מְחַבֵּר:
Carl Weaver
תאריך הבריאה:
21 פברואר 2021
תאריך עדכון:
1 יולי 2024
תוֹכֶן
סדר יום הוא רשימה מפורטת של נושאים שיטופלו בפגישה או בישיבה. זהו חלק בלתי נפרד מתכנון וניהול פגישות, שכן הוא מתאר את מטרת הפגישה והנושאים שיש להתייחס אליהם, מפרט את הדוברים וקובע את הזמן לכל נושא שיש לשקול. אם אתה צריך לתזמן פגישה, אסוף את כל המידע הדרוש לך וסדר אותו בצורה מובנית על סדר היום. הטיפים הבאים יעזרו לך לעשות את זה נכון.
צעדים
שיטה 1 מתוך 1: קביעת סדר היום
1 הודע מראש לכל המשתתפים על המפגש.- אתה יכול לשלוח להם מיילים, או להפיץ הודעות שירות בצורה מודפסת.
- כלול את התאריך, השעה, המקום והמטרה של הפגישה.
- שאל את הנמענים לתשובה. הודע להם שכל מי שמזמין הזמנות חייב להתייצב לפגישה.
2 בקש מכל משתתף ליידע אותך מראש על איזה נושא הוא מתכוון לדון בפגישה.- בקשו מכל עמית לתאר את מהות ופרטי הנושא שהם רוצים להתייחס אליו בפגישה, כך שתוכלו לשים אותו נכון ומדויק על סדר היום.
- ציין כמה זמן ייקח למשתתף לשקול את שאלתו.
3 רשום את כל הנושאים שעל סדר היום.- ערוך טבלה בת שלוש עמודות עם הכותרות "פריט סדר יום", "מגיש" ו"זמן לדיון ".
- רשום את הנושאים הנדונים לפי סדר הופעתם, רלוונטיותם או חשיבותם.
- כתוב תיאור קצר של כל נושא שמספק כל מגיש.
- בכותרת כלול את פרטי הפגישה - התאריך, השעה והמיקום, המטרה והמשך.
4 בדוק עם כל מגיש אם הוא מסכים עם קו הדיבור שלו והזמן המוקצב לשאלתו.
5 תקן את סדר היום לפי הצורך.
6 שלח העתקים מסדר היום המאושר לכל משתתפי הישיבה. עשו זאת מבעוד מועד כדי שיוכלו לסקור את התוכן ולהתכונן לפגישה. יומיים אמורים להספיק.
טיפים
- אם תקבל בקשה לכלול פריט בסדר היום שאינו קשור לנושא הפגישה, הזמין את המנחה לשקול את הנושא בישיבה הבאה.
אזהרות
- הקצה מספיק זמן לכל מגיש להציג את הנושא שלו. שים לב ללקוחות הפוטנציאליים שלך ואל תנסה לכלול יותר מדי מידע בפגישה אחת. זכור כי ייתכן שלמשתתפים יש שאלות או ירצו לדון בנושאים נוספים.
