תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 3: תקשרו בצורה ברורה
• חלק 2 מתוך 3: היה מאזין טוב
• חלק 3 מתוך 3: תקשורת אלקטרונית
• טיפים

תקשורת לא נכונה יכולה להיות מצחיקה ומתסכלת כאחד. אם אתה רוצה לצמצם תקשורת שגויה, דבר בבירור ואל תניח שום דבר. בדוק עם האדם כדי לוודא שאתה מובן. כשאתם מתקשרים אלקטרונית, היו ברורים, תמציתיים ואינפורמטיביים. להיות מאזין טוב יכול גם לעזור למנוע תקשורת לא נכונה. אם תשמור על תשומת הלב שלך בשיחות שלך, תוכל להפחית את הסיכוי לתקשורת לא נכונה.

לדרוך

חלק 1 מתוך 3: תקשרו בצורה ברורה

1. חשוב לפני שאתה מדבר. לחשוב על מה לומר תחילה יכול לעזור לך לארגן את מחשבותיך ולהתכונן לומר משהו משמעותי. במיוחד אם אתה עומד לנהל שיחה חשובה, ודא שמילותיך מסודרות כך שתוכל לומר למה אתה מתכוון.
   • זכרו שהגישה והנימה שלכם יכולים להעביר הרבה. הגבל את תשומת לבך לנושא ונסה לא לסטות ממנו.
   • אם אתה מתקשה לומר את מה שאתה רוצה לומר, רשום כמה נקודות כדי לוודא שאתה לא שוכח שום דבר שאתה רוצה להגיד.
   • קח הפסקה מודעת לפני שמדברים. לעיתים קרובות יש לנו נטייה לצלול קדימה לשיחה, אך בכוונה להשהות ולקחת רגע לארגן את מחשבותינו לפני שנאום מגדילה את הסבירות שהתקשורת שלנו תהיה ברורה והעובדים במקום מוכנים להקשיב.
2. למשוך תשומת לב. המשמעות של תשומת לב האדם היא לוודא שהוא או היא מקשיבים ומבינים את מה שאתה אומר. צור קשר עין וודא שהאדם מקשיב. אם האדם האחר מוסח או עסוק במשהו אחר, בקש את תשומת ליבו או נסה זמן אחר. אם נראה שהאדם האחר מוסח ממשהו אחר, בקש תשומת לב באומרו, "אני רוצה לוודא שאתה מבין", או, "הייתי מעריך את מלוא תשומת הלב שלך."
   • אם נראה שהאדם מוסח, אמור לו שתדבר מאוחר יותר כשהוא יהיה זמין יותר.
   • לדוגמה, אם אתה צריך לדבר עם מישהו אבל הוא עושה משהו אחר, יידע אותו שאתה צריך לדבר ושאתה רוצה את תשומת ליבו.
   • אל תצעק או אל תקרא למישהו כדי למשוך תשומת לב - עבור אל אותו אדם ופנה אליו באופן אישי במידת האפשר.
3. בדוק את ההנחות שלך. אתה יכול להניח שכולם מבינים מה אתה אומר או מה שאתה מבקש מהם לעשות, אבל רק כדי להיות בצד הבטוח, הבהיר כל מה שהאדם לא יכול להיות בטוח לגביו. לדוגמא, אם אתה נותן הוראות, הסביר מה עוד האדם צריך לעשות כדי להתכונן. אתה יכול להעריך יתר על המידה או לזלזל בידע או במיומנויות של מישהו, אז כדאי שתשאל.
   • זה נכון במיוחד כשמדברים עם מישהו מתרבות אחרת משלך. אתה יכול להניח שהם מבינים בז'רגון או בשפה אחרת, אבל לא כואב לשאול. אם מישהו נראה מבולבל, נסה להסביר את זה טוב יותר.
4. להיות מנומס. להיות מנומס בתקשורת פירושו להיות פתוח, ישר ואדיב. אתה לא אומר שום דבר שיכול להיות פסיבי-אגרסיבי, סרקסטי או פוגע כלפי האדם שאתה מדבר איתו. התמקד בלהיות אדיב ולהגיד למה אתה מתכוון בצורה קלה להבנה. אם תפריע, תהיה גס רוח או לא מכבד את האנשים האחרים, לא תקשר ביעילות.
   • ניתן להבין לא נכון סרקזם. זה אמנם מצחיק, אבל זה עדיין יכול להוביל לאי הבנות אם אתה אומר ההיפך ממה שאתה באמת מתכוון. אנשים יכולים להתבלבל למה אתה מתכוון בפועל. סרקזם יכול להיות גם מרושע שלא בכוונה.
5. בדוק להבנה. וודא שהאדם הבין אותך. אתה עושה זאת על ידי פשוט לשאול, "האם זה ברור?" או, "האם יש לך שאלות?" זה נותן לאדם אפשרות להשמיע ספקות או חששות שיש לו.
   • זה יכול לעזור לאנשים להרגיש בנוח לשאול שאלות או לבקש הבהרה.
   • בעת מתן הוראות, בקש מהאדם לחזור עליהם כדי שתדע שהוא או היא מבינים.
   • במקרים מסוימים, ראוי לספק סיכום קצר.
     • לדוגמא: "אז, כדי שיהיה ברור, אנחנו נתמודד קודם עם חשבון ראמאקר ואז נקיים פגישה מהירה כיצד לתקן את בעיות התקשורת. הבנת? '
6. מעקב. פנה לאדם שאתה מתקשר איתו כדי לוודא שתקשרת בצורה ברורה. לדוגמא, אם שלחת דוא"ל, שלח הודעה אחרת ושאל "מה שלומך?" יש לך שאלות? "אם דיברת עם מישהו, שאל אותו כעבור כמה ימים," אנא בדוק. הכל טוב?'
   • אם אתה חושב שאולי תקשורת שגויה, השתמש ברגע זה כדי להעביר הכל בצורה ברורה ולהבהיר מה יכול להיות מבלבל.

חלק 2 מתוך 3: היה מאזין טוב

1. להבין את שפת הגוף. הרבה מהתקשורת אינה מילולית. שימו לב לזה; זה יכול להיות חשוב מאוד. שמרו על קשר עין וצפו לשינויים בקשר העין שלכם או בקשר העין של האדם האחר. שימו לב ליציבה של האדם ולהבעות פנים ובדקו אם יש סתירות. אם אתה מבחין בהבדלים, בקש שוב או בקש הבהרה.
2. הקשב טוב. הקדיש את מלוא תשומת לבך כאשר מישהו מדבר. אנשים רבים מנסים לחשוב מה לומר הלאה, אך נשארים מעורבים עם האדם המדבר. אנשים מעריכים את זה כאשר הם מרגישים ששמעו אותם והבינו אותם, ואחת הדרכים הטובות ביותר לעשות זאת היא הקשבה פעילה. הפנו את גופכם לעברם ורכנו לעברם. אל תסיח את דעתך (כגון טלפונים סלולריים) והישאר נוכח עם האדם.
   • לא רק להקשיב למילים שהאדם אומר, אלא גם להקשיב למידע ולאופן שבו הוא או היא מתקשרים. לדוגמא, הקול של האדם יכול להשתנות כשהוא מדבר על משהו רגשי או מרגיש לא נעים.
3. אל תפריע לשני. אם מישהו אחר מדבר, עשה כמיטב יכולתך לא להפריע להם. תן לאדם לסיים את מחשבותיו לפני שהוא מוסיף או אומר משהו אחר. באופן זה אתה מראה שאתה מקשיב ושאתה מעריך את מה שהאדם אומר. אם אתה נוטה להפריע לאנשים לעתים קרובות, הם עשויים לחוש תסכול ולא לומר את כל מה שהם רוצים לומר.
   • לתת למישהו לסיים את מחשבותיו פירושו שאתה מקשיב לחלוטין ואינך דואג למילים שלך. בדרך זו, האדם ירגיש יותר בנוח לשתף הכל ולא לשכוח משהו שהוא או היא רצו לומר מכיוון שהשיחה הוסבה.
4. לשאול שאלות. אם משהו לא ברור או אם אתה לא כל כך מבין משהו, הקפד לשאול שאלה לגביו. נסה לומר משהו כמו: "האם ברצונך להבהיר למה אתה מתכוון ב ___?" או "אני לא בטוח שאני מבין ___. אתה יכול להסביר את זה? '
   • אם האדם עדיין מדבר ואתה לא רוצה להפריע להם, כתוב את השאלה כדי שלא תשכח לשאול.

חלק 3 מתוך 3: תקשורת אלקטרונית

1. ארגן את המידע. אם אתה מנסה להעביר מידע, עליך לוודא שהמידע יגיע לאדם בצורה יעילה. לדוגמה, אם אתם מתכננים אירוע, עליכם לספק פרטים חשובים: מקום, זמן ומה שאנשים צריכים להביא. ספק הנחיות ברורות או צעדים שאנשים צריכים לנקוט בהם וודא שהמידע ברור.
   • לפני שליחת המידע או ההזמנה, ודא שהוא מכיל את כל המידע הדרוש.
2. השתמש בפחות מילים. כשאתה מתקשר באמצעות הודעות טקסט או דוא"ל, הגע לעניין. אימייל ארוך יכול לבלבל את מה שאתה רוצה להעביר. לדוגמא, אם אתה מגיש בקשה, גש ישר לנקודה והגיש את בקשתך. אתה יכול לומר מדוע צריך להגיש את הבקשה, אך אל תמשיך ללא הגבלת זמן. רק אמור מה שאתה צריך וסיים את הדוא"ל זמן קצר לאחר מכן.
   • אם אתה נוטה לכתוב מיילים ארוכים או טקסטים, סביר להניח שאנשים יעלו עליהם במקום לקרוא אותם ביסודיות. אם אינך יכול להתרחק מהמכתבים הארוכים שלך, שקול לשים את הדברים החשובים ביותר בראש הדף.
   • זכור כי מיילים אינם שולחים אותות חברתיים כמו הבעות פנים וטון קול. לכן, השתמשו בשפה ברורה והימנעו מסרקזם.
     • אימוג'ים שימושיים במיילים חברתיים, אך לא ברוב המיילים העסקיים.
3. התמקדו בנושא אחד. שמור על המסר פשוט ככל האפשר. אל תקשקש או תיכנס להרבה פרטים נוספים, ואל תעסוק במספר נושאים בדוא"ל אחד. עדיף להתמקד בפריט או נושא אחד בכל פעם מאשר דברים רבים בדוא"ל יחיד. אם יש לך כמה דברים לדון בהם, דון בזה אחר זה בדוא"ל. בדרך זו, האדם יכול למחוק כל דוא"ל כאשר הוא מסיים עם כל נושא, ולא לשכוח לעשות משהו או להתייחס למשהו.
   • אם אתה בהחלט רוצה לכסות מספר נושאים בו זמנית, תן תיחום ברור. השתמש בנקודות קליע או סידור מחדש כדי לעזור להבהיר את התוכן.
4. להגיע ישר לעניין. אמנם זה בסדר להתחיל את המיילים שלך עם "מה שלומך?" או סוג אחר של כיף, אל תשקיע יותר מדי זמן בדיבורים על משהו שלא קשור למה שאתה רוצה להעביר. התמקד בבקשתך או במידע שברצונך לשתף עם האדם. אל תכה מהשיח או תן הקדמה ארוכה. במקום זאת, גש ללב מה שאתה רוצה או צריך לומר.

טיפים

• הימנע משימוש בסרקזם בצ'אטים, בהודעות מיידיות או באימיילים ללא אמוג'י. סרקזם לרוב אינו מתקשר כהלכה באמצעות טקסט, ולכן עדיף לעשות זאת באופן אישי.