תוֹכֶן

• לדרוך
• שיטה 1 מתוך 4: התאם את סגנון התקשורת שלך
• שיטה 2 מתוך 4: התמודדות עם עובדים ועמיתים
• שיטה 3 מתוך 4: התמודדות עם מצבים טעונים רגשית
• שיטה 4 מתוך 4: לתקשר עם קבוצות גדולות

כדי ללמוד לתקשר ביעילות, עליך להתאים את הדברים שאתה אומר ולכתוב להקשרים שונים. המשמעות היא שעליך להתאים את סגנון התקשורת שלך לקהל שלך. במקום העבודה זה אומר לעשות כמיטב יכולתך כדי להיות ברורים, מכבדים ומקצועיים. כשאתה מתמודד עם סיטואציה טעונה רגשית, התמקד באימות רגשותיו של האדם האחר, במקום להכניס את דעתך. כשאתם מתקשרים עם קבוצה גדולה של אנשים או מעבירים מצגת, תוכלו להסתגל על ​​ידי דבקות במבנה ברור, הדגשת נקודות חשובות ואינטראקציה עם הקהל כדי לשמור על האנרגיה והתשומת לב שלהם.

לדרוך

שיטה 1 מתוך 4: התאם את סגנון התקשורת שלך

1. התאם את אוצר המילים שלך לקהל. חשוב להיות מסוגל לדבר במרשמים שונים, חלקם רשמיים ואחרים בלתי רשמיים. בעבודה שלך או בחיים המקצועיים שלך, כנראה חשוב שתראה משכיל, מושכל ומלוטש. עם זאת, יתכן וחבריכם צפויים לראות צד מזדמן יותר באישיותכם. על ידי התאמת אוצר המילים שלך למצב, תוכל ליצור קשר טוב יותר עם אנשים אחרים.
   • דאג להשתמש במילים שאחרים מבינים.
   • לדוגמא, סלנג וסלנג עשויים להתאים לשיחה עם חברים, אך עשויים להפריע לקריירה שלך אם אתה משתמש בהם במקום העבודה. כמו כן, מילים גדולות ושפה מקצועית בעבודה עלולות לגרום לך להיראות אינטליגנטיות יותר, אך יכולות להיות מעצבנות ומנוכרות אם אתה משתמש בשפה כזו בקרב חברים.
2. שיקף את השפה והמחוות של האדם שאתה מדבר איתו. שיקוף הגישה של האדם האחר יכול לגרום לו להרגיש בנוח. זה גם גורם לך לשכנע יותר. ניתן להעתיק מחוות, יציבה ו / או בחירת מילים.
   • לחקות רק כמה מהמחוות שלהם ובחירות מילים. לעשות את זה יותר מדי יכול להתחיל לעצבן אותם.
   • שיקף מישהו רק כאשר הוא נתפס כמתאים. לדוגמא, אם אתה גבר המדבר עם אישה המחזיקה בארנק, זה לא רעיון טוב להחזיק את היד שלך לצידך כאילו גם אתה מחזיק בארנק.
3. משתנה את הטון שלך בהתאם למצב. טון יכול לספר לאדם השני הרבה על המצב. אתה יכול להשתמש בטון רציני בעת דיון בעסקים במקום העבודה, בטון מעודד בעת הערכת עובד, או בטון מזדמן בעת ​​בילוי עם חברים.
   • כשמתאימים את הטון שלך, ודא שהתקשורת הלא מילולית והמילולית שלך מתאימה, שתראה כנות. לדוגמא, נימה איתנה ורצינית תתערער אם היית צוחק ויהיה רזה. טון רציני יתאים לפנים ישרות ולמחוות קלות, ואילו טון מעודד ישתלב טוב עם הנהונים וכמה מחוות נוספות.

שיטה 2 מתוך 4: התמודדות עם עובדים ועמיתים

1. קבעו פגישות פנים אל פנים לנושאים חדשים או מסובכים. בחר בקשר אישי, גם אם אתה מרגיש שאתה יכול להעלות את הנושא במייל או בעלון. באופן זה אתה נותן לאנשים את האפשרות לשאול שאלות ואת האפשרות לספק הבהרה במידת הצורך.
   • לדוגמה, אתה עשוי לחשוב שאתה יכול להסביר כללים חדשים להפסקות עובדים באמצעות דואר אלקטרוני או על ידי תליית הכללים במזנון.
   • עם זאת, אם אתה מקיים פגישה עם העובדים שלך, אתה יכול להיות בטוח שכולם מבינים את הכללים וניתן לתת עליהם דין וחשבון.
2. שוחח על נושאים באופן פרטי עם הכפופים. לעולם אל תחזיק עמית לעבודה לחשבון מול עובדים אחרים מכיוון שזה עלול לגרום טינה. ניתן לפרש בצורה לא נכונה הודעות דואר אלקטרוני, ולכן עדיף לא לרצות לטפל גם בבעיות העובדים בצורה זו. במקום זאת, קבע פגישה פרטית לשיחה.
   • השתמש במילים שניתן להבין על ידי האחר.
   • פתח את השיחה עם משהו כמו "פרנק, רציתי לדבר איתך על כמה דברים ששמתי לב בעבודה שלך לאחרונה, ואיך נוכל לעשות משהו בנידון." זה יוצר טון חזק, אך מכוון לעתיד, במקום טון ביקורתי מדי.
   • לאחר מכן, כתוב סיכום של כל פגישה ושלח אותו בדוא"ל לכל המעורבים. זה הופך את התקשורת לברורה עוד יותר.
3. השתמש ברשתות החברתיות באופן מקצועי. אל תשלח תלונות אישיות או מידע חסוי אודות עבודה באמצעות מדיה חברתית. בקיצור, שמרו על העסק שלכם מקצועי. אם בדרך כלל אתה משתמש במדיה חברתית רק כדי ליצור קשר עם חברים, זה יכול להיות שינוי הן הטון והן תוכן ההודעות שלך.
   • שמור על ההודעות שלך ברשתות החברתיות חיוביות ותמציתיות: "היי חרונינגן, בוא לטוטאלספורט עוד היום להנחה של 20% על כל הציוד!"
   • כאשר אתה מתקשר עם עמיתים, עובדים או לקוחות באמצעות מדיה חברתית, התרחק מהתקפות אישיות, פורקן, תלונות ותמונות לא הולמות.
   • דעו כי כל דבר שתפרסמו ברשת יוכל לראות כל אחד.
   • אנשים רבים אוהבים לנהל חשבון מדיה חברתית נפרד - אחד לשימוש אישי ואחד לשימוש עסקי.
4. תוהה מה אתה רוצה להעביר אם אתה לא מתקשר באופן אישי. קרא דוא"ל או טקסט לפני שתלחץ על "שלח". אם אתה צריך לדבר או להשתמש בטלפון עם מישהו, רשום כמה הערות לגבי מה שאתה רוצה להגיד לפני תחילת השיחה. תקשורת באמצעות טקסט יכולה להיות קשה לפרש מכיוון שאין לך רמזים הקשריים כגון טון והבעות פנים. וודא שאתה ברור לחלוטין:
   • אם אתה כותב במקום העבודה, שים את עיקר הדוא"ל שלך בשורת הנושא או, אם זה בהודעת טקסט, בראש. הנמען יעריך שאתה חוסך זמן על ידי היותו ישיר.
   • השתמש בשורת הנושא של הדוא"ל בזהירות. הימנע מנושאים מעורפלים או ברורים, כגון "הודעת עבודה". במקום זאת, השתמש בכותרות ספציפיות כגון "פגישה עם ברנד וויגמנס ב -16 בנובמבר!"
   • כשאתה בטלפון, השתמש ברמזים מילוליים ברורים כמו "אז, נטשה, הסיבה שאני מתקשר אליה היא לדבר על ירידה במכירות" ו"אנדרה, אני רוצה לוודא שאני מבין. אתה יכול לחזור על הסיסמה שוב?
5. הקדיש זמן לשיחות קטנות אם אתה מופנם. עשה כמיטב יכולתך גם לדבר באופן לא פורמלי, כך שכאשר הם מדברים איתך, אנשים ירגישו בנוח ונוח ללא קשר להקשר. גם אם אתה מופנם ודיבורים לא באים מטבע הדברים, קל למצוא דרכים לנהל שיחות ניטרליות עם אנשים.
   • היצמד לנושאים ניטרליים, שאינם שנויים במחלוקת. לדוגמא, אתה יכול לדבר על תוכניות טלוויזיה פופולריות, אוכל, או כזה שתמיד אתה יכול להשתמש בו: מזג האוויר.
     • לדוגמה, נסה משהו כמו "היי, מה חשבת על הפרק האחרון של משחקי הכס?
   • אם אתה נמצא בתפקיד ניהולי או ניהולי, דיבורים או עניינים יומיומיים יגרמו לעובדים שלך להרגיש שאתה עולה לרמה שלהם ושאתה נגיש. שיחה על דברים עם מנהל או בוס עוזרת ליצירת קשר, ומקלה על הדיבורים על עניינים מורכבים או רציניים בהמשך.

שיטה 3 מתוך 4: התמודדות עם מצבים טעונים רגשית

1. השתמש בהצהרות "אני" במקום בהצהרות "אתה". התאם מחדש את הדברים שאתה רוצה לומר כדי שתעביר את מה שאתה מרגיש או חושב, במקום להתמקד במה שמישהו אחר עשה. זה יביא לאדם האחר פחות סיכוי להרגיש מותקף. לדוגמה:
   • בעבודה, אתה יכול לומר משהו כמו, "אני זוכר שלמדתי את זה כעובד חדש", במקום "אתה לא מבין איך זה עובד".
   • כמו כן, עדיף לא לספר לחבר משהו כמו, "אתה מתעצבן בקלות רבה מדי. במקום זאת, אמור משהו כמו: "אני מרגיש שזה משהו שממש אכפת לך ממנו."
2. חפש קשר עם מי שמתעצבן. גם כשמישהו מרגיז אותך, או כשאתה מנסה לתווך בין שני צדדים, עליך לעשות כל שביכולתך כדי למצוא בסיס משותף במצבים רגשיים. כאשר המצב טעון רגשית, זיוף קשרים עוזר למנוע מאנשים להרגיש מותקפים. זה יכול גם למנוע ממישהו להיות במגננה.
   • הדגישו את השותפות באופן בו אתם מנסחים דברים.לדוגמה, השתמשו במשפטים כמו "אנחנו יכולים לעשות את זה" או "אנחנו נמצאים בזה ביחד".
3. הראו אמפתיה כלפי האדם האחר, ולא ביקורת. לפעמים כשאנשים נסערים הם צריכים לדבר והם צריכים שמישהו רק יקשיב. הראה שאתה לוקח את החששות שלהם ברצינות ומוכן לנסות להבין מה קורה. פירוש הדבר להתאים את הדרך בה אתה מתקשר כדי להתמקד יותר בתגובה למה שהאדם האחר אומר.
   • אמור משהו כמו "אני מבין לגמרי למה אתה מוטרד" או "צדקת, זה ירגיז מישהו."
   • הימנע מתגובות כמו "אתה לא צריך להיות ממש נסער מזה" או "אני לא מבין למה זה מפריע לך", גם אם אתה מרגיש ככה.
4. עשו כמיטב יכולתכם להפגין כבוד. לנטרל מצב טעון רגשית מחייב הכרה בקלט ובערך של אנשים אחרים כדי שלא ירגישו חסרי אונים או בלתי מוכרים. הבהיר מה האחר עשה טוב, או אילו זכויות וסמכויות יש לאחר, כגון:
   • באמת עבדת קשה על זה, לא?
   • אני חושב שאתה מתמודד עם זה עם הרבה סבלנות.

שיטה 4 מתוך 4: לתקשר עם קבוצות גדולות

1. התאם את המצגת שלך לקהל שלך. חשוב להכיר את הקהל שלך כדי שתוכל להתאים את המסר שלך לקהל שלך. עליכם לדעת מי נמצא בקהל, להבין מעט את הרקע שלהם ולמה הם משתתפים במצגת שלכם. ככל שיש לך יותר מידע, כך תוכל לעצב את המצגת שלך טוב יותר.
   • לדוגמה, אם אתה מעביר מצגת לקבוצת מנהלים שמעליך בהיררכיה הארגונית, השפה שלך צריכה להיות מקצועית ומלוטשת, ולהתעלם מבדיחות או ז'רגון. עם זאת, אתה יכול להשתמש בבדיחות, בז'רגון ובשפה פשוטה כאשר אתה מדבר עם קבוצה של פקודים, שכן זה יכול לעזור להקל על המתח בחדר.
   • היו מודעים לרקע של אנשים בקהל כדי לוודא שאינכם משתמשים בשפה או בדוגמאות פוגעניות.
2. מפה את מה שאתה רוצה לומר. כדי לתקשר בצורה ברורה עם קבוצה גדולה, אתה זקוק לתוכנית למה שאתה רוצה לומר, בניגוד לדבר באופן לא פורמלי עם כמה אנשים. אחרת, אתה מסתכן באיבוד תשומת הלב של הקהל שלך. תכנן את הדברים הבאים:
   • הנקודות העיקריות שאתה רוצה להדגיש. לדוגמא, אם אתה מציג את אסטרטגיית המכירות החדשה של החברה שלך בשלוש נקודות, התכנן לדבר בקול רם יותר כאשר אתה מזכיר לראשונה כל נקודה.
   • רגעים שאולי תרצו להאט (כגון הצגת מידע חדש או מסובך).
   • מקומות טבעיים במצגת שלך כאשר אתה יכול להשהות, למשל לאחר הצגת כל נקודה באסטרטגיית מכירה של שלוש נקודות. זה נותן למשתתפים זמן לתת למידע לשקוע פנימה.
3. ציין את הנקודות העיקריות במצגת שלך. השתמש בביטויי מפתח כדי לתאר את הנקודות העיקריות בשיחה שלך. זה יכול להיות קשה לעקוב אחר מצגות בעל פה, אך "תמרורים" אלה עוזרים לקהל שלך לעקוב אחר הטקסט. ביטויים טובים להדגשה הם:
   • "המשך ..." (כדי להציג נקודה חדשה).
   • "כמו שאמרתי קודם ..." (כדי להזכיר לקהל את הנקודה העיקרית שלך).
   • "לעטוף את הדברים ..." (להודיע ​​להם שסוף הטקסט שלך מתקרב).
   • ספרו לאנשים מתי אתם הולכים לענות על שאלות. אתה יכול לומר, "שמור את השאלות שלך עד לאחר המצגת, ואז אענה עליהן.
4. צור עזרים חזותיים כדי להדגיש את הנקודות החשובות ביותר. להרכיב מצגת מצגת פשוטה. השתמש במצגת כדרך להדגיש נקודות חשובות, ולא להסביר אותן בפירוט. אחרת, הקהל שלך יצפה בשקופיות במקום לשים לב למה שאתה אומר.
   • השתמש רק בכמות קטנה של טקסט או תמונות בכל שקופית. לדוגמא, אם אתה מתווה שלוש יעדים לארגון שלך לשנה הקרובה, צור שקופית שכותרתה "יעד 1: הגדל את החברות ב -10%".
   • זה מספיק מידע כדי להזכיר לקהל את הנקודה שברצונך להעלות, אך לא עד כדי כך שמפחית את תשומת ליבם.
5. אינטראקציה עם הקהל שלך. כלול הפסקות במצגת שלך, שאל שאלות ועודד אנשים לשאול שאלות אם הם זקוקים להבהרה לגבי אחת מהמצגות. אתה יכול גם לפנות ישירות לאנשים בקהל, על ידי שמם או על ידי הסתכלות בעיניים. זה עוזר להפוך את המצגת למרתקת יותר, לרתום את הקהל ולהגדיל את כמות המידע שהם יכולים להפיק מהשיחה שלך.