תוֹכֶן

• לדרוך
• שיטה 1 מתוך 3: בחירת הפורמט הנכון
• שיטה 2 מתוך 3: כתוב את ההודעה שלך
• שיטה 3 מתוך 3: הכן את הדוא"ל שלך לשליחה

אנשים רבים לא ששים לכתוב דוא"ל רשמי. בדרך כלל אתה משתמש בדוא"ל כדי לשלוח הודעות אישיות ובלתי פורמליות. אם אתה צריך לשלוח דוא"ל למורה, מעסיק, לקוח, סוכנות ממשלתית או יעד רשמי אחר, יש כמה הנחיות פשוטות שאתה יכול לעקוב אחריהן. שמור על המסר שלך ברור ותמציתי ופעל לפי סטנדרטים מקובלים של סגנון, טון ועיצוב. ואל תשכח לקרוא ולבדוק את הדואר האלקטרוני שלך לפני שליחתו.

לדרוך

שיטה 1 מתוך 3: בחירת הפורמט הנכון

1. השתמש בכתובת דוא"ל ניטראלית. עדיף להשתמש בכתובת דוא"ל המהווה וריאציה של שמך האמיתי ולא שם משתמש, כינוי או כינוי. כדי ליצור כתובת דוא"ל המורכבת מיותר משמך, ללא מספרים או אותיות נוספות, אתה יכול להשתמש בנקודות ו / או מקפים או מקפים.
   • לדוגמה, כתובת דוא"ל כמו [email protected] לא נראית מקצועית במיוחד. הכתובת [email protected], לעומת זאת, עושה רושם הרבה יותר רציני.
2. היצמד לגופן מקצועי. רוב ספקי שירותי הדואר האלקטרוני אינם מאפשרים לך לבחור בין מספר רב של גופנים וסגנונות פריסה שונים. כך או כך, עדיף להיצמד לסגנון מסורתי בדוא"ל רשמי, עם גופן כמו Times New Roman או Arial. אל תשתמש בגופנים דקורטיביים כגון קומיקס סאנס או אנגלית ישנה. זכור גם את הדברים הבאים:
   • הקלד את הדוא"ל שלך בגודל גופן קריא, כגון גודל גופן 12.
   • הימנע מסגנונות מיוחדים כגון גופנים נטויים, מודגשים או צבעוניים, אלא אם כן השימוש בהם מוצדק בקשר לתוכן ולמטרת הדוא"ל שלך.
   • אל תכתוב את כל הטקסט באותיות גדולות. אם אתה מקליד הכל באותיות גדולות, נראה שאתה צועק על הנמען.
3. בחר נושא קצר ומדויק. בנושא שלך, השתמש במילות מפתח המתארות בדיוק על מה דוא"ל, ולא יותר ממספר מילים. בדרך זו, אתה עוזר למנוע מהקורא להתעלם מההודעה שלך מכיוון שלמייל אין נושא, נושא מעורפל מדי או נושא שמעניק את הרושם שהמייל אינו חשוב.
   • נושאים כמו: "שאלה", "הודעה ממני" או "דוא"ל על נושא חשוב" מעורפלים או מיותרים מדי ולכן חסרי תועלת לחלוטין.
   • מצד שני, נושא כמו "לוח זמנים, רשימת אורחים, העדפות ארוחת צהריים וסקירה על פגישות 12 במרץ", ארוך מדי לטיפול. יתר על כן, כותרת זו מכסה כמה נושאים.
   • כותרת כמו "נזק לפגישה במדרגות הנעות 12 במרץ" היא קצרה וברורה. הוא מצביע את הנמען על נושא עיקרי יחיד והתאריך המקביל.

שיטה 2 מתוך 3: כתוב את ההודעה שלך

1. בחרו ברכה מתאימה. התחל תמיד דוא"ל רשמי עם הצדעה מתאימה. עדיף להתקשר לנמען בשמו (אם אתה מכיר אותם). באופן עקרוני, הצדעה של דואר אלקטרוני רשמי מתחילה תמיד ב"יקר ... ", ואחריו הכותרת (אדוני / גברת), שם המשפחה של האדם ופסיק. אם אתה כבר מכיר את האדם שאליו מופנה הדואר האלקטרוני, אתה יכול להתחיל את ההצדעה ב"יקר ... "ואחריו השם הפרטי.
   • אם אינך יודע את שמו של האדם שאליו פונה כתובת הדוא"ל שלך, השתמש בהצדעה כגון "אדוני היקר / גבירתי", "יושב ראש / דירקטוריון יקר", או במידת הצורך "למי זה נוגע".
   • אל תתחיל את הדוא"ל שלך ב"שלום "," היי "," להתראות "או ברכות מזדמנות אחרות.
2. הציג את עצמך בפסקה הראשונה, במידת הצורך. אם ההודעה שלך מופנית למישהו שאין לך כרגע קשר קיים איתו, כמו לקוח חדש, ראש מחלקת גיוס ובחירה בחברה שאליה אתה רוצה לפנות, או גורם רשמי בעירייה, אמור תחילה מי אתה ומה הסיבה למסר שלך. עשו זאת במשפט או שניים בתחילת הדוא"ל שלכם.
   • לדוגמא, אם ברצונך לשלוח דוא"ל למעסיק פוטנציאלי, תוכל לומר, "שמי אריק ואן ראם. הסיבה לדואר אלקטרוני זה היא שהייתי רוצה להגיש מועמדות לתפקיד העוזר המינהלי המוזכר באתר CarrièreXYZ.nl. "
3. התחל עם המידע החשוב ביותר. לאחר שהצגת את עצמך וסיכמת את הסיבה להודעה שלך, תוכל לעבור לגוף הראשי של הדוא"ל שלך. שים את המידע החשוב ביותר כמעט בראש הדף. באופן זה אתה מגלה כבוד לזמן היקר של הנמען ומבהיר במהירות את מטרת הדואר האלקטרוני שלך.
   • לדוגמא, אם אתה כותב לעובד מדינה בסוכנות ממשלתית, הדבר הראשון שאתה יכול לומר הוא, "שמי אלטה ואן ראם. מצאתי את כתובת הדוא"ל שלך באתר של התביעה הציבורית. אני כותב לך להטיל ספק בזימון שקיבלתי ביום 31 בדצמבר 2009 בקשר להפרת תעבורה. "
4. תגיד איך זה ישירות. בדוא"ל רשמי, אין שום בעיה להיות ישיר, כל עוד אתה נשאר מנומס. על ידי הסתובבות בסבך, אתה משיג רק שתשומת ליבו של הקורא שלך פוחתת, מה שמקשה עליו או עליה לקבוע בדיוק מה אתה רוצה או זקוק לו.
   • לדוגמא, אם אתה שולח דוא"ל למורה, אל תבזבז מקום עם מילויים מיותרים כמו "אני דיאנה פרנססן. האם אתה מכיר אותי? כימיה 221 הוא הנושא החביב עלי כרגע. אני אוהב את האופן שבו ההרצאות מאורגנות. אני תמיד יכול לעקוב אחרי הכל בצורה מושלמת ואני תמיד יודע בדיוק למה לצפות בבחינה. אפרופו בחינות, רציתי לשאול על שבוע הבחינות הבא. "
   • במקום זאת, הרבה יותר ברור לכתוב משהו כמו: "שמי דיאנה פרנססן ואני משתתף איתך בכימיה 221. אני כותב לך עם שאלה לגבי סכסוך אפשרי בזמני הבחינה הקרובים."
5. לשמור את זה קצר. אין כלל סטנדרטי באורך הדואר האלקטרוני שנקבע. עם זאת, עדיף לשמור על אורך מרבי של פני השטח של מסך אחד (של מחשב נייד או מחשב אישי) עבור דואר אלקטרוני.
   • אם הדוא"ל שלך ארוך יחסית, חלק אותו למספר פסקאות קצרות. הכנס שורה ריקה בין שתי פסקאות, במקום להיכנס לכניסה בתחילת כל פיסקה.
6. שמור על שפתך רשמית. אתה כותב דואר אלקטרוני רשמי בהקשר מקצועי ולכן באופן טבעי אתה רוצה לעשות רושם טוב. השתמש במשפטים שלמים וביטויים מנומסים. הימנע מדברים כמו:
   • סְלֶנְג
   • קיצורים או צירים מיותרים
   • סמיילים וסמיילים
   • שפה גסה
   • בדיחות
7. סגור כהלכה את הדוא"ל שלך. מה שחל על ההצדעה חל גם על הסגירה. אתה יכול לסגור דוא"ל רשמי במספר דרכים מקובלות. כלול תמיד את שמך המלא ומיקומך מתחת לסגירה. תלוי בתוכן הדוא"ל שלך, תוכל להשתמש באחת או יותר מהסגירות הבאות:
   • "ממתין לתשובתך, אני נשאר,"
   • 'שלך בקרב לב,'
   • 'בכנות,'
   • 'רב תודות מראש,'
   • "תודה ידידותית,"

שיטה 3 מתוך 3: הכן את הדוא"ל שלך לשליחה

1. הוסף קבצים מצורפים שברצונך לכלול. אם אתה צריך לכלול קבצים מצורפים מסוימים בדוא"ל שלך, אנא רשום אותם בגוף הדוא"ל שלך כדי ליידע את הנמען שיש קבצים מצורפים עם הדוא"ל. היה נחמד לשמור על מספר וגודל הקבצים המצורפים קטן ובחר בסוגי קבצים מסורתיים ותואמים באופן נרחב.
   • לדוגמא, הוסף הערה כגון: "מצורף אני אשלח לך עותק של קורות החיים והתיק שלי בפורמט PDF."
2. בדוק בדוא"ל שלך בזהירות אם יש שגיאות כתיב ודקדוק. אל תסמוך בעיוורון על בודק האיות של ספק שירותי הדוא"ל שלך או תוכנית עיבוד התמלילים שלך. לקרוא את הדוא"ל שלך בקול רם או לבקש ממישהו אחר לבדוק אותו עבורך זו דרך נהדרת לבחור שגיאות הקלדה, שגיאות כתיב או משפטים לא ברורים.
3. וודא שאין מידע סודי בדואר האלקטרוני שלך. זכור תמיד כי דוא"ל אינו מערכת תקשורת מאובטחת ב -100%. זכור כי ניתן לפרוץ שרתי דואר אלקטרוני, או שהנמען יכול, בכוונה או לא, לשתף מידע שלא רצית לפרסם עם אחרים.
   • הימנע מכלילת סיסמאות, מספרי חשבון או מידע חסוי אחר בדוא"ל.