תוֹכֶן

• צעדים
• עֵצָה

לדוא"ל, כמו לכל אמצעי תקשורת אחר, יש פרוטוקולים ומוסכמות חברתיות משלו. אם אתה צריך לכתוב דוא"ל הדורש משוב במהלך העבודה או הלימודים, או על טיוטה, עליך לשקול כיצד לנסח בצורה הטובה ביותר את משפט הדוא"ל שלך, תזמון ומבנה בעת ניסוח הדוא"ל שלך. פחית. דוא"ל מנומס, תמציתי וספציפי יעזור לכם לקבל את המענה הדרוש לכם.

צעדים

שיטה 1 מתוך 4: בקשת משוב בעבודה

1. 

   זהה את האדם המוסמך ביותר להגיב על עבודתך. בדרך כלל זה יהיה המנהל הישיר שלך. בכל מקרה, עליכם לפנות תחילה לממונה עליכם, או לעמית בכיר או עמית עמית. יהיה להם ניסיון לעזור לך ולתת את המשוב הדרוש לך.

2. 

   
   
   היו מנומסים וצנועים כשכותבים מיילים. עליך לעקוב אחר הכללים הכלליים האלה בעת כתיבת דוא"ל בעבודה. צניעות שימושית כשאתה מבקש משוב, אך אל תהיה כל כך צנוע שהבוס או המנהל שלך סבורים שאתה לא יודע כלום על העבודה שלך. במקום זאת, שאל שאלות המציינות את התקדמותך בעבודה על פרויקט או משימה. זה יעזור לבוס שלך לדעת שאתה לא רק מחכה באופן פסיבי למשוב. כדאי לזכור גם את הטיפים הבאים.
   • אתה יכול לכתוב משהו כמו, "אני עושה מצגת למחר אבל יש לי קצת בעיצוב - אני לא בטוח אם אני עושה את הפורמט הארגוני הרגיל. צירפתי את המצגת שלי. האם יש לך הצעות לחלק העיצובי? תודה על תמיכתך ".
   • אל תשכח להודות להם במייל.

3. 

   
   
   היו ספציפיים כשאתם מבקשים משוב. זה יכול לעזור לך להימנע ממשוב מוחץ, אבל זה לא עוזר לעבודה שלך. עליכם להימנע משאלות "כן" או "לא", אלא אם כן הדבר נחוץ. במקום זאת, עליך להתמקד בחלקים הספציפיים של הפרויקט שאתה צריך לעשות. אל "תטיל אימה" על הבוס או העמית שלך בכל השאלות שאתה רוצה לשאול על העבודה שלך בבת אחת.
   • למשל אתה יכול לכתוב משהו כמו, "אני לא בטוח איך מטפלים בקבצי איסטמן. הלקוח עדיין לא הגיב להודעות האימייל שלי, ומכיוון שמדובר בפרויקט בעדיפות גבוהה, אני חושב שהכי טוב אם אשלח לו בדוא"ל לשאול אותו מה עלי לעשות ".
   • אם אתה מצפה למשוב כללי בצורה של סקירה או דוח, היה ספציפי. היו מנומסים, תמציתיים וספציפיים ככל האפשר. לדוגמא, אתה יכול לבקש דוח על האפקטיביות שלך או היצירתיות שלך בעבודה. אם אתה מבקש משוב מכפפיך, עליך לערוך סקר אנונימי.

4. 

   
   
   שלח דוא"ל תודה כאשר אחרים מגיבים. אם המשוב מצביע על כך שעליך לשפר הרבה או שהעבודה שלך לא טובה במיוחד, כתוב משפט קצר על האופן שבו תשתפר. אתה צריך לתת לעצמך זמן לעבד את הרגשות שלך לפני שאתה מגיב מיד.
   • הקפד לענות תוך 1-2 ימים.
   פרסומת

שיטה 2 מתוך 4: בקשת משוב בלמידה

1. 

   הצג את עצמך. המורים שלך יכולים ללמד מאות סטודנטים, במיוחד אם הם פרופסורים באוניברסיטה. יהיה עליך לציין את שם פרטי ושם משפחה (שם פרטי ושם משפחה), את הכיתה שלך ואת הקורס שלך. אם אתה תלמיד תיכון, תזדקק למידע על הכיתה שלך או מתי אתה לומד. בדרך זו לא תבזבז את זמנך של מוריך בחשיבה מי אתה, במקום זאת הם יבזבזו יותר זמן בתגובה למידע שאתה זקוק לו.

2. 

   להיות מנומס. לפעמים התלמידים מתקשים במייל הראשון שנשלח למורה. אתה יכול להתחיל עם "שלום המורה הבן" או "Co Thanh היקר". גם אם המורה שלח לך דוא"ל, אל תשתמש בשפה רשמית פחות מבעבר. שמור על תקן הטון שלך. במקום לכתוב, "היי, איך אתה חושב שהחיבור שלי נראה? זה החיבור הכי טוב, לא? "כתוב ככה," אני לא בטוח אם אני מבין כראוי את דרישות המשימה. יש לי כמה שאלות הקשורות למאמרים.

3. 

   תהיה קצר. אינך צריך להסביר את כל ההקשר של השאלה, אלא אם כן יש צורך בהקשר כדי להבין נכון את השאלה. לדוגמא, אם אתה מבקש משוב על הארכת מועד אפשרית, המורה שלך יצטרך סיבה לכך. עם זאת, אם אתה רק שואל על שיעורי הבית שלך, אל תספר להם על כמה מאוחר הכלב שלך גרם לך לעבוד, מדוע שלחת להם דוא"ל כעת (אלא אם כן זה קרוב למועד ההגשה), או כל דבר אחר כל דבר אחר שלא קשור לשיעורי הבית.

4. 

   אל תחכה עד לילה לפני המבחן או תאריך ההגשה לבקש משוב. לא רק שהמורה לא יגיב כשזה יהיה קרוב יותר למועד ההגשה, הם גם יכעסו כי חיכיתם עד הרגע האחרון להתייעץ איתם. אם אתה צריך להגיש שאלות ברגע האחרון, היה תמציתי, ספציפי ומצטער. בדרך זו, סביר יותר שהמורה יענה לך, כל עוד הוא יראה את הדוא"ל בזמן הנכון.

5. 

   השתמש בתבנית הקובץ הנדרשת על ידי המורה. בדרך כלל המורה שלך יגיד לך במהלך פגישת ההיכרות איזה סוג של פורמטים הם יקבלו למטלות או לשלוח בדוא"ל. לדוגמא, אם המורה מציין את קובץ ה- doc, אל תשלח את הפורמט .df או .pages. אם יש לך ספק אתה יכול לשלוח קובץ .rtf או .pdf, או לשאול את המורה שלך.

6. 

   בקש משוב על החיבור או החידון שהגשת. פשוט שלח דוא"ל לפרופסור שלך והיה מנומס. אם הפרופסור מלמד בבית הספר, אתה יכול לבוא לראות אותם, או לקבוע פגישה. אתה יכול לומר, "פרופסור חוה היקר, לא הצלחתי במבחן שלי כמצופה. אתה יכול להנחות אותי בטעויות שעשיתי כדי שאוכל לעבור את המבחן הקרוב שלי. האם זה יותר טוב? " פעמים רבות, הפרופסור שלך יגיב לבקשה זו בצורה נעימה. פרסומת

שיטה 3 מתוך 4: בקש משוב על כתב היד

1. 

   שלחו קודם מכר לדוא"ל. אם ברצונך לקבל משוב יעיל, האדם הטוב ביותר יהיה מכר שלך, רצוי חבר או קולגה. כשאתם שולחים דוא"ל למכרים לבקש משוב, דאגו לשלוח אותם בדוא"ל באופן קבוע. אם אתה מתקשר אליהם על בסיס קבוע, אתה כנראה צריך להתקשר. אל תמהר לשלוח את כתב היד במייל הראשון, אלא אם כן אתה יודע שהוא יסכים (מישהו ששמע אותך קורא את הטיוטה או מישהו התבקש לעזור לך לקרוא אותו).
   • אתה יכול לכלול תיאור או סיכום קצר, תלוי אם אתה שולח דוא"ל לחבר או לקולגה.

2. 

   שלח דוא"ל למומחה. אם אתה באמת זקוק לייעוץ מקצועי, שלח דוא"ל למומחה שאתה מכיר והסביר את הפרויקט ולמה אתה זקוק למשוב. אל תמהרו, אלא תודו להם בנימוס על הטיפול, ואמרו, "אני מבין אם אין לך זמן להגיב". אתה יכול אפילו לשאול אם הם מכירים מישהו אחר שיש לו את הזמן והמומחיות לעזור לך במקרה שהוא לא יכול לעזור לך.

3. 

   אל תשלח למישהו כתב יד ללא הודעה מוקדמת. הנמען בדרך כלל לא יגיב להודעות דוא"ל כאלה אלא אם כן הצהרת במפורש שתשלם אם הם יעזרו. אם הם היו סופרים מפורסמים, הם לא היו מגיבים להודעות דוא"ל כאלה בגלל שהם קיבלו כל כך הרבה דוא"ל. במקום זאת פנה תחילה לחברים, קולגות, פרופסורים ועוד. הם יעזרו לך והם להוטים לתמוך בך.

4. 

   היה ספציפי לגבי מה שאתה רוצה לקבל מהמשוב. אם אתה רק רוצה לקבל משוב חיובי, הודיע ​​לקוראים שלך. עליכם לומר להם אם אתם זקוקים למידע מפורט, למידע מקומי או גלובלי, או אם אתם רוצים תגובה כתובה היטב, נכונה מבחינה דקדוקית או מובנית. זה יעיל מאוד לעזור לקוראים שלך לדעת למה לצפות מהם.
   • משוב חיובי אמור להועיל. אם הקורא שלך מסביר מדוע הוא אוהב דבר מסוים, תלמד הרבה על כתב היד שלך.
   • אם אתה מקבל משוב שלילי, תן ​​לעצמך זמן להגיב. אם הם חברים שלך, אולי הם רק רוצים לעזור לך. אם הם מומחים, לא משנה כמה אתה כועס או מתוסכל, אל תגיב בצורה שלילית. במקום זאת, תודה להם על התמיכה והמשיכו הלאה. לאחר זמן מה, סביר להניח שתגלה שהמשוב שלהם מועיל, גם אם הדרך שבה הם מתקשרים לא עובדת.

5. 

   תן לקורא זמן להגיב. אם אתה מבקש משוב מפורט על טיוטה חדשה, אל תצפה לתגובה ביום ואף בשבוע.הקוראים זקוקים לזמן לעריכת כתב יד כה ארוך. אם יש לך מועד אחרון להגשת כתב היד שלך, הודיע ​​לקורא שלך. אתה יכול גם לשאול אם הם יכולים להגיש עריכות בתאריך מסוים. זכרו שיש להם חייהם וחובות משלהם.

6. 

   תודה על עזרתך. אם אתה פונה לחבר, אתה יכול לקנות להם מתנה כמו קופסת שוקולדים, או פשוט לעזור להם לחזור כשהם זקוקים לה. אם הם מומחים, אתה יכול לכתוב דוא"ל תודה כדי להודיע ​​להם שאתה מעריך את תמיכתם וזמנם. שכחה להודות לקורא שלך יכולה לגרום להם להרגיש מנוצלים ו / או לא מוערכים, ותגרום להם להיות פחות מוכנים לעזור לך בעתיד. פרסומת

שיטה 4 מתוך 4: בקשת משוב מהלקוח

1. 

   אל תשאל יותר מדי שאלות. לקוחות היום מוצפים בכל כך הרבה סקרים של חברות רבות. אתה יכול להיות בטוח שלקוח ימחק מייד את הדוא"ל שלך בעת קריאתו אם הוא מכיל יותר מדי שאלות. אם אתה רוצה שהלקוחות שלך יתעניינו, פשוט שאל שאלה או שתיים וזהו.

2. 

   שאל שאלות פתוחות. במקום להשתמש בשאלות כן / לא, שאלו שאלות המספקות תשובות משמעותיות יותר. במקום לשאול "האם אתה יכול להכיר אותנו לחבר שלך?", כדאי לשאול "איך היית מכיר אותנו עם חבר שלך?" שאלות מסוג זה נותנות לך תשובה אינפורמטיבית יותר מאשר שאלה כן / לא.

3. 

   תן ללקוחות שלך לדעת שתחזור אליהם מייד. זה עוזר ללקוחות להרגיש שדעתם תוערך במקום להישלח לתיבת דואר נכנס שאיש לא יקרא ולא יעניין אותו. תקבל גם משוב כנה אם הם יודעים שתגיב.
   • כשאתה עונה, היה כנה ומקצועי. בתרבות האינטרנט הרווחת של ימינו, תשמיד את המוניטין של החברה באופן מיידי אם תגיב ללא מקצועיות וכנות.

4. 

   אל תכניס הבזקים או כל דבר אחר שגורם לטעינה של אימיילים להאט. אם לקוח חווה חיבור איטי, הוא מוחק את הדוא"ל מיד כאשר הוא לא יכול לטעון את התוכן. זכור שלעתים קרובות המשוב חשוב יותר מהתכונות הללו.

5. 

   השתמש בגופנים ובפורמטים הנכונים. עצב את הדוא"ל שלך באופן מקצועי וברור. דוא"ל עם תמונה מחורבנת וגופן של Comic Sans בדרך כלל לא מרשים לקוח. במקום זאת, השתמש בגופן סטנדרטי כמו Times New Roman או Arial אם אתה מהסס להשתמש בגופן, וודא שאיכות התמונה.

6. 

   וודא כי הדוא"ל מתוכנן ביעילות. פורמט תוכן של עמודות יחיד יעיל יותר מאשר פורמט של עמודות מפוצלות. בחר גופן לא קטן מדי. אתה אמור לקבל דוא"ל גלוי לחלוטין במחשב הנייד, הטלפון או הטאבלט שלך. מכיוון שאנשים רבים בודקים דוא"ל בטלפונים שלהם, עליך לעצב את הדוא"ל כהלכה. פרסומת

עֵצָה

• מעט ענווה תועיל לך מאוד.
• אל תפריע לאחרים בגלל משוב.
• שמור על כללי כתיבת דואר אלקטרוני בהקשר.