תוֹכֶן

• לדרוך
• חלק 1 מתוך 3: יצירת מיקוד
• חלק 2 מתוך 3: קביעת אסטרטגיות עבודה יעילות
• חלק 3 מתוך 3: שינוי אורח החיים שלך
• טיפים

בעולם של ימינו, ההתמודדות עם עומס העבודה היא באמת קשה מאוד. כל מי שהיה לו עבודה במשרה מלאה יודע שיום עבודה ממוצע לא תמיד מספיק כדי להשיג את כל מה שאתה צריך לעשות.עם זאת, ניתן לשפר משמעותית את התפוקה על ידי טיפוח הרגלים שהופכים אותך ליעיל יותר. עובד יעיל מנצל את המקסימום מכל דקה ביום, כאשר קודם כל מתמקדים במשימות החשובות ביותר. להיות יעיל יותר בעבודה לא רק יגדיל את הפרודוקטיביות שלך ויצבור נקודות עם הבוס - זה גם יגרום לך להרגיש שהשגת משהו, מרוצה שהיה לך יום עבודה מלא ופורה.

לדרוך

חלק 1 מתוך 3: יצירת מיקוד

1. ספק מקום עבודה נקי ומאורגן. יעילות בעבודה יכולה לפעמים להיות קלה כמו לנקות את העומס בסביבת העבודה שלך. מקום עבודה מסודר הוא מקום עבודה שיכול לעכב את התפוקה שלך. אם אתה כל הזמן מתקשה למצוא כלים או מסמכים ספציפיים בערמת העומס, אתה מבזבז את עבודתך ברצינות. שמור על פריטים שאתה משתמש בהם כל יום רק בהישג יד - כל השאר צריך להיות מאוחסן במקום שהוא לא יפריע, "אך גם" נמצא במהירות.
   • אם אתה עובד במשרד, סדר את שטח המשרד והשולחן כך שתוכל למצוא במהירות ובקלות את מה שאתה צריך כדי לעבוד. אם אתה לא עובד במשרד, אותם עקרונות עדיין חלים. לדוגמא, אם אתה עובד בחנות אופניים, שמור על הכלים שלך נקיים ומסודרים כדי שתוכל למצוא אותם מיד כשתצטרך. כמעט כל סביבת עבודה מרוויחה מהשמירה על ניקיון ומסודר.
   • עובדי משרד ואנשים אחרים המתמודדים עם מספר רב של מסמכים צריכים ליצור מערכת קבצים הגיונית ומסודרת. שמור על מסמכים שבהם אתה משתמש לעיתים קרובות. אחסן מסמכים אחרים בסדר אלפביתי או בסדר לוגי אחר.
2. עקוב אחר מקום העבודה שלך. ודא שיש לך תמיד את הכלים והמשאבים הדרושים כדי לבצע את העבודה שלך. במשרד פירוש הדבר הוא דברים כמו אגרופי חורים, מסירי מצרכים, מחשבונים וכו '. מחוץ לסביבה משרדית הכלים שונים מאוד, אך העקרונות הבסיסיים זהים - ודא שיש לך את כל מה שאתה צריך כדי להגיע לעבודה. מדענים העובדים עם יישומים גרפיים מורכבים וכן מהנדסים העובדים עם מפתח ברגים נהנים מכלים מוכנים לשימוש.
   • וודאו שהכלים שלכם מטופחים. כלי חיוני אחד שמפסיק לעבוד עלול לשבש את זרימת העבודה שלך, במיוחד אם אתה לא יכול להמשיך בלעדיו! חסוך זמן בטווח הארוך על ידי ניקוי ותחזוקה שוטפת של הכלים שלך.
3. הכינו לוח זמנים ברור. אם אתה רגיל לטוס בכל מקום, כל מאמץ לתכנן את היום שלך עשוי להגביר את היעילות שלך. כדי לשמור על לוח זמנים אפקטיבי באמת, יהיה עליכם להגביל את עצמכם לסדר יום מקיף "אחד" (אולי בתוספת לוח שנה אחד במשרד או בתא שלכם למטרות ארוכות טווח). אל תסבך את עבודתך שלא לצורך על ידי שמירה על יותר מתזמון אחד או שמירת אוסף עצום של פתקים שתפסיד בהכרח. אתה רוצה להיות מסוגל להסתכל על מקום ספציפי "אחד" כדי לראות מה לעשות.
   • ארגן כל יום על ידי הכנת רשימת "מטלות". התחל בסדר העדיפויות הגבוה ביותר של היום כדי לוודא שהם מסתיימים. הצב את הדברים הפחות חשובים בסוף הרשימה. התחל בצמרת בראשית יומך. אם אינך מצליח להשלים את הרשימה, נסה לעשות את השאר למחרת.
   • קבעו לוח זמנים ולוח זמנים לפרויקטים החשובים ביותר שלכם והיו מציאותיים לגבי משך הזמן שייקח. אתה לא רוצה להגדיר את עצמך כישלון - עדיף לבקש זמן רב יותר בתחילת הפרויקט, ולא ממש לפני המועד האחרון.
4. בטל הסחת דעת. בסביבות עבודה שונות יש הסחות דעת שונות - בחלק מהעבודות יש עמית מאוד דברן שפשוט לא יעזוב. אחרים עשויים להיות שקטים מעיק, ולהסיח את דעתך אפילו מהצלילים הרכים ביותר. עשה מה שאתה יכול כדי להישאר מרוכז בעבודה שלך. אם העבודה שלך מאפשרת לך להאזין למוזיקה בבטחה, קח איתך נגן MP3. אתה יכול אפילו להדביק פתקים במקום העבודה שלך כדי להבהיר לעמיתים שאתה לא רוצה להיות מופרע. זה אולי נראה גס רוח, אבל זה לא - זו שיטה סבירה ויעילה לגרום לאנשים להשאיר אותך לבד בזמן שאתה עובד. זכרו, תוכלו להתרועע על סיפוק ליבכם בהפסקות וארוחות. הסחת דעת נפוצה "מאוד" היא בילוי באתרי אינטרנט פנאי. מחקר אחד מצא שכשני שלישים מהעובדים מבזבזים מעט זמן "כל יום" לפחות באתרים שאינם קשורים לתפקידם. למרבה המזל, לרוב הדפדפנים יש כלים זמינים להגברת הפרודוקטיביות שיכולים לעזור לך לפתור חסימה בעייתית. אתרים. חפש בתוספי הדפדפן הזמינים "חוסם אתרים" או "עזרת פרודוקטיביות". לפחות תקבל תוצאות חופשיות ויעילות. # * דרכים טובות אחרות למנוע הסחת דעת היא לפקוח עין על השיחות שלך (כדי למנוע שיחות טלפון מיותרות) ולמזער את הנשירה בפגישות.
5. השתמש בהפסקות לענייניך האישיים. באופן מוזר, הפסקות יכולות למעשה "להגביר" את יעילות מקום העבודה שלך במקום להוות מכשול. ראשית, הפסקה מציעה לנוח נחוץ ביותר. בלי זה, אתה עלול להיות עייף יתר, להאט או להאט. שנית, מנוחה נותנת לך הזדמנות "להתמודד" עם הסחות הדעת שלך. השתמש בהפסקות שלך כדי לעשות כל מה שאתה יכול לאהוב את העבודה שלך. האם אתה מוצא את עצמך חולם בהקיץ על בן משפחה שרוצה להתקשר אליך כשאתה באמת צריך לעבוד? התקשר אליהם במהלך ההפסקה שלך והסר את הסחות הדעת שלך!

חלק 2 מתוך 3: קביעת אסטרטגיות עבודה יעילות

1. חלק את האחריות שלך לחתיכות הניתנות לניהול. פרויקטים גדולים יכולים להיות מאיימים - כשהם גדולים מספיק קל לדחות אותם, לבזבז זמן על עבודה מינורית עד שתאלצו להתמודד עם הפרויקט כולו ממש לפני המועד האחרון. כעובד יעיל, עליך לבצע תחילה עבודה חשובה, גם אם המשמעות היא לבצע חלק קטן ממשימה גדולה. זה לא מרגיש שכדאי לעשות חלק קטן ממשימה גדולה שכן זה בכלל לבצע משימה קטנה, אבל זה שימוש חכם בזמנך. תסיים את המשימות החשובות לטווח הארוך שלך מהר יותר אם תעבוד עליהן מעט מדי יום.
   • לדוגמה, אם אתה צריך לתת מצגת גדולה תוך חודש, הגדר מטרה ליצירת סקירה כללית "היום". זה לא נורא זמן רב ולכן זה לא יסיח את דעתך מהעבודה האחרת שלך, אבל זה צעד ראשון חשוב שהופך את שאר התהליך למהיר וקל יותר.
2. הקל על עומסך על ידי האצלת עבודה. אלא אם כן אתה נמצא בתחתית הסולם בתוך החברה, יתכן ויהיה לך אפשרות לחלק משימות חוזרות בעיקר בין אחד או יותר מכפפיך כדי לחסוך לעצמך זמן. אל תתן לכפופים שלך פרויקטים שרק אתה יודע להשלים בצורה מספקת. במקום זאת, אתה נותן להם את המשימות המונוטוניות הגוזלות זמן ומונעות ממך להשתמש בכישרונות שלך לעבודה חשובה יותר. אם אתה מתכוון להאציל את העבודה, אל תשכח לתת לעוזר שלך מועד אחרון ולחזור לזה. היו "תמיד" אדיבים כלפי הכפופים לכם כשהם יעזרו לכם - אם הם מרגישים שאתם מעריכים אותם, הם ירצו לעבוד קשה בשבילכם בפרויקטים עתידיים.
   • אם אתה מתמחה, עובד טירון או מישהו אחר עם מעמד נמוך בחברה, אתה עדיין יכול לנסות להפיץ עבודה מונוטונית במיוחד בקרב עובדים שמתפקדים באותה רמה כמוך (באישורם, כמו גם בהרשאה מהמפקח שלך, כמובן). אם השתמשת בעזרת עמית, תהיה שם גם עבור עמיתך!
   • אם יש לך קשר טוב עם הבוס שלך, אתה יכול אפילו לשאול אם הוא יכול להאציל עבורך חלק מהעבודה לאחרים!
3. שמור על פגישות כמה שיותר צפופות. יש סיבה שכולם שונאים פגישות - על פי סקר משנת 2012, כמעט מחצית מהנשאלים רואים בפגישות את המקור הגדול ביותר לבזבוז זמן בעבודה - אפילו גדול יותר מהזמן שבילה באתרים אישיים ופנאי. פגישות יכולות להיות מכריעות לדיון ביעדים וביסוס חזון לעתיד. אך אם לא נותרים ללא השגחה, פגישות רבות נקלעות לעיתים קרובות מדי לאירועים נפוחים, מבזבזות שעות מזמנך (או במקרים קיצוניים, אפילו ימים) מבלי להחליט על דבר חשוב. להלן מספר טיפים כדי להפוך את הפגישות שלך ליעילות ככל האפשר:
   • צור סדר יום לכל פגישה כדי לנצל את הזמן המוקצב בצורה הטובה ביותר. קבע כמה זמן ניתן להשקיע בזה לכל נושא. היצמד לסדר היום שלך כמיטב יכולתך - אם נושאים אחרים עולים, הציע לדון בהם מאוחר יותר בשיחה אחד על אחד.
   • הזמן כמה שפחות אנשים לפגישה. בכך שאתה מקטין את מספר האנשים שמשתתפים בפגישות למינימום המוחלט, אתה מקטין את הסיכוי שהשיחה תחרוג מהנושאים המוצהרים. זה גם שומר על כל מי שלא בהכרח צריך להיות שם ליד שולחן העבודה שלו.
   • שמור על מצגת שקופיות למינימום. יש ויכוח רב לגבי התועלת של מצגות שקופיות (PowerPoint וכו ') והאם הן עוזרות או מפריעות להפוך את הפגישה ליעילה יותר. הדברים ברורים: אם אתה משתמש בשקופיות / שקופיות במצגת שלך, שמור עליהם כמה שיותר תמציתי ואינפורמטיבי. השתמש בשקופיות כדי להציג תמונות ונתונים שלא ניתן להעביר באמצעות הנאום שלך, אך "לא" כדי להציג את כל תוכן המצגת שלך.
   • לבסוף, כעיקרון כולל, דע מה אתה רוצה להחליט לפני פתיחת הישיבה וקבל את ההחלטה בהקדם האפשרי.
4. דרמה של משרד ניפ נימה. מקומות עבודה יכולים להיות מקומות מלחיצים נורא. כאשר הרוחות מתלקחות, פנה למקור באופן מיידי וישיר. זה יכול להיות שאתה, האדם שאתה מתווכח איתו, או שניכם, צריך לבקש התנצלות מכל הלב. עשו זאת בהקדם האפשרי. אם תיתן לכמה ויכוחים להפוך לטינה, היעילות שלך תיפגע בטווח הארוך מכיוון שאתה מבזבז זמן על הימנעות מחברך זה. חשוב מכך, אתם תרגישו אומללים - אל תתנו לבעיות במקום העבודה להרוס לכם את היעילות "ואת" מצב הרוח!
   • אל תפחד להתקשר למגשר / מגשר. חברות יודעות שוויכוחים ותחושות פגועות הם רעים לתהליך העבודה, ולכן לעתים קרובות הם שוכרים אנשים שהוכשרו במיוחד לפתור סכסוכים. צרו קשר עם משאבי אנוש במקום העבודה שלכם אם אתם חווים תסכול, עצב או פחד בגלל מישהו אחר במקום העבודה.
   • כאשר הכל נאמר ומטופל, אינך צריך להתיידד עם אותו עמית - אתה רק צריך להיות מסוגל לעבוד איתו או איתה. היו מנומסים וטקטיים במקום העבודה, אפילו לאנשים שאתם לא אוהבים.

חלק 3 מתוך 3: שינוי אורח החיים שלך

1. וודא שאתה מנוח היטב. מעייפות מעולם לא שיפרה את איכות עבודתו של האדם. עייפות יכולה להאט את ההפקה שלך, להעמעם את הביצועים שלך, ואם אתה נוטה להירדם, זה יכול לגרום לך למבוכה רצינית במהלך פגישות חשובות. בנוסף, חוסר שינה חמור נקשר למגוון בעיות בריאותיות. אל תירדם ליד השולחן שלך או שלא ישנה יתר על המידה ותאחר לעבודה - נסה לישון לפחות 7-8 שעות בכל לילה כדי לתפקד במיטבך.
   • עייפות במקום העבודה יכולה להיות הסחת דעת קלה במקרה הטוב. במקרה הגרוע, זה יכול להוביל למצבים מאוד לא בטוחים. אם יש לך עבודה שבה חיי אנשים אחרים עומדים על כף המאזניים (למשל, אם אתה בקר תעבורה או נהג משאית), חובה שתשן מספיק.
2. קבל הרבה פעילות גופנית. המדע הראה שמשטר אימונים טוב משפר את מצב הרוח ואת התפוקה שלך. זה נכון במיוחד לגבי עבודות משרדיות בישיבה. אם אתה מבלה את מרבית זמנך בעבודה בישיבה מול מחשב, דאג שתשקיע מעט זמן בתנועה בכל יום - לא רק שיהיה קל יותר לשבת בשקט זמן רב בעבודה, אלא גם יגרום לך מאושר יותר, חד יותר ומוטיבציה יותר.
   • כשאתה מתחיל בשגרת אימונים, נסה לשלב אירובי מתון עם אימוני כוח מסוימים.
3. תישאר חיובי. אם אתה מנסה לשפר את יעילות העבודה שלך, זה יכול להיות מפתה להיות רציני מדי בעבודה שלך. פעמים רבות זה לא רעיון טוב - יתכן שתוכלו לשפר את היעילות שלכם בטווח הקצר, אך אם אתם לעולם לא מרשים לעצמכם כיף בעבודה, זה הופך להיות קל לשרוף, וזה מוביל לעייפות, מתח וחוסר של אנרגיה, חוסר מוטיבציה. נסו להישאר עליזים - אם אתם מרגישים טוב בעבודה, יש סיכוי גבוה יותר שתישארו בעלי מוטיבציה ושאפתנות. עשו דברים קטנים לשיפור מצב הרוח שאינם מפריעים לפרודוקטיביות שלכם - האזינו למוזיקה דרך האוזניות, התמתחו מפעם לפעם, או קחו את המחשב הנייד שלכם לחדר ההפסקה לעוד קצת שקט ושלווה.
   • נצלו את הפסקות הארוחה שלכם בצורה הטובה ביותר - תיהנו מהסיכוי לאכול טוב ושוחחו עם עמיתים איתם אתם מסתדרים.
   • אל תשתה יותר מדי קפה. קפה יכול להיות איסוף נהדר באותם הימים בהם אתה מרגיש שרוף, אך אם תשתה אותו כל יום אתה תהיה תלוי בו ולא תרוויח ממנו יותר.
4. הניע את עצמך. קל יותר לעבוד ביעילות כשיש סיבה טובה לעבוד. אם אתה מתקשה מדי פעם לדחוף את עצמך קדימה, חשוב על הסיבות שהובילו אותך לתפקידך מלכתחילה - יעדי החיים שלך, החלומות שלך והחזון שלך לעצמך. נסה לחשוב על עבודתך כאמצעי למטרה - כאשר "המטרה" היא החזון האידיאלי שלך בחייך. אם אתה נהנה מהעבודה שלך, נסה לחשוב איך העבודה שלך גורמת לך להרגיש - האם אתה מרגיש מוגש וכמו שהשגת משהו אחרי יום עבודה?
   • חשוב על הדברים הטובים שעבודתך מביאה לך. אולי הצלחת לקנות את הבית או את המכונית ההיא בכסף שעשית מהעבודה שלך, או אולי העבודה שלך היא לוודא שילדיך לא רוצים שום דבר. שקול גם את "היתרונות" האחרים של עבודתך - טיפול רפואי ו / או שיניים למשפחתך, למשל.
   • חשוב על ההשלכות של עבודה "לא". על מה תצטרך לוותר אם תאבד את מקור ההכנסה שלך? איך זה ישפיע על המשפחה שלך או על אנשים קרובים אליך?
5. תגמלו את עצמכם. אם הגדלת בהצלחה את יעילות העבודה שלך, חגג - מגיע לך. להיפטר מההרגלים הרעים ולטפח את הרגלים הטובים זה לא קל, אז גמל את עצמך על העבודה הקשה שלך. קח משקה אחרי העבודה ביום שישי, נפגש עם כמה חברים לבילוי לילי, או פשוט שוכב במיטה עם ספר - מה שמשמח אותך אחרי שבוע עבודה ארוך, עשה את זה. תגמול לעצמך מגביר את תחושת ההישג שלך, וזה חלק חשוב בשמירת המוטיבציה שלך גבוהה.
   • התגמול שלך לא צריך להיות גדול או גרנדיוזי ובטח שלא משהו שלא אחראי כלכלית. תגמולים צנועים ומתונים הם הטובים ביותר. שמור את השעון החדש לאירוע מיוחד יותר.

טיפים

יישם מערכת תגמולים מושהית בה אתה מבצע את הפרויקטים הכי פחות מהנים במקום לדחות אותם עד הרגע האחרון. בדרך זו אתה לא מבלה את כל היום בפחד מהפרויקט ומנסה להימנע ממנו. על ידי ביצוע הפרויקט המעצבן תחילה תהיו מרוצים יותר ותוכלו לסיים את היום בצורה נעימה בפרויקטים היותר כיפיים או פחות מלחיצים.