תוֹכֶן

• צעדים
• עֵצָה
• אַזהָרָה

הוכחת עיסוק (ספציפית מכתב העסקה) הוא מסמך רשמי שנוסח על ידי המעסיק על בסיס בקשת צד ג ', לצורך אישור ההיסטוריה המקצועית של העובד. מעבר דירה. מכתב אישור עבודה נדרש בדרך כלל כאשר אדם זקוק להלוואה בנקאית, נכס להשכרה, הגשת מועמדות לעבודה, או כשיש סיבה אחרת לאישור היסטוריה בקריירה. כשכותבים מכתב אישור עבודה, עליכם להסביר מי אתם, לספק סיכום מדויק של חובות העובד ולתבוע את עיסוקו. יש להציג את כל זה על גבי טופס נייר מכתבים מקצועי; וודא שסיפקת את פרטי הקשר החתימה המלאים שלך. קרא את ההוראות למטה כדי ללמוד כיצד להכין הוכחה מושלמת ומדויקת לעבודה.

צעדים

חלק 1 מתוך 2: הכן להכנת מכתב זיהוי מקצועי

1. 

   
   
   שקול מדוע כתבת את מכתב הזהות שלך. התוכן והנימה שלך יהיו שונים בהתאם לקורא. אם אתה שולח מכתב אישור למוסד פיננסי, הקול שלך צריך להיות מקצועי וגוף המכתב צריך להכיל מידע פיננסי (למשל שכר, עמלה, העלאת שכר או בונוס). לעומת זאת, אם אתה כותב לעובד חדש, גוון הקול שלך צריך להיות ידידותי יותר, ותוכל גם להסיר מידע פיננסי.
   • הבנת המטרה והיקף האישור העסקי שלך תעזור לך לנסח מכתב עם התוכן הדרוש למקבל שלך.

2. 

   
   
   חשוב על מי צריך לכתוב הוכחת עבודה. בדרך כלל, המעסיק, בשם העובד, יכתוב מכתב המאשר את העבודה. במצב זה, סביר יותר שהעובד יפנה אליך, המעביד, ויבקש אישור על העסקה למטרה מסוימת. מצד שני, העובד יכול גם לכתוב כדי לאשר את העסקתו.באותה עת אתה, העובד, תכתוב ותבקש את חתימת המעסיק, או תשנה את תוכן המכתב על פי שיקול דעתו של המעסיק. במידת האפשר, על המעסיקים לכתוב מכתבים מטעם העובדים ואינם צריכים לתת לעובדים לכתוב מכתבים בעצמם.
   • אם אתה מעסיק ועליך לכתוב לעובדים שלך, כדאי שתדע להתאים את התוכן שלך לסטנדרטים שיש לעמוד בהם, כדי שתוכל לשלוט בהודעה במכתב. יחד עם זאת, כמעסיק, העובדה שאתה כותב מכתב לאישור העבודה בעצמך תביא כנות ואותנטיות למכתב. עם זאת, החיסרון הוא שעליך להשקיע זמן בכתיבת מכתבים אלה. בתור מעסיק, רוב הסיכויים שהלוח הזמני שלך עמוס למדי וכתיבת מכתב יכולה לקחת זמן רב. עם זאת, מכתבי אישור הם לרוב קצרים ותמציתיים, כך שלא תצטרכו להשקיע יותר מדי זמן בכתיבת מכתבים, במיוחד אם חוויתם ניסיון דומה בעבר.
   • אם אתה עובד בכתב עצמי, אתה יכול להביע במדויק את המידע שיועבר למקבל מבלי לבזבז זמן על תיאור הרעיונות שלך למעסיק שלך. יחד עם זאת, כתיבת מכתב אישור משלכם תפחית את הלחץ על המעסיק שלכם לגבי משך הזמן הדרוש להם לבלות בכתיבת המכתב (בפרט, כתיבת המכתב בעצמכם תשמח את הבוס. , כי הוא לא צריך לכתוב בשבילך). עם זאת, המעסיק חייב תמיד לחתום על מכתב האישור והם עשויים שלא לקבל את התוכן שאתה מציע. זה ייקח יותר זמן לשכתוב המכתב, או שתאלץ את המעסיק לכתוב לך את המכתב.

3. 

   
   
   אסוף את המידע המבוקש. לאחר שהבנתם מי הקורא ומי יכתוב את המכתב, עליכם לאסוף את כל המידע הדרוש בכדי לכתוב מכתב אישור מלא של העבודה.
   • אם אתה מעסיק, עליך לדבר עם העובד שלך על התוכן שייכלל במכתב, במיוחד המידע הקשור למקבל, מטרת המכתב, הפרטים שייכללו במכתב. תוכן וזמן שליחת המכתב.
   • אם אתה שכיר וכותב לעצמך, יהיה לך את כל המידע שאתה צריך לנסח, אך עליך לשוחח עם מעסיקך מראש על ציפיותיהם ממכתב. עבודה מאושרת. זה יבטיח שאתה כותב את המכתב על פי הסטנדרטים שקבע המעסיק כדי שיוכלו לקבל את תוכן המכתב.
   פרסומת

חלק 2 מתוך 2: כתיבת הוכחת קריירה

1. 

   השתמש בתואר החברה. כאשר אתה מתחיל לכתוב את מכתב האישור שלך, אתה תמיד רוצה להשתמש בנייר המכתבים הרשמי של החברה. אם אתה מעסיק, עליך להכין את שורת הנושא שלך; אם אתה שכיר, שאל את המעסיק שלך אם אתה יכול להשתמש בנייר המכתבים הרשמי של החברה. שימוש בנייר מכתבים רשמי יאמת את המכתב ויגרום למקבל לסמוך על תוכנו.
   • אם אין לך שורת נושא זמינה, תוכל להשתמש במחשב שלך כדי ליצור שורת הודעה זו. על נייר המכתבים לכלול את שם החברה, כתובת, מספר טלפון ומייל של המעסיק. הכותרת אמורה לספק מידע גם על מי שכתב את המכתב (כמו גם על עמדתו) ותאריך כתיבתו.

2. 

   הקלט את פרטי הנמען כמפורט ככל האפשר. אם ידוע לך במיוחד על שם הנמען, שלח אליו הודעה ישירות. אם אינך יודע מי יהיה מקבל ההודעה, כלול את שם הנמען כארגון המבקש, עם כיתוב בגוף ההודעה.
   • לדוגמא, אם אתה יודע את כתובת הנמען ושמו, כתוב אותם ממש מתחת לשורת הנושא ובצע בברכה המתאימה, כגון "יקירתי".
   • אם אינך יודע מיהו הנמען, שלח את ההודעה לחלק המתאים בארגון שלך עם הערה לגבי גוף ההודעה. לדוגמה, כשאתה שולח מכתב למוסד פיננסי כדי שעובד יוכל ללוות כסף, אתה יכול לשלוח מכתב לסניף המקומי שלו עם הערת השוליים הבאה, "הכרה בעבודה עבור קבלת הלוואה. " לאחר מכן השתמש בברכה מתאימה, למשל "אדוני היקר / גברת."

3. 

   הסבירו מי אתם. בפסקה הראשונה במכתב אישור העבודה שלך עליך להסביר מי אתה ומטרת המכתב. המידע הנדרש כולל את תואר תפקידך בחברה, כמה זמן עבדת שם, וכמה זמן למדת להכיר את העובד המוזכר במכתב. גם אם אתה העובד שכותב לעצמך, כתוב כאילו המעסיק כותב לך, שכן הם אלה שיקבלו את תוכן המכתב.
   • לדוגמא, אתה יכול לכתוב: "שמי טראן ואן ב ', אני סגן מנהל מכירות ושיווק בקבוצת ABC. אני עובד בקבוצת ABC במשך 12 שנים ומכיר את העובד הזה. במשך 7 שנים. בשלוש השנים האחרונות אני המנהל הישיר של העובד. "

4. 

   ספק אישור עבודה. הפסקה הבאה במכתב היא סיכום עבודת העובדים בחברה. זה כולל את תאריכי ההתחלה והסיום של העבודה, מיקום העובד בחברה, המשרה העונתית או ארוכת הטווח, והאם העובד עדיין עובד בחברה או לא. במידת הצורך, יש לכלול כאן גם את המידע הכספי של העובד.
   • דוגמה לטקסט מתאים: "אני כותב מכתב זה כדי לאשר את עבודתו של העובד. העובד נמצא בקבוצת ABC מזה 7 שנים, החל מ- 7 בספטמבר 2003. העובד מכהן בתפקיד סגן מנהל מכירות, תפקיד ארוך טווח בקבוצת ABC. העובד נותר כסגן מנהל מכירות בקבוצת ABC החל מיום 7 בינואר 2011. "
   • דוגמה נוספת עשויה להיות כדלקמן: "אני כותב כדי לאשר שהעובד עובד בקבוצת ABC במשך 7 שנים. העובד עובד בקבוצת ABC מ- 7 בספטמבר 2003 ועד 7 בינואר 2011. במהלך עבודתו בקבוצת ABC, תפקיד העובד היה סגן מנהל מכירות. העובד עבד 7 שנים במשרה מלאה בקבוצת ABC בשכר שנתי של 600 מיליון דונג. "

5. 

   סיכום חובות העובד. פסקה זו תתאר את חובות העובדים בארגון שלך. מידע זה יהיה שימושי ביותר בעת כתיבת מכתבי אישור לעבודה לעובדים חדשים המבקשים עבודה חדשה. מכתב האישור אמנם אינו מכתב המלצה, אך לא תהיה בעיה אם תוסיף הערות חיוביות על העובד. המוניטין שלך כמעסיק ישתנה בכיוון חיובי; תוכלו גם לסייע לעובדים במציאת מקומות עבודה חדשים, השכרת נכס או הלוואה מבנק.
   • ניתן לכתוב פסקה זו באופן הבא: "חובות העובדים בקבוצת ABC כוללות: העובד אחראי על מכירת תנורי חימום בצפון. העובד נמצא בתפקיד מנהל ואחראי. האחריות לקידום צוות של שבעה עד תשעה אנשי מכירות העובדים חייבים להבטיח את שביעות רצון הלקוחות, לפתור תלונות של לקוחות ולדווח רבעונית למטה על התקדמות. פיתוח מכירות. "

6. 

   הימנע משיתוף מידע רגיש או לא חוקי אודות עובדים. בארצות הברית, ברוב המדינות יש חוקים שקובעים על מה אתה יכול ולא יכול לדבר במכתב ההפניה שלך ובהצהרות למעסיק הפוטנציאלי שלך. מדינות מסוימות מאפשרות לך לספק מידע רק על עובדים באישור העובד. מדינות אחרות מאפשרות למעסיקים לחשוף כמעט את כל המידע של העובד, בתנאי שהוא מדויק ומסופק בתום לב. לפני שתחשוף מידע רגיש כלשהו, ​​ודא שאתה בודק את חוקי המדינה. תוכלו להתחיל את החיפוש כאן.
   • לדוגמא, החוק במדינת אלסקה מאפשר למעסיק לחשוף מידע אודות ביצועיו של עובד, והמעסיק לא יישא באחריות לטענות כאלה, למעט מי שאינו מעביד חושף בכוונה או ביודעין מידע כוזב או מטעה, או מידע הפוגע בזכויות האזרח של העובדים.
   • דוגמא נוספת היא מדינת קונטיקט, שם מותר למעסיקים לחשוף את כל הטענות העובדתיות והמדויקות.

7. 

   ספק פרטי קשר לנמענים. הפסקה האחרונה במכתב אישור העבודה צריכה לכלול את פרטי הקשר שלך (או של מעסיקך). עליך להציג מידע זה, אלא אם כן למקבל יש שאלות או חששות נוספים. וודא שאישרת שהנמען יכול ליצור איתך קשר.
   • לדוגמא, פיסקת פרטי הקשר עשויה להיראות כך: "אם יש לך שאלות או שאתה זקוק למידע נוסף, אנא צור קשר בטלפון (84-4) 555-5555 או בדוא"ל tranvanb @ ABCCorp.com. "

8. 

   חתמו ושלחו את המכתב. לאחר שתסיים את המכתב, תוסיף את משפט הסיום, תחתום עליו, ואז תחזיר אותו לעובד או תשלח אותו לנמען בעצמך.
   • סיום ב"ברכות ".
   • השתמש תמיד בחתימה רשמית וציין כותרת במכתב.
   • הוסף כל בולים או אישורים שהחברה שלך משתמשת בהם בדרך כלל עבור אותיות כאלה.
   פרסומת

עֵצָה

• יתכן שתצטרך לכתוב על עמדת העובד במקרה שהוא או היא יגיש בקשה לוויזה או גרין קארד כדי להגיע לארצות הברית. יהיה עליך להעמיק בחשיבות העבודה שנעשה על ידי אותו עובד.
• יש חברות שממנות אנשים מסוימים לבצע את פעילות האימות, ואחרות יכולות להיות בעלות תבניות מכתבים מיוחדות שעליך להשתמש בתעודת הזהות שלך. אם יש לך ספק, עליך לפנות למחלקת משאבי אנוש של הסוכנות שלך.
• יש מעסיקים שמבקשים מהעובדים לערוך מכתב ואז לחתום עליו. אם אתה מבקש מעובד לעשות זאת, וודא שאתה קורא בעיון את טקסט המכתב לפני שאתה חותם עליו.

אַזהָרָה

• ספק מידע פיננסי רק אם נדרש מעובד. אם אתה מכתב לאישור עצמי של העובד, אתה יכול להוסיף את המידע הנחוץ לך.
• אל תזכר מידע אישי על העובד, אלא אם כן הוא או היא מאפשרים לך זאת.
• אם העובד שלך מבקש אישור לעבודה כשאתה כבר לא עובד איתך, אל תתן סיבה שיפסיקו לעבוד איתך, גם אם הפרידה אירעה בשלום.