כיצד לכתוב דו"ח אירוע

תוֹכֶן

צעדים
חלק 1 מתוך 3: בנה את דו"ח האירוע שלך
חלק 2 מתוך 3: מצא את החומר המתאים לדוח שלך
חלק 3 מתוך 3: נגיעות אחרונות לכתיבת דו"ח אירוע
טיפים
מה אתה צריך

אולי אתה צריך לכתוב דוח על האירוע ולקבוע עד כמה הוא הצליח ולהשוות את התוצאות למטרות. הדבר חשוב על מנת שהאנשים או החברות המארחים את האירוע יוכלו להבין האם עליהם לשנות משהו. ישנן דרכים להפוך את דוח האירוע שלך למוצלח יותר. זה חשוב אם אתה עומד לקיים אירוע אחר!

צעדים

חלק 1 מתוך 3: בנה את דו"ח האירוע שלך

1 קבע את הסגנון והפורמט של המצגת שלך לקהל ספציפי. ניתן לתפור, לסגור דוחות אירועים, לשלוח בדואר אלקטרוני בפורמט PDF, לבצע באמצעות מצגת PowerPoint ועוד.
- הקפד לבנות את דו"ח האירוע שלך לפי קטע. כדאי להשוות את תוצאות האירוע ליעדים שהצבתם. סכם את התוצאות העיקריות של האירוע.
- התאם את דו"ח האירוע לצרכים ולתחומי העניין של כל נותן חסות וקהל. שקול את מטרותיהם של נותני החסות. במידה מסוימת, נותני החסות הם קהל המפתח לדוח האירוע שלך. הם רוצים לדעת אם כדאי לתת חסות לאירוע שלכם. אז אל תשכחו לשקול מה הם רוצים לדעת ואילו היבטים באמת חשובים להם.
- כמו כן, הכינו את דו"ח האירוע כך שיעמוד בדרישות הספציפיות של האירוע וייחודיות החסות. אתה לא צריך לכתוב דוח רגיל ואופייני.כדאי לשקול כי הדוח שלך יובא לידיעת הנהלת החברה ומנהלי פיננסים.
2 ארגן את התהליך כך שתקליט את המידע הדרוש לך לאורך כל האירוע. אל תסתמך רק על הזיכרון שלך.
- כתיבת מידע לפני, במהלך ואחרי האירוע תאפשר לכם ליצור דו"ח מפורט יותר ולכן יעיל יותר. זה גם יעזור לך להציג מידע בסדר כרונולוגי.
- להבטיח איסוף נתונים רציף, לגייס אנשים נוספים במידת הצורך (כולל מתמחים פוטנציאליים) למטרה זו. והכי חשוב, אתה לא צריך לחכות עד סוף האירוע כדי ליצור דוח.
3 צמצם את הדוח לנקודות מפתח. הבעיה בכמה דיווחי אירועים היא שהם פשוט מפרטים את סדר האירוע או מתמקדים בהצעות קידום מכירות. אל תעשה זאת. במקום זאת, הדגש על נקודות מפתח בצורה ברורה ואנליטית.
- בחר כמה מאירועי האירוע לפירוט מפורט. חשבו אילו שלושה אירועים יצאו הכי טובים ואילו שלושה היו הכי לא צפויים.
- אל תעמיסו על הדוח שלכם פרטים מיותרים כגון תפריט צהריים או מצגת מפורטת של הדובר הראשי. כדאי להדגיש את מה שחשוב באמת.

חלק 2 מתוך 3: מצא את החומר המתאים לדוח שלך

1 כתוב סיכום של הפרויקט. דו"ח הפעילות צריך להכיל סיכום של הפרויקט, המהווה גרסה מקוצרת של הדו"ח המלא המפורט יותר. קח את קורות החיים שלך כמבוא.
- ניתן ליצור שני דוחות - סיכום פרויקט המיועד לאנשים המתעניינים בתוצאות האירוע ודוח מלא ומפורט יותר למי שרוצה לתת חסות או לארגן אירוע.
- בסיכום הפרויקט, עליך להתמקד בנקודות המפתח ובתוצאות. סיכום הפרויקט צריך להיות קצר - עמוד אחד או שניים. הוא צריך לסכם את פרטי המפתח של האירוע ולכלול פרשנות קצרה של הנתונים.
2 כלול חומר המחשה בדוח האירוע שלך. הרבה יותר יעיל להציג בפני הקהל תרשים המשקף מידע סטטיסטי, במקום לשעמם את הקהל באינספור מספרים ותאריכים.
- אם האירוע כלל מוצר חדש, תוכלו לצרף תמונה שלו. תמונות מהאירוע עצמו יעזרו להמחיש את דו"ח האירוע. נסה לפרסם מודעות חסות באתר שלך כדי לתמוך בדוח שלך. שוב, כל זה לא יכול לחכות עד סוף האירוע.
- יהיה טוב לכלול דוגמאות, רפרודוקציות ודוגמאות אחרות לאתר. דווח על מספר האנשים שקיבלו קופונים מחסויות וכן הלאה. הציעו סיקור של האירוע הן באתר והן מחוץ לאתר בעיתונות, עבור הקהל, עבור נותני החסות.
3 תעד כל סיקור עיתונאי או פרסום. עליך להעריך את מה שפורסם בעיתונות מול המטרות שהצבת.
- התמקד במודעות מודפסות ובמאמרים הכוללים שמות ומודעות נותני חסות, בנוסף לאיסוף מספרים ודירוג מודעות.
- תיעוד פרסומות טלוויזיה, הודעות פומביות, דירוגים ואזכורי חדשות.
- אל תשכח לשים לב למידע ברדיו, הכרזה על מחירונים, ערך הפרסום והקידום, דוחות ביקורת ועוד.
4 הקפד לכלול בדו"ח אזכור של מטרת האירוע. חשוב מאוד לתאם את מטרות האירוע עם התוצאה, לכן אל תשכח לציין מה היו הייעוד והמטרות של הפרויקט.
- תוכל גם לכלול את תוכנית האירוע. עליך לציין גם את משתתפי המפתח באירוע. אל תשכח מהקיצור.
- השקיעו את רוב זמנכם ברישום ודיון בתוצאות המפתח של האירוע והשוואתם ליעדים המפורטים.היו מציאותיים והימנעו מהבהרה על היבטים שלא הצליחו במיוחד.
5 כלול פרטי מימון בדוח האירוע שלך. חשוב לספק דיון מפורט על התקציב לאירוע וכמה הוצא בפועל (או שהושקע בפועל). הקפד להשוות בין עלויות פוטנציאליות לעלויות אמיתיות, והראה מה הלך טוב ומה צריך עוד עבודה.
- עליך לכסות את כל העלויות, כולל פעילויות שיווק וקידום מכירות, פיצויי עובדים ועלויות חסות. חשוב לפתח תקציב מפורט. מנהלי האוצר וההנהלה הבכירה ירצו לראות את העובדות התומכות בתוצאות.
- כלול חישובי הכנסה נטו כגון עמלות, חסויות ודגימות. אך אל תשכח שאתה משווה רווחים לרווחים הצפויים. לעומת מה? שאלה טובה.
6 כלול נתונים סטטיסטיים בעלי משמעות עבור הקורא. אל תיצור דוח שמציג רק מידע שגורם לך להרגיש טוב. יש לציין גם את מספר המבקרים. מומלץ לספק נתונים מדידים.
- נתונים סטטיסטיים רלוונטיים נוספים הם סך המכירות והמבקרים. נתונים מסוג זה מוסיפים אמינות לדוח האירוע שלך. הזן את פרטי המבקר שלך. כלול דמוגרפיה, מספרי ביקורים ומחקר ציבורי (כגון הרגלי קניות).
- דווח על מספר האנשים שהגיבו לקמפיינים של חסות ותרומות לעמותות. תיעוד ההשפעה הכלכלית והשתתפות העובדים.
7 תמכו בנתונים עם אלמנט איכותי. הדו"ח שלך צריך לכלול מידע סטטיסטי, אך אתה גם זקוק לתשומת לב של אנשים על מנת לספק משוב איכותי.
- אסוף משוב מהמשתתפים וחברי הצוות, כך שנתוני ההצלחה והכישלון באירוע לא יגיעו אך ורק מחבר הדוח. כך הדוח שלך ייראה אמין יותר.
- שקול לכלול מחקר עצמאי. הערכת סיקור עיתונאים היא דוגמה אחת שבה ניתן לבצע מחקר עצמאי.
- להעריך את המקום ואת התפאורה. כדאי להקדיש זמן להעריך את המקום ואת ההגדרה מנקודת מבטם של אחרים. דון עד כמה המקום היה מנוצל בכנס, באירוע וכן הלאה.

חלק 3 מתוך 3: נגיעות אחרונות לכתיבת דו"ח אירוע

1 הכינו את הדוח בזמן. נסה ליצור ולפרסם דוח מיד לאחר האירוע. אל תשכח לסמן אירוע זה ביומן שלך. יש אנשים שחושבים שצריך לפרסם את הדוח תוך חודש לאחר האירוע, אך אחרים טוענים שעדיף לעשות זאת תוך מספר ימים.
- בכל פעם שיש מועד אחרון, עליך לדווח בזמן. אולי אתה כותב דוח עבור סוכנות כלשהי שלקוח הזמין. שימו לב לכל הדרישות.
- מה שחשוב הוא שהקהל שלך יצפה לדו"ח עמוק ובזמן. אז קח את הזמן כדי לתקן את זה, אך אל תעכב את התהליך.
2 תקן את הדוח שלך. ודא שדוח האירוע שלך כתוב היטב וללא שגיאות כתיב או סימני פיסוק.
- ודא שהדוח שלך עמוק מספיק. שימו לב לכלל אצבע טוב - "להראות, לא לדבר". המשמעות היא שזה רעיון מצוין לספק דוגמאות ספציפיות לתמיכה בנקודות הכלליות יותר המתוארות בדוח.
- אל תשכח את הקהל שלך וודא שמה שאתה כותב נשמע רשמי ומקצועי. דו"ח אירוע אינו מסמך שגרתי; זהו מסמך חשוב לקביעה אם הפעילות שווה את המשאבים שהושקעו בה, ולכן הדו"ח אמור להישמע משכנע.

טיפים

צלם יותר תמונות ממה שאתה חושב שיהיה צורך.בעת כתיבת הדוח, תעריך את התועלת של עצה זו.
כשאתה אוסף משוב ממארחים ואנשים שתכננו את האירוע, אסור לך לעשות זאת מיד. הם יישארו במקומם גם לאחר סיום האירוע, ראשית עליך לשאול אנשים מההמון; הם יהיו הראשונים לעזוב את האירוע. כמו כן, אל תטריד את המגיש אם הוא עסוק במשהו אחר, אתה תמצא אותו אחר כך ותוכל לשאול על הכל.
בעת איסוף משוב, ערוך שיחה ושאל שאלות באופן טבעי, אז בן שיחתך יספר בכנות מה הוא חושב על האירוע.
אסוף יותר ביקורות ממה שאתה חושב שאתה צריך. אתה תשמח על כך מאוחר יותר.
תמונות טובות מראות מה קרה באירוע כמו גם תגובות של אנשים.
נסה לצלם את התמונה כולה, כולל האנשים והמציג בתמונה אחת, כדי להעביר לקורא עד כמה גדול האירוע.