לְהָגִיב

וִידֵאוֹ: הם לא ידעו איך להגיב כשאמרתי להם את זה!

תוֹכֶן

לדרוך
שיטה 1 מתוך 3: הגיב להודעות טקסט
שיטה 2 מתוך 3: דבר עם מישהו באופן אישי
שיטה 3 מתוך 3: הגב בדוא"ל

האופן שבו אתה מגיב למישהו יכול להשפיע על האופן בו הוא או היא ואנשים אחרים רואים אותך. למרבה המזל, אתה יכול ללמוד כיצד ומתי להגיב כדי להשתפר בזה. כשמדברים עם מישהו באופן אישי, חשוב שתשים לב אליו ותאפשר לאדם להביע את מחשבותיו לפני שתתן תשובה מושכלת. בשיחת הודעות טקסט יש כמה כללים שלא נאמרים שעליך להקפיד עליהם כדי לתקשר בהצלחה. הדוא"ל הוא דרך רשמית יותר לתקשר עם נימוסים מקצועיים שעליכם לעקוב אחריהם כדי להעביר מידע בצורה יעילה ולהגיב כראוי.

לדרוך

שיטה 1 מתוך 3: הגיב להודעות טקסט

השתמש בשפה פשוטה כשאתה שולח הודעות SMS. ניתן לבנות דוא"ל, מכתבים ואפילו שיחות פנים אל פנים בצורה הרבה יותר רשמית. בשל האופי הקצר והמצומצם של הודעות טקסט, שפה נינוחה יותר מתאימה לרוב ומעניקה לשיחה מגע אישי יותר.
- לדוגמא, תוכלו להשתמש ב- "t" במקום ב"זה "כדי לחסוך מקום, להקליד הודעה מהר יותר ולהעביר טון רגוע.
- כללי הפיסוק לרוב קלים יותר בהודעות טקסט. לדוגמא, הקפדה על שימוש בפסיקים יכולה לגרום לשיחה להראות מלאכותית ורשמית.
- לא תמיד מניחים ששיחת הודעות טקסט יכולה להיות כה מזדמנת, אך אם האדם האחר משתמש בשפה סתמית, תוכלו להגיב באותה צורה כדי לגרום להם להרגיש בנוח.
שאל שאלות פתוחות כדי להמשיך בשיחה. אם אתה רוצה להמשיך בשיחת הטקסט, שאלת שאלות פתוחות יכולה לעזור לאדם האחר לומר יותר ולקבל את דעתו על משהו. שאילת שאלות שזקוקות רק לחיוב קצר או לא יכולה להקהות שיחה.
- לדוגמא, אם אתה מדבר עם מישהו על עניין עסקי, אתה יכול לשאול אותו משהו כמו: "מה אתה חושב על הפרויקט החדש?"
- אם אתה רוצה להבין מה מישהו חושב על נושא, נסה לשלוח הודעות SMS כמו "אני מסכים, אבל למה אתה חושב שזה המקרה?"
הימנע משליחת תשובות קצרות או מילה אחת. הטקסטים צריכים להיות קצרים יחסית, אך תשובות קצרות או פתאומיות יכולות לגרום לך להרגיש כועס על האדם האחר. אם אתה מגיב להודעה מאדם אחר, תן לו תגובה אמיתית שאורכו לפחות משפט אחד או שניים.
- לפעמים זה בהחלט מקובל להגיב ב"אוק "אם זה הגיוני בהקשר. אך הימנע מ"ק "יחיד בתגובה, מכיוון שהדבר יכול להיראות גס וגס.
עֵצָה: אם אתה בדרך כלל נותן תשובות קצרות, יכול להיות הגיוני להמשיך לעשות זאת.
השתמש בפיסוק וברגשונים כדי להעביר טון. האופי הלא אישי של הודעות טקסט מאפשר לאנשים לפרש טון או רגש באמצעות קיצורים. אתה יכול להעביר את המשמעות שלך בצורה ברורה על ידי הכללת פיסוק וסמלי הבעה אם המסר שלך נראה מעורפל.
- לדוגמה, אתה יכול להגיב עם "הבנתי, תודה. :) "כדי שההודעה לא תגרום לך להרגיש כעס או קורט.
- לפעמים תקופה בסוף מילה או ביטוי יכולה להיראות כאילו אתה מתוסכל. לדוגמא, זה אולי נשמע הרבה יותר נינוח לומר "לא, זה לא" מאשר לומר "לא". זה לא. "
קרא את ההודעה שוב לפני שליחתה. לפני שתלחץ על שלח, הקדש רגע לבדיקת ההודעה. בדוק אם קיימות שגיאות הקלדה וודא שאתה מעביר את המידע כהלכה ומשתמש בטון הנכון.
- ברגע ששלחת הודעה, אינך יכול להחזיר אותה! לכן עדיף לבדוק את ה- SMS מראש.
אל תשלח מספר הודעות ברצף. התראות מרובות וסדרת הודעות טקסט יכולות לעצבן ולתסכל את הנמען. במקום לשלוח מספר רב של הודעות קצרות, שלח תגובה הכוללת את כל מה שרצית לומר.
- זה בסדר להוסיף הודעה נוספת אם שכחת להזכיר משהו או אם ברצונך להבהיר משהו.
- אם מישהו לא מגיב לשתי הודעות רצופות, ייתכן שהוא לא ירצה לדבר איתך או להתרחק מהטלפון. כך או כך, תנו לזמן ולמרחב האחר להגיב.
בקש להתקשר אם השיחה הופכת מסובכת מדי להודעת טקסט. הודעות טקסט נועדו להיות קצרות ולעניין. אם הודעת טקסט מוגבלת מכדי לבטא בצורה מספקת את מחשבותיך, בקש מהאדם להתקשר אליך כדי שתוכל לפרט על העניין או לדון בו באופן מלא.
- נסה לשלוח הודעות טקסט כמו: "זה יהיה קל יותר להסביר בטלפון. התקשר אלי אם יש לך זמן, תודה! "

שיטה 2 מתוך 3: דבר עם מישהו באופן אישי

הקשיב היטב כשמישהו מדבר איתך. כשמישהו מדבר איתך, צור איתו קשר עין ושים לב למה שהוא אומר לך. זה מראה שאתה מקשיב ומבין מה האחר מנסה לומר.
- התמקדו באופן מושלם ברמקול כך שהוא או היא ירגישו בנוח.
- נשען קדימה או בקש מהאדם להמשיך לדבר במקום שקט יותר אם אתה מתקשה לשמוע את הנאמר.
שימו לב לרמזים לא מילוליים. שפת גוף יכולה לומר כמו מילים. כשמישהו מדבר איתך, שים לב לשפת הגוף שלו כדי לקבל מושג טוב יותר כיצד להגיב.
- לדוגמא, אם מישהו ממשיך להסתכל סביבו או מתנדנד על רגליו, הוא עלול להיות עצבני או מפוחד. לאחר מכן תוכל לשאול אם האדם בסדר, במקום להגיב למה שהוא אומר.
- הקשיבו גם איך אומרים משהו. אם מישהו מדבר בקול רם או באגרסיביות, אותו אדם עשוי להגיב בכעס או באגרסיביות לשיחה. יתכן שתצטרך לנקוט בגישה אחרת כשאתה מגיב בכדי למנוע את הסלמת המצב עוד יותר.
הימנע מתכנון תגובתך בזמן שמישהו מדבר. אם אתה כל כך מתרגש או להוט להגיב לפני שמישהו סיים לדבר, הוא או היא ישימו לב ועשויים לכעוס או לעצבן. המתן עד שהאדם השני סיים לדבר ושמעת את כל מה שהאדם רצה לומר לפני שתתחיל לתכנן את תגובתך.
- זה מאוד גס רוח להפריע למישהו במחשבות שלך בזמן שהוא מדבר.
עֵצָה: בזמן שמישהו מדבר, רשמו לעצמכם את הנקודות העיקריות עליהן אתם מתכוונים להגיב, אך שימו לב להמשך סיפורם כדי שתוכלו להגיע לתגובה חכמה או חלקה.
חכה שהאדם השני יסיים לדבר לפני שאתה אומר משהו. אם אתה מדבר עם מישהו, בקש ממנו לסיים את סיפורם לפני שתגיב. בדרך זו, יש לך את כל העובדות והמידע שהאדם רצה להעביר, כדי שתוכל לתת תשובה מושכלת ומחושבת.
- לפעמים אנשים יוסיפו מידע נוסף לאחר שיסיימו עם מחשבתם. לדוגמא, הם עשויים לומר משהו כמו "אוי רגע, שכחתי לומר משהו". ואז תן להם לסיים את מה שרצו לומר.
חשוב על תגובתך כדי שתוכל להעביר אותה בביטחון. לפני התשובה, הקדש רגע לחשוב על כל המידע שקיבלת. אם אתה נותן תשובה שאינה מחושבת היטב, זה יכול להראות לאדם שאתה לא באמת מקשיב למה שהוא אמר.
- להקדיש רגע להרהר בתגובתך יאפשר לך גם לתת מענה מושכל.
שאל שאלות אם אתה זקוק להבהרה או למידע נוסף. אם לא הצלחת ממש לשמוע או להבין מה מישהו אמר, נסה לא להגיב בפרשנות חלקית או לא נכונה. במקום זאת, שאל מה האדם השני אמר או התכוון אליו כדי שתוכל לתת תשובה אמיתית.
- אם אתה לא בטוח למה מישהו מתכוון או אם אתה רוצה לאפשר לו להסביר למה הוא באמת מתכוון לפני שהוא מגיב, שאל שאלה פתוחה כמו "למה אתה מתכוון בזה?"
- זה אף פעם לא בסדר לבקש ממישהו שיגיד משהו שוב אם לא הבנת לגמרי את הנאמר.
דבר ישירות וברור כשאתה מגיב. אחרי שחשבתם על מה שנאמר לכם וחשבתם איך אתם רוצים להגיב, דברו בצורה ברורה ובטוחה. אל תשתמש בשפה מעורפלת או סותרת כדי לנסות להישמע חכם או חכם יותר. אנשים מעריכים כנות, אז תנו להם מענה אמיתי שמראה להם שאתם מעוניינים ושאתם מבינים את האדם.
- וודאו שהם שמים לב כדי שלא תצטרכו לחזור על עצמכם.
- שימו לב אם מישהו אחר רוצה לומר משהו ולתת לו או לה את המרחב לעשות זאת.
- בקש מהאדם להגיב לדבריך. לא פשוט ללכת משם או לסיים את השיחה מיד לאחר שיש לך אפשרות לדבר.
שים לב שמישהו לא מסכים איתך. גם אם חשבת על מה שרצית לומר, תמיד קיימת האפשרות שמישהו לא יסכים איתך. זה בסדר! רק תהיה מוכן שמישהו יערער או יזלזל בדבריך.
- שמור על קור רוח ואל תאבד את העשתונות כשמישהו מנסה להתגרות בך.
- שמישהו ישמיע את אמונותיו ודעותיהם. אל תנסה להכריח מישהו לקבל את דעתך.

שיטה 3 מתוך 3: הגב בדוא"ל

השב להודעת דוא"ל תוך 48 שעות. חשוב שתגיב לדוא"ל בזמן מתוך נימוס ומקצועיות. אינך צריך להגיב מיד, אלא תוך יומיים.
- גם אם הדוא"ל לא היה קשור אליך או נשלח באופן שגוי, עדיף להשיב לשולח (לא כולל טווח) כדי שיידעו שאתה לא האדם הנכון.
השתמש בברכה מקצועית בתגובה בדוא"ל. דוא"ל לרוב רשמי יותר מהודעת טקסט או שיחת טלפון. התחל את הדוא"ל שלך עם "שלום" או "היי" מול שם האדם כדי לפתוח את הדוא"ל כהלכה.
- אם האדם שאליו אתה מגיב מעדיף ברכה מסוימת או מבקש לקרוא בשמו, עשה זאת. לדוגמא, אם האדם מעדיף שתשתמש בגרסה המקוצרת של שמו או של שמו, כגון "רוב" במקום "רוברט", עשה זאת.
השתמש בסימני קריאה במשורה. תגובתך לדוא"ל שלך חייבת להיות נכונה בדקדוק, איות ופיסוק. עם זאת, שימוש יתר בסימן הקריאה יכול לגרום לך להיראות חסר כנות או התלהבות יתר. הימנע משימוש בו אלא אם כן זה מתאים.
- סימן קריאה הוא דרך נהדרת לברך או לשדר התלהבות, אך אם אתה משתמש בהם יותר מדי, הם יאבדו את השפעתם.
הימנע מגופנים מוזרים באימייל. שמור על בחירת הגופנים שלך בגופן קלאסי כך שהדוא"ל שלך ייראה מקצועי. אל תשתמש בגופנים רב צבעוניים או בגופן כמו Comic Sans בעת שליחת דוא"ל.
- בחירה קלאסית היא להשתמש ב- Arial עם 10 או 12 נקודות או ב- Times New Roman.
שים לב למי עוד אתה שולח את הדוא"ל כ- CC (עותק). לעתים קרובות יכול להיות שימושי להעתיק את הדוא"ל לאנשים אחרים בו זמנית, כך שתוכל לכלול אותם בדיון. אישורים אישיים מיותרים למפקח או לקולגה יכולים באמת להרגיז או להכעיס את האדם אליו אתה מגיב בתחילה.
- אם יש צורך לכלול מישהו אחר בשרשרת הדוא"ל, תוכלו להשתמש באפשרות "העתק עיוור" או "BCC", כך שהנמענים לא יידעו מי עוד קיבל דוא"ל.
החליטו למי אתם רוצים להגיב בהודעת דוא"ל קבוצתית. אם התשובה הנכונה היא לענות לכולם בהודעה הקבוצתית, בחר "השב לכולם" בעת שליחת תשובתך. אך אם אתה צריך לשאול או להסביר לאדם נושא או בעיה ספציפיים, הגב לאותו אדם באופן מיידי.
- אם יש קבוצה גדולה של אנשים ברשת הדוא"ל, אבל אתה רק צריך לענות לכמה אנשים, פשוט בחר את האנשים שיענו להם.
אל תשלח דוא"ל רק כדי לומר תודה אלא אם כן יש צורך בכך. אימיילים קצרים שאינם תורמים לשיחה אינם נחוצים. אלא אם כן השולח יבקש ממך לאשר שקיבלת והבנת דוא"ל, שליחת דוא"ל באומרו "תודה" היא מיותרת ומייגעת.
עֵצָה: אם השולח שולח אליך קבלה לקריאה, אשר שקיבלת את הדוא"ל על ידי לחיצה על האפשרות לשלוח להם קבלת החזר.
הגה הגהה של הדוא"ל שלך ובדוק את דוא"ל הנמען לפני שליחתו. שגיאת איות או טעות דקדוקית עלולות לגרום לדוא"ל שלך להראות לא מקצועי. אנא הקדש רגע לקרוא את תגובתך לפני שתלחץ על שלח. בדוק אם איות ודקדוק נכונים וודא שאתה שולח את ההודעה לאדם הנכון.
- אל תסמוך בעיוורון על בודק האיות כדי לתקן הכל!
- קרא את הדוא"ל שלך בקול רם לפני שתשלח אותו כדי שתוכל לשמוע איך זה נשמע.
- תוכניות דואר אלקטרוני לרוב מזינות כתובות דואר אלקטרוני תוך כדי הקלדה בשורת הכתובת של הנמען, מה שעלול להוביל לכך שאתה שולח דואר אלקטרוני בטעות לאדם הלא נכון.