תוֹכֶן

• לדרוך
• שיטה 1 מתוך 2: סקירה אוטומטית
• שיטה 2 מתוך 2: קבוצה ידנית של נתונים
• טיפים
• אזהרות

ל- Excel יש כמה פונקציות שימושיות באמת, אם אתה יודע היכן למצוא אותן. השימושים הקלים ביותר ללמוד הם קיבוץ וסקירה, שיכולים למזער כמויות גדולות של נתונים ולהקל על ההתמודדות עם גיליונות אלקטרוניים מורכבים. בצע את הצעדים הבאים כדי לנצל את קיבוץ הנתונים בגירסאות חדשות יותר וותיקות של Excel.

לדרוך

1. פתח את הקובץ שאיתו אתה רוצה לעבוד. קיבוץ מאוד שימושי להפיכת טבלאות גדולות לניהול יותר מבחינת הגודל והמצגת, אך לפשטות, אנו משתמשים בגיליון אלקטרוני קטן לצורך הדגמה זו.
2. לך ל נתונים. בגרסאות חדשות יותר של Excel זה חלק מהסרט. אם יש לך גרסה ישנה יותר, לחץ עליה נתונים תפריט נפתח.

שיטה 1 מתוך 2: סקירה אוטומטית

1. לך ל נתונים > הַקבָּצָה > סקירה אוטומטית. בגירסאות ישנות יותר של Excel, עבור אל נתונים> סקירה כללית> סקירה אוטומטית.
   • Excel מחפש נתונים הנמצאים ביחידות לוגיות בעת קיבוץ (למשל כותרות בהתחלה וסיכומי הנוסחה בסוף), בוחר אותן ונותן לך אפשרות למזער אותן. כאשר Excel מציין שלא ניתן ליצור סקירה אוטומטית, זאת מכיוון שאין נוסחאות בגיליון האלקטרוני. במקרה כזה, עליך לקבץ את הנתונים באופן ידני (ראה קבוצה ידנית של נתונים).
2. צפה בסקירה הכללית האוטומטית של הגיליון האלקטרוני שלך. תלוי במורכבות ובפריסה של הגיליון האלקטרוני שלך, תגלה שהחלקים הבודדים של הנתונים שלך מחולקים לקבוצות, המסומנים בסוגריים מרובעים בחלק העליון והשמאלי של טווח התאים שלך. גליון העבודה לדוגמא פשוט מאוד ומקובץ במקום אחד בלבד.
   • בסקירת הדוגמה, הנתונים בין השורה הראשונה (הכותרת) לשתי השורות האחרונות (המכילות את שתי הנוסחאות) מקובצים אוטומטית. תא B7, למשל, מכיל נוסחת SUM.
     
     
     
     
   • לחץ על הלחצן [-] כדי למזער קבוצת נתונים .
     
     
     
     
   • תסתכל על הנתונים שנותרו. זה בדרך כלל מידע חשוב שמקנה למשתמש בגיליון האלקטרוני אפשרות להעמיק בפרטים או לא, מה שמקל על הפיקוח על הגיליון האלקטרוני.
     
     
     
     
3. הסר את הסקירה האוטומטית אם תרצה בכך. אם Excel פירש נתונים שגויים ואינך מרוצה מהתוצאות, תוכל למחוק את הסקירה הכללית שוב על ידי מעבר אל נתונים > בטל קבוצה (אוֹ סקירה כללית) ואז סקירה ברורה לבחור; מנקודה זו תוכלו לקבץ ולבטל קבוצה ידנית של נתונים (ראו שיטה למטה). אם הסקירה האוטומטית זקוקה רק לכמה שינויים, תוכלו לחסוך לעצמכם זמן על ידי ביצוע התאמות קטנות.

שיטה 2 מתוך 2: קבוצה ידנית של נתונים

1. בחר בתאים שברצונך למזער. במקרה זה, אנו רוצים להציג רק את הכותרות ואת הסכום הכולל לאחר מזעור הנתונים, ולכן אנו בוחרים את כל מה שביניהם.
2. לך ל נתונים > הַקבָּצָה > הַקבָּצָה . לגירסאות ישנות יותר של Excel, עבור אל נתונים > סקירה כללית > הַקבָּצָה.
3. כשתתבקש, בחר שורות אוֹ עמודות. בדוגמה זו אנו רוצים לכווץ את הנתונים בצורה אנכית ולכן אנו בוחרים שורות.
4. הצג את החלק של הנתונים שקובצו. כעת הוא מסומן בסוגר מרובע לאורך הצד השמאלי או בחלק העליון של התאים.
5. לחץ על הלחצן [-] כדי למזער.
6. בחר וקבץ קטעים אחרים לפי הצורך. הרחב את הבחירה הנוכחית במידת הצורך (על ידי לחיצה על [+]), ואז חזור על שלבים 1 עד 4 כדי ליצור קבוצות חדשות. בדוגמה זו אנו הולכים ליצור תת-קבוצה חדשה בתוך הקבוצה הראשונה, ללא סכומי המשנה, לכן אנו בוחרים את כל התאים בין הכותרות לסיכומי המשנה.
   • בדוק את החלק של הנתונים המקובצים.
     
     
     
     
   • למזער את הקבוצה החדשה ולשים לב להבדל במראה החיצוני.
     
     
7. לביטול קבוצה של קטע: בחר קטע זה באמצעות מקש Shift ועבור אל נתונים > בטל קבוצה > בטל קבוצה. בגירסאות ישנות יותר של Excel, עבור אל נתונים > סקירה כללית > בטל קבוצה
8. כדי לבטל קבוצה של הכל, עבור אל נתונים > בטל קבוצה (אוֹ סקירה כללית) > בטל קבוצה.

טיפים

• לעתים קרובות, התכונה AutoView אינה פועלת בדיוק כפי שתרצה. סקירה ידנית - כלומר יצירת סדרה של קבוצות - לפעמים פשוטה וממוקדת יותר בנתונים בגיליון האלקטרוני שלך.
• אינך יכול להשתמש בפונקציה זו אם גליון העבודה משותף.

אזהרות

• השתמש בקיבוץ לֹא אם ברצונך לשמור את קובץ ה- Excel כדף HTML.
• השתמש בקיבוץ לֹא אם ברצונך לאבטח את גליון העבודה; המשתמש לא יוכל להרחיב או לכווץ את השורות!