תוֹכֶן

• צעדים
• חלק 1 מתוך 2: פורמט מכתבי עסקים
• חלק 2 מתוך 2: איך לכתוב מכתב עסקי
• טיפים

אם יש לך עסק משלך, כנראה שאתה צריך לכתוב מכתבים עסקיים ללקוחות שלך. המטרות יכולות להיות שונות: הודעה על אירועים או תנאים חדשים, מענה לתלונות לקוחות מטעם החברה. ללא קשר לסיבת הכתיבה, חשוב לשמור על טון מקצועי וסגנון עסקי בכל עת.

צעדים

חלק 1 מתוך 2: פורמט מכתבי עסקים

1. 1 השתמש בנייר מכתבים מקצועי. המכתב העסקי מייצג את החברה שלך. בהקשר זה, המכתב צריך להיות בעל הטופס המתאים. כמו כן, אל תשכח להשתמש בלוגו או במותג החברה שלך.
   • באפשרותך ליצור כותרת אותיות באמצעות תבניות צבע מוכנות עבור Microsoft Word. השתמש בלוגו או מותג חברה אמיתי.
2. 2 פתח עורך טקסט. כל האותיות העסקיות של החברה חייבות תמיד להיות מוקלדות במחשב.
   • צור מסמך חדש והגדר את השוליים ל -2.54 סנטימטרים.
   • השתמש בגופן serif כמו Times New Roman, Georgia או Arial. לכן, גודל הגופן צריך להיות לא יותר מ -12, אך לא פחות מ -10. סוג הגופן או הגודל לא אמורים להשפיע לרעה על הקריאות של האות.
   • השתמש במרווח של שורה אחת.
3. 3 התאם אישית את צורת הבלוק. טופס החסימה הוא הפורמט הנפוץ ביותר לאותיות עסקיות. זה גם הכי קל להגדיר ולבצע. כל פריט נשאר מוצדק ומופרד ברווח אחד. על מנת שלמעלה לדף למטה, מכתב עסקי צריך לכלול את הפריטים הבאים:
   • התאריך של היום או התאריך שבו נשלח המכתב. אל תשכח לכלול את התאריך, כי הוא משמש לחשבונאות על ידי השולח והנמען, כמו גם למטרות משפטיות. תן את התאריך המדויק.
   • כתובת השולח. זוהי כתובתך בפורמט סטנדרטי. אם כתובתך כבר מופיעה בכותרת של המכתב, תוכל לדלג על שלב זה.
   • כתובת יוצאת. הזן את שמו וכתובתו של מקבל המכתב. אתה יכול להשתמש בכתובת "מאסטר" או "פילגש". אז אם הנמען הוא נינה סרובה, תוכל לכתוב הן "גברת נינה סרובה" והן "נינה סרובה".
   • ברכות. אתה יכול לכתוב "גברת סרובה היקרה" או "נינה סרובה היקרה". אם אינך בטוח מי יקרא את המכתב, כתוב "אדונים יקרים". יש גם אפשרות "לידיעת כל המתעניינים", אך יש להשאיר אותה כמוצא אחרון אם הנמען אינו ידוע.
   • גוף המכתב העיקרי. חלק זה יידון ביתר פירוט בפרק הבא.
   • חלק אחרון וחתימה. כתוב: "בכבוד רב", - או: "איחולים."

חלק 2 מתוך 2: איך לכתוב מכתב עסקי

1. 1 הגדר את קהל היעד שלך. נימת המכתב תמיד צריכה להישאר מקצועית ללא קשר לקהל, אך בחירת המילים ואמצעי השפה תלויה בנמען המכתב. אם המכתב מיועד למחלקת משאבי אנוש של חברה אחרת, יש להשתמש בשפה רשמית יותר. כאשר אתה פונה ללקוח ספציפי, אתה יכול לפנות לשפה לא רשמית ופשוטה.
   • זה גם יעזור לך להימנע מאי הבנות. אין להשתמש במונחים שאינם מובנים לקורא. לדוגמה, ייתכן שלקוחות לא מכירים את הקיצורים המשמשים את תוכנית החלל בחברה שלך, לכן אל תשתמש בהם במכתב שלך.
   • הכלל החשוב ביותר בכתיבה עסקית הוא שהטקסט צריך להיות ברור, תמציתי ואדיב.
2. 2 ציין את מטרת המכתב בשורה הראשונה. שקול את מטרת המכתב. האם ברצונך לספק כתובת חדשה למשרד? להזכיר ללקוח את החוב? להשיב לתלונה? זכור זאת כאשר עליך לכתוב את המשפט הראשון של המכתב. אל תשתמש בניסוח מעורפל ותגיע ישר לעניין.
   • כתוב בגוף ראשון אם אתה מביע את דעתך כבעל חברה. כתוב בגוף השני אם אתה פונה בשם חברה או ארגון.
   • השתמש באמירה חד משמעית כגון: "אנו מודיעים לך בזאת" - או: "אנו רוצים בזאת לדעת את הדברים הבאים". כתוב בגוף ראשון אם אתה פונה כבעלים של החברה כמו: "אני רוצה ליצור איתך קשר", - או: "לאחרונה למדתי ..., אז הייתי רוצה ...".
   • לדוגמה, אתה (הבעלים של החברה) רוצה להודיע ​​לנינה סרובה על חוב של חודש. התחל את מכתבך כך: "ברצוני להודיע ​​לך כי החל ממרץ 2015 קיים חוב בחשבונך."
   • אם אתה עובד בחברה ומגיב לתלונת לקוחות על תוכנית החלל של החברה שלך, התחל כך: "קיבלנו את הערותיך בנוגע לתוכנית ההתיישבות שלנו במאדים."
   • לפעמים אתה צריך לספר לקורא שהוא זכה בתחרות או קיבל מקום במוסד חינוכי. התחל כך: "אני שמח להודיע ​​...", - או: "אנו שמחים להודיע ​​...".
   • אם אתה צריך לדווח על חדשות רעות, התחל במשפט הזה: "בצער אנו מודיעים לך ...", - או: "לאחר בחינה מדוקדקת הוחלט ...".
3. 3 השתמש בקול חוקי. בדיבור הרשמי משתמשים לעתים קרובות בקול הפסיבי, אך הוא יכול להפוך את הטקסט של האות למונוטוני או בלתי מובן. קול תקף מאפשר להעביר מידע בנימה מכרעת.
   • דוגמה לקול פסיבי: "אילו צעדים ניתן לנקוט?" במקרה זה, הנושא "צעדים" אינו המבצע של הפעולה, אלא חווה את הפעולה על עצמה.
   • דוגמה לקול חוקי: "אילו צעדים נוכל לבצע?" בגרסה זו משתמשים בקול פעיל, המאפשר לך להעביר את הרעיון בצורה ברורה וברורה.
   • לפעמים הקול הפסיבי מאפשר לך להעביר את המסר שלך ולא למשוך יותר מדי תשומת לב לשגיאה או לעובדה מכוערת. השתמש בו רק במקרה זה. בדרך כלל עדיף קול תקף.
4. 4 קישור לאירועים קודמים או תקשורת עם הקורא. ייתכן שהודעת בעבר לנינה סרובה על החוב. הקורא יכול היה להביע את חוסר שביעות רצונו מתוכנית החלל שלך בכנס האחרון. אם כבר כתבת, הזכיר לעובדה זו. הקורא יוכל להיזכר בפרטים חשובים, והמכתב שלך יהיה הרבה יותר חשוב ודחוף.
   • השתמש במשפטים כמו: "בהתאם למכתב הקודם מ ...", "תודה על התשלום שהגיע בזמן בחודש שעבר", - או: "שמחנו לשמוע את ההערות הבונות שלך בכנס במאי."
5. 5 שלח בקשה או הציע עזרה. תן נימה חיובית בבקשה מנומסת או תציע שיתוף פעולה בצורה של עזרה.
   • נניח שאתה בעל חברה ורוצה לשכנע לקוח לשלם חוב. השתמשו בביטוי: "אודה לכם על עזרתכם ותשלום מיידי."
   • אם אתה כותב בשם חברה, השתמש בביטוי: "ברצוננו לקבוע עבורך פגישה אישית עם מנהל משאבי האנוש שלנו".
   • הצע גם לענות על כל השאלות האפשריות ולהפיג את ספקות הקורא. דוגמה: "נשמח לענות על כל אחת מהשאלות שלך או לנקות ספקות בנוגע לתשלום", - או: "האם אתה רוצה לדעת פרטים נוספים על התוכנית שלנו?"
6. 6 השלימו את המכתב. השתמש בקריאה לפעולה מהצד שלך או מצד הלקוח. זו עשויה להיות בקשה לפירעון החוב במסגרת זמן מסוימת או הצעה לתיאום פגישה עם לקוח.
   • כתוב הצעה בתקווה לתקשר בעתיד: "מצפה לפגוש אותך בישיבת התקציב בשבוע הבא" - או: "נשמח לדון איתך בפירוט רב יותר בכל ההיבטים הללו כאשר ניפגש במשרדנו . ”
   • ציין אם מצורפים למכתב מסמכים. הוסף משפט כמו: "אנו שולחים לך חשבונית לחודש שעבר," - או: "עותק של תוכנית החלל מצורף למכתב".
   • השתמש במשפט סיום בסוף. עדיף ללקוחות לכתוב: "בכבוד רב", - או: "איחולים."
   • השתמש בנוסח "בברכה" במכתבים רשמיים לזרים.
   • כתוב: "כל הכבוד" אם אתה מכיר או משתף פעולה עם אדם.
7. 7 לתקן את הטעויות. עיצוב וניסוח נכונים לא ישחקו כל תפקיד אם ישנן שגיאות דקדוק באות!
   • נסה למצוא את כל המקרים של הקול הפסיבי ולבצע את ההתאמות המתאימות.
   • שימו לב למשפטים ארוכים ומבלבלים. במכתב עסקי, הכלל "עדיף פחות טוב יותר" חל, ולכן יש להשליך משפטים ארוכים.

טיפים

• הדפס את המכתב על נייר A4 שאינו מרופד. אם שולחים דיוור, קפלו את המכתב שלוש פעמים והניחו במעטפה סטנדרטית.