צור תוכנית פעולה יעילה

וִידֵאוֹ: וובינר 10 (דורית שר) - בניית תכנית עבודה יעילה ומחזירת השקעה

תוֹכֶן

לדרוך
חלק 1 מתוך 4: ערוך את התוכנית שלך
חלק 2 מתוך 4: ניהול הזמן שלך
חלק 3 מתוך 4: להישאר עם מוטיבציה
חלק 4 מתוך 4: זיהוי המטרות שלך
טיפים
אזהרות

תוכנית פעולה חזקה מתחילה תמיד עם יעד ברור, חזון או מטרה שיש לך מחשבות. הוא נועד לקחת אתכם מתפקידכם הנוכחי ישירות להשגת המטרה המוצהרת שלכם. בעזרת תוכנית מעוצבת היטב תוכלו להשיג כל מטרה.

לדרוך

חלק 1 מתוך 4: ערוך את התוכנית שלך

רשמו הכל. רשמו הכל כשאתם מבצעים את תוכנית הפעולה שלכם. יתכן שתועיל להשתמש בקלסר עם כמה כרטיסיות כדי לארגן היבטים שונים בתהליך התכנון שלך. כמה דוגמאות לחלקים שונים:
- רעיונות / הערות שונות
- תוכנית יומית
- תוכנית חודשית
- אבני דרך
- מחקר
- מעקב
- אנשים / אנשי קשר מעורבים
דע מה אתה רוצה לעשות. ככל שזה לא ברור מה אתה רוצה לעשות, כך התוכנית שלך פחות יעילה. נסה להגדיר באופן ספציפי מה ברצונך להשיג מוקדם ככל האפשר - רצוי לפני תחילת הפרויקט שלך.
- דוגמה: אתה מנסה לסיים את עבודת המאסטר שלך - למעשה חיבור ארוך מאוד - של 40,000 מילים. עליו להיות מבוא, סקירת ספרות (בה אתה מסתכל בצורה ביקורתית על מחקרים אחרים המשפיעים עלייך, ואתה דן במתודולוגיה שלך), כמה פרקים שבהם אתה מעצב את רעיונותיך בעזרת דוגמאות קונקרטיות ומסקנה. יש לך שנה לכתוב את זה.
היה ספציפי ומציאותי בתכנון שלך. השגת מטרה ספציפית היא רק ההתחלה: עליך להיות ספציפי ומציאותי בכל היבט של הפרויקט שלך - למשל, קביעת לוחות זמנים ספציפיים ובר השגה, אבני דרך ותוצאות סופיות.
- להיות ספציפי ומציאותי בעת תכנון פרויקט ארוך נועד להפחתת מתח באופן יזום שיכול ללוות פרויקטים שתוכננו בצורה גרועה, כגון החמצת מועדים ושעות ארוכות ומתישות.
- דוגמה: כדי לסיים את התזה בזמן, עליך לכתוב בערך 5,000 מילים בחודש, מה שמקנה לך מספר חודשים בסוף ציר הזמן שלך כדי לחדד את הרעיונות שלך. להיות מציאותי פירושו שאתה לא לוחץ על עצמך לכתוב יותר מ -5,000 מילים בחודש.
- אם אתה עובד כעוזר הוראה במשך יותר משלושה חודשים באותה תקופה, זכור כי ככל הנראה לא תוכל לכתוב 15,000 מילים במהלך אותה תקופה, ותצטרך להפיץ את המספר על פני החודשים האחרים.
קבעו אבני דרך מדידות. אבני דרך מציינות שלבים חשובים בדרך שלך להצלחה. אתה עושה בקלות אבני דרך על ידי התחלה בסוף (הגעה למטרה שלך) וחזרה אחורה להיום ולנסיבות הנוכחיות שלך.
- קיום אבני דרך עוזר לך - ולצוות שלך אם רלוונטי - להישאר עם מוטיבציה על ידי פירוק העבודה לגושים קטנים יותר ומתן יעדים מוחשיים כדי שלא תצטרך לחכות שהפרויקט יהיה מוכן להרגיש שהשגת משהו.
- אל תשאיר יותר מדי זמן או מעט מדי זמן בין אבני הדרך - אם הבדל אותם בין שבועיים זה מזה הוכיח שהוא עובד טוב.
- לדוגמא: בעת כתיבת התזה שלך, התנגד לפיתוי לקבוע את אבני הדרך בהתבסס על השלמת הפרקים, מכיוון שהדבר יכול לארוך חודשים. במקום זאת, קבעו אבני דרך קטנות יותר - אולי על סמך ספירת מילים - אחת לשבועיים, ותגמלו את עצמכם כשתגיעו אליהן.
פרקו משימות גדולות לחתיכות קטנות יותר וניתנות לניהול. משימות או אבני דרך מסוימות עשויות להיראות מאיימות יותר לביצוע מאחרות.
- אם אתה מרגיש המום ממשימה גדולה, אתה יכול להפחית את העצבנות שלך ולהפוך אותה להשגה יותר על ידי פירוק לחתיכות קטנות יותר וניתנות לניהול יותר.
- דוגמא: חיפוש הספרות הוא בדרך כלל הפרק הקשה ביותר לכתוב, מכיוון שהוא הבסיס לתזה שלך. כדי להשלים את החיפוש בספרות, עליכם לעשות כמות נכבדה של מחקר וניתוח לפני שתוכלו אפילו להתחיל לכתוב.
- אתה יכול לחלק אותו לשלוש חלקים קטנים יותר: מחקר, ניתוח וכתיבה. אתה יכול אפילו לחלק אותו לגושים קטנים עוד יותר על ידי בחירת מאמרים וספרים ספציפיים לקריאה, וקביעת מועדים לניתוח וכתיבה של מאמרים ספציפיים.
הכינו לוח זמנים. ערכו רשימת משימות שעליכם לבצע כדי להגיע לאבן דרך. רשימה בפני עצמה אינה אפקטיבית - עליך להכניס רשימה זו לציר זמן, המקושר לפעולות ספציפיות ומציאותיות.
- לדוגמה, על ידי חלוקת חיפוש הספרות שלך לגושים קטנים יותר, אתה יודע בדיוק מה לעשות ויכול ליצור לוח זמנים ריאלי למשימות אלה. יתכן שתצטרך לקרוא, לנתח ולתאר מאמר חשוב כל יומיים.
הגדר ציר זמן לכל דבר. ללא לוחות זמנים ומועדים ספציפיים, תפקידך ייגמר וכמה משימות לעולם לא יושלמו.
- לא משנה איזה סוג של פעולות תבחרו לכל שלב בתכנית הפעולה שלכם, חיוני שתקבעו לוח זמנים לכל דבר.
- דוגמה: אם אתה יודע שלוקח לך כשעה לקרוא 2,000 מילים, ואתה קורא מאמר של 10,000 מילים, אתה צריך לתת לעצמך לפחות 5 שעות לסיים את המאמר.
- אתה צריך לאפשר גם שתי ארוחות לפחות, והפסקות קטנות כל שעתיים עד למוח שלך עייף. בנוסף, עליך להוסיף לפחות שעה להתחשב בהפרעות בלתי צפויות.
צור ייצוג חזותי. ברגע שיש לך רשימה של הפעולות שלך וציר זמן מסוים, השלב הבא הוא ליצור איזושהי ייצוג חזותי של התוכנית שלך. אתה יכול להשתמש בתרשים זרימה, בטבלת גאנט, בגיליון אלקטרוני או בכלי עסקי אחר.
- שמור את הייצוג החזותי הזה במרחב נגיש בקלות - אם אפשר אפילו על הקיר ליד שולחן העבודה או חדר העבודה שלך.
סמן דברים. הסרת דברים לא רק גורמת לך להרגיש מרוצה, אלא יכולה להשאיר אותך במסלול כך שלא תשכח את כל מה שכבר עשית.
- זה חשוב במיוחד בעבודה עם אנשים אחרים. אם אתה משתף פעולה עם אנשים אחרים, שקול להשתמש במסמך מקוון משותף כדי שכולם יוכלו לגשת אליו, באשר הם.
אל תפסיק עד שתגיע ליעד הסופי שלך. לאחר שהתוכנית שלך הוקמה ושיתפה עם הצוות (אם רלוונטי) ותוכננו אבני הדרך שלך, השלב הבא הוא פשוט: נקוט בפעולה יומיומית כדי להגיע למטרה שלך.
שנה את התאריך אם תצטרך, אך לעולם אל תוותר על המטרה שלך. לפעמים יש נסיבות או אירועים בלתי צפויים שיכולים להפריע ליכולת שלך לעמוד בזמנים, להשלים משימות ולהשיג את מטרתך.
- אם זה קורה, אל תתייאש - תעדכן את התוכנית שלך והמשיך לעבוד להשגת יעדים והמשיך.

חלק 2 מתוך 4: ניהול הזמן שלך

קבל מתכנן טוב. בין אם מדובר באפליקציה ובין אם בספר, אתה זקוק למתכנן המאפשר לך לתכנן את זמנך בשעות, לכל יום בשבוע. וודא שהוא קל לקריאה וקל לשימוש, או כנראה שלא תשתמש בו.
- מחקרים מראים שעל ידי כתיבת דברים (בעט ונייר), יש יותר סיכוי שתעשה אותם. מסיבה זו, כנראה שעדיף להשתמש במתכנן נייר כדי לתכנן את זמנכם.
הימנע מרשימות מטלות. אז יש לך רשימה ארוכה של דברים לעשות, אבל מתי אתה באמת עושה אותם? רשימות מטלות אינן יעילות כמו לוח הזמנים של המשימות. בעת שימוש בלוח זמנים של משימות, קבע זמן לבצע אותן.
- כשיש לך חסימות זמן ספציפיות בהן אתה עובד (מתכנני יום רבים פשוטו כמשמעו מכילים חסימות זמן מחולקות לפי שעות), תגלה גם שאתה דוחה דברים בתדירות נמוכה יותר, מכיוון שיש לך זמן קצוב בלבד שבו אתה צריך לסיים את העבודה שלך לפני עוברת למשימה המתוזמנת הבאה עוברת.
למד כיצד לחסום זמן. חלוקת הזמן שלכם לבלוקים עוזרת לקבל מושג מציאותי יותר לגבי כמה זמן יש לכם באמת ביום. התחל עם משימות בעלות העדיפות הגבוהה ביותר ואז עבור למשימות עם פחות עדיפות.
- עשו זאת במשך כל השבוע. על ידי ראייה רחבה יותר של כמה ימים יש לך, אתה יכול להפוך את לוח הזמנים שלך לפורה ככל האפשר.
- למעשה, ישנם מומחים שמציעים לקבל לפחות מושג כללי כיצד ייראה החודש כולו.
- יש אנשים שממליצים להתחיל בסוף היום שלך ואז לעבוד אחורה - אז אם אתה רוצה לסיים את העבודה / שיעורי הבית שלך עד השעה 17:00, תכנן חזרה למועד התחלת היום שלך, נניח 7:00.
קבעו זמן להרפיה ולהפסקות. מחקרים מראים שאפילו תזמון הזמן הפנוי שלך יכול לגרום לך להיות מרוצה יותר מחייך. כמו כן הוכח שעבודה בשעות ארוכות (50+ שעות בשבוע) אכן גורמת לך להיות פחות פרודוקטיבי.
- חוסר שינה מפחית את התפוקה שלך. יש לישון לפחות 7 שעות בכל לילה אם אתה מבוגר, או 8.5 שעות בלילה אם אתה נער.
- מחקרים מראים שתזמון "כיבוד אסטרטגי" קטן (במילים אחרות כושר, תנומות קצרות, מדיטציה, מתיחות) משפר את הפרודוקטיביות ואת הבריאות הכללית.
הקדישו זמן לתזמון השבוע שלכם. מומחים רבים מציעים לתזמן זמן לשבת ולתזמן את השבוע כבר בתחילת השבוע. בדוק כיצד תוכל להפיק את המיטב מכל יום כדי להשיג את יעדיך.
- קח בחשבון כל התחייבות בעבודה או חברתית שיש לך; אם אתה מוצא את עצמך בלוח זמנים צפוף, ייתכן שתצטרך להוריד כמה מתוכניות העדיפות הנמוכה שלך.
- זה לא אומר שעליך להוריד פעילויות חברתיות. חשוב לשמור על חברים טובים ולטפח מערכות יחסים טובות. אתה זקוק לרשת תמיכה.
דע כיצד נראית דוגמה ליום מתוזמן. אם נחזור לדוגמא לתזה, יום רגיל עשוי להיראות כך:
- 7:00 בבוקר: קום
- 7.15 בבוקר: ספורט
- 8.30 בבוקר: להתקלח ולהתלבש
- 9.15 בבוקר: הכינו ארוחת בוקר ואכלו
- 10.00 בבוקר: עבודה על תזה - כתיבה (בתוספת 15 דקות הפסקות קטנות)
- 12.15 אחר הצהריים: ארוחת צהריים
- 13.15: דואר אלקטרוני
- 14:00: סקר ומענה לסקר (כולל הפסקות / חטיפים של 20 עד 30 דקות)
- 17:00: להתעטף, לבדוק מיילים, להגדיר את היעדים החשובים ביותר למחר
- 17.45: עזוב את המשרד, ערוך קניות
- 19:00: הכינו ארוחת ערב, אכלו
- 21:00: הרגע - השמע מוסיקה
- 22:00: התכונן ללכת לישון, לקרוא במיטה (30 דקות), לישון
לא כל יום צריך להיראות אותו דבר. ניתן לחלק משימות על רק יום אחד או יומיים בשבוע - לפעמים זה אפילו שימושי לחלק משימות כך שתוכלו לחדש אותן עם נקודת מבט חדשה.
- לדוגמא: אולי אתה כותב ועושה מחקר רק בימי שני, רביעי ושישי, ובימי חמישי אתה מחליף את הכתיבה בלימוד נגינה בכלי נגינה.
נקבע זמן לבעיות בלתי צפויות. חסום זמן נוסף מעט למקרה שיש לך יום עבודה איטי או זמן השבתה לא צפוי. כלל אצבע טוב הוא לתת לעצמך פעמיים את הזמן שאתה מצפה למשימה לקחת - במיוחד כשאתה רק מתחיל.
- כאשר אתה מרגיש יותר נוח עם המשימות שלך או שיש לך מושג טוב כמה זמן משהו ייקח אתה יכול לחסוך את הזמן שלך, אבל זה תמיד רעיון טוב לשמור לפחות חיץ קטן.
היו גמישים וזהירים עם עצמכם. התכונן להתאים את לוח הזמנים שלך בזמן שאתה עובד, במיוחד אם אתה רק מתחיל. הכל חלק מתהליך הלמידה. יתכן שתועיל לחסום את זמנך בעיפרון.
- ייתכן שתמצא את זה שימושי לרשום במשך שבוע-שבועיים מה שאתה עושה מדי יום במתכנן. זה יעזור לך לקבל מושג כיצד אתה מבלה את הזמן וכמה זמן כל משימה דורשת.
עבור במצב לא מקוון. הגדירו זמנים קבועים ביום שלכם כאשר אתם בודקים את הדואר האלקטרוני שלכם או את המדיה החברתית. היה קשה עם עצמך כיוון שאפשר לאבד שעות לבדוק פה ושם אחת לכמה דקות.
- זה כולל כיבוי הטלפון במידת האפשר - או לפחות לזמנים מסוימים שבהם אתה באמת רוצה להתמקד בעבודה שלך.
עשה פחות. זה קשור למצב לא מקוון. גלה מהם הדברים החשובים ביותר בימיך - אלה שעוזרים לך להשיג את המטרות שלך, והתמקד בהם. תן פחות עדיפות לדברים הפחות חשובים שמפרקים את היום שלך: מיילים, ניהול חסר מחשבה וכו '.
- יש מומחה שממליץ לא לבדוק את המיילים שלך לפחות בשעה הראשונה או שעתיים ביום שלך; בדרך זו אתה יכול להתמקד במשימות החשובות שלך מבלי להסיח את הדעת מדברים עליהם דוא"ל עוסק.
- אם אתה יודע שיש לך הרבה משימות קטנות לעשות (למשל דוא"ל, ניהול, ניקיון מקום העבודה שלך), קיבץ אותם יחד בבלוק זמן בלוח הזמנים שלך, במקום לאפשר ליום שלך להיפרד או לעכב אחרים. משימות חשובות שעשויות לדרוש ריכוז רב יותר.

חלק 3 מתוך 4: להישאר עם מוטיבציה

להיות חיובי. להישאר חיובי הוא מהותי להשגת המטרות שלך. תאמין בעצמך ובאנשים סביבך. התמודד עם מחשבות שליליות בהצהרות חיוביות.
- מלבד היותך חיובי, אתה מרוויח גם מלהקיף את עצמך באנשים חיוביים. מחקרים מראים שעם הזמן תאמצו את ההרגלים של האנשים שאיתם אתם מבלים את רוב זמנכם, אז בחרו את החברה שלכם במודע.
תגמלו את עצמכם. חשוב לעשות זאת בכל פעם שתגיע לאבן דרך. תנו לעצמכם תגמולים מוחשיים - למשל, ארוחת ערב נחמדה במסעדה האהובה עליכם כשמגיעים לאבן הדרך הראשונה של שבועיים, או עיסוי גב למשך חודשיים.
- יש מומחה שמציע לתת לחבר כסף ולהגיד לו לא לתת לך את זה עד שתשלים משימה לפני פרק זמן מסוים. אם אתה לא מסיים את המשימה, חבר שלך יכול לשמור על הכסף.
ספק רשת תמיכה. חשוב שהחברים והמשפחה יהיו לצדך; חשוב גם לבנות מערכות יחסים עם אנשים שמטרותיהן כמוך. כך תוכלו לתמוך זה בזה.
עקוב אחר ההתקדמות שלך. מחקרים מראים כי התקדמות היא המניע החשוב ביותר. אתה יכול לעקוב בקלות אחר ההתקדמות שלך על ידי סימון המשימות ביומן שלך.
לך לישון בזמן וקום מוקדם. כשאתה מסתכל על לוחות הזמנים של אנשים מאוד פרודוקטיביים, אחוז גדול מתחיל את יומם מוקדם. לאנשים האלה יש גם שגרת בוקר - לעתים קרובות זה משהו שהם מצפים לו לפני שהם הולכים לעבודה.
- דרכים חיוביות להתחיל את היום כוללות פעילות גופנית כלשהי (ממתיחות קלות ויוגה ועד שעה בחדר הכושר), אכילת ארוחת בוקר בריאה וכתיבה ביומן למשך 20-30 דקות.
תן לעצמך זמן. לקחת הפסקות הוא הכרחי כדי להישאר עם מוטיבציה. אם אתה תמיד עובד, בסופו של דבר אתה תהיה מותש. לקחת הפסקות היא דרך יזומה להימנע ממיצוי ואיבוד זמן שאינך רוצה להפסיד.
- דוגמה: התרחק מהמחשב, כבה את הטלפון, פשוט שב בשתיקה ולא עושה כלום. כשאתה מקבל רעיונות, רשום אותם במחברת; אם לא, תהנה שלא תצטרך לעשות כלום.
- דוגמא: מדיטציה. כבה את הטלפון שלך, כבה את ההודעות והגדר טיימר למשך 30 דקות או כמה זמן שאתה יכול להרשות לעצמך. פשוט שב בשקט ונסה לרוקן את הראש. כשאתה מבחין במחשבות, אתה יכול לתייג אותן ולשחרר אותן - למשל, כשאתה חושב על העבודה שלך, אמור לעצמך "עבוד" ושחרר אותה. המשך לעשות זאת כל עוד מתעוררות מחשבות.
לַחֲזוֹת. עכשיו קח כמה דקות לחשוב על המטרה שלך ואיך זה מרגיש להשיג אותה. זה יעזור לך לעבור את התקופות הקשות שעשויות לבוא יחד עם השגת המטרה שלך.
דעו שזה לא קל. לעתים רחוקות קל להשיג דברים ששווים את זה. יתכן שתצטרך לפתור הרבה בעיות או לעבד כמה דברים כשאתה ממשיך למטרה שלך. קבל אותם בבואם.
- גורואים רבים שמפארים את החיים בימינו ממליצים לך לקבל מצוקה כאילו בחרת בהם בעצמך. במקום להילחם או להתרגז, קבל אותם, למד מהם, והבין כיצד להשיג את מטרתך בהתחשב בנסיבות המשתנות.

חלק 4 מתוך 4: זיהוי המטרות שלך

כתוב מה ברצונך להשיג. עשו זאת ביומן או במסמך טקסט. זה שימושי במיוחד אם אתה לא בטוח מה אתה רוצה לעשות ופשוט יש לך תחושה לגבי זה.
- ניהול יומן באופן קבוע הוא דרך טובה להישאר קרוב לעצמך ולהתעדכן במה שאתה מרגיש. אנשים רבים טוענים שכתיבה עוזרת להם להבהיר מה הם מרגישים ומה הם רוצים.
תעשה את המחקר שלך. ברגע שיש לך מושג מה אתה רוצה לעשות, התחל לחקור. בחינת יעדיכם תעזור לכם למצוא את הדרך הטובה ביותר להשיג אותם.
- פורומים מקוונים כמו Reddit הם מקום טוב למצוא דיונים ברוב הנושאים - במיוחד אם אתה רוצה חוות דעת של מקורב בקריירה ספציפית.
- דוגמה: כשאתה כותב את התזה שלך, אתה מתחיל לתהות מה בסופו של דבר תעשה איתה. קרא מה אחרים עשו באותו חינוך כמוך. זה יכול אפילו לעזור לך לפרסם את עבודת הגמר שלך או למצוא הזדמנויות אחרות לקידום הקריירה שלך.
שקול את האפשרויות שלך ובחר באפשרות המתאימה ביותר למטרתך. כשתבצע את המחקר שלך, יהיה לך מושג איך נראים כל נתיב ותוצאה. זה אמור להקל עליך לבחור את הנתיב העונה בצורה הטובה ביותר על מטרתך.
היו מודעים לדברים שיכולים להשפיע עליכם המתאימים להשגת מטרתכם. זה כולל להיות מודע לדברים שיכולים לעכב אותך מלהגיע למטרה שלך - במקרה של כתיבת עבודת הגמר שלך, זה יכול להיות תשישות נפשית, היעדר מחקר או אחריות בלתי צפויה בעבודה.
להיות גמיש. המטרות שלך יכולות להשתנות תוך כדי עבודה כלפיהם. תנו לעצמכם מקום, וכתוצאה מכך יעדיכם יתפתחו. עם זאת, אל תוותרו כאשר הולך קשה. יש הבדל בין לאבד עניין ולאבד תקווה!

טיפים

אתה יכול ליישם את אותן טכניקות תכנון וזיהוי יעדים על מטרות ארוכות טווח, כמו בחירת קריירה.
אם אתה חושב שתזמון הזמן שלך נשמע משעמם, שקול זאת: לתזמן את הימים ואת השבועות שלך, ואפילו את החודשים שלך מראש, יחסוך לך החלטות תכופות לגבי המשך הפעולה. זה משחרר את דעתך, הופך אותך ליצירתי יותר וממוקד יותר בעבודה החשובה.