תוֹכֶן

• צעדים
• טיפים
• אזהרות

פרטי ההתקשרות פשוט אין תחליף לשיתוף פעולה עסקי ותקשורת עסקית. כאשר אתם מקבלים כרטיס ביקור עם פרטי יצירת קשר, טרחו לוודא שהוא יגיע למקום בו תוכלו למצוא אותו בקלות ברגע שיתעורר הצורך. זה לא משנה אם אתה הבעלים של העסק שלך או שאתה פשוט מסתובב הרבה בחוגי עסקים, סידור הדברים בכרטיסי הביקור שתקבל יכול לעזור לך למצוא את האנשים הנכונים הרבה יותר מהר, מה שמצדו יכול לספק לך מכירות גבוהות יותר ועוד כסף בכיסים שלך. להלן כמה רעיונות כיצד ניתן לאחסן את אותם כרטיסי ביקור בצורה מאורגנת.

צעדים

1. 1 תסתכל על כרטיס הביקור מיד לאחר קבלת אותו. קריאת כרטיס ביקור בעיון ומיד לאחר קבלתו היא דרך מצוינת לזכור את שם הבעלים יחד עם פניו. טופס הבקשה והתואר כתובים בדרך כלל גם על כרטיס ביקור, אז הנה עוד רמז שיגיד לך מי זה ומה הוא / היא עושה.
2. 2 יש מקום לשים את כרטיסי הביקור שלך לאחר קבלת אותם. אם אתה לוקח איתך תיק או מחברת לפגישות, אז הקדש להן מקום בו תוכל לשים את כרטיסי הביקור שהתקבלו. בכל מקום שתחליט לשים אותם, בשום מקרה אל תשים אותם בין דפי הפתקים שלך או תכניס אותם לכיס שלך - שם הם בהחלט יאבדו או ישטפו בחפצים שלך.
3. 3 אחסן את פרטי הקשר של אנשים במחשב שלך. כשחוזרים מארוחת צהריים עסקית, יריד או פגישה, הניחו מיד את כל כרטיסי הביקור שתקבלו במקום בטוח. מגירת שולחן או מקום אחר שאנשים אחרים בדרך כלל לא בוחנים בו הוא אידיאלי. ברגע שיש לך זמן, הוצא את כל כרטיסי הביקור שנאספו במגירת השולחן שלך והזן את כל פרטי הקשר מהם ב- Outlook, Excel, Access או אפילו רק ב- Word.
4. 4 צור עמודה "הערות" בכל קובץ המוקדש לכרטיס ביקור אחד. מלא כל מידע שאינו בכרטיס הביקור עצמו: מה עושה האדם הזה, איזה מידע או שיתוף פעולה מבטיח הוא התווה עבורך, מתי נפגשת וכו '.
5. 5 צור סיווג של אנשי קשר עסקיים. חלקו אותם לכאלו מצוינים, פוטנציאליים פחות או יותר, וכאלו שכמעט ואינכם צריכים. לשם כך, תוכל להשתמש במספור, כאשר 1 הוא לסמן אנשי קשר יקרי ערך, 2 - אפשריים ו- 3 - כאלה שאיתם לא סביר להתמודד. תוכל גם להשתמש בקידוד צבעים: ירוק למגעים עסקיים יקרי ערך, צהוב לאנשי קשר פוטנציאליים ואדום לאנשי תקווה בהתאמה. בחר באפשרות נוחה ובלתי נשכחת עבורך, שתאפשר לך לזכור טוב יותר את פרטי יצירת הקשר של השותפים שלך.
6. 6 סדר את פרטי יצירת הקשר של השותפים שלך כך שתוכל למצוא אותם בקלות מאוחר יותר. ניתן לסדר אותו לפי האלף -בית לפי האות הראשונה של שם המשפחה של האדם או לפי האות הראשונה של שם החברה; לפי האות הראשונה של העיר שבה פגשת אדם זה (אם אתה נוסע לעתים קרובות); או בתעשייה בה האדם עובד. כך תוכל פשוט להזין את המידע על האדם הרצוי שאתה זוכר לשורת החיפוש, והמחשב ייתן לך רשימת אנשי קשר העונים על פרמטרי החיפוש שצוינו.
   • תוכנות מחשב מיוחדות רבות, שמטרתן ליצור מסד נתונים של אנשי הקשר שלך, יכולות למיין את אנשי הקשר שלך בכל דרך שתרצה ולהקל עליהן אם אתה זוכר פתאום רק כמה מילות מפתח לחיפוש. אם תשתמש באחת מהתוכניות הללו, תחסוך הרבה זמן במיון ידני של כרטיסי ביקור עם נתונים.
7. 7 אחסן כרטיסי ביקור בצורה המיושנת והטובה. הנח אותם בקובץ כתובת או בעל כרטיס ביקור, הזמין בחנויות לציוד משרדי.
   • הדרך המיושנת הזו לאחסון מידע ליצירת קשר, גם אם זו רק ערימה של כרטיסי ביקור, קשורה בפס אלסטי, היא פוליסת ביטוח טובה לאחסון האלקטרוני שלך במחשב שלך.
   • יהיה עליך להחליט כיצד אתה מעדיף למיין את כרטיסי הביקור שלך: לפי שם, שם חברה וכו '.
8. 8 ברגע שאתה מקבל כרטיס ביקור ממישהו, מיד (תוך מספר ימים לכל היותר) רשום על גבו את המקום בו פגשת את אותו אדם. אז אתה בהחלט לא תשכח את זה. עדיף גם לרשום בקצרה על מה שדיברת עליו, כך שבהמשך, כשצריך ליצור קשר עם אדם זה, תוכל להזכיר לו היכן נפגשת, לשאול מה שלומם של הילדים או להיזכר בכל מה שדברת בו. בפגישה הראשונה.
9. 9 מוּכָן.

טיפים

• אם אתה מקבל הרבה כרטיסי ביקור, שקול לרכוש תוכנה שתאפשר לך למיין אותם ולאחסן אותם. יש סורקי כרטיסי ביקור, כמו גם תוכניות שיכולות לקרוא, לזהות ולבחור את המידע הדרוש לך מתוך כרטיס ביקור מנייר. הם יכולים לחסוך לך כמות עצומה של עבודות הקלדה ידנית של מידע זה במחשב שלך.
• אם אתה צריך לדעת יותר על השותפים העסקיים שלך מאשר רק שמותיהם ומספרי הטלפון שלהם, חפש תוכנה המאפשרת לך לאחסן ולנהל כמויות מידע גדולות על לקוחות או שותפים.
• התחל לפעול במהירות אם הבטחת משהו למכרים החדשים שלך או אם מישהו מעוניין בך ובמטרה שלך.
• אל תתנו לכרטיסי ביקור גולמיים להצטבר. מיין אותם והזן את הנתונים במחשב שלך לפחות פעם בשבוע לפני שאתה שוכח לגמרי את מי פגשת ולמה.

אזהרות

• אם אתה שומר את כל פרטי הקשר של הלקוח או השותף במחשב שלך, זכור לבצע גיבויים קבועים במקרה שהמחשב שלך קורס או שהכונן הקשיח שלך קורס. צור עותק גיבוי של המידע שלך אוטומטי, במידת האפשר.