ארגון אירועים - טיפים

תוֹכֶן

צעדים
עֵצָה
אַזהָרָה

ארגון אירועים נראה כמו משימה קשה מאוד, והדברים מסתבכים עוד יותר אם אין לכם תוכנית ומתכננים מראש. אז נסו להימנע מכך - על ידי הכנת חודשים מראש ושמירה על רוגע במהלך האירוע.

צעדים

שיטה 1 מתוך 4: תכננו חודשים לפני האירוע

קבע את מטרת האירוע. קביעת מטרת הארגון שלך תעזור לשמור על האירוע שלך על המסלול. האם אתה מתכנן אירוע לחינוך הקהילה? לשכנע נותני חסות פוטנציאליים? לשבח אדם או קבוצה מסוימים? פרט מטרה זו ככל האפשר. לא משנה מה אתה עושה (לחנך, לשכנע, לשבח וכו '), למה אתה עושה את זה שוב
- חשוב על זה כעל הצהרת המשימה שלך, או כהנחת היסוד שלך להצלחה. ברגע שאתה יודע מה אתה רוצה בוודאות, אתה תמצא את זה הרבה יותר קל!
להציב מטרות.בְּדִיוּק מה אתה רוצה להשיג? לא מספר האנשים שמופיעים באירוע, ולא העובדה שזה קרה - איך אתה רוצה שהאירוע יהיה? 5 חברים חדשים לארגון שלך? גייס 20 מיליון דונג? לשנות את הלך הרוח של אנשים אחרים? לגרום לכולם להתרגש?
- חשוב על 3 התוצאות שאתה הכי רוצה מהאירוע והתמקד בהבאתן לקרות. אתה יכול לשקול יעד כלכלי אחד, יעד חברתי אחד, ומטרה אישית אחת - זה תלוי בך!
אספו מתנדבים. אתה זקוק לחברים טובים וטובים בתחומים רבים ושונים בוועדה המארגנת. הם יכולים לסייע לכם בכל דבר, החל מתזמון, תקצוב ועד שליחת הזמנות, עיצוב פוסטרים, קבלת פנים לאורחים וניקיון לאחר האירוע. במילים אחרות, הם יעזרו לך לבצע את העבודה. במידת האפשר, מצא מתנדבים שאתה יכול לסמוך עליהם!
- וודאו כי המארגנים כמו גם מנהלי האירועים עובדים על פי לוח הזמנים שקבעתם בתוכנית. שיתוף פעולה בין הצדדים יקל עליכם בעבודה. כשאתם מבקשים עזרה ממישהו, היו ברורים מההתחלה לגבי ציפיותיכם מהם ומידת השתתפותם באירוע.
- אם אינך מוצא מתנדב, שכר צוות אירועים! זה תלוי לחלוטין בסוג האירוע שאתה מארח. תוכלו לשכור את המקום עם צוות האירועים, או לשכור מגורם שלישי.
תקציב משוער. כל ההוצאות, ההכנסות, המענקים והוצאות חריגות אחרות חייבות להיכלל בתקציב. אם לא תקציב, תסיים את האירוע בשטרות עבה וארנק ריק מבלי להבין מה הוצאת זה עתה. היו מציאותיים מהיום הראשון כדי שלא תופתעו אחר כך!
- מצא דרכים לשמור על עלויות נמוכות. האם תוכלו לשכור מתנדבים לעבודה בחינם? שקול מיקומים שזול יותר להשכרה (למשל בית של מישהו)? זכרו כי פגישה קטנה, פשוטה אך מוצלחת טובה בהרבה ממסיבת יוקרה שנכשלת.
קבע את זמן האירוע ומיקומו. זה הגורם הכי חשוב של האירוע. מה הזמן והמקום של האירוע שלך צריכים להיות שאנשים יגידו: "כן, אני אהיה שם!"? אתם רוצים לארח את האירוע בשעה שכולם פנויים ובמקום נוח אחד בו תוכלו להרשות לעצמכם להשכיר!
- בדוק את לוח הזמנים של הקהילה בה אתה גר ושקול מי משתתף באירוע. אם אתם מכוונים לעקרות בית, ארגון אירועי יום ושכונה הוא האפשרות הטובה ביותר (תוכלו לספק שירותי שמרטפות נוספים). במקרה של משתתף בתלמיד, ערכו את האירוע במרכז העיר ערב אחד במהלך השבוע. אם אפשר, כדאי לך ללכת למקומם הַרכָּבָה.
- כמובן שיהיו הרבה מקומות אירועים שתצטרכו לשריין מראש. צרו קשר לשכירת מיקומים אלה בהקדם האפשרי. הם עשויים להיות יקרים יותר ממה שאתה חושב!
שקול לוגיסטיקה. אתה צריך לחשוב על לוגיסטיקה מכל הבחינות. איך תהיה החניה? היכולת של אנשים עם מוגבלות להשתתף? מה אתה יכול לעשות עם מרחב האירועים? איזה ציוד אתה צריך? האם תזדקק לתוספת תשלום בתשלום (למשל משקאות דוברים, תגים, פרסומים)? כמה אנשים ייקח לאירוע לעבור בצורה חלקה?
- חשוב ביותר לשקף ולדון עם חברי המארגנים כדי לשקול את כל ההיבטים של האירוע. האם יש מכשולים שאתה יכול לחזות ולהימנע מהם? האם האורחים צריכים מקום לינה? אילו חריגים נדרשים?
תחשוב שיווק ופרסום. בזמן ההכנה לאירוע, בנה טיוטה של הכרזה. על הפוסטר לכלול מידע על התאריך, השעה, המיקום, האורחים העיקריים, שם האירוע ונושא האירוע או התווית. מכיוון שזמן ההכנה מוקדם מדי, תוכלו להשקיע זמן רב בחשיבה מדוקדקת על תכנים אלה - אך עליכם לבנות טיוטה ראשונית כדי לראות מה הכל חלקים יחד!
- חשבו על דרכים אחרות לקידום האירוע. לשלוח מיילים? דואר בדואר? מתן מידע בפייסבוק, בטוויטר או בסדרת אתרי אירועים מקוונים (עוד על אלה בהמשך)? מה אתה צריך לפני אירועים כדי לעסוק באנשים ומה שאתה צריך ב אירועים כדי לעכב אותם?
סדר מחדש את העבודה. אולי אתה מרגיש מבולבל מאוד עכשיו. נשמו עמוק ופתחו את תוכנת האקסל. הכינו טיוטת לוח זמנים של פעילויות באירוע. השתמש בכמה גיליונות אלקטרוניים של Excel כדי לארגן את מחשבותיך. זה אולי נראה כמו ניירת מיותרת בשלב זה, אבל בתוך החודשיים הקרובים אתה תהיה אסיר תודה לעצמך על שדאגת לעצמך.
- פתח לוח זמנים של עבודה (עם מועדים) לכל פעילות. רשמו את כל חברי המארגנים, מתי ואיפה אתם זקוקים להם. באופן זה תוכלו לתזמן את עבודתכם ולהימנע משאלות בהמשך.
פרסומת

שיטה 2 מתוך 4: קבעו את העבודה לשבועיים לפני האירוע

וודאו שהכל מוכן. זהה זמן, מיקום, אורחי המפתח, מארגן האירוע, שם האירוע ושורת התגים. יהיה שם כל דבר האם נוכל לטעות? האם שינויים של הרגע האחרון יכולים לקרות? בשלב זה, הכל צריך להיות ברור כמו שהוא על נייר שחור-לבן.
נפגש עם חברי המארגנים. בקש אישור לתקציב, לוח זמנים וכו '. ממארגנים כמו גם ממנהלי אירועים. זה הזמן הנכון להתמודד עם שאלות. כולם כבר הבינו את חובותיהם? האם הם מרגישים בנוח עם הכל?
- שוב, נפגש עם המארגנים כמו גם עם המתנדבים כדי לחשוב על בעיות אפשריות. זה גם הזמן המושלם לתכנן את הפעולה שלכם.
- וודא כי למארגנים אין בעיות פנימיות. הישאר בקשר עם כל ראשי המחלקות, המארגנים כמו גם המתנדבים.
חלקו את העבודה בין אנשים שונים ותנו לאדם עם ניסיון לתאם את כל הפעילויות. אם מדובר באירוע רחב היקף במיוחד, הקצה מספר אנשים לתאם פעילויות שונות בפיקוחו של אדם אחד. חברי המארגנים חייבים לסמוך על מנהיג זה.
- עליכם להקצות אחד לשני חברים לבלות זמן בקבלת פנים לאורחים ובפטפטות לפני האירוע.ביסודו של דבר, הם פקידת הקבלה, האחראית לרומם את כל האורחים ולתת לאורחים אלה לראות שמטפלים בהם.
הקפד לעדכן את כל הדפים המקוונים הקשורים לאירוע. אתה בטח כבר מכיר את פייסבוק וטוויטר, אך ישנם אתרים מקוונים רבים אחרים שבהם אתה יכול להשתמש כדי לקדם, כמו Eventbrite, Evite ו- Meetup. אם מעולם לא שמעתם על דפים אלה, חפשו עכשיו! במקרה שהאירוע שלך נמצא בחו"ל ותרצה למכור כרטיסים באופן מקוון, Ticketbud הוא די שימושי.
- וכמובן, עדכן את העמוד המקוון, הבלוג או עמוד הפייסבוק של האירוע, אם יש. אתה יכול לשלוח תזכורות לאירוע, לפרסם תמונות ולנהל תגובות לאירועים. ככל שאתה פעיל יותר באינטרנט, כך האירוע ידוע יותר. אם אתם מארחים אירוע הקשור לגינון, קישוט הבית או תחומי יצירה אחרים, תוכלו גם להשתמש בפינטרסט.
אסוף חסויות ומקורות כסף אחרים מהאורחים. ישנם סוגים רבים של הוצאות שיעלו בשבועות הקרובים ואתה לא רוצה לשלם על זה בעצמך! התעסקו מעט בעלויות ההקמה - בין אם זה השכרת מקום לאירועים, ציוד או מסיבת אירועים? יתכן שתצטרך לשלם חלק מהסכומים הנ"ל לפני שתתחיל להתכונן לאירוע.
- וודא שבנית מערכת לטיפול במסמכים, אישורים, חשבוניות ומסמכים אחרים. עליכם לשמור את כל המסמכים לצורך התייחסות עתידית, כך שככל שמסדרים אתכם מהר יותר, כך העתיד יהיה נוח יותר, במיוחד כשבן הזוג שלכם עובד בצורה לא מקצועית.
קדם את האירוע. הכינו פרסומים, השיקו פרסומות, פרסמו לעיתונות, שלחו הזמנות, שיחות טלפון, קבוצות אנשי קשר במייל, פגשו משתתפים פוטנציאליים או נותני חסות. איך אנשים יידעו וישתתפו באירוע שלך? וודא שהמידע שאתה נותן מלא, למעט כמה גורמי תשאול - גם את סקרנות האורח צריך לעורר!
- חשוב על קהל היעד שלך. אם אתה רוצה להזמין את הזקנים, לא תבזבז זמן על שליחת הודעות באמצעות תוכנת Snapchat. עבור למקומות אליהם הוא הולך או השתמש בכלים שהקהל שלך משתמש בהם.
אספו את הפריטים הנחוצים לאירוע. פריטים אלה עשויים לכלול מדליה, משחק, מזכרת, פרס או תעודה. יש הרבה דברים קטנים וטריוויאליים שאנשים לא מנוסים לא יכולים לשים לב אליהם, אבל אתה חייב לדעת את כל הגורמים הקטנים ביותר. אל תשכחו רהיטים, ציוד קול, שולחנות, מפות ושאר פריטים גדולים וחשובים!
- זה עוד דבר שעליך לקחת זמן להרהר בו. אל תעצרו עד שתמצאו 5 פריטים ששכחתם להכין - הכל מעטים כדורים וערכות עזרה ראשונה לסוללות, קוביות קרח וכבלים מאריכים. אתה רוצה להיות מוכן לכל מצב.
סוג הכל. דאג להקלטת וידיאו. ארגן הסעות לאורחים. ארגנו אוכל לצוות הניקיון. הרשימה יכולה להימשך לנצח, אך ללא מיון לא תוכלו לארגן את האירוע!
- הכן אוכל ושתייה. זה גם זמן טוב לארגן התאמות מיוחדות, כמו התאמות לאנשים עם מוגבלויות. בדקו אם אורחים צמחוניים או שיש להם צרכים ספציפיים אחרים לסעודה. באתרי כרטיסים מקוונים רבים לאירועים יהיה סעיף "שאלות לשאול עצמי" שיעזור לכם להעריך את הבקשות המיוחדות של האורחים שלכם.
- הכינו שולחנות וכיסאות, תפאורות, מיקרופונים, רמקולים, מחשבים, מקרנים, בימות - כל מה שנדרש במקום האירוע.
הכן את רשימת אנשי הקשר שלך. עליך להיות מספרי טלפון, כתובות וכתובות דוא"ל של המארגנים. הכינו רשימה דומה עם אנשי VIP (אורחים חשובים במיוחד) וספקי סחורות או שירותים. כשמישהו לא מופיע או מאחר, זו רשימה שאתה יכול להשתמש בה.
- נניח שצוות הנשפים מאחר. מה תעשה? קבל את רשימת אנשי הקשר שלהם מייד והתקשר אליהם. אה, הם חושבים שתעשה זאת למקום כדי להשיג את זה 90 קילו חזיר מגורר? מה שתגיד. אתה נותן את הרשימה למר א ', הוא לוקח את המשאית והולך לכתובת איסוף הבשר על הנייר. נמנעת מאסון. עכשיו אתה יודע שאתה לא צריך להעסיק את צוות השירות הזה או לתת הנחיות ברורות יותר!
עבור לאולם האירועים עם מארגנים. התבונן סביב ודרג את מגרש החניה, השירותים, החדרים והדלתות. חפש מקומות בקרבת מקום שבהם אתה יכול לצלם, לעשות שיחות טלפון ולקנות מוצרי יסוד. בסך הכל, שמור על מקום האירוע ביד.
- שוחח עם האדם שאיתו יצרת קשר כדי לשכור את המקום. עליהם להבין את המקום יותר מכל אחד אחר. האם יש בעיה שכדאי לדעת עליה? זמן מוגבל? האם הדלת נעולה בזמנים מסוימים? אני מקווה שזה לא יקרה - אבל כדאי לברר גם לגבי לוחות הזמנים לבדיקת אזעקת אש.
פרסומת

שיטה 3 מתוך 4: התכונן תוך 24 שעות לפני האירוע

שמור על קור רוח. אתה יכול לעשות את זה. חשוב במיוחד שתישאר רגוע ולא תתבלבל או חרד. אתה מתכונן כבר חודשים! הכל יהיה בסדר. ככל שתהיו רגועים יותר, חבריכם לקבוצה יהיו רגועים יותר, כך האירוע יהיה טוב יותר. חוץ מזה הכל יסתיים בקרוב!
- ברצינות, אתה יכול לעשות את זה. עשית כל מה שאתה יכול וחשבת על כל הבעיות האפשריות - אם משהו משתבש, אתה יודע לפתור את הבעיה. וזכור: אף אחד לא יכול להאשים אותך. אורח רועש, האוכל לא טוב - אנשים יבינו שלא תוכלו לשלוט בכל זה. לְהִרָגַע. אתה תהיה בסדר.
בדיקה אחרונה עם חברי המארגנים. הקפידו לדבר עם כולם על דרכים להגיע למקום האירוע ומתי להגיע. מה שאתה לא הכי רוצה זה כשכל המארגנים מתקשרים אליך ביום האירוע כי אתה לא יודע איפה הכניסה האחורית.
- גם אם איש אינו אומר דבר או שואל אותך שאלה, עשה כמיטב יכולתך לשפוט את עמדותיהם של אחרים. האם כולם מרוצים מעבודתם? האם הם מסתדרים זה עם זה? אם לא, דברו עם כולם ונסו להסיר את הקשר. אולי מישהו ישתלב במחלקה אחרת או יעבוד עם אחרים.
בדוק את כל ההזמנות והתגובות. רשום אורחים בגיליון אלקטרוני של Excel וספר את מספר האנשים. ברוב האירועים, מספר המשתתפים שאושר יהיה לא מראה את מספר האנשים שמשתתפים בפועל באירוע. אתה יכול לקבל 50 מאמתים, אבל בסופו של דבר יש רק 5 אוֹ משתתפים עד 500 איש. אמנם אתה אמור לדעת את מספר המאמתים, אך היה מוכן לטפל במצב שיש מעט מדי או יותר מדי משתתפים!
- הזכר לאורחי ה- VIP את האירוע. אתה תופתע ממספר האנשים שאומרים, "אה, נכון. מחר זה לא?" בשיחה או בטקסט פשוט תוכלו להימנע מכך.
גשו למקום האירוע ובדקו אם הכל מוכן. האם החדר מסודר ומוכן? האם התקנים אלקטרוניים מותקנים ופועלים? האם אתה יכול להתקין מראש מכשיר כלשהו, במידת הצורך? האם הצוות התכונן לחלוטין לאירוע?
- בדוק אם יש באירוע מספיק תומכים. מטבע הדברים, עדיף שיש לך יותר תומכים ממה שאתה צריך. יתכן שתצטרך לבקש ממישהו למקרה חירום, להזדקק למישהו שישים לב לאורח או לפתור בעיה שלא תוכל לצפות. או, אתה יודע, אולי תזדקק למישהו שימזוג לך עוד קפה.
הכן ערכות למשתתפי האירוע. ערכה זו יכולה לכלול בקבוק מים, חטיף ממתקים, פתק דביק, עט כדורי, חוברת וכל מידע אחר שהם זקוקים לו. גם רעיון טוב אם תרצו להוסיף מזכרות קטנות.זוהי גולת הכותרת הנהדרת שמראה שהאירוע היה מאורגן היטב, ויחד עם זאת גורם לאורחים להרגיש מוערכים.
- ערכה זו יכולה להיות לאורחים או מארגנים, או שניהם! מי לא אוהב בר גרנולה ועט כדורי?
קבעו מידע על אירוע (גיליון ריצה או גיליון ריצה). הנה רשימה של כל המידע הדרוש מחולק לפי זמן ו / או מחלקה. הכן תוכנית משימות תוך דקות עם פעילויות חשובות. התבנית של גיליון הריצה תהיה לגמרי תלוי בך להחליט. פשוט נסה לשמור על המידע למינימום לקריאה קלה.
- אם אתה באמת קשה, בנה את אלה מִין גיליון ריצה אחר יכול להיות שימושי. סביר יותר שדוברים ירצו לדעת את רשימת האורחים האחרים שיהיו איפה ומתי. המארגנים ירצו רשימת ציוד, לוחות זמנים ותכניות ניקיון. כשיש לך מספיק זמן לבנות את גיליון הריצה, תמצא שזה מועיל למדי.
ערכו רשימת פריטים שתביאו למקום האירוע. כמה רע יהיה כשתגיעו לאירוע, הכל מוכן, כולם כולכם שם, ואתם מבינים ששכחתם 12,000 כוסות בבית? זה רע. הרסת את הכל. אז הכינו רשימה, בדקו אותה פעם נוספת והביאו יחד את כל המרכיבים להכנה!
- אם הפריטים מפוזרים במקומות שונים, הקצה משימה ספציפית לכל אדם. בכך אינך צריך להשקיע 8 שעות בריצה ואיסוף פריטים אלה בבהלה. "עץ אחד אינו גורם לצעיר, שלושה עצים מקבצים יחד כך שההר גבוה" - אמרו האנשים הקדומים.
פרסומת

שיטה 4 מתוך 4: שלוט בתאריך האירוע

הגיעו למקום האירוע מוקדם עם מארגנים ומתנדבים. ודא שכולם נמצאים והאלקטרוניקה פועלת כראוי. יש לך שאלות ברגע האחרון? אם יש זמן, בואו נשתה שתייה קלה, נשתף, עודד את כולם וננוח! אתה יכול לעשות את זה. אתה מוכן.
- וודאו שהמארגן עונד תג מיוחד או נושא פריטים מוכרים בהישג יד, כך שמשתתפי האירוע יוכלו לקבל עזרה בעת הצורך. לפעמים חליפות חאקי אינן מספיקות.
כל מיני דברים, בפנים ו בחוץ. האם אתה זקוק לבלונים בתיבת הדואר? כרזות בפינת החדר? מה עם הדלת ולאורך המסדרון? אם האורחים שלכם צריכים לעבור מבוך כאוטי בכדי להגיע למקום האירוע, עליכם להציב הרבה שלטים שינחו אתכם.
- כרזות קבלת פנים ולוחות מידע אחרים מול הבניין יעזרו במיוחד. אתה רוצה שאנשים יוכלו לזהות את מקום האירוע היישר מהרחוב. אין מה לתהות לגבי זה!
- יש דלפק קבלה ואורחים רשומים באירוע. כאשר האורחים נכנסים לדלת, עליהם לראות בדיוק מה עליהם לעשות. אחרת, הם יסתובבו במצב של חוסר ודאות ואי נוחות. האם אתה זוכר את מדור הקבלה שהוזכר לעיל? אנא הקצה למישהו לעמוד ליד הדלת לקבל את פניו ולענות על כל שאלות האורח.
- מוזיקה צפה! מוסיקה תמחק את האווירה הביישנית באירוע.
וודאו שמשתתפי האירוע יודעים מה קורה. אם הדובר מאחר, תצטרך ליידע את האירוע. אם הארוחה אורכת זמן רב מהצפוי, על האורחים באירוע להיות מודעים לכל שינוי בלוח הזמנים. נדיר מאוד שאירועים מתנהלים כמתוכנן - לכן כאשר לוחות הזמנים אינם ממוקמים מקרוב, דאגו שהצדדים יישארו בקשר.
צלמו! כדאי לרשום את זה. במקביל, אנשים יתלהבו לראות מישהו אוחז במצלמה כדי לתפוס את רגעי האירוע. צלם תמונה של דגל החסות שלך, הבאנר שלך, שער קבלת הפנים, אזור הקבלה וכו '. אתה יכול גם להשתמש בתמונות אלה לשנה הבאה!
- במידת האפשר, תנו לחבר או לצלם מקצועי לבצע את העבודה. יש לכם מספיק עבודה לעשות! אתה צריך לשוחח ולאכול עם האורחים, כך שמישהו אחר צריך לדאוג לצילומים.
הנחת מסמכים לאחר האירוע. בטח שתלתם רעיון כלשהו בתפיסת האורחים, ואתם רוצים שהם יעזבו את האירוע עם מחשבות ספציפיות, שיקוף או נחישות לפעול. אז הכינו חוברת או כל פריט שהם יוכלו להביא איתם לאחר מִקרֶה.
- תוכל לשקול סקרים לאירוע האחרון עבור קטע זה. ספק להם אמצעי לדבר את דעתם, מה לשפר ומה הם רוצים באירוע הבא. וכמובן, איך הם יכולים להסתבך!
נקו את מקומות האירועים! בדוק את דלפק החשמל שלך, הסר כרזות, נקה רהיטים ועוד. תרצה שהאתר יחזור לקדמותו - במיוחד כשאתה משלם את שכר הדירה ורוצה לחזור. תוכל גם להימנע מהחיובים הנוספים שמטילה ספק המקום שלך. חלקו את העבודה באופן שווה כך שתהליך הניקיון יהיה מהיר ועדין ככל האפשר.
- בדוק שוב כדי לוודא שלא הושארו חפצי ערך. אם כן, הכינו טופס תביעה לפריט שאבד.
- אם אתה פוגע במשהו, אנא יידע את האדם שאיתו פנית לשכור את המקום. כנות וכנות היא תמיד הגישה הטובה ביותר.
- הסר את האשפה כמה שיותר. מחלקת התחזוקה תשתלט על כך לאחר מכן.
שימו לב לכל המשימות שלאחר האירוע. תלוי בסוג האירוע שאתה מארגן, יתכן שלא יהיה לך מה לעשות לאחר האירוע, או שתהיה רשימה ארוכה של אנשים להודות להם וכן קבלות ממתינות. להלן מספר רעיונות להתחיל:
- תודה לכל חברי הוועדה המארגנת, במיוחד לחסויות ולמתנדבים. אתה לא יכול לארגן אירוע בלעדיהם!
- השלם ולטפל בענייני כסף. זה צריך להיעשות במהירות האפשרית, ככל שפחות פגמים טובים יותר.
- ערכו מסיבת תודה לאלה שעזרו לכם. אתה רוצה שחברי הצוות שלך ירגישו אסירי תודה, ובאותה עת רוצים שהספונסרים שלך יראו שהם הביאו שינוי ומטרה טובה.
- הפץ מזכרות או פרסומים אחרים למתעניינים.
- העבר חשבוניות לספונסרים ואחרים.
- פרסם תמונות בעמוד המקוון של האירוע.
ערכו פגישה כדי ללמוד מחוויות ולהשתפר בפעם הבאה. אחרי שהכל נגמר, מה היית רוצה שתעשה אחרת? מה עובד ומה לא? האם תרצה לארח אירוע כזה? מה למדת?
- אם אתה מקבל תגובה מכולם, קרא את כולם. גם אם אינכם מקבלים מענה מהאורחים, שאלו את מארגן האירוע! איך הם חושבים? האם הם נהנו מאותה תקופה? כנראה רק בגלל שבר הגרנולה והעט היו בחינם, נכון?
פרסומת

עֵצָה

רשימת המסמכים להכנה:
- תקציב זמני
- לוח אירועים (זמן כל תוכנית באירוע)
- הַזמָנָה
- רשימת אורחים
- תוכנית פעולה
- לוח זמנים (לוח זמנים לסיום)
- תיעוד להודעות לעיתונות
- נְאוּם
- רשימת המשתתפים
- נאומי הצדדים (צרף קורות חיים של הדובר)
- תוכנית עבודה
- לוח הזמנים מחולק בדקות
- רשימת רשת אנשי קשר (מספר הטלפון של חבר המארגן)
- רשימת פריטים להביא
- רשימת המשימות שיש לבצע
- דיווחי אירועים (לעיתונות ואחרים)
לפני האירוע, הקצה אנשים / מחלקות להיות אחראים על התחומים הבאים:
- תורמים
- הנוכחים
- אורח חשוב, דובר
- תכנן, הדפיס, אוסף מאמרים והעריך מוצרים אלה
- תגמולים, מזכרות, מתנות, כרזות, תעודות
- רכבים, קייטרינג, סידורי מקום לאירועים, קישוטים, תפאורות, חניה
- מדיה, יחסי ציבור (יחסי חוץ), שיווק
גורמים שיש לקחת בחשבון בעת בחירת מיקום ומשא ומתן על מחירים:
- קיבולת האתר (מספר המשתתפים, למעט אלה שאינם משתתפים רשמית)
- זמינות אוכל (במקרה שארוחות זמינות באותו מקום)
- זמן (זמן ההתחלה והסיום של האירוע)
- תאורה (במקרה שהאירוע יתקיים בלילה)
- יש מיזוג או לא
- הציוד הנדרש מסופק (מיקרופון, רמקולים וכו ')
- ריהוט (רהיטים, מגבות שולחן וכו ')
- האם ניתן לערוך במקום אירועי מוזיקה ובידור (עם מופעים פחות רשמיים)
- גֵנֵרָטוֹר
- גישה נוחה למקום - בין אם המקום נמצא במרכז העיר ובין אם לאו (האם צירים יכולים להגיע ללא כל קושי)
- חדר מיוחד למארגנים, חדרי הלבשה וכו '.
- עלות כוללת
ביום האירוע, הקצה על האדם / המחלקה להיות אחראי על הדברים הבאים:
- תיאום כללי
- שירותים
- מזון
- עובד על המגרש
- מארח (MC)
- מחשבים, מקרנים
- צַלָם
- פְּקִיד קַבָּלָה
- שליטה בקהל ויחסי ציבור עם הקהל
- אזור חניה
- לְהַגֵן
- הפץ חומרים וציוד (מתנות ותעודות לאנשים ספציפיים וכן לכל משתתפי האירוע)
גורמים שיש לקחת בחשבון בעת ההחלטה על תאריך האירוע:
- האם האורח הראשי ואורחי VIP אחרים יהיו זמינים להיום
- איזה יום הכי מתאים לקהל היעד שלך?
בכל עת, אינך יכול להעביר את עבודתך ואחריותך לאדם אחר.
העבודה אחראית.
בזמן. אם אתה מתעכב, דווח באופן מלא ומיד לאדם שאתה צריך לדווח עליו.
כשמתעוררות בעיות, אל תאשימו אחרים, אל תחשבו יותר מדי וגרמו ליותר מתח, מצאו דרכים לפתור את הבעיה.
וודאו שיש לכם תוכנית פינוי למקרי חירום. אם האירוע שלכם הוא בקנה מידה גדול, וודאו כי המשטרה והרופאים נמצאים בתפקיד.

אַזהָרָה

אל תיבהל או לחץ. יציבה רגועה תביא לתוצאות טובות יותר.
היו מוכנים לכל מצב. לפעמים יהיו דברים שאינם בשליטתך. אם אתה חבר במארגנים, אל תכעס כשמישהו צועק עליך, אותו אדם יכול להיות פשוט מתוח. אם אתה רכז, אל תלחץ או תבהל. בבקשה בבקשה תעשו הכל. נסה לשקף מצבים אפשריים, ומה היית עושה במצבים אלה.