפקיד גדול ברוב התעשיות המקצועיות. בצע את השלבים הבאים כדי להפוך את הפגישה הבאה שלך להצלחה.

צעדים

שיטה 1 מתוך 1: התכוננו למפגש

1. 1 לדעת איך להתכונן לפגישה חשובה מאוד לכל העובדים ובעיקר לכל מנהל או מפקח. לדעת מתי לא לקיים פגישה חשובה לא פחות.
2. 2 החליטו איזה סוג פגישה תארחו:
   • אינפורמטיבי
   • יְצִירָתִי
   • לקבל החלטה
   • הֲנָעָתִי
3. 3 הקצה תפקידים והקצה חברים. התפקידים יכולים להיות כדלקמן:
   • להיות מונחה על ידי
   • עוזר / מארגן
   • מזכיר (רישום)
   • שומר זמן (עוקב אחר הזמן)
   • משתתפים
4. 4 הכינו הודעות הכוללות את התאריך, השעה, סדר היום והמיקום של הפגישה. שלח הודעות מראש לכל המשתתפים.
5. 5 קח קצת זמן לדון בפגישה הקודמת (אם הייתה כזו). כך יכולים המשתתפים להבהיר נקודות בלתי מובנות או להביע חילוקי דעות.
6. 6 הניחו במקומות את הדברים הדרושים. סידרו שולחנות וכסאות מראש. ספק לכל אדם עט ונייר. מניחים דקנטר של מים במרכז המילה ומסדרים את הכוסות.
7. 7 התקשרו לכולם להזמין. זה הרגע בו היושב ראש קורא לכולם להפסיק לדבר ומכריז על תחילת הפגישה. הגדירו מטרות. סדר היום הוא רשימת נושאים המתייחסים לנושא והזמן המוקצב לכל אחד מהם. לדוגמא: "1. העריך את הגשמת היעדים הקודמים (15 דקות), 2. שוחח על יעדים נוספים לפי הסדר (20 דקות), 3. בחר 5 מטרות עיקריות (10 דקות).
8. 8 לפני הפגישה העבירו פנקס מיוחד או רק פיסת נייר במעגל כדי שהנוכחים ירשמו את שמם. שמות אלה יתוזמנו לפי דקה.
9. 9 בקשו מהמזכירה לרשום את נקודות השיא של הפגישה על מנת שיוכלו לסקר אותן מאוחר יותר.
10. 10 בסוף המפגש, שאל אם למישהו יש שאלות בנושאים אחרים. קבעו מועד לפגישה הבאה והודיעו על סיומה.

טיפים

• היו"ר מתמנה לעתים קרובות באסיפה הכללית השנתית. היו"ר מנהל את הפגישה, שומר על הסדר ודואג שכולם ידבקו בסדר היום.
• אם היו"ר לא נבחר, מצא מישהו שמוכן למלא את התפקיד הזה.
• גם אם הפגישה אינה רשמית, עדיין עליך לשלוח לאנשים הודעה מוקדמת על התאריך והשעה. לדוגמה, אתה יכול לשלוח מיילים לכולם.
• אותו דבר לגבי המזכירה שרושמת הערות.
• הוראות אלה חלות גם על פגישות רשמיות.
  • סדר היום שומר על הפגישה בתור ומונע מאנשים לדון בנושא אחד יותר מדי זמן.
• חשוב מאוד לעקוב אחר הזמן כך שלא יהיו מחלוקות בעתיד.

אזהרות

• על היו"ר להיות אדם מכובד והוגן בכדי לנהל פגישה בכשרון.