כיצד לארגן קבצי משרד

וִידֵאוֹ: איך לסדר ולארגן מגירות אמבטיה - סידור וארגון בתים לפי שיטת קון מארי - אלי מאור

תוֹכֶן

צעדים
חלק 1 מתוך 3: קח זמן למיין
חלק 2 מתוך 3: מיון מסמכים וקבצים
חלק 3 מתוך 3: צור קבצים חודשיים
טיפים
מה אתה צריך

ארגון קבצי משרד יכול להיות משימה קשה, במיוחד אם יש לך מספר רב של קבצים ומסמכים. אבל זה לא חייב להיות תהליך כואב. תכנון מראש וקבלת החלטות לגבי מערכת הקבצים יכולה לסייע לך לארגן את הקבצים כך שיתאימו לצרכי העסק שלך ולהבטיח שתחפש מסמכים חשובים ביעילות רבה יותר. להלן מספר שלבים כדי להתחיל בארגון קבצי המשרד שלך.

צעדים

חלק 1 מתוך 3: קח זמן למיין

1 הקדש מספיק זמן לארגון הקבצים שלך, כך שלא תצטרך להתחיל ולעצור מספר פעמים. ודא שיש לך מספיק תיקיות וקיצורי דרך ליצירת קבצים חדשים לפני שתתחיל.

חלק 2 מתוך 3: מיון מסמכים וקבצים

1 חלק את המסמכים והקבצים שברצונך לארגן לחבילות קטנות יותר וניתנות לניהול.
- עברו על כל חבילה בנפרד וזרקו או קרעו לגזרים את כל המסמכים והקבצים שאתם יכולים להיפטר מהם כדי לצמצם את שטח הקבצים ולמזער את העומס.
- חלק את המסמכים והקבצים שברצונך לשמור ב- 2 ערימות שונות: 1 עבור קבצים שיש לטפל בהם בחודשים הקרובים ו- 1 עבור קבצים אותם ניתן לאחסן בארכיון ואינם זקוקים לגישה בעתיד הקרוב.
2 אחסן תיקיות באלפבית אם יש לך קבצי לקוח. לדוגמה, אם כל תיקיה היא שם של אדם או שם חברה, תוכל לשקול ארגון לפי אלפבית לפי שם משפחה של אנשים. אם כן, ודא שכל כרטיסייה בקובץ מסומנת בבירור עם שם המשפחה של האדם, ואחריו שמו הפרטי. אחסן תיקיות באלפביתיות ולאחר מכן תייג את מגירות ארון התיקים כך שתדע איזו מגירה מכילה את שמות המשפחה לפי איזו אות.
3 אחסן מידע לפי קטגוריה אם יש לך קבצים עבור חלקים שונים של העסק שלך. ייתכן שיש לך כמה קבצים של חשבוניות, שירותים או חוזים, ובמקרה זה עליך לארגן אותם לקטגוריות שונות כדי לארגן. סמן בבירור כל קובץ בקטגוריה הנכונה שלו והכנס את כל המסמכים הרלוונטיים לתוכו. ייתכן שיהיה עליך ליצור קטגוריות משנה, לכן השתמש בתיקיית האחסון התלויה כדי לייעד את קטגוריות ותיקיות הקבצים עבור קטגוריות המשנה.
- צור קובץ למסמכים שצריך לטפל בהם בדחיפות כדי שתדע היכן למצוא מסמכים חשובים במהירות.
- מניחים קבצים בארון עם קבצים זמניים מלפנים וקבצים מכווצים מאחור. בדרך זו, הקבצים שאתה מתמודד איתם לעתים קרובות יותר יהיו בהישג יד מיידי.

חלק 3 מתוך 3: צור קבצים חודשיים

1 בנוסף לשימוש בשיטות לעיל, הוסף קבוצת תיקיות המסומנות בחודש (ושנה ----). כאשר אין לך זמן לעשות זאת מיד, לפחות הכנס את המסמכים שלך לקובץ החודשי, כך שתוכל לעבוד עם המידע המוגש בסדר כרונולוגי. הוא גם מבטיח שיש לך רמזים לאן להתחיל לחפש כשאתה צריך משהו.
- קבצים חודשיים הם גם מקום טוב לאחסן מסמכים שלא ממש מתאימים לקטגוריות אחרות.
2 בסוף השנה, תסתכל על מה שנשאר בתיקיות החודשיות ואולי תמצא תבנית - וקבוצת קבצים חדשה (שם קטגוריה) שחסרה במערכת שלך. צור לה קובץ בשנה החדשה.
3 מהדקים את שאר המידע לחודש. אחסן בקובץ אחד בשם שונות (שנה ----).

טיפים

לאחר שתארגן את קבצי המשרד שלך, הישאר מסודר. היו עקביים עם מערכת ניהול הקבצים שלכם והכניסו הכל למקום שצריך להיות.
זורקים, ממחזרים או קורעים לגזרים מסמכים שאינכם צריכים כדי למנוע בלבול במערכת ניהול הקבצים החדשה.