תוֹכֶן

• צעדים
• עֵצָה

אם אתה רוצה שמישהו יתן חסות לאירוע או לעבודה שאתה עושה, עליך לכתוב מכתב חסות פתוח. על מכתבך לא רק לשכנע את נותנת החסות שלך כי מה שאתה עושה שווה את התרומה, אלא גם לציין בבירור את היתרונות שיקבל התורם. מכתב חסות סביר הוא גורם המפתח להחלטה האם אתה יכול להגיש בקשה למימון או להתעלם לחלוטין.

צעדים

חלק 1 מתוך 3: הכנה למענק

1. 

   הגדירו בבירור את המטרות שלכם. באופן ספציפי, מה אתה מקווה לקבל עם מכתב החסות שלך? מה אתה רוצה להשוויץ? איזו פעילות אתה צריך לממן ולמה היא חשובה? לפני כתיבת מכתב חסות, עליך לדעת את התשובות לשאלות הנ"ל.
   • פתחי החסות צריכים להיות ברורים וממוקדים. מכתב פתוח לא ברור או שאתה לא בטוח מה אתה צריך או למה לא יניב תוצאות טובות.
   • הבן מדוע עליך להשיג את מטרתך. למכתב חסות יש סיכוי גבוה יותר להצלחה אם יש לו משמעות מסוימת. שכנע את התורם שלך מדוע כדאי לתרום מזמנם או מכספם. לדוגמה, תוכל לספר להם סיפור על האופן שבו האירוע יכול לעזור לאדם או לקהילה.

2. 

   
   
   ערכו רשימת נותני חסות. מי מהם יוכל לתמוך באירוע שלך? אולי בעל עסק יעזור לך מסיבה אישית. או אולי יהיה ארגון ללא מטרות רווח שתמך בפעילויות דומות. מי מימן אירועים כאלה? אתה צריך ללמוד בזהירות רבה.
   • זכור לכלול אנשים או עסקים שיש להם קשר אישי איתך או עם עמיתייך. לעולם אל תמעיט בערך היחסים האישיים.
   • אל תתעלם מעסקים קטנים. רוב הסיכויים שגם הם ישמחו לעזור. זכרו להדגיש היכן תארחו את האירוע. עסקים מקומיים לעיתים קרובות רוצים לשמור על קשרים עם האנשים שם מכיוון שהדבר מעניק להם יתרונות רבים.
   • אם אתה עובד בצוות, חלק את רשימת נותני החסות באופן שווה לכל חבר צוות שיהיה אחראי על יצירת הקשר איתם.

3. 

   
   
   היה בטוח במה שאתה רוצה. ישנן דרכים רבות ושונות לתת חסות. לפני שאתה כותב מכתב, אתה צריך להיות בטוח מה אתה רוצה.
   • שניהם סיוע או תרומה במזומן. סיוע בתרומה פירושו שהעסק יתן מוצרים, אספקה ​​או לעיתים יספק שירותים שניתן להשתמש בהם באירוע במקום במזומן.
   • אולי אתה מוכן לקבל עזרה במשאבי אנוש במקום במוצרים. לא משנה מה המטרה, אתה צריך להיות ברור מה אתה רוצה.

4. 

   
   
   היה בטוח במה שאתה ממליץ. בדרך כלל מכתבי חסות יאפשרו למקבלים לבחור בין דרגות מימון שונות. זה מאפשר לעסקים קטנים שאין להם כל כך הרבה תקציב כמו שעסקים גדולים יכולים להשתתף.
   • החליטו על רמות מימון.עליכם לתאר בבירור את היתרונות השונים שניתן להשיג בכל רמת מימון. מי שנותן יותר צריך לקבל יותר בתמורה.
   • מודעות באנר, הודעות פומביות אודות מידע על חברות או נותני חסות, סמלי לוגו של החברה המופיעים באתר האינטרנט שלך או בתוכניות פרסום הם כמה דוגמאות ליתרונות שאתה יכול להציע.

5. 

   הגדירו את שם האדם שיקבל את המכתב. אל תכלול נמענים באופן כללי כגון "למתעניינים". זה נראה קצת שטחי.
   • בדרך כלל האדם שאתה צריך לשלוח יהיה מנהל משאבי האנוש או מנהל התפעול הראשי. עליכם להתקשר ישירות לחברה או לברר באתר כדי לדעת מי אחראי על החסות. אל תנחש! מכתב החסות צריך להיות מופנה לאנשים הנכונים כדי להצליח. הקפידו לכתוב את השם המדויק כמו גם את עמדתו של האדם שישלח.
   • עליך גם לברר אם לחברה או לארגון יש מדיניות פילנתרופית כדי שלא תצטרך לבזבז את זמנך ותוכל להתייחס לבקשתך למדיניות שלה.
   פרסומת

חלק 2 מתוך 3: הבנת המבנה

1. 

   בואו נלמד כמה מפתיחות החסות. תוכלו למצוא בקלות צורות רבות של מכתבי חסות באופן מקוון. חלקם דורשים עמלות, אך רובם בחינם. עליכם לקרוא אותיות בעלות פורמט ותוכן מתאימים.
   • עם זאת, אל תשכפל מכתב לדוגמא. עליך לשנות את מכתבך כדי שיהיה פחות נוקשה ואישי יותר.
   • לדוגמא, אם אתה יודע שלמנכ"ל החברה יש קשר אישי למטרות שלך. אתה יכול להתאים אישית את המכתב שלך לאותו אדם. היו מודעים לחברה או לאדם אליו אתם מבקשים והתאימו את המכתב כך שיתאים לכל אדם.

2. 

   בחר את הניסוח הנכון. זה יהיה תלוי מיהו הנמען. עם זאת, אתה תמיד צריך להיות מקצועי ולא להשתמש בביטוי דיבור יתר על המידה.
   • אנא כתוב בכתב עם הלוגו שלך ושם הארגון מוכן. זה יגרום לבקשתך להראות מקצועית יותר. אם אתה מגיש בקשה למימון עצמי, אתה עדיין יכול ליצור תבנית מכתבים מקצועית משלך עם שמך מודפס מעל.
   • אם אתה כותב לעסק או לארגון אחר, כתוב רשמי ככל האפשר. אם אתה כותב לבן משפחה או לחבר, אתה יכול להשתמש בגישה לא פורמלית יותר, אך עדיין לא להיות מדבר מדי מכיוון שהוא מראה שאתה לא מכבד את הנמען. לכן, כתיבת דואר אלקטרוני בסגנון לא רשמי לרוב אינה מניבה את התוצאות הצפויות בשני המקרים.

3. 

   בבקשה תשתמש תבניות מכתבים עסקיות סטנדרטיות. מכתב תביעה טיפוסי משתמש לעתים קרובות באותה תבנית כמו מכתבים עסקיים. השתמש בתבנית הנכונה אם אינך רוצה שהמכתב שלך ייראה לא מקצועי.
   • התחל את המכתב בתאריך ואחריו שם נותן החסות.
   • ואז מרווח שורה והתחל את הברכה ב: יקיר (שם המקבל) בליווי פסיק.
   • תשמור את זה קצר. באופן אידיאלי, מכתב החסות צריך להיות באורך של עמוד אחד. לעתים קרובות לאנשים אין מספיק זמן לקרוא עוד. רוב התורמים ישקיעו בערך "דקה" על המכתב שלכם. לכן עליכם לא רק לכתוב בקיצור, אלא גם תוכן ברור וברור.
   • אנא שלחו דואר בדואר. השימוש בדוא"ל כדי להגיש בקשה לחסות גורם להם לעיתים קרובות להרגיש שאתה לא ממש שם לב אליו.

4. 

   סיימו את המכתב בתודה. בסוף ההודעה, עליך להודות למקבל על האכפתיות. דאגו לתור קו ולהשאיר מספיק מקום לחתימה.
   • סיימו עם המלצה מקצועית, למשל: בברכה, ואחריכם שמכם, הכותרת והחתימה בכתב יד.
   • אנא צרף את המסמכים הנדרשים. סביר להניח שתרצה לכלול את החוברות המודפסות מראש עם מכתב החסות שלך כדי לספק לך פרטים על האירוע או החברה שלך. זה יגביר את רמת האמון ויגרום לעסק להרגיש יותר בנוח לתמוך בך.
   • כמו כן, אם הארגון שלך יגיע לעיתון, תוכל לצרף אותו כדי לתמוך בעבודתך.
   פרסומת

חלק 3 מתוך 3: תוכן מלא

1. 

   הפתיחה צריכה להיות מוכנה היטב. בתחילת המכתב עליכם להציג באופן ספציפי את עצמכם, את חברתכם או את האירוע שלכם. אל תצלצל. הנמען צריך לדעת את הבעיה הנכונה מההתחלה.
   • אל תניח שהם יודעים מי אתה או מה הארגון שלך עושה. אנא הסבירו הכל בצורה ברורה. התחל במידע על החברה (אם מדובר במכתב גלוי לעניין) או במידע אישי (אם זה מכתב חסות לעצמך). לדוגמא, ארגון ABC הוא ארגון ללא מטרות רווח במטרה ... וכו '.
   • הדגשת כמה הישגים באה להראות כי חסות על עבודתך לא תביא שום סיכון. היו ברורים ומפורטים לגבי אופן השימוש בכסף.
   • בפסקה השנייה או הראשונה, עליך לציין את בקשתך ישירות ולהסביר מדוע אתה זקוק לה.

2. 

   מתאר את היתרונות. כדי לחסות לך, חברה או אדם צריך לראות את היתרונות שהם יקבלו מכך. אז בחלק האמצעי של המכתב, הדגישו את היתרונות למוטבים.
   • לדוגמא, אם נותן החסות ישיב את תשומת לב הציבור באמצעות אותו אירוע, הסבירו בפירוט ובפרטים: האם האירוע יצולם בטלוויזיה? כמה אנשים ישתתפו? האם יש אורחי VIPS? אם חברות מכובדות אחרות או מתחרותיהן נותנות חסות לאירוע שלכם, ציינו זאת.
   • אנא תן לבחור את נותנת החסות שלך. הם ישמחו אם יש אפשרויות שונות שיתאימו לצרכים ולתקציב שלהם.

3. 

   לשכנע אותם עם הראיות האמיתיות. לדוגמא, מספר ספציפי של מבקרים או נתונים סטטיסטיים על מספר האנשים שאליהם הם יכולים להגיע.
   • ואל תשכח מגורמים שיכולים לעורר את אמפתיה שלהם - למשל לתת סיפור על אדם שמקבל עזרה אם הוא יכול להיות קצר מאוד (במשפט או שניים), זה יהיה מאוד נוגע.
   • הסבירו כיצד תוכלו להודיע ​​לתורם באמצעות חסותם. אולי יהיה להם מקום פנוי לדוכן האירועים שלכם ששווה את סכום החסות.
   • ספק את המידע הדרוש בהסכם החסות שעליהם להחליט. אל תשכח לכלול את פרטי הקשר שלך. אתה יכול גם לכלול את הכתובת האישית שלך ואת המעטפות החותמות מראש, כך שיוכלו להגיב בצורה נוחה יותר. אל תשכח לכלול את התאריך שבו אתה צריך לקבל תשובה.
   • שאל את החסות באיזו דרך הם רוצים שיקודמו. לדוגמא, כיצד יופיעו שמותיהם או עסקיהם או שהם רוצים שיכירו אותם? תן כמה הצעות, אבל אל תודה בזה. בבקשה תשאל!

4. 

   מספק מידע בסיסי על האירוע שלך. עליך לספק להם מידע ספציפי שיועיל לארגון או לאדם שלך.
   • לדוגמא, אם אתה כותב מכתב תרומה לצדקה, הסביר את המידע הבסיסי על הצדקה, כמו מתי היא הוקמה, מי המנהיג, היא מגיבה. והפרסים והתגמולים שקיבלה הקרן.
   • תוכיח זאת, לא רק מילים. אל תספרו להם רק שהארגון או האירוע שלכם טוב ושווה לשקול. שכנע אותם באמצעות ראיות קונקרטיות שמדגימות עד כמה הארגון או האירוע שלך ומדוע. בדרך כלל, הראיות הקונקרטיות משכנעות יותר.

5. 

   אנא בוא למקום. שליחת מכתב בודד אינה הדרך הטובה ביותר לפתח קשר. אף שמכתב פתוח לבקשת חסות הוא גם לא רעיון רע, ללכת באופן אישי הוא עדיין דרך חכמה יותר להתנהג.
   • אתה יכול להתקשר או ללכת באופן אישי אם אינך מקבל תגובה תוך 10 ימים. זכור, עם זאת, שמנכ"לים של חברות עסוקים מאוד וזה יכול להיות מתסכל.אז כדאי לקבוע פגישה או להתקשר מראש.
   • ודא שאתה מודיע על הציפיות שלך לפרויקט שלך. הימנע מאיזכור דברים שליליים. אל תגרום להם לחשוב שאתה מתחנן או מנסה למשוך אותם לרומן מסוכן.
   • אם התשובה היא "אולי", אל תפחד לנסות שוב. רק אל תבואו להטריד אותם מיד או יותר מדי, זה יגרום להם לאי נוחות.
   • אף פעם לא בטוח בביטחון יתר. אל תניח שהם יקבעו את התור שלך או יתנו לך חסות. תודה להם על התחשבותם.
   • אל תשכח להודות להם אם אתה מקבל חסות.

6. 

   הַגָהָה. אתה עלול לאבד את הסיכויים לקבל מימון אם לא תבדוק היטב את המכתב הפתוח. אותיות מלאות באיות או בשגיאות דקדוק נראות לא מקצועיות. בנוסף, מדוע שמישהו ירצה ששמו ילך עם חוסר מקצועיות כזה?
   • בדוק את הפיסוק. הרבה אנשים לא יודעים להשתמש בפסיקים או באפרופרופות כראוי. הדברים הקטנים האלה ממלאים תפקיד חשוב מאוד.
   • בדוק עותק של המכתב שלך וקרא אותו שוב ושוב במשך כמה שעות. לעיתים העיניים שלך מכירות כל כך תוכן מקוון, עד שקל להתעלם מהקלדות הקלדה הבסיסיות כשקוראים במחשב.
   • דאג לשלוח אותו במעטפה עסקית ייעודית.
7. הנה דוגמא: פרסומת

נייר מכתבים (אם רלוונטי) תאריך: ______

כתובת: _________ _________________ _________________

אדוני וגב 'יקרים: _______,

לאחרונה הוזמנתי להשתתף בסיבוב המקדים בתחרות מיס מדינות אמריקה. ובסבב הבדיקה המקדים תהיה לי האפשרות להיבחר כנציג המדינה להשתתף במיס ארצות הברית של אמריקה.

אני אודה מאוד אם תוכלו לעזור בחסותי בתחרות מיס קולורדו. בתחרות יהיו כ- 20-50 מתמודדים. אירוע זה ישודר בטלוויזיה בערוץ מקומי ובו כ- 200,000 - 300,000 צופים ושמות כל נותני החסות שלי יופיעו במהלך ההופעה וכן באתר הרשמי של התחרות.

ישנן רמות מימון שונות. אתה יכול לבחור אחת מהאפשרויות שלמטה כדי לעזור לי.

$ ____ - שמך, המידע והלוגו שלך

$ ____ - שמך ומידעך

$ ____ - שמך והלוגו שלך

$ ____ - שמך

אם אתה מעוניין במענק זה אנא ענה לי בכתובת ___________________.

אני מודה בכנות.


כל טוב,

(סִימָן)

שם מלא

עֵצָה

• אל תיתן פקודות. שאל בנימוס.
• חפש אחד כזה איש קשר עיקרי במקום מזכירה או צד שלישי.
• אלא אם כן כתב היד שלך נחמד מאוד, הקלד. זה ייראה יותר מקצועי.
• הדפיסו את המכתב על נייר איכותי
• לעתים קרובות עסקים מקבלים הרבה מאוד הצעות חסות לאירועים שונים, אז דאג שתתן להם את הסיבה שבגללה אותה חברה היא נותנת החסות המתאימה ביותר לאירוע. התביעה שלך.
• נא לכלול טופס חסות למילוי העסק.