תוֹכֶן

• לדרוך
• שיטה 1 מתוך 3: דע כיצד לבלות את זמנך
• שיטה 2 מתוך 3: הימנע מהסחות דעת
• שיטה 3 מתוך 3: השתמש בזמנך ביעילות
• אזהרות

לכולנו יש את התחושה שפשוט אין מספיק שעות ביום כדי להשלים את כל מה שצריך לעשות. כמה מיומנויות ארגוניות ופיתוח זמן פשוטות יכולות לעזור לך להפיק את המרב מהזמן שיש לך. למד כיצד להשתמש בזמן בחוכמה כדי לעשות יותר בזמן שיש לך.

לדרוך

שיטה 1 מתוך 3: דע כיצד לבלות את זמנך

1. עקוב אחר הפעילויות היומיומיות שלך. בדקו מה אתם עושים כל יום ורשמו כמה זמן אתם מקדישים לכך. אתה עלול להיות מופתע מכמה זמן שאתה באמת מבזבז ביום, בהשוואה לכמות העבודה שאתה עושה בפועל.
   • אל תשכח לעקוב אחר משימות ארציות כמו הכנת ארוחת בוקר, ניקיון, מקלחת וכו '.
2. רשמו את כל הפעילויות שלכם במחברת. ברגע שאתה יודע מה אתה עושה כל יום וכמה זמן אתה מקדיש לכך, כתוב אותו. על ידי איסוף כל המידע הזה וראייתו בעמוד אחד בו זמנית, תוכלו לראות דפוסים ואולי אפילו אזורים בהם אתם מבזבזים את זמנכם.
   • היה מקיף וברור בעת רישום הערות. אל תרכיב אירועים בודדים, אל תשכח את המשימות הקטנות והקפד להשתמש בחותמות זמן מדויקות כדי לעקוב אחר הפעילויות היומיומיות שלך.
   • זה יכול להיות מועיל לסווג סוגים מסוימים של פעילויות. לדוגמה, כתוב מטלות ביתיות בכחול, פעילויות באדום ופעילויות פנאי בשחור. זה יעזור לך לדמיין כיצד אתה מבלה את זמנך.
3. שקול כיצד אתה מבלה את זמנך. אתה מבלה שעה ביום בלי לעשות כלום? שעתיים להחליט איפה לאכול? שמונה שעות גלישה באינטרנט? חפש דפוסים כיצד אתה מבלה את הזמן וקבע מה יש ומה לא נחוץ.
   • האם אתה מבזבז את זמנך בגלל חוסר השליטה העצמית שלך? אתה מתמהמה? האם אתה לוקח יותר מדי אחריות על כתפיך? כל אלה שאלות שתשאלו את עצמכם תוך כדי הערכת האופן בו אתם מבלים את זמנכם.
   • אתה עלול למצוא את עצמך מפרק פעילויות במהלך היום בדרכים שאינן הגיוניות. לדוגמה, זה כנראה לא חכם לעבוד חצי שעה ואז להקדיש 10 דקות לעשות דברים של מה בכך, ואז לעבוד עוד חצי שעה. אתה תהיה מרוכז ופרודוקטיבי יותר אם אתה עובד שעה ומטפל במשימות טריוויאליות במועד מאוחר יותר.
   • עדיף להתמודד עם המשימות שלך על ידי חלוקתן ל"בלוקים ". זוהי שיטה בה אתה מתזמן זמן קבוע מראש למשימה אחת ללא הסחות דעת.
4. שקול התאמות. עכשיו שאתה יודע בדיוק על מה אתה מבלה את הזמן שלך, התחל לבצע התאמות אקטיביות בלוח הזמנים שלך. ודא שאתה יכול לזהות אזורים שלא תוכל להשקיע בהם פחות זמן. זה שמשהו לוקח הרבה זמן לא אומר שזה זמן מבוזבז.
5. אם אתה מבלה שלוש שעות ביום בשליחת מיילים הקשורים לעבודה, אין זה סביר שתצליח להפחית את פרק הזמן הזה. עם זאת, אם אתה שולח ארבעה או חמישה מיילים אישיים במהלך המיילים הרשמיים שלך, אתה בהחלט יכול להפחית את משך הזמן שאתה מבלה על מיילים.
6. שנה את ההרגלים והסטנדרטים שלך. לא משנה מה תהיה בעיית ניהול הזמן שלך, תמיד יש פיתרון. לאחר שהחלטת היכן או כיצד לבלות את זמנך, תצטרך לעשות מאמץ מתוכנן לשנות את ניהול הזמן שלך.
   • אם אתה מבלה יותר מדי זמן בניקיון הבית או בבישול הארוחות שלך ואתה יכול להרשות זאת לעצמך, שקול להעסיק עוזרת בית או לבשל. עבור אנשים מסוימים הזמן שלהם שווה יותר מכספם.
   • אתה עלול לבלות חלק ניכר מהיום שלך בגלישה ללא מטרה באינטרנט. אתה יכול להגביל את הגישה לאתרי אינטרנט מסוימים או לחשבונות רשת חברתית (בזמן שאתה אמור לעבוד על משהו אחר).

שיטה 2 מתוך 3: הימנע מהסחות דעת

1. זהה הסחות דעת בחיים שלך. האיום הגדול ביותר לשימוש בזמנכם בצורה שימושית הוא הסחת דעת מתמדת. נסו לזהות אילו פעילויות או אנשים נוטים לבזבז את זמנכם. בין אם זה חבר שממשיך לדבר או הרגל עקשן שמונע ממך לעבוד, אתה יכול למצוא דרכים להימנע מבזבוזי הזמן האלה.
   • אם אתה משקיע הרבה מזמנך בעשיית משהו שאינו מניב תוצאה רצויה עבורך, כנראה שאתה צריך להסיח את הדעת בחייך.
   • בסביבה משרדית, סביר להניח שתראה רבים מעמיתייך כהסחות דעת. הימנע מקשקש או משיחות על מזג האוויר כשאתה צריך לעשות משהו. עם זאת, זכור כי הגישה שלך במשרד חשובה לא פחות לקריירה שלך כמו ניהול זמן, אז אל תהיה גס רוח.
2. הימנע משיחות טלפון ארוכות. אם אתה מגלה שאתה מבלה זמן רב בשיחות טלפון ארוכות, עליך לשנות את הרגלי הטלפון שלך. לעתים קרובות אתה יכול להשיג יותר על ידי דיבור אישי מאשר בטלפון, אז הפסק לדבר בטלפון.
   • שיחות טלפון רבות מורכבות מפטפוט מיותר ומיותר, במיוחד בתחילת השיחה או בסופה. אנשים נוטים לאבד מיקוד ולסטות בטלפון, אז היו מודעים לכך. בשיחות פנים אל פנים יש יותר צורך להתמקד אך ורק בנושאי עבודה. הסיבה לכך היא שאף צד אינו מוקף בהיסח הדעת במהלך פגישה.
3. אל תגלוש באינטרנט יתר על המידה. אנשים רבים משתמשים באינטרנט ככלי חיוני לביצוע משימות שיש לבצע. עם זאת, בדיוק כמו שאנשים רבים אשמים בסטייה למאמרי חדשות חסרי תועלת, דיווחי ספורט ותמונות של ידוענים, חתלתולים או גורים. הישאר מרוכז כשאתה מקוון. קיימות תוכניות החוסמות יישומים, אתרים ותחומים מסוימים, ובכך עוזרות להפחית את הסחת הדעת הקשורה לאינטרנט.
   • הימנע מפייסבוק, טוויטר ואתרי רשת חברתית אחרים אם אתה אמור לעשות משהו אחר.
   • חיפוש בגוגל על ​​נושאים שונים הוא גם בזבוז זמן מסוכן. אתה יכול לחשוב שאתה הולך לחפש משהו, אבל לפני שאתה יודע את זה, אתה בסופו של דבר בפינות הרחוקות של האינטרנט במשך יותר משלוש שעות.
4. פרסם שלט "אל תפריע". אתה בטח מכיר את השלט שאתה יכול לתלות על דלת חדר המלון שלך. שלט זה יכול להיות יעיל באותה מידה בסביבה משרדית או במקום עבודה. תוכלו להדפיס שלט כזה בעצמכם ולתלות אותו על דלת חלל העבודה במידת הצורך. זה יסיים את הרכילות שמונעת ממך לעבוד.
   • אם אתה עובד מהבית זה חיוני שיהיה לך מקום עבודה ייעודי. אל תעבוד באזורים המשותפים בביתך, שכן טלוויזיה, טלפון או קונסולת משחקים יכולים למנוע ממך בקלות מהעבודה.
5. פנו זמן להסחות דעת בלתי נמנעות. ישנם סוגים של הסחות דעת שלעתים אתה פשוט לא יכול להימנע מהן. לפעמים הבוס שלך לוקח פסק זמן מיום העבודה לשיחה, או אולי בן משפחה מבוגר שזקוק לעזרה מתמדת במשימות פשוטות. יהיו הסחות דעת בלתי נמנעות אלו אשר יהיו, אם תפנה מקום להן מראש, הן ייקחו פחות מזמן חיוני הדרוש לפרויקטים ופעילויות נחוצות אחרות.

שיטה 3 מתוך 3: השתמש בזמנך ביעילות

1. רשמו הכל. אל תסמוך על הזיכרון שלך כדי לבצע את המשימות שלך. כתוב את כל מה שאתה צריך לעשות במקום אחד, והתייחס לרשימה זו לעיתים קרובות כדי להשיג את מטרותיך.
   • גם אם משימה נראית פחות גדולה או ארצית, רשמו אותה. לוח השנה שלך צריך להיות מלא בתגובות קטנות כמו "התקשר לסטפן", "חפש שולי רווח" או "דוא"ל לשף".
   • דאג שתמיד תהיה מחברת איתך ותרשום משימות כשעברו. אתה חושב שתזכור לרשום אותם מאוחר יותר, אך רוב הסיכויים שתשכח.
2. השתמש בסדר יום. תוספת פשוטה של ​​לוח שנה או מתכנן לאוסף הכלים הארגוניים שלך תעזור לך לארגן את זמנך ביעילות. רשמו כל מועד אחרון, מטלה או פגישה חדשה שנוספו ללוח הזמנים שלכם. הקדישו רגע כל בוקר לסקירת סדר היום שלכם על מנת שתדעו מה לפניכם.
3. הימנע מחובות כפולות. ארגן את לוח הזמנים שלך על ידי הימנעות משאלות יתר על המידה ולא לקחת על עצמך יותר מדי פרויקטים או אירועים בבת אחת. בדוק את לוח השנה שלך לפני שאתה מסכים לכל דבר כדי לוודא שיש לך זמן. זה שומר על הזמן שלך מאורגן מבלי לאבד את לוח הזמנים הרגיל שלך.
4. הימנע מהסחות דעת. נהל את זמנך באופן פרודוקטיבי על ידי הסרת אלמנטים העלולים להסיח את דעתך או לגרום לך לסטות וללכת לפיגור בלוח הזמנים שלך. הרחיקו את הטלוויזיה והמשחקים מהמקום בו אתם לומדים או מכינים את הניירת, כך שתתמקדו במשימות שצריך לבצע קודם ושמרו את הדברים המהנים להמשך.
5. ארגן את המשימות שלך על פי חשיבות. נהל את זמנך בחוכמה על ידי ביצוע המשימות החשובות ביותר או זמן קצוב ביותר תחילה. סמן אלה בתכנון שלך בעזרת סמן צבעוני מיוחד או מדבקה קטנה. קבע תחילה משימות עם עדיפות עליונה ותן לעצמך מספיק זמן להשלים אותן, ואז עבוד על דברים פחות רגישים לזמן סביב המשימות החשובות ביותר שזוהו.
   • היו מוכנים לשנות את העדיפויות שלכם מדי פעם. הדברים יכולים להיכנס ברגע האחרון ודורשים התייחסות מיידית. יהיה עליכם להפסיק מעת לעת ולמקד את האנרגיה והזמן שלכם במשימות הבלתי צפויות הללו. רק וודא שזה לא יקרה לעתים קרובות מדי.
   • אם אתה מוצא את עצמך מארגן מחדש באופן קבוע את סדר העדיפויות שלך לאורך כל היום, אז משהו לא בסדר. אמנם ניתן לצפות לשינויים קלים בלוח הזמנים שלך, אך ייתכן שהתאמות מתמשכות אינן מסודרות בסדר העדיפויות שלך.
6. תהיה מציאותי. תן לעצמך זמן ריאלי לביצוע כל משימה. אם אתה חושב שמשהו ייקח חצי שעה עד שעה, תן לעצמך שעה שלמה. היו מציאותיים לגבי משך הזמן שלוקח למשהו להימנע מלהיות מוצף או לעמוד בלוח הזמנים.
   • תמיד בטוח יותר להיות בצד הבטוח ולתת לעצמך יותר זמן ממה שתצטרך. אם תסיים את המשימה שלך מוקדם יותר, אז אתה חופשי להתמודד עם המשימה הבאה - מה שלא צריך להשפיע בסופו של דבר על הפרודוקטיביות שלך.
7. תכנן את הצרכים הבסיסיים שלך. אל תשכח לתזמן זמן לדברים יומיומיים כמו לאכול ולהתקלח. זה אולי נראה מובן מאליו, אך חשוב להקדיש זמן לדברים האלה, בנוסף למשימות המתוזמנות האחרות, כדי לוודא שלא תדלג עליהם והדברים האלה לא מקפידים על לוח הזמנים.
8. השתמש במערכת תזכורות. השתמש בתזכורות פשוטות בנוסף למתכנן היומי שלך כדי לעזור לך לזכור משימות או מועדים חשובים. השתמש בהתראות פוסט או קול או טקסט בטלפון הנייד שלך כדי להזכיר לך את הדברים שאתה צריך לעשות באותו הרגע, או אם יש לך משהו מתוכנן. מערכת גיבוי כזו תעזור לכם להימנע משכחת דברים.
   • הימנע מתלות באנשים אחרים כדי לחשוב על משהו. הם כנראה שוכחים בדיוק כמוך.
   • אם משהו חשוב ביותר, הגדר לעצמך מספר תזכורות. אתה יכול לפספס פוסט זה או אזעקת טלפון, אך לא כמה.
9. לבקש עזרה. בקש עזרה ממישהו אחר והציל מטלות קטנות יותר במידת הצורך. לוח הזמנים הכללי שלך ירוויח אם תוכל לבלוע את הגאווה שלך ולבקש ממישהו שיעזור לך בכמה מטלות קטנות ברחבי הבית, או יבשל ארוחת ערב בליל שבוע עמוס.
   • דאג להאציל אחריות לאנשים מוסמכים. לא מספיק לבקש ממישהו משימה מסוימת. אתה רוצה שיעשו את העבודה הזאת טוב.
   • אל תנהג להשאיר את עבודתך לאחרים. זה לא משקף מיומנויות ניהול זמן. במקום זאת, זה נראה כאילו אתה פשוט עצלן וחסר מוטיבציה.
10. העריך את התפוקה שלך. מפעם לפעם יש צורך להסתכל על עבודתך מרחוק ולנתח מה השגת, כמה ביצועים וכמה זמן לקח. להיות מודע להיבטים אלה בעבודה ובחיים שלך יכול לעזור לך לבצע שינויים בלוח הזמנים שלך ולדפוס היומיומי של אופן העבודה שלך, ולהפיק תוצאות יעילות להפליא.
11. תגמלו את עצמכם. עבודה קשה מדי או יותר מדי זמן עלולה להוביל לשחיקה, מה שמקשה על ההתמקדות אפילו במשימות הפשוטות ביותר. אז קח כמה רגעים כדי לחגוג את מה שהשגת ותגמל את עצמך במשהו שאתה באמת נהנה ממנו.
    • וודאו כי זמן ההפסקה שלכם מוקדש להנאה. כבה את טלפון העבודה שלך ואל תענה למיילים. אם תערבב עבודה עם שעות הפנאי שלך לא תגמול את עצמך ולא תוכל להימנע משחיקה.
    • אם אתה עובד בימי שני עד שישי, שמור על סוף השבוע. אם אתה עובד על פרויקט אחד במשך שלושה חודשים, קח חופשה קצרה כשתסיים.

אזהרות

• אל תתנו למוחכם לנדוד או לנסות לחלום בזמן שאתם עובדים על המשימות היומיומיות שלכם.