תוֹכֶן

• לדרוך
• שיטה 1 מתוך 2: צור תוכנית לניהול שינוי ארגוני
• שיטה 2 מתוך 2: עקוב אחר שינויים בפרויקט
• טיפים

ישנם שני סוגים של תוכניות לניהול שינויים. אחד מודאג מההשפעה שיש לשינוי על ארגון ומרכך את המעבר. השני מבצע שינויים בפרויקט אחד ומייצר רישום ברור של ההתאמות או השינויים שנעשו במוצר ברמת הפרויקט. שתי התוכניות נועדו לתקשר בצורה ברורה לגבי מה שצריך לעשות כראוי ומדויק.

לדרוך

שיטה 1 מתוך 2: צור תוכנית לניהול שינוי ארגוני

1. הראה את הסיבות לשינוי. ציין גורמים שהובילו להחלטה לשנות, כגון פערי ביצועים, טכנולוגיה חדשה או שינוי בהצהרת המשימה של הארגון.
   • גישה אפשרית אחת היא לתאר את מצבו הנוכחי של הארגון ואת המצב העתידי שתוכנית זו רוצה לחולל.
2. קבעו איזה שינוי לעשות ואת גודלו. תאר בקצרה את האופי הצפוי של תוכנית ניהול השינויים. ציין אם זה ישפיע על תיאורי התפקידים, הנהלים, המדיניות ו / או הארגון המבני. ציין את המחלקות, קבוצות העבודה, המערכות או תחומים אחרים שיעברו שינויים.
3. רשימת התמיכה של בעלי העניין. ציין את כל בעלי העניין המושפעים מהתוכנית, כגון, למשל, הנהלה בכירה, מנהלי פרויקטים, נותני חסות לפרויקטים, משתמשי קצה ו / או עובדים. כתוב לכל קבוצה אם בעל העניין תומך בשינוי.
   • אתה יכול להציג גרף כדי להעביר נתונים אלה בקצרה ובבהירות. ניתן לחלק את הגרפים ל"מודעות "," רמת תמיכה "ו"השפעה" לכל בעל עניין בהתבסס על דירוג גבוה / בינוני / נמוך.
   • במידת האפשר, תוכלו לקיים שיחות אחד על אחד כדי לגייס תמיכה.
4. להרכיב צוות ניהול שינויים. צוות זה אחראי לתקשר היטב עם כל בעלי העניין, לרשום את החששות ולהבטיח שתהליך השינוי יהיה חלק ככל האפשר. בחר אנשים שנהנים מאמינות רבה בחברה ובעלי כישורי תקשורת טובים.
   • צוות זה כולל יוזם של תהליך השינוי מרמת הניהול הגבוהה ביותר. הדגש כי הדבר כרוך בעבודה ממש פעילה להנעת השינויים וכי לא מדובר רק באישור התוכנית.
5. פיתח גישה להכנסת אנשי ההנהלה בארגון. יש חשיבות עליונה לקבל תמיכה ממנהיגי הארגון כדי להפוך את השינוי להצלחה. בקשו מכל אחד מחברי הצוות להעביר משוב על השינוי ועבדו עם כל אדם לקחת תפקיד פעיל בקידום השינוי.
6. הכינו תוכנית לכל בעל עניין. העריכו את הסיכונים והחששות עבור כל בעל עניין, כולל אלה התומכים בשינוי. הורה לצוות ניהול השינויים לפתור חששות אלה.
7. ערכו תוכנית תקשורת. תקשורת היא החלק החשוב ביותר בתוכנית ניהול השינויים. תקשר באופן קבוע עם כל מי שעבודתו מושפעת מהשינויים. הדגש את הסיבות לביצוע השינויים ואת היתרונות הנלווים להם.
   • יש לתת לאינטרסנטים אפשרות לתקשורת דו-כיוונית פנים אל פנים. פגישות פרטיות חשובות מאוד.
   • התקשורת צריכה לבוא מהיוזם המוביל של השינוי, מהמפקח המיידי של כל עובד ומכל דובר נוסף שאמון על בעל העניין. כל תקשורת חייבת להעביר מסר עקבי.
8. גלה מאיפה האופוזיציה. שינויים מובילים תמיד להתנגדות. זה קורה ברמה האישית, אז דברו באופן אישי עם בעלי העניין כדי לברר מדוע. עקוב אחר תלונות כך שצוות ניהול השינויים יוכל לפתור אותן. אלה כוללים במיוחד:
   • לאנשים אין מוטיבציה לשנות או אין תחושת דחיפות
   • אנשים לא מבינים את התמונה הגדולה יותר ומדוע השינויים נחוצים
   • יש חוסר השתתפות בתהליך
   • אנשים אינם בטוחים לגבי תפקידם, תפקידם העתידי או דרישותיהם וכישוריהם
   • ההנהלה לא מצליחה לעמוד בציפיות בנוגע ליישום או לתקשורת של השינויים
9. התמודד עם חסימות. ניתן לטפל בתלונות רבות על ידי תקשורת אינטנסיבית יותר או על ידי שינוי אסטרטגיית התקשורת כך שדיון בבעיות ספציפיות. תלונות אחרות דורשות גישות שונות שניתן לשלב בתכנית שלך או להקצות לצוות ניהול השינויים כדי ליישם אותן. חשוב על איזו מהגישות הללו מתאימה למצב בארגון שלך:
   • לשינויים בתיאורי התפקידים או בהליכים, הפוך את הכשרת העובדים בראש סדר העדיפויות.
   • אם אתם מצפים למעבר מלחיץ או כזה עם מוטיבציה מועטה, ארגנו אירוע או העניקו הטבות לעובדים.
   • אם בעלי המוטיבציה אינם מונעים לשנות, ספק תמריצים.
   • אם בעלי העניין מרגישים לא כלולים, ארגן פגישה לאיסוף משוב ושקול אילו שינויים אתה יכול לעשות בתוכנית.

שיטה 2 מתוך 2: עקוב אחר שינויים בפרויקט

1. הגדר את פונקציות ניהול השינויים. ציין את הפונקציות שיוקצו לפרויקט זה. תאר את האחריות והמיומנויות לכל תפקיד. עליכם לספק לפחות מנהל פרויקט אחד כדי ליישם את השינוי ברמה היומיומית, וכן נותן חסות לפרויקט כדי לעקוב אחר ההתקדמות הכוללת ולקבל החלטות לניהול שינויים ברמה גבוהה.
   • בפרויקטים גדולים בארגון גדול תוכלו לחלק את תפקיד מנהל הפרויקט בין אנשים שונים, כל אחד עם כישורים ספציפיים.
2. חשוב על הקמת ועדה לבקרת שינויים. בפרויקטים של תוכנה יש בדרך כלל ועדת בקרת שינויים המורכבת מנציגים מכל קבוצת בעלי עניין. ועדה זו מאשרת בקשות לשינוי במקום מנהל הפרויקט ומעבירה את ההחלטות לבעלי העניין. גישה זו עובדת היטב בפרויקטים המשתתפים בעלי עניין שונים ופרויקטים שיש להעריך מחדש את היקפם ויעדיהם.
3. קבע נוהל להוצאת בקשות לשינוי. ברגע שמישהו בצוות הפרויקט מצא דרך להתקדם, איך הופכים את הרעיון הזה למציאות? בתכנית זו, תאר את הנוהל שאושר על ידי הצוות. הנה דוגמה:
   • חבר צוות ממלא טופס לבקשת שינוי ושולח אותו למנהל הפרויקט.
   • מנהל הפרויקט מזין את הטופס ביומן בקשות השינוי ומעדכן את יומן זה כאשר הבקשות מבוצעות או נדחותות.
   • המנהל מייעד את חברי הצוות לפתח תוכנית מפורטת יותר ולהעריך את המאמץ הנדרש.
   • מנהל הפרויקט שולח את התוכנית לנותנת החסות לפרויקט לצורך קבלה או דחייה.
   • השינוי מיושם. בעלי העניין מודיעים באופן קבוע על ההתקדמות.
4. צור טופס לבקשת שינוי. יש לכלול את המידע הבא עם כל בקשה ולהוסיף אותו ליומן:
   • תאריך שינוי הבקשה
   • מספר בקשת השינוי, אשר ניתן על ידי מנהל הפרויקט
   • כותרת ותיאור
   • שם, דואר אלקטרוני ומספר טלפון של המגיש
   • עדיפות (גבוהה, בינונית או נמוכה). לתוכניות ניהול שינויים דחופות יש מועדים שונים.
   • מספר וגרסת מוצר (לפרויקטים של תוכנה)
5. הוסף מידע נוסף ליומן השינויים. יומן זה צריך גם לרשום את ההחלטות וביצוען. בנוסף למידע המופיע בטופס בקשת השינוי, עליך לספק מקום למידע הבא:
   • אישור או דחייה
   • חתימת האדם המאשר או דוחה את הבקשה
   • מועד אחרון ליישום השינוי
   • מועד סיום השינוי
6. עקוב אחר החלטות גדולות. בנוסף ליומן השינויים העוקב אחר השינויים היומיומיים, תוכלו גם לרשום את כל ההחלטות העיקריות שמתקבלות. הודות לדוח זה, קל יותר למצוא פרויקטים ארוכי טווח או פרויקטים העוברים שינויים בניהולם. דוח זה יכול לשמש גם בסיס לתקשורת עם לקוחות או אנשי ההנהלה העליונה. בכל שינוי בטווח, בגודל הפרויקט או בדרישות הפרויקט, ברמות העדיפות או באסטרטגיה, עקוב אחר המידע הבא:
   • שקיבל את ההחלטה
   • כשההחלטה התקבלה
   • סיכום הסיבות העומדות מאחורי ההחלטה והליך אכיפתה. הוסף מסמכים הקשורים להליך זה.

טיפים

• בנה אמון ונאמנות גם עם הצוות שלך וגם עם הלקוחות שלך. לעתים קרובות אנשים מרגישים לא בנוח עם שינוי. על ידי העברת המסר שאתה שם את האינטרסים של העובדים שלך בראש, אתה זוכה בתמיכתם.